2009大众经销商年会接待方案

1、 20092009年一汽年一汽- -大众经销商营销大会大众经销商营销大会 faw-volkswagen dealer conference 2009 接待执行方案接待执行方案君为传播君为传播china kingway live eventsdec 15, 2008presented by china kingway live events 目目 录录一一来宾邀请来宾邀请二二制证制证三三车辆服务车辆服务四四酒店入住酒店入住 五五酒店内餐饮服务酒店内餐饮服务六六礼品礼品来宾邀请来宾邀请presented by china kingway live events 来宾邀请来宾邀请一一来宾邀请来宾邀请

2、 1.1 1.1 经销商邀请工作流程经销商邀请工作流程 1.2 1.2 经销商及客人邀请分工经销商及客人邀请分工 1.3 1.3 电子邀请函电子邀请函 1.4 1.4 电话预约来宾邀请电话预约来宾邀请 1.5 1.5 首轮信息整理、提交及回复首轮信息整理、提交及回复 1.6 1.6 信息总表信息总表 1.7 1.7 正式电子版邀请函发送正式电子版邀请函发送 1.8 1.8 航班信息及酒店信息航班信息及酒店信息 1.9 1.9 应急预案应急预案 1.10 1.10 挑战与应对挑战与应对presented by china kingway live events 君为设计电子邀请函并与君为设计电子

3、邀请函并与客户确认，同时取得邀请客户确认，同时取得邀请人员名单及人员更换原则人员名单及人员更换原则排序整理人员名单及邀请排序整理人员名单及邀请分工分工将汇总信息提交客户确认将汇总信息提交客户确认电话邀请并与经销商预约时间电话邀请并与经销商预约时间发送电子邀请函发送电子邀请函与经销商电话沟通，确认是与经销商电话沟通，确认是否收到电子邀请函否收到电子邀请函/ /是否出席是否出席收集整理航班信息并安排收集整理航班信息并安排酒店房间，提交客户确认酒店房间，提交客户确认电邮电邮/ /电话电话/ /短信通知来宾短信通知来宾具体的入住酒店信息具体的入住酒店信息再次邮件再次邮件/ /电话电话/ /短信确认来短

4、信确认来宾及航班，汇总后调整酒店宾及航班，汇总后调整酒店房间，并提交客户确认房间，并提交客户确认1.1 1.1 经销商邀请工作流程经销商邀请工作流程出发前一天再次就航班及酒店入出发前一天再次就航班及酒店入住信息短信温馨提示经销商住信息短信温馨提示经销商presented by china kingway live events 邀请人员分配结构示意图邀请人员分配结构示意图nsc 1nsc 1负责人负责人：张楠：张楠nsc 4nsc 4负责人：刘哲负责人：刘哲/ /马彦马彦nsc 3nsc 3负责人：姚远负责人：姚远nsc 2nsc 2负责人：黄竞负责人：黄竞总负责：杨海丹总负责：杨海丹 参会人

5、数参会人数 620620人（其中经销商人（其中经销商550550人）人） 其中经销商名单由网络部提供，君为将配备其中经销商名单由网络部提供，君为将配备4 4个工作小组分别管理四个不同个工作小组分别管理四个不同的区域（每个区域的区域（每个区域2 2名负责人）根据名单进行整理同时与经销商分别联系；向名负责人）根据名单进行整理同时与经销商分别联系；向网络部负责领导汇报与更新所有信息（前期每两日、后期每一日）。网络部负责领导汇报与更新所有信息（前期每两日、后期每一日）。 按照人员名单创建联系人数据库，以汉语拼音的先后顺序进行人员按照人员名单创建联系人数据库，以汉语拼音的先后顺序进行人员 排序以便会排序

6、以便会议期间的查询（机场接机、入住酒店、用餐、晚宴入场议期间的查询（机场接机、入住酒店、用餐、晚宴入场 和和 机场送机），制作信机场送机），制作信息总表及分类表。息总表及分类表。1.2 1.2 经销商及客人邀请分工经销商及客人邀请分工组长：黄竞组长：黄竞组长：姚远组长：姚远presented by china kingway live events 尊敬的 董事长（总经理）：一汽-大众公司诚挚邀请阁下出席“2009年一汽-大众经销商合作伙伴大会”，届时我们将与您共同分享一汽-大众2008年所取得的成就，并迎接充满机遇与挑战的2009年。时间：2009年1月9日 11日 星期五- 星期日活动安排

7、：1月9日 15：00前抵达广州、酒店入住、颁奖晚宴 1月10日 商务会议 1月11日 返程注意事项：1. 请经销商伙伴董事长或总经理亲自出席此次大会。2. 由于酒店房间数量有限，恕不能邀请更多人员参会。3. 由于1月9日晚6点将举办颁奖晚宴，请各位董事长或总经理于1月9日15点前到达广州机场。4. 由于本次活动有颁奖晚宴和商务会议，请着正装出席。5. 回执6. 您是否能够出席此次大会，是 否 7. 您的来程航班时间：8. 航班号：9. 您的返程航班时间：10. 航班号：1.3 1.3 电子邀请函电子邀请函 - - 内容内容( (草案草案) )presented by china kingwa

8、y live events 1.3 1.3 电子邀请函电子邀请函 - - 视觉设计视觉设计presented by china kingway live events 首先以电话的形式对一汽首先以电话的形式对一汽- -大众经销商发出邀请并预约时间。大众经销商发出邀请并预约时间。 mipmip和和vipvip的参会人员由市场部直接发出电子邀请函；的参会人员由市场部直接发出电子邀请函；君为专业接待小组将用电话邀请各位经销商；君为专业接待小组将用电话邀请各位经销商；认真核实每位受邀人员的回复情况，在总表中详细体现，避免出现差错。认真核实每位受邀人员的回复情况，在总表中详细体现，避免出现差错。1.4

9、1.4 电话邀请电话邀请presented by china kingway live events 根据首轮电话的沟通与确认，君为整理出一个来宾邀请的总表，涵盖所有客人根据首轮电话的沟通与确认，君为整理出一个来宾邀请的总表，涵盖所有客人的首轮确认情况，提交给网络部，已确认的客人随后发出书面邀请函，未联系的首轮确认情况，提交给网络部，已确认的客人随后发出书面邀请函，未联系上的继续联系，更换的客人提交给网络部确认，确认后给予答复。上的继续联系，更换的客人提交给网络部确认，确认后给予答复。网络部确认可以来的客人，随后发出邀请；网络部确认不可以来的客人，电话网络部确认可以来的客人，随后发出邀请；网络

10、部确认不可以来的客人，电话回复客人。回复客人。1.5 1.5 首轮信息整理、提交及回复首轮信息整理、提交及回复presented by china kingway live events 接待小组将设立五部专线手机，早上接待小组将设立五部专线手机，早上9 9点到晚上点到晚上6 6点之间与被邀请的客人打电话沟通并确认点之间与被邀请的客人打电话沟通并确认（避免太早或太晚影响客人休息）。五部手机确保（避免太早或太晚影响客人休息）。五部手机确保2424小时开机以备客人随时电话咨询。小时开机以备客人随时电话咨询。 电话确认反馈：在邀请名单中做详细的标注电话确认反馈：在邀请名单中做详细的标注( (确认参加

11、、不参加、未接通确认参加、不参加、未接通/ /未接未接) )，对于没有，对于没有通话成功客人的继续联络，直到联系到为止。通话成功客人的继续联络，直到联系到为止。电话邀请内容样板大纲：电话邀请内容样板大纲：“某某董事长某某董事长/ /总经理您好，我是一汽总经理您好，我是一汽- -大众经销商合作伙伴大会会务组的大众经销商合作伙伴大会会务组的xxx,xxx,我代表一汽我代表一汽- -大大众邀请您参加众邀请您参加20092009一汽一汽- -大众经销商合作伙伴大会大众经销商合作伙伴大会，大会时间定在，大会时间定在20092009年的年的1 1月月9 9日到日到1111日。请您预留这段时间，稍后我们会将

12、电子版的正式邀请函发送给您，具体事项您看我们是日。请您预留这段时间，稍后我们会将电子版的正式邀请函发送给您，具体事项您看我们是跟您联系还是和您的秘书联系比较方便？跟您联系还是和您的秘书联系比较方便？”回答如果跟本人联系：回答如果跟本人联系：“您能把您的个人邮箱发给我吗？您能把您的个人邮箱发给我吗？”回答如果跟秘书联系：回答如果跟秘书联系：“您能把您秘书的姓名、电话告诉我吗？您能把您秘书的姓名、电话告诉我吗？”谢谢您！打扰了。谢谢您！打扰了。1.4 1.4 电话邀请电话邀请presented by china kingway live events 1.5 1.5 信息总表信息总表姓名姓名 所在

13、城市所在城市 单位单位身份（投资人身份（投资人 / 总经理总经理 / 获奖者获奖者 / 代表代表/ 内部人员）内部人员）性别性别 身份证号身份证号 手机手机 座机座机邮箱邮箱 邀请状态邀请状态 （来（来 / 不来不来 / 待定）待定）食物禁忌食物禁忌 来程航班来程航班 返程航班返程航班 酒店酒店 房号房号 备注备注 信息总表将包括以下内容：信息总表将包括以下内容：presented by china kingway live events 1.8 1.8 航班信息及酒店信息航班信息及酒店信息在被邀请人员确认出席活动后，将通过邮件、短信或电话的方式收集与会人员在被邀请人员确认出席活动后，将通过邮

14、件、短信或电话的方式收集与会人员机票信息，制定表格以便安排接机服务。在出发前一日再次通过短信或电话方机票信息，制定表格以便安排接机服务。在出发前一日再次通过短信或电话方式确认航班信息。式确认航班信息。与客户确认参会人员的酒店入住安排详情，将名单对照编辑好的联系人信息更与客户确认参会人员的酒店入住安排详情，将名单对照编辑好的联系人信息更新到同一个表格中，方便查阅，并将更新的信息及时传给客户。新到同一个表格中，方便查阅，并将更新的信息及时传给客户。当客户确认酒店入住方案后及时通过邮件、短信或电话的方式进行通知，并以当客户确认酒店入住方案后及时通过邮件、短信或电话的方式进行通知，并以书面邀请函的方式

15、通知客人。书面邀请函的方式通知客人。presented by china kingway live events 1.9 1.9 应急预案应急预案 出现临时增减邀请人数情况，君为会及时更新人员名单并通知客户和酒店方；出现临时增减邀请人数情况，君为会及时更新人员名单并通知客户和酒店方； 邮件和电话都无法取得联系的客人，君为会及时通知客户；邮件和电话都无法取得联系的客人，君为会及时通知客户； 为了防止垃圾邮件堵截而导致客人收不到电子邀请函，君为在发邮件时设置对方为了防止垃圾邮件堵截而导致客人收不到电子邀请函，君为在发邮件时设置对方 查阅邮件通知功能。查阅邮件通知功能。presented by china kingway live events 1.10 1.10 挑战与应对挑战与应对 1.1.通过经销商名录中的联系方式与经销商无法取得联系；通过经销商名录中的联系方式与经销商无法取得联系；2. 2. 经销商迟迟不确定是否参会及行程；经销商迟迟不确定是否参会及行程；3. 3. 经销商换人参会但没有通知会务组；经销商换人参会但没有通知会务组；4. 4. 经销商到达广州在没提前通知的情况下增加参会人员；经销商到达广州在没提前通知的情况下增加参会人员；presented by china kingway live events 上海办公室上海办公室tel: (021) 6886 270