办公室文员岗位任务说明书.doc

1、办公室文员岗位任务说明书编号： _YD/BG/005 拟制： _核准： _生效日期： _一、基本资料部门名称办公室岗位名称文员直接上级主任 /副主任所辖人员/二、工作说明1、主要职责1、负责文印工作。2、负责文印、传真设备的维护保养。3、办理电函、邮件收发、传递等事项，办理报刊收发。4、接待来访宾客。2、主要工作内容1、负责公司公文材料的打印、校对初稿；办理复印、登记等工作。2、遵守公司有关文印管理的规章制度，遵守保密制度。3、负责文印室的打印机、复印机、传真机等设备的使用、维护、保养。4、保持文印室、接待区域办公环境整齐、清洁。5、办理公司传真件、信件、邮件、电报的收发、登记、送达、邮寄、清

2、退事宜。6、办理报刊杂志分发工作。7、做好来宾接待、登记；来电接听、登记。8、完成主任布置的其他工作。3、主要工作要求1、文印1.1 收到打印文稿后要进行电脑目录登记；按照规范的文档格式打印，打印之前要认真读稿，发现文字错误及时进行纠正；对原稿错误有疑问，要询问拟稿人，尽量减少和避免打印错误；初稿打印后认真校对有无录入错误并及时返还拟稿人再次校对，校对完毕后进行修改打印；校对末稿无误后装订交秘书用印、分发。1.2 收到要复印的文件，要进行审阅、登记。1.3 遵守公司有关文印管理的规章制度，遵守保密制度；及时完成工作，记录要完善，节约与本职工作有关的费用。2、设备与环境2.1 操作各种设备动作规

3、范，定期进行维护保养，出现问题及时报修，避免出现因设备故障延误工作的情况。2.2 每天整理文印室、接待区域卫生，保持环境的整洁。3、电函、邮件报刊处理3.1 收到传真件要阅读、登记，送达收件部门内勤人员。3.2 规范发传真的格式（收件人、发送人、日期、内容）、核对接收方号码无误后发送，发送完底稿进行登记，送还发送部门留存。3.3 收到邮件、信件后进行分类、登记，外寄件每日定时送邮局邮寄，月底结算费用。公司内部邮件登记后送达各部门。3.4 发电报进行登记编号，打印电报校对无误发传真至118 台，定期结算费用。3.5 整理公司内部邮件箱，及时转发、清退邮件，做好登记。3.6 及时查收、分发报刊和杂

4、志。4、接待4.1 做好预约来宾、来访登记，及时向来宾要访问的部门和人员通报情况，做好接待准备。4.2 礼貌接待未预约的来宾、来访人员，妥善安排客人落座、喝茶，迅速了解来访人员的基本情况和来访目的，联系有关人员接待；重要客人来访要迅速向领导汇报。4.3 热情转接电话，接听电话语言文明礼貌，语气温和，回答问题清楚；电话记录要整洁有序， 便于查询； 及时将信息向有关人员传达， 接到重要电话立即汇报； 对不清楚的事情、不该回答的问题不作随意性答复，如有疑问及时汇报，自觉维护公司声誉。4.4 完成本职工作月度、季度工作计划和工作小结，年度工作总结。三、任职资格因素细分因素学历行业知识知识专业知识事务处

5、理能力理解能力能力判断能力表达能力身体条件其他职业素质条件年龄计算机应用等级限定资料D 具有文秘类专业中专以上学历或相当程度。C 了解航运行业知识，了解行业中先进的管理经验。对专业知识要求一般。熟练掌握计算机办公软件的应用，打C 字熟练，速度在 80 字/ 分钟以上，精通 1-2 种汉字输入法；熟悉复印机、传真机性能，掌握使用技巧。能够比较合理地安排工作计划，能够比较及时、 正确地完成C各项工作。对本身职务定位、 工作内容把握基本准确，比较准确的理解C 上级的指示、 意图和所布置的工作； 对所学知识能够较为迅速的理解和掌握。能准确判断一般性问题，掌握其实质， 找到合理、 有效的解C决方案。C 表达内容准备基本充分、主题基本明确、构思基本清楚。身体健康，精力充沛，能够胜任本职工作。