内部控制制度采购及付款循环

1、内部控制制度采购及付款循环文件管制等级： 管制文件 非管制文件文件履历纪要页文件发行单位文件管制等级管理代表管制文件非管制文件文件履历纪录版次修订内容核准权责编撰日期0第1版（新发行）1.1.1.1.2.1.3.2.2.1.2.2.3.3.1.3.2.3.3.3.3.1.总则制定目的为促使本公司 内 部控 制（ Internal Control） 之采购及付款循环（ Purchase ）程序，能有所遵 循， 特订 定本文件， 俾利各相关单位遵循。适用范围 凡本公司有关内部控制之采购及付款循环作业程序与 控制重点，悉依照本文件之规范办理。权责单位资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承

2、认单 位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。 采购及付款循环循环图【见】（数据 1）采购及付款 循环 图 。循环作业本循环之各项作业：1）请购作业（ CP101 ）， 另 订之2）采购作业（ CP102 ）， 另 订之3）进口作业（ CP103 ）， 另 订之4）验收作业（ CP104 ）， 另 订之5）与合约不 符作 业（ CP105 ） ， 另订 之。6）付款作业（CP106 ）,另订之。7）差异分析作业（ CP107） ， 另订之。附则 制修废与颁布实施 本文件属于管 理文 件， 经经 营会审议 后， 呈请董 事长 核准 承认后， 交由 权责 单位 颁布公 告实施；修 订

3、或废止时 亦同 。 编号、版本、日期、页次页数 本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文 件页次页数 等项 ， 见 本文件 之页首与页 尾。附件 相关资料数据 1) 采购及付款循 环图 （数据1）米购及付款循环图CP101|卜- -CP102CP103 |采购进口卜-J请 购卜-n第 1 節1.1.1.1.2.2.3.第 2 節作业程序提出需求调节性采购依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来 走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交 由采购单位采购。预算采购依销售预算或客户订单之进度，由生管单位填具请购单， 经单位主管核准后再交给采购单位，并

4、将请购核准纪录填入采购预 算内。预算采购，包括下列二种采购：1) 直 接材料 (常 用材料 ) 系指直接耗用之材料。2) 间 接材料 (常 用物料 ) 系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也 无法预知。可凭用料单位之需料通知单现用现购。检查库存采购前应先检查存货是否具有下列情形：1) 目 前存量 尚未 达请购 点/ 安全 库存 。2) 请 购之商 品品 名、规 格、 厂牌 有库 存 品或 替代 品 可供 替代。3) 申 请之原 物料 是否仍 具采 购价 值， 还 是已 失经 济 性。 临时需求 紧急采购由需求单位提出，经过库存检查后须采购者，经制造单位 主管核准后，径交采购单位

5、购买，惟事后仍须补填请购单。控制重点1) 请购单 必 须详细 注明 厂商 、规 格 型式 及需 用 日期 等内容 ， 如申请物品须采用特别运送及保存方式者，应加注意事项。2) 请购单 必 须经先 作库 存审 核， 核 准时 应遵 照 核决 权限办 理3) 紧急采购不应经常发生 ，事后应补 开 请购单 ，追究原 因是 否为不可抗力，有无改善计划。4) 应定期检讨请购单 ，有无延迟 采购 情形， 请购数量应 符合 经济采购量要求。第3節相关 资料销售预算、客户订单、请购单等。第 1節作 业程 序1. 查 询供 货商 数据1) 准 备采购 。2) 调阅供货商数据/厂商料件基本数据报表，了 解过去采购

6、及 询价纪录。3) 向 厂商询 比议 价。2. 决 定购 买方 式依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买：1) 询 价 金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商采购 者。2) 议 价 采购人员经询价后，如已知市价有下跌趋势时，或有报价高于 前批采购价格，或请购规格明确，但请购量较前批大等之情形 者，仍应予以议价。3) 比 价 若为特殊规格或供应厂商家数较少者。4) 牌 价 收 购 根据核定之收购价格收购者。5) 长 期合约 采购 向签订长期供应合约，或项目报准之买卖合约厂商采购者。6) 招 标 采购之材料如有三家以上可供应，且其预估采购金额较大达招 标金额时，以公开招标为原则。3.

7、 决 定订 购事 项 由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等，经采购单 位主管核准后采购。4. 更 新 纪 录将不同购买方式之订购及询价 数据 ，填入供货商资料 /厂商料件基 本资料内。第2節控制重点1) 询比议价资料平日应注 意收集，须 详实 完备， 保持最新时 效， 供货商 资料 厂商料件基本资料亦应随时更 新，保 持正 确纪录 。2) 请购 单 询比议价单必须经主管核准后 ，方得 办理 采购。3) 办理比价、议价、招标 等作业应符 合公 司规定 ，外购进度 亦须 依预定采购过程控制追踪。4) 大 量 采 购 之 主 料 、 副 料 、 包 装 材 料 ， 以 合 约 采 购 为

8、 原 则 ， 并 应 保持两家同时供料，以免受到供货质量之限制，影响到生产作 业。5) 重要采购合约签订前， 须经法务单 位或 公证单 位人员查核 。6) 为提高进货质量，降低 进货成本， 便于 管理， 应建立可完 全配 合之协力厂商。7) 遇到市埸上各项原物料 之供应将大 幅变 化时， 须通知有关 单位 ，以便事先连系；报告呈核后，立即采取应变措施。第3節相关 资料供 货商数据 厂商 料件 数据 、请购单、询比议价单等。第 1節作 业程 序1. 需 比例 结汇1) 由 采购单 位计 算结汇所需金额。2) 所 需 金 额 申 请 表 及 各 类 相 关 凭 证 ， 一 并 送 交 主 管 人

9、员 核 准3) 预 付外购 款， 依请购案号或 L/C 逐案控制。2. 记 帐1) 请 款条件 审核 无误后，开立应付凭单，制 作传票，记 入账册。2) 应 付 凭 单 交 由 出 纳 单 位 开 出 支 票 。3) 支 票经签 章后 ，应交由经办人申请开立信 用状。3. 申 请 信 用 状1) 准 备下列 文件 向结汇银行申请开立信用状 ：(A) 开发 信用状申请书。(B) 已缴 纳收讫或已核章之结 汇申请单。2) 依 法须申 请输 入许可证者，尚须附输入许 可证。3) 于 进口中 国大 陆海关，应先申请核对进口 批文。4) 申 请输入 许可 证时，须具备下列数据，向 国贸局或外 汇银行申

10、请：(A) 商 业 发 票 ( Performance Invoice) 。(B) 目 录 或 型 录 。(C) 特别 规定。4. 银 行开 具信 用状上述手续无误且未超过银行之授信额度，则银行将会开出信用状。5. 在 途品 作业1) 起 运点交 货条 件之物品所有权已移转时， 应办理投保 运送等事 宜 。投保 依相 关保险 规定 办理 。2) 对 自行安 排运 送之货品，须预先安排船期 。3) 货 品装船 后， 由卖方通知预定起岸日期， 资材部单位 准备安排 进口报关事宜，并通知仓储单位。6. 准备 提货1) 资材部单位于接获船务 公司通知预 定到 港通知 后，通知仓 储单 位、财会单位及报

11、关公司(报关人员(深圳)。2) 仓储单位接获到货日期 、品名、数 量后 ，预先 安排人员搬 运及 存置位置。3) 财会单位于知悉预定结汇还款日后，安 排调度 各项 财务资 源， 准备结汇。7. 结汇 还款1) 检核利息计算是否正确 。2) 结汇费用是否依银行之 收费标准计 算。3) 依请购案号或 L/C 编号，将每次支付费 用记入 每一 批材料 之 进口器材付款纪录表。8. 提 货1) 费用项目均为固定，多 出项目应查 核原 因是否 合理。每一 项费 用是否均有合理凭证。2) 核算各项计算方式是否 合理，计息 起迄 日期是 否正确，有 无扣 除免费日期。3) 对于无支付标准之特别 报关费用，

12、是否 依核决 权限呈请核 准。4) 实 收 数 量 少 于 装 运 数 量 时 ， 注 意 有 无 办 理 索 赔 ； 实 收 数 量 少 于 公证数量时，有无向运输公司提出索赔。第2節控制 重点1) 有关进 口作业之各项预付费用支付 、入 帐、转 销、收回及 调整 时，所应附之原始凭证必须经核准，内容必须合理。2) 应按同一进口采购案号 之有关原始 文件 、合约 、凭证等逐 案汇 集归档。3) 应将进口结汇之有关原 始文件、合 约、 凭证等 核对无误后 ，始 签付。4) 预付货款之支付一律规 定以支票支 付， 并抬头 、划线、禁 止背 书转让。如以现金方式支付者，须合于现金付款方式。5) 已

13、 付款原 始凭 证应盖付讫章，支付传票背 后应有领款 人签章， 以免重复付款或冒领情事发生。6) 开 发信用 状除 应秉持公平互利外，更应避 免下列条款 ：(A) 开立 保兑信用状。(B) 押汇 手续由买方负担。(C) 可装 运于甲板上 。(D) 信用 状可转让。(E) 指 定 开 状 银 行 或 押 汇 银 行 。(F) 可凭 仓库收据(尚未装船 )押汇等。7) 在 途 产 品 之 交 运 、 保 管 应 力 求 完 好 ； 拨 交 、 移 转 控 制 力 求 完 整 。如有遗失或短少，责任必须明确；逾时甚久之在途产品，应 追查原因。8) 合 约、单 据必 须订有寄存期间，如有逾期 尚未处理

14、者 应查明原 因。9) 注 意 出 帐 日 期 与 在 途 日 期 相 隔 甚 久 者 ， 是 否 为 久 悬 帐 未 解 ， 有 无虚列帐目情形。10) 对 于在途 产品 发生遗失及短损，依合约规 定处理。约 定条款要 合理，已支付费用不可损及公司权益。11) 核 对进口 数量 与实际验收数量必须相符， 提货时物品 若有损坏 或短少，应立刻请公证机构公认。实收数量少于装运数量，须 办理索赔。12) 是 否有结 汇费 用不符规定者，或金额不符 之情形，核 算各项计 费方式是否合理，计息起讫日期是否正确，每一项费用是否均 有合理凭证。相关资料进口器材暂付款纪录表等第1節作业 程序1. 采购 通知

15、仓储1) 采购单位于确定采购内 容及交期后 应通 知仓储 单位。2) 仓储单位于收到经核准 之采购单 时 ，应依 采购类别、 数量 、及约定日期预作仓位安排及堆高机等卸料工具之准备。2. 厂商 交货1) 厂商于交货日备妥送货 资料(送 货单 )、 三联式发 票 于厂内指定地点交货。2) 属计重之材料入厂时， 应予过磅其 重量 ，并以 过磅单作为核对 收料重量之依据。3. 警卫 登记检查1) 警卫应将厂商交货卡车 之资料，登 录于 进出 厂登记簿 。2) 厂商交货时，警卫人员 应就厂商检 附之 送货 单、与 采购 单核对，无误后与仓储人员联系，并由其指示厂商卸货地点 ，并要求应依规定之堆栈方式卸

16、料。4. 数量 核对点收1) 卸货完毕后，仓储人员 应依过磅单 核对 其重量 ，或依计算 之方 式核对数量。2) 核对无误后，仓储人员 除签章暂收 材料 外，并 通知品管单 位准 备检验。5. 检 验1) 材料暂收后，品管人员 应依材料检 验规 定或是 买卖合约办 理取 样，并开立进货检验报告单。2) 检 验 之 质 量 标 准 以 采 数 值 表 示 方 法 为 原 则 (IQC 检 验 标 准 ) 。3) 材 料检 验 规 定 应包 括：(A) 取 样 样 品数 。(B) 依该材料使用性质之重要 性列 出检验 项目。(C) 各 检 验 项 目 之 质 量 标 准 或 可 接 受 范 围 。

17、4) 检 验 单 位 就 检 验 结 果 评 定 样 品 系 正 常 或 异 常 ， 并 就 检 验 情 形 加 以说明，以供呈核及收用与否之参考6. 入 库记 帐 检验合格时，品管单位应将检验结果通知仓储单位，并即登入料 件管制卡进料栏内，办理入库，并于备注栏注明收料单之号 码。7. 请 款 办理入库后，仓储单位应将验收单据(验收单)、发票等 转送采购单位办理请款。8. 索 赔1) 若 检验不 合格 时，则 依核 示结 果办 理 退换 货、 扣 款或 索赔之 手 续。2) 依 与合 约不 符作业 规 定办 理。第 2節控 制重 点1) 验 收 作 业 应 依 照 材 料 检 验 相 关 规

18、定 办 理 。2) 发 票之原 物料 名称、 规格 、数 量、 金 额与 送 货 单 或验 收 单必须相符。3) 原 料验收 ，必 须会同 验收 单位 与采 购 单位 办理 。4) 如 已分批 收料 ，仓 储人 员应 在 订 购 单 采 购 单 上 注 明分批 收 料日期、数量，以复印件送采购人员。5) 不 合 格 之 原 物 料 应 通 知 采 购 单 位 退 回 或 扣 款 。第 3節相 关资 料采购单、送货单、发票、进出厂登记簿、订购 单、进货检验报告单、料料管制卡、进货单、验 收单等。第1節作业 程序1) 逾期未交货之交易，应 去电 寄函催办。2) 违约情形若须经法律途 径解决时， 交

19、由 公关单 位提出告诉 。3) 延期交货之购置，按合 约规定罚款 。4) 所交货品之质量、规范 如不符合但 仍可 使用者 ，亦属违约 情形 ，如因急需而不能等候更换，改以减价收货时，则由采购人员 将计算处理方式填入不履行合约处理单，始可减价收货。5) 将不履行合约情形及处 理过程，记 入 不履行 合约处理单 ， 并核算不履行合约对公司之损失，列入供货商往来纪录。第2節控制 重点1) 各项违约是否依供货商 管理规定及 合约 规定处 理。2) 货品因检验不合格退回 更换者，其 交货 日期应 以调换补送 货品 到达日期为准。3) 所交货品之质量、规格 与合约不合，但可使用 者， 如因急 需勉 予验收

20、使用，应经有关单位主管事前认可，按规定扣款或减价 (折让单)处理。4) 如因检验不合格退回更 换，或因故 申请 延期交 货，必须事 前报 请公司有关主管同意，并确定逾期罚款或其它处理办法。5) 如因非人力所能抗拒之 灾害而申请 逾期 免罚者 ，是否有事 后立 即检具之认可证件。6) 因事实无法依采购合约 所订裁决者 ，其 违约案 件处理方式 必须 经有权人员批准。第3節相关 资料不履行合约处理单折让单等。第 1節作 业程 序1. 请 款1) 仓 储单位 于办 理收料手续完妥并经品管单 位检验合格 后，应将 各项单据及发票(扣抵、收执二联)转送采购单位请款。2) 采 购单位 收到 仓储单位转来之

21、请款凭证， 批上采购材 料单价， 经主管签核后转财会单位核对审核。2. 核 对 财会单位依上述之程序详细审核，若有不合规定或异常之情事者， 应反映之。3. 记 帐1) 请 款条件 审核 无误后，开立应付凭单 ，制作传票 ，记入账nn-册。2) 于 每月固 定日 期整理应付凭单交由出 纳单位开出 支票。4. 开 立支 票1)出纳单位收到支出传票后，应注意其支付程序是否已齐备。2)除现金支付外，原则以抬头划线禁止背书转让之支票支付。3) 支票送盖印鉴时，应在支出传票或应付凭单注明银行户号、支票号码及日期。4) 支票之到期日应与付款条件相符。5) 若有厂商特别要求以非禁止背书转让之支票支付时，应报备主管核准后办理之。6) 将 支票号 码、 到期日、账号，填于应付 凭单内。5. 盖 印1)将 填妥支 票送 印鉴保管人员审核、盖章、 签字。2)须 先审核 各项 凭证是否齐全，始可盖章、 签字。6. 领 款付款之时间，出纳单位可视作业状况而排定之，其方式：1) 以 挂 号 邮 寄 。2) 定期(如每个月之 5、20 日等)。3) 随 时 。第2節控制 重点1) 出纳付款时，应严格核 对支付凭证 上之 金额数 目，领款人 身份 与印鉴必须相符；如有疑问，应于查询后始能支付。2) 支付款项，除有特殊理 由，得以现 金支 付外， 其余一律开