第四章：电子表格在会计中的应用

1、返回Excel 2003工作界面工作界面 标题栏标题栏菜单栏菜单栏工具栏工具栏状态栏状态栏工作表标签工作表标签滚动条滚动条任务窗格任务窗格编辑栏编辑栏工作簿工作簿 行号行号列标列标活动单元格活动单元格填充柄填充柄鼠标指针放在填充柄上，变为十字型使用填充柄填充数据使用填充柄填充数据 返返回回使用任务窗格新建工作簿使用任务窗格新建工作簿 新建工作表新建工作表 插入工作表插入工作表 重命名工作表重命名工作表 删除工作表删除工作表 使用右键菜单删除工作表使用右键菜单删除工作表 返返回回选择数据格式选择数据格式 数字前加单引号将数据左对齐数字前加单引号将数据左对齐 在工作表中输入基本数据在工作表中输入基

2、本数据 输入有序数据输入有序数据 使用填充柄复制数据使用填充柄复制数据 智能标记智能标记 输入公式输入公式 复制公式复制公式 返返回回选择单元格区域选择单元格区域 选中的单元格区域选择行选择行 删除或插入行删除或插入行 删除单元格删除单元格 插入单元格插入单元格 清除单元格格式清除单元格格式 清除单元格数据清除单元格数据 利用鼠标拖动移动单元格区域利用鼠标拖动移动单元格区域 选择选择“复制到此位置复制到此位置”项项返返回回合并单元格合并单元格 设置数据格式设置数据格式 设置字体设置字体 设置数据对齐方式设置数据对齐方式 调整行高调整行高 调整行高、列宽调整行高、列宽 添加边框添加边框 添加底纹

3、添加底纹 此处进行效果预览返返回回选择连续多个工作表选择连续多个工作表 选择全部工作表选择全部工作表 按住【Shift】键，同时单击左键在同一工作簿中移动工作表在同一工作簿中移动工作表 在不同工作簿间移动和复制工作表在不同工作簿间移动和复制工作表 取消隐藏工作表取消隐藏工作表 返返回回建立数据清单建立数据清单 选择选择“数据数据”“记录单记录单”菜单菜单 使用使用“记录单记录单”输入数据输入数据 最后效果最后效果 搜索记录搜索记录 返返回回返返回回返回返回 所谓数据的清除，只是删除了单元格中的内容、格式或批注，而空白单元格仍然存在。 如果要清除数据的内容和格式，可参考如下操作步骤。 1 选中要

4、清除内容的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“清除”按钮 ，在展开的列表中选择“清除内容”，所选内容被清除，如下图所示。 2 选择要清除格式的单元格或单元格区域，然后在“清除”列表中选择“清除格式”项，单元格区域的货币格式被取消，只显示数字，如下图所示。“清除”列表中其余选项的意义如下：u选择选择“全部清除全部清除”：将单元格的格式、内容、批注全部清除。u选择选择“清除格式清除格式”：仅将单元格的格式取消。u选择选择“清除内容清除内容”：仅将单元格的内容取消。u选择选择“清除批注清除批注”：仅将单元格的批注取消。 移动数据，是指将输入到某些单元格或单元格区域中的数据移至其他

5、单元格中，原单元格中的数据将被清除。 下面利用剪切、粘贴功能，将单元格A1至A5中的内容移动到单元格C1至C5中，操作步骤如下。 1 选中要移动数据的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“剪切”按钮 ，如下图所示。 2 选中要存放数据的单元格或单元格区域左上角的单元格，如C1，然后单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“粘贴”按钮 ， 所选数据被移动到新位置，原单元格中数据不存在，如下图所示。 若要利用拖动方法来移动数据，可参考如下操作步骤。 将鼠标指针移到要移动数据的单元格的边框线上，此时鼠标指针变成十字箭头形状 ，按住鼠标左键不放，将其拖到目标位置，在移动过程中会显示目标

6、单元格地址。 释放鼠标， 完成数据移动操作，如下图所示。 复制数据是指将所选单元格或单元格区域中的数据复制到指定位置，原位置的内容仍然存在。要复制单元格或单元格区域中的数据，可参考如下操作步骤进行。 1 选中要复制数据的单元格，按下【Ctrl+C】组合键或单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“复制”按钮 ，将数据复制到Windows剪贴板中，如下图所示。 2 单击目标单元格，按下【Ctrl+V】组合键或单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“粘贴”按钮 ，所选单元格内容被复制到新位置 如下图所示。 复制单元格区域的操作与此类似，即首先选中要复制的单元格区域，按下【Ctrl+C】组合键，再单击目标

7、单元格区域左上角的单元格，按下【Ctrl+V】组合键即可。 1 打开要进行查找操作的文件，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“查找和替换”按钮，在展开的列表中选择“查找”项，如下图所示。 若已知要查找的数据，希望查找该数据所在单元格，例如，我们要查找工作表中含“江西”字样的单元格，方法如下： 2 在“查找内容”编辑框中输入查找内容，然后单击“查找下一个”按钮，光标定位到第一个符合条件的单元格中，如下图所示。 3 继续单击“查找下一个”按钮，光标定位到下一个符合条件的单元格。查找完毕，单击“关闭”按钮关闭对话框。 u“范围范围”下拉列表下拉列表：设置仅在当前工作表中或整个工作簿中查找数据。u“搜

8、索搜索”下拉列表下拉列表：设置搜索顺序（逐行或逐列）。u“查找范围查找范围”下拉列表下拉列表：设置在全部单元格（选择“值”，默认）、包含公式的单元格（选择“公式”）、或单元格批注中查找数据。u区分大小写区分大小写：设置搜索数据时是否区分英文大小写。例如，如果不选中该复选框（默认），则搜索“a”时，将查找所有内容包含“a”和“A”的单元格。如果选中该复选框，则只查找内容仅包含“a”的单元格。u单元格匹配单元格匹配：设置进行数据搜索时是否严格匹配单元格内容。例如，如果不选中该复选框（默认），则查找“a”时，将查找所有内容包含“a”的单元格（如ab，cac等）。如果选中该复选框，则仅查找内容为“a”

9、的单元格，此时将无法查找内容为ab，cac的单元格。u区分全区分全/半角半角：设置搜索时是否区分全/半角。对于字母、数字或标点符号而言，占一个字符位置的是半角，占两个字符位置的是全角。 若单击“查找全部”按钮，对话框的下方会显示所有符合条件的记录，如下图所示，查找完毕，单击“关闭”按钮关闭对话框。 若只知道要查找的部分内容，还可以使用通配符来进行查找。通配符包括星号“*”和问号“？”。u?：用于查找任意单个字符（“?”必须在英文状态下键入）。u*：用于查找任意多个字符。 下面介绍这两种通配符的使用方法，操作步骤如下。 打开要进行查找操作的文件，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”编辑框中输

10、入查找内容“上宫?敏”，然后单击“查找全部”按钮，则只查找到“上宫小敏”，如下左图所示。若在“查找内容”编辑框中输入“上宫*敏”，然后单击“查找全部”按钮，则查找结果如下右图所示。 要替换单元格中的数据，可按如下操作步骤进行。 1 打开要进行替换操作的文件，单击 “开始”选项卡上“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在展开的列表中选择“替换” 。 2 打开“查找与替换”对话框，在“查找内容”编辑框中输入要查找的内容，在“替换为”编辑框中输入要替换的内容，然后单击“查找下一个”按钮，如下左图所示，系统将定位到第一个符合条件的单元格，如下右图所示。 3 单击“替换”按钮或按【Alt+R】组合键，将替换

11、掉第一个符合条件的内容，如下图所示。 单击“替换”按钮，将逐个替换找到的内容；若单击“全部替换”按钮，将替换所有符合条件的内容 在建立工作表的过程中， 有时为了保证输入的数据都在其有效范围内，我们可以使用Excel提供的“有效性”命令为单元格设置条件，以便在出错时得到提醒，从而快速、准确地输入数据。下面以为员工花名册中的“联系方式”（假设联系方式都为手机号码）列设置数据有效性，操作步骤如下： 1 打开文件，选中要设置数据有效性的单元格或单元格区域，然后单击“数据”选项卡上 “数据工具” 组中的“数据有效性”按钮 ，如右图所示。 2 打开“数据有效性”对话框，分别在各选项卡中进行相应的设置，如下

12、图所示，然后确定即可。 3 单击设置了数据有效性的单元格，会显示输入信息提示，如下左图所示，然后就可以输入数据了。当在设置了数据有效性的单元格中输入了不符合条件的数据时，会出现出错警告，如下右图所示。 4 单击“重试”按钮，重新输入；若单击“取消”按钮，则取消用户当前的操作。 如果某些单元格中要输入的数据很有规律，如性别（男、女）、 学历（中专、大专、本科）、 婚姻状况（是，否）等，希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以为单元格创建下拉列表。下面以为“性别”创建下拉列表为例进行介绍，最终效果如下图所示。 1 选中要设置数据有效性的单元格或单元格区域，然后单击“数据”选项卡上 “数据工具” 组

13、中的“数据有效性”按钮 。 2 对“设置”选项卡中的内容进行设置，如下左图所示。单击“确定”按钮，此时在所选区域右侧出现下拉按钮，单击该按钮出现下拉列表，如下右图所示。 数据间用英文逗号隔开 为防止他人添加或删除工作簿中的工作表，或者查看其中的隐藏工作表及改变工作簿窗口的大小和位置等，可以为工作簿设置保护措施，操作步骤如下。 1 打开要进行保护的工作簿，单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作簿”按钮 ，在展开的列表中选择“保护结构和窗口” 。 2 选中“窗口”复选框，在“密码”编辑框中输入密码，如下左图所示，然后单击“确定”按钮。 打开“确认密码”对话框，再次输入刚才的密码，如下右图所示

14、，然后单击“确定”按钮。 操作步骤见视频2-5u结构结构：选中此复选框可使工作簿的结构保持不变。删除、移动、复制、重命名、隐藏工作表或插入新的工作表等操作均无效。u窗口窗口：选中此复选框可使工作簿的窗口保持当前的形式。窗口不能被移动、调整大小、隐藏或关闭。u密码密码：在此编辑框中输入密码可防止未授权的用户取消工作簿的保护。密码区分大小写，它可以由字母、数字、符号和空格组成。 保护工作簿后，就不能对工作簿进行结构和窗口的编辑和修改操作了。下图所示是工作簿保护前、后右击工作簿中工作表标签的效果。从下右图可以看到许多对工作表的操作菜单变为灰色，不可用。 保护工作簿后不可用的菜单项 要撤销工作簿的保护

15、，可单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作簿”按钮 ，在展开的列表中取消“保护结构和窗口”前的对钩，如下图所示。 若设置了密码保护，会打开如下图所示的对话框，输入保护时的密码，方可撤销工作簿的保护。 输入正确的密码 保护工作簿，只能防止工作簿的结构和窗口不被编辑修改，要使工作表中的数据不被外人修改，还需将该工作表进行保护，具体操作步骤如下。 1 打开要进行保护的工作表，然后单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作表”按钮 ，如下图所示。 2 保持默认的复选框选中状态，输入密码，然后单击“确定”按钮。在打开的对话框中再次输入刚才的密码，然后单击“确定”按钮，如下图所示。 这时，工作表中

16、的所有单元格都被保护起来，不能进行任何操作。如果试图进行编辑、修改操作，系统会弹出如下图所示的提示对话框，提示用户该工作表是受保护且只读的。 要撤销工作表的保护，只需单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“撤销工作表保护”按钮。若设置了密码保护，会打开“撤销工作表保护”对话框，输入保护时的密码，方可撤销工作表的保护。 对工作表设置保护后，工作表的所有单元格都不能修改。这样，用户自己如果想随时对该工作表的单元格进行修改，操作起来就显得不方便。其实，在实际应用中，Excel允许用户只对工作表中的部分单元格实施保护，而另一些部分内容则可以随时改动。 若只想保护工作表中的部分数据，此时可按如下步骤进行设置。 1 选中不需要进行保护的单元格区域，如下左图所示。然后“设置单元格格式”对话框的“保护”选项卡中清除“锁定”复选框的选中，最后单击“确定”按钮，如下右图所示。 2 单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作表”按钮 ，在打开的对话框中设置保护密码 ，然后只选中“选定未锁定的单元格”复选框，如下图所示，最后单击“确定”按钮。 这一步的选择是关键此密码是可选的。如果不提供密码，则任何用户都可以取消对工作表的保护并更改受保护的数据 3