借用物资管理办法(征求意见稿)

1、借用物资管理办法（征求意见稿）一、管理目的为加强公司借用物资的管理，规范借用物资管理流程，控制借用物资规模,特制定本管理办法。二、管理范围本管理办法规定了借用物资管理的职责、程序和责任追溯等要求。本管理办法适用于:招（投）标、参展、送检测试、科研等借用物资的借用管理；工装设备的借用管理；其它借用物资的管理。三、工作职责1. 本办法由生产与物料控制部负责牵头组织实施。生产与物料控制部负责借用物资的保管和收发；组织归还物资牵头处理；负责借用物资的台账管理，定期盘点和检查，借用物资的监督与考核，确保借用资产安全可控。（修订增加了由PMC部牵头组织召开归还借用物资审理会，审理会成员由各相关部门共同参与

2、，对归还物资形成处理意见，避免物资沉淀，落实责任追溯）2. 借用单位负责设置专人对本单位借用物资进行管理，负责办理借用和归还手续，建立内部管理台账；跟踪和落实借用物资状况，提前通知借用责任人及时归还到期借用物资，负责按借用物资归还流程要求办理销借手续，承担借用物资的责任追溯。（本着“谁借用谁负责”的原则，修订将原办法中借用物资归还至客户服务中心即可销借，调整为需经客户中心符合性初检合格后，审理会形成处理意见，归还流程结束后借用单位或借用人再办理销借，有利于归还物资的责任界定和追溯）3. 借用责任人为借用物资管理责任人，对借用物资所有权及状态负责，应保证借用物资全过程的性能完好及附件、包装等齐全

3、，确保归还状态与借用状态一致，并承担按期归还以及逾期追溯责任。（营销公司意见：只能保证归还物资与原借用物资一致。修订要求归还物资需与借用单信息一致且符合性初检合格才能视为归还）4.客户服务中心负责所有归还借用物资的符合性初检，及时安排返修计划，安排专人负责返修过程的跟踪和落实，做好借用物资返修费用的统计和汇总。（修订将原办法中由PMC部在ERP和条码系统中下达计划，改由客户中心下达返修计划，有利于简化流程，加强返修进度的控制以及返修过程跟踪和落实）5. 技术开发中心负责归还借用物资技术方案的制定，对返修路线提供必要的技术指导和可行性审查。6. 质量管理部负责根据审理会意见对归还借用物资的报废或

4、返修认定以及责任追溯，对返修借用物资的质量检验负责。（修订增加了质量部参与审理会，根据处理意见按公司程序文件要求做出质量认定和追溯）7. 采购部负责归还借用外购物资的返修。8. 财务部负责借用物资的损失费用审查，配合做好借用物资管理的检查和财务核算。（修订增加了财务部参与审理会，并根据质量部处理通知单核算金额，追溯责任人经济责任）9. 生产单位负责按借用物资返修要求组织返修以及费用统计工作。（修订生产单位根据客户中心计划进行返修，合格后返还客户中心）四、管理程序（一）物资借用借用单位仅限于公司内部有物资借用需求的单位和部门，从公司周转库或成品库中借用。（为合理有效控制借用规模，修订对借用范围重

5、新界定，减少公司资产的不必要损失）1. 借用申请（1）借用单位在ERP系统填制物资借用单（见附表）并打印两份，经责任人及单位领导签字后，送生产与物料控制部主管领导审核签字，再报公司领导签字批准后实施，借用单位留底一份，另一份送生产与物料控制部。（2）借用物资如为公司非标准配置或客户定制产品配置，应在物资借用单上明确备注，相互关联，并统一归还，以便于归还状态的确认及追溯。（修订要求如果借用物资为同批配套借用，应在借用单中明确备注，同批归还）（3）借用物资必须落实借用责任人，借用方属于营销公司各分公司（或办事处）的，原则上分公司（或办事处）经理为借用责任人。（4）物资借用单必须“一单一人，一单一号

6、”。规范借用编号管理，各借用单位均按相应要求统一编号，如有续借则顺序编号，并在续借单上注明原借条编号。（5）生产类物资的短期借用。由借用单位填写物资借用单，单位领导审核签字后交生产与物料控制部，借用期限不得超过一周，实物完好归还后生产与物料控制部注销借用单，定期汇总统计以便追溯和管理。（修订新增内容，将公司内部此类物资借用纳入管理，规范借用手续，加强控制）（6）工装设备的借用。公司内部生产类工装设备，由借用单位填写物资借用单，单位领导审核签字后交生产与物料控制部；如因需要借给外单位使用的，需有借用单位领导和公司主管领导签字后将物资借用单交生产与物料控制部审核；借用单位加强借用期限控制，落实使用

7、状况，实物完好归还后生产与物料控制部注销借用单，定期汇总统计以便追溯和管理。（修订新增内容，将工装设备借用纳入管理，规范借用手续，加强控制）2. 借用期限（1）借用期限是指借用物资借出时间至归还销借周期。（营销公司意见将期限分为两类：一类为借用物资出厂至归还到客户中心时止的时间，为借出时间；另一类为从归还到客户中心后到最后销借时间，为销借时间。修订将借用期限由原办法中归还至客户中心返修销借，调整为归还流程结束后销借，如归还物资符合性初检合格，可不考核借用人的逾期责任，但责任人需在返修结束后办理销借手续。）（2）数字机顶盒招（投）标借用期限不超过六个月。特殊情况以招投标文件要求为依据确定借出期限

8、，并及时办理续借等相关手续。（3）参展样机借用期限，常规产品不超过六个月，高价值产品不超过三个月。（4）用户使用测试样机借用期限为三个月。（营销提议6个月）（5）借用期满后，如确需续借的，由借用责任人书面说明相关事由提出申请，借用单位审核，经公司领导批准后方可办理续借。为确保产品性能，原则上物资借用只能续借一次，续借期限不超过三个月，特殊情况由借用单位出具相关情况证明后，经公司主管领导批准同意后办理续借。（修订对续借的次数和时间加强控制，避免物资长期借用或坏损）（6）为确保产品性能要求，对续借期届满未归还，且再行续借未获公司主管领导批准的借用物资，转为借用责任人购买。（为加强借用责任人的归还责

9、任心，修订加大了考核力度）（7）非样机借用期限根据实际借用需求而定。3. 其它要求生产与物料控制部、财务部等单位将不定期进行借用物资实物和台账检查，对不符合流程要求的责任单位和责任人将进行相应绩效考核。（二）物资归还1.非实物归还程序（1）如借用物资发生丢失，由借用单位提交丢失原因及处理意见报告，公司主管领导批准后执行。若落实属非正常丢失，由借用责任人赔偿损失费用, 转为借用责任人购买，由借用单位或借用责任人三日内办理相关销售手续，凭销售配套表到生产与物料控制部办理销借手续。（营销公司意见：按公司财务核定的成本价进行赔偿。修订要求借用物资损失和赔偿计算基础为公司产品结算价。）（2）借用物资若转

10、为销售，借用单位根据公司要求办理相关销售手续，凭销售配套表到生产与物料控制部冲销借条，办理借用下账手续。（3）借用物资若转为赠送，由借用单位根据实际情况向公司申请,经公司领导审批后办理领料手续，凭领料单到生产与物料控制部冲销借条，办理借用下账手续。2.实物归还程序（1）借用物资属于公司外购产品的，由借用单位统一归还至客户服务中心,按客户服务中心服务政策维修服务管理办法中外购成品维修相关规定执行，返修结束后由客户服务中心通知借用单位办理相应归还销借手续。（“谁借用谁负责”的原则，修订将原办法中由客户中心办理销借改为借用单位办理）（2）借用物资属于公司产品的，由借用单位统一归还至客户服务中心,由客

11、户服务中心进行符合性初检，确认归还状态与借用状态一致性，对初检判定不合格的借用物资及时通知借用单位限期处理解决；若归还借用物资性能指标、外观、包装、附件等均完好，则由客户服务中心送质量管理部检测，检测合格后客户服务中心通知借用单位领回样机，并办理相应的归还销借手续。（营销公司意见：由客户中心办理实物入库，借用单位只凭入库单办理销借。修订要求“谁借用谁负责”，由借用单位办理实物入库，如涉及人员或转运设备困难，可委托客户中心协助）（3）对初检合格需质量认定的借用物资，累计10台或三个批次以上，由客户服务中心及时通知生产与物料控制部组织召开审理会。成员包括生产与物料控制部、客户服务中心、借用单位、生

12、产单位、质量管理部、技术开发中心和财务部相关人员，根据归还借用物资实际情况，明确提出处理意见。（修订增加了由审理会对归还借用物资的认定和处理，明确职责和分工）（4）经审理会认定采取报废处理的借用物资，在明确责任人或责任单位后，由质量管理部开具废品通知单，报请公司审核批准，借用单位凭废品通知单到生产与物料控制部开具领料单，再办理销借手续，报废产品按公司废品处理流程执行。（修订加强了对无返修价值借用物资的审理会报废认定，及时处理，避免坏损物资沉淀）（5）归还借用物资经审理会认定可做返修或翻新处理，借用单位在ERP系统物资归还单；客户服务中心下达返修通知单；生产单位根据返修通知单领取产品组织返修。经

13、返修确实无法达到合格状态的，由生产单位及时通知质量管理部认定，并开具废品通知单，由借用单位按上述废品处理流程办理销借手续，如维修后由质量管理部检验达到合格状态，由其开具合格证并注明入库状态，生产单位将合格证及产品交回到客户服务中心。客户服务中心通知借用单位领取合格产品，借用单位凭物资归还单、合格证，连同产品交生产与物料控制部办理借用下账手续。（营销公司意见：由生产单位办理实物入库，借用单位只凭入库单办理销借。修订要求“谁借用谁负责”，由借用单位办理实物入库，如涉及人员或转运设备困难，可委托客户中心协助）（6）经审理会认定报废的借用物资，对其可利用部分，生产与物料控制部安排客户服务中心进行拆机利

14、用，作为维修备件使用，同时建立拆机可利用器件明细台账，再将已拆机利用报废物资交由生产与物料控制部废品库统一处理。（修订加强了拆机利用的账目管理）（7）对经审理会认定可改制利用的借用物资，实行先归还销借再进行改制，由生产与物料控制部下达改制计划，生产单位凭计划到客户服务中心领取产品组织改制，并开具领料单，借用单位凭物资归还单和领料单办理销借手续。（营销公司提出改制产品的返修路线，修订建议借用物资应在原实物归还流程结束后，按生产流程进行改制） 借用物资归还控制流程图见附表五、责任追溯生产与物料控制部每月20日对各单位借用物资进行清理，书面通知借用单位超期借用物资清单，借用单位需及时组织落实，次月1

15、5日为考核到期日，对仍未办理归还手续的借用物资，生产与物料控制部严格按以下责任予以追溯。（修订为控制逾期率指标，将原办法中对超期30天以内物资仅做通知未做考核纳入超期考核范围，自通知超期借用物资清单到最终考核日，相应给予了25天归还时限）（一）逾期责任1.对客户服务中心符合性初检不合格不予接收的借用物资，生产与物料控制部按未归还进行考核，借用单位及责任人需及时处理落实。（修订要求加强符合性初检，对归还物资附带清单不全、借用信息不一致、可视性条件不符合等，客户中心可拒绝接收，视为未归还。返修过程中发现物资状态不一致也要相应进行责任追溯。） 2.对考核到期日内仍未归还或办理归还手续的逾期借用物资，

16、经借用单位落实系责任人个人原因的，生产与物料控制部对借用责任人按借用金额的5%进行罚款,最低不少于100元；并报请公司主管领导审批后，书面通知财务部、总经办、借用单位，责成借用责任人到财务部交款或挂个人欠款。3.对上月已做逾期考核，次月仍未办理归还或续借等手续的借用物资，生产与物料控制部通知借用单位将其借用物资转为借用责任人购买，报请公司主管领导审批后，书面通知财务部、总经办、借用单位，由借用单位或借用责任人三日内到营销公司办理销售手续，凭销售配套表到生产与物料控制部冲销借条，财务部根据销售配套表挂借用责任人个人欠款，并书面通知借用责任人，借用责任人根据财务部相关管理要求限期到财务部交款冲销欠

17、款。4.对归还返修的借用物资，客户服务中心需按客户服务政策中返修进度要求严格执行，对返修时间超期影响借用物资下账的情况进行清理，书面上报给借用单位和生产与物料控制部，生产与物料控制部根据情况予以考核。（修订要求按服务政策控制返修进度：数字产品20天；网络产品25天；外购产品30天；进口产品60天）5.对借用物资管理不到位的借用单位，由生产与物料控制部按规定对借用单位进行月度绩效考核。（二）损失费用追溯1.审理会除对归还借用物资明确处理意见，还需对报废或返修的损失费用进行认定和追溯，落实损失原因，正常坏损原则上由公司维修费用承担；如落实属于人为原因坏损和丢失，应由借用责任人赔偿损失费用，质量管理

18、部在返修通知单中注明损失费用，报请财务部对借用责任人进行追溯。2.对返修过程中发现产品关键件与原借用状态不符，如落实属人为原因将对借用责任人进行责任追溯。3.借用物资损失和赔偿计算基础为公司产品结算价。对于无结算价物资，由财务部根据实际情况制定统一的赔偿价格标准，生产与物料控制部按该价格考核。4.为加强借用物资的管理，各单位应根据本办法制定借用物资内部管理考核措施，落实责任，强化管理。附表：物资借用单借用物资归还控制流程图物资借用单单据编号： 20 年 月 日 借出仓库：借用单位借用单位领导：责任人：归还期限归还日期：公司主管领导质量管理部门综合复查意见： 物资管理部门领导：备注：序号产品编号产品名称规格型号单位借用数归还数备注12345审核人： 库房保管员： 经办人：借用物资归还控制流程图归还流程结束合格报废符合客户服务中心进行符合性初检通知借用单位限期处理产品借用单位将样机归还到客户服务中心审理会成员包括PMC部样机管理员、计调