MicrosoftOfficeExcel2003基础篇之输入技巧

1、基础篇之输入技巧Microsoft Office Excel2003前面我们讲过：Excel2003是针对数据进行相应的查询、统计、分析与管理 的这么一个软件，那么谈到数据，我们就避免不了要讲到输入数据。 现在我们常 用的输入工具就是键盘与鼠标，虽然说输入数据相对来讲是比较简单的，但是我们说在Excel中输入数据的快慢除了练习键盘录入速度外，讲求一些技巧的话一方面对于我们在录入数据的速度和正确度上可以大大提高，另一方面对于我们以后的操作会更有好处。那么我们首先从输入身份证号码这样的长数值开始。一、我们知道在Excel中它可以处理的数据最大精度为15位，而对于超过 11位的数值那么它会以科学计数

2、法这样的形式来表示。比如我们输入10000000000,它会正常显示为10000000000,而我们再加一位的话我们看：当 输入100000000000的时候它会显示为：1E+11,这个是什么意思呢？这个显示就 是一个科学计数法的显示方式，它实际上就是1乘以10的11次幕。那么我们来 看一下如何输入身份证号码：在我们国家，现行的身份证号码就是15位与18位这两种格式。我们来输入 一个15位的身份证号码来看一下：输入 123456789123456 123457E+17在编 辑栏可以看到它是可以正常显示为 123456789123456的，而当我们输入一个18 位的身份证号码来看一下：12345

3、6789123456789显示为123457E+17但是我 们注意一个地方，哪个地方呢？地址栏，当我们在常规状态下18位的数值时，编辑栏我们看到它显示的是12345678912345600Q哎，这个时候我们发现就出 问题了，并且这个问题很恐怖。那么我们要怎么来处理这个问题呢？这里呢介绍 两个常用的操作方法：第一、在输入前将单元格格式设置成文本格式，那么我们可以右键单击这个单元格，在弹出的快捷菜单中选择设置元格格式命令，或者 按下CTRL+1快揵键，打开单元格格式设置对话框，在数字选项卡的分类项目 中选择文本格式，那么输入后它就可以正常显示了。第二种方法：就是在输入时先加上一个“”，那么同样可以

4、达到正常 显示的效果。也可以这么理解，这个撇号呢也将这个单元格格式更改成了文本型。 当我们单击这个单元格的时候呢会发现在单元格旁边有一个警示标志，将鼠标放置在这个图标上时，Excel会提示我们说：此单元格中的数字为文本格式或者其 前面有撇号。单击这个图标在弹的菜单中当选择转换为数值时，它又会变成科学计数法这样的显示方式。这是两个可以正常输入长数值的方法。二、我们讲说输入速度的问题，输入速度跟我们击键的频率有直接关系， 所 以我们说减少无效的击键次数呢就可以大大提高输入速度。比如说我们通常在输入原始数据的时候，关于这个单元格光标移位的方向与位置就跟输入速度有很大 关系。通常情况下我们输入一个数据

5、就会按下回车銉结束输入，但是我们发现第次按下回车键的时候光标都会向下一单元格式跳动，除非习惯于竖排录入数据，否则的话对于我们喜欢横向录入的人来说只有用方向键去调整了，这对于我们来说是很痛苦的事情，那么有没有办法解决这个问题呢？答案是有的。怎么操作？第一：可以单击工具菜单,在下拉菜单中选择选项命令，打开选项设置对 话框，在选项设置对话框中的选择编辑面板，在编辑面板中的设置项目 中可以看到有一项设置是按Enter键后移动（M）这么一个设置，打开方向下拉 列表我们可以选择它的移动方向。第二个利用Tab键输入。我们新建一张工作表，不做任何设置，当在A1单元格中输入结束后按Tab键跳向B1单元格，这样我

6、们把第一行输入完毕后按下 回车键，光标也会自动移动到 A2单元格。但是有一点要注意的是当我们对输入 过的单元格进行了编辑操作后，按下回车键光标还是会跳到紧临的下一个单元格。第三个就是选定区域输入。在利用Tab键输入的时候我们会发现第一行输入 结束要输入第二行的时候需要按回车键， 那么可不可以一直用Tab键来输入呢？ 如果我们已经知道我们要输入数据的准确区域时，我们可以先将这个区域选中， 然后再录入，当按下Tab键时光标会自动沿横向区域移动，而按下Enter键时会 沿竖排移动。三、批量录入相同的数值。如果是相临区域，我们可以利用鼠标来选中，当然也可以利用Shift+方向键来选中，另外一种办法就是

7、在单元格名称框中直接输入区域范围。如果说要选定一整行或是整列也可以用Ctrl+Shift+ 方向键配合使用来选中。如果是不同区 域按下Ctrl,后再用鼠标逐个单击要输入的单元格。当然如果是对工作蔳中不同的工作表也是可行的，只不过首先要选中这些需要输入的工作表，同理如果是选 择相临工作表，可以按下Shift键，然后用鼠标单击最后一个要选中的工作表， 那么包括当前活动工作在内的所有工作表都会被选中，如果要选定不相临的工作 表，也是同样利用Ctrl+鼠标单击的办法。四、快速填充相同内容到不相临的空白单元格当要将一些相同的内容快速填充到不相临的空白单元格时，首先选中这个区域，单击编辑菜单，在下拉菜单中

8、选择定位命令，或者按下Ctrl+G组合键，或是F5功能键，打开定位对话框，单击定位条件，打开定位条件对 话框，选择空值选项，单击确定关闭位对对话框，此时我们发现选定 区域中所以的空白单元格都被选中，这个时候我们可以输入数据，然后按下 Ctrl+E nter结束，此时所有的空白单元格将都被输入相同的数据。五、输入当前日期与时间。在Excel2003中输入日期一般有两种方法：第一种是输入月份，然后输入 “/ “，然后输入日期，那么可以输入当前年份的一个输入月份和日期的一个日 期；第二种方法呢就是输入月份，然后输入“-”，再输入日期，同样可以。显 示的格式以设置的单元格格式有关系。那么如何快速的输入

9、一个当前的日期和时 间呢？通常我们会利用TODAY（和NOW这两个函数来实现。而事实上这两个函数 呢是一个易失性函数，当系统日期发生变化之后，重新计算工作表的话日期就会 随之变动。那么有没有办法既可以快速的输入当前的日期和时间又可以不让它跟 随系统时间的变动而变动呢？这里我们介绍一种方法，就是利用Ctrl+ ;来快速的输入当前的日期，利用CTRL+Shift+ ;来快速的输入当前的时间。那么这两种 方法输入的日期与时间是不会随着系统时间的变动而变的。六、输入分数当我们在Excel中要输入一个分数的时候，如果按分数和写法来输入的话是 不行的。比如说输入1/2，我们输入1,再输入/，然后输入2,按

10、下回车键后会 变成1月2日，什么原因呢？前面我们在讲日期的输入时已经说了，这是一种在Excel中输入日期的的默认的方法。那么我们要输入这样的分数的时候，就要借 助于分数本身的整数部分来输入，比如输入1/2，它也就是0又1/2，所以我们输入时先输入整数部分的0，再输入空格，然后输入1/2这样，就可以正常的输 入1/2这样一个0.5的数值。七、输入平方与立方及特殊字符通常我们要输入平方或是立方这样的特殊字符，要么利用插入特殊字符，要么利用上标这两种方式来实现，其实我们可以利用Alt+数字键来输入。比如平方可以这样输入：按下 Alt+178,立方：Alt+179正负号：Alt+177 平方米： Al

11、t+43343这里需要注意的是数字一定要是小键盘上的数字键。八、利用鼠标双击、拖拉并配合 Ctrl键来输入当我们要输入一些比如连续的日期、 序号等这样的特定内容时，可以借助鼠 标并配合Ctrl键来输入。假定我们要输入1-1 一直输入到1-10，那么我们可以 输入1-1后将鼠标移到单元格右下角，当出现一个黑色的十字键头时，可以拖动 鼠标到目标单元格，锤直方向从小到大同上向下拖拉，由大到小从下向上拖拉， 水平方向亦同。填充到目标单元格后，会出现一个 自动填充选项图标，单击 这个图标可以选择相应的填充方式。序列号：当要输入连续的序列号时，可以在起始单元格中输入中起始序号， 按下Ctrl键进行拖拉，可

12、以产生连续的序号。或者是在起始单元格中输入起始 序号后，在下一单元格中输入第二个序号，然后进行拖拉。如果输入区域为竖直 方向，且左边列是不为空的连续单元格， 也可以将鼠标移动到右下角，出现黑色 十字箭头时双击同样可以实现。如果序号是第一列，则要是相邻的第二列为不为 空的且连续的区域。那么双击填充会停止在出相邻列的第一个空单元格止。如果为第一列，且相邻的第二列为空，也可以当鼠标出现黑色十字箭头时下拉，再在自动填充选项中选择以序列方式填充。九、筛选状态下不变的序号有的时候我们制作的报表在打印的时候需要进行一些筛选，那么我们利用自动筛选功能后会发现序号要重新排列。 那么这里呢介绍一种方法，就是在使用

13、了 自动筛选功能后，序号仍然是以连续的形式出现的。这个时候要借助SUBTOTAL。 函数实现。假定序号从1开始，输入位置在A2,那么可以在A2写下公式： =SUBTOTAL(3,$B$2:B2并将公式填充到目标单元格。十、合并单元格保留其所有的数据有时候我们在制作报表时需要对报表进行一些格式设置，以求美化报表，比如要将一些单元格合并，但同时呢又希望对其中所有的数据保留，以方便可以参与其它的单元格进行引用计算。通常情况下如果合并的区域包含多重数据，Excel 会警告我们说合并到一个单元格只能保留最左上角的数据。那么这个时候可以借 助格式刷进行操作。首先合并一个与需要合并的区域同样大小的空单元格进

14、行合 并，然后点击常用工具栏上的格式刷按钮，再对需要合并的单元格区域进行 格式复制。十一、利用条件格式与数据有效性避免重复数据的录入有的时候我们在输入的时候害怕输入内容错误， 就想寻找一种可以避免这种 错误的方法，那么其实可以借助条件格式与数据效性进行一些设置用于提示我们 输入了不合法的内容。比如我们想要在A1:A100这个区域中输入的数值不重复， 那么利用条件格式可以这么设置：首先选中A1: A100,单击格式菜单，在下拉菜单中选择条件格式，打开条件格式设置对话框，在条件(1)下拉列表中 选择公式,在右边的输入框中输入公式：=COUNTIF($A$1:$A$100,A1)1然后 单击格式按钮

15、，选择一种格式做为提示。第二个利用数据有效性：首先还是选 中A1： A100,单击数据 有效性,打开数据有效性设置对话框，单击 设 置面板，在有效性条件的允许下拉列表中选择自定义,在公式中输入公 式：=COUNTIF($A$1:$A$100,A1)=1 当然还可以对其它几个选项进行作一些设置。 如果其它几个选项选择默认设置的话，那么当我们输入的内容与之前的内容有重 复时是输入不了的。十二、利用Lotus转换公式功能，省去输入等号有时我们在录入一份资料的时候，发现其中有一些数据需要在单元中进行加 减乘除计算，那么要么输入等号，要么输入加号，其实只要我们在工具 选项中 找到1-2-3的帮助面板，打

16、开后，在工作表选项中勾选转换Louts 1-2-3 公式，就可以省去输入等号或是加号了。十三、利用自定义单元格格式输入规律数据如果我们要录入的资料中发现数据的一列或是一行中存在一些规律，比如发现A列所有的数据都是以“ S开头，那么我们可以利用设置单元格格式进行省 去相同的这个“ S的输入。操作方法：单击右键 选择单元格格式，或是按下 Ctrl+1打开设置单元格格式对话框，在数字 分类中选择自定义，将类型编辑框 中输入“ S 然后单击确定。如果要对单元格复制操作，让包含自定义格式的所以内容被复制的话可以这样操作：选中要复制区域，连续按两次Ctrl+C组合键，此时会打开剪切板窗口，单击目标单元格，

17、在剪切板窗口中进行单击粘贴， 然后在复制的单元格处单击右键，选择文本即可。此方法也适用于对于超过11位字符的数值进行下拉填充。十四、利用查找替换和自动更正功能如果在录入资料时发现资料中本来存在一些规律的话，第一个可以借助自定 义单元格格式来处理外，还可以利用查找替换功能以及自动更正功能来操作。十五、养成良好的习惯这一点个人觉得很重要！其实最简单，就是经常按下 Ctrl+S或是单击常用工具栏上的保存按钮，如 果这个习惯你养成了，时间久了你会发现自己竟然是如此的聪明！北国风光， 千里冰封， 万里雪飘。 望长城内外，惟余莽莽；大河上 下，顿失滔滔。山舞银蛇，原驰蜡象，欲与天公试 比高。须晴日，看红装

18、素裹，分外妖娆。 江山如此多娇，引无数英雄竞折腰。惜秦皇汉武，略输文采；唐宗宋 祖，稍逊风骚。一代天骄，成吉思汗，只识弯弓射 大雕。俱往矣，数风流人物，还看今朝。丿克出师表两汉：诸葛亮先帝创业未半而中道崩殂， 今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣 不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。诚宜开张圣听，以光 先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其 刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚 以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰能”，是以众议举宠为督:愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也； 亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。 先帝在时, 每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、 灵也。侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣， 愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也 丄：臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉 屈，三顾