工业大学公文处理及实施办法(WORD16页).doc

1、工业大学公文处理及实施办法第一章总则第一条为了进一步加强我校公文处理工作的规范化、制度化、科学化管理，不断提高公文质量和工作效率，根据中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例（中办发 199614号）、国务院国家行政机关公文处理办法（国发 200023号）和上级机关有关公文处理办法,结合我校实际，制订本办法。第二条 党政办公室是我校公文处理的管理机构，主管、指导并监督全校的公文处理工作。各部门、各单位的主要负责人分管公文处理工作，并确定专职或兼职文秘人员，负责本单位日常公文的处理工作。第三条 校内公文通过办公自动化系统进行发布，同时，严格遵守保密制度，对尚未公布及有保密要求的文件，不得上网或向

2、外传播。第四条 凡能通过面商、会商、电话联系和领导面示等方式解决或答复的问题，可不再行文。第五条 公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，克服形式主义、文牍主义，做到及时、准确、安全，不断提高公文处理的质量与效率，维护学校文件的严肃性。各级领导应经常督促文秘人员迅速准确地进行公文登记、运转、催办、立卷和归档等工作。第二章公文种类第六条适用于我校的公文种类主要有决定、通知、通报、公告、报告、请示、批复、函、会议纪要、通告、意见等。（一）对重要事项或措施做出安排、部署，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级不适当的决定事项等，用“决定”。1（二）发布党政规章，传达上级指示，转发上级机关、同级机关和不相

3、隶属机关的公文，批转下级机关带有普遍指导意义的公文，要求有关单位办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部等，用“通知”。（三）传达重要情况以及其它具有示范、指导、教育意义的，在一定范围内应当遵守或周知的事项等，用“通报” 。（四）向校内外宣布重要事项等，用“公告”。（五）向上级机关报告工作、反映情况、提出建议，回复上级机关的询问或答复交办事项的完成情况等，用“报告” 。（六）请求上级机关对某项工作或某个问题给予指示、批准或答复等，用“请示”。（七）对下属单位某项工作或问题的批准或答复等，用“批复”。（八）不相隶属的部门、单位之间相互商洽工作，询问、答复问题等，用“函”。（九）传达会议议定

4、事项和主要精神，要求有关部门及人员共同遵守、执行的，用“会议纪要” 。（十）在一定范围公布应当遵守或者周知的事项等，用“通告”。（十一）对主要问题、重大事项、重要改革等提出见解和处理办法等，用“意见”。第三章公文格式第七条公文一般由文头、文干和文尾三大部分组成。第八条公文文头部分包括：密级、紧急程度、发文单位版头、发文字号、签发人。（一）密级。涉及国家和学校秘密的公文应当按密级划分规定，在文头右上方注明秘密等级和保密期限，一般情况的发文，无须标明。（二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”等。同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于密级之上。2（三）发文单位版头。版头由

5、发文单位全称或规范简称后加“文件”组成，也可只用发文单位全称或简称，红色套印。联合行文的，主办单位一般列在前面。我校公文版头包括：“中共内蒙古工业大学委员会文件” 、“内蒙古工业大学文件” 、“中共内蒙古工业大学纪律检查委员会文件” 、“内蒙古工业大学会议纪要” 、“内蒙古工业大学工作督办通知”等。各部门、各单位可根据需要自行印制本部门、本单位文件版头。（四）发文字号。正式公文必须编发文字号，包括机关代字、年份、序号，一般置于发文单位版头之下、横线之上，年份应标全称，用 括入，序号不编虚位。联合发文只标明主办机关的发文字号。学校党政联合发文，用党委发文字号；各部门、各单位联合发文，按主办部门、

6、单位编发文号。各部门、各单位发文字号由党政办公室统一发布，原则上只占用一个发文字号，不得自行更改。出现特殊情况，需报党政办公室批准。（五）签发人。校级正式公文须注明签发人，其中“请示” 、“函”等还应在附注处注明联系人（具体承办人）的姓名和电话。签发人姓名要注在文头红线右上方、发文字号适度右移的位置。第九条 公文文干部分包括：标题、主送单位、正文、附件说明、落款（印章）、成文日期等。（一）公文标题。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。若公文文头已含发文机关名称，标题中可将发文机关名称省略。批转、转发上级公文的标题，应避免冗长，一

7、般不照抄原标题，只写原文件字号。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。便函和其他简短的发文，可不写标题。（二）主送机关。主送机关是公文的主要受理单位，应使用全称或规范简称、统称。一般公文的主送机关应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。其用法为：校内行文，学校发至全校的文件， “主送机关”用“各部门、各单位”；发文范围较小的文件， “主送机关”用“各有关部门、单位”或直接列明部门、单位名称；对外行文， “主送机关”直接列明收文机3关名称。（三）正文。公文正文应按照行文关系及拟文要求认真撰写。（四）附件。公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前、按顺序注明附件名

8、称，附件名称不加标点符号，一般不盖印章、不落款，印发、转发类公文，应在正文中表述附件全称，正文之后不再列述。（五）落款。包括发文单位名称和成文日期。落款名称与印章必须与发文版头一致。1、上报公文和其它对外行文不署名，只盖发文单位印章。校内行文数量较大的普发性公文暂以署名代替印章，但存档的公文必须加盖印章；凡涉及对师生员工奖惩、涉及学校权益等重要文件必须加盖印章。联合下发的公文，各单位都应加盖印章，印章要与行文机关名称相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。2、确定成文日期的原则是，凡会议通过的，以通过日期为准；领导签发的，以领导签发日期为准；联合行文的，以最后签发机关领导人签发日期为准。成文时间应

9、标注于正文之后。成文日期必须标全汉字年、月、日，“零”应写为“ ”。3、公文打印时，如正文恰满一页，文件的落款需打在下一页时，必须在下一页打上“（此页无正文）”字样，然后再落款。第十条文尾部分一般由附注、主题词、抄报单位、抄送单位、印发单位、印发日期和印发份数等。（一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注在落款之下主题词之上。“请示”类公文根据需要在附注处注明联系人的姓名和电话。（二）主题词。公文主题词标注于抄送机关之上。主题词按照上级机关的要求标注，标引次序根据主题词含义由大到小，先标注内容，最后标注文种，一般不超过五个。以学校名义制发的公文，主题词由党政办公室统一标注。各部门

10、、各单位制发的红头文件的主题词，由各制发部门、单位按有关规定自行标注。各部门、各单位所发函件不标注主题词。4（三）抄报机关。指主送单位外需要知晓公文的上级机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，排列方法与“主送单位”相同。公文如需抄报个人，应排在单位名称之后。（四）抄送机关。指主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，排列方法与“主送单位”相同。公文如需抄送个人，应排在单位名称之后。（五）印制单位、印发时间和份数。印制单位列抄送机关之下，并标明时间、份数。印发时间以送印日期为准。第十一条公文文字从左至右横写、 横排。文头用 4 号楷体，标题用 3号宋体，正文用4

11、 号仿宋体，文尾用5 号黑体，原则上每页20 行，每行22 字。公文用纸一律使用国际标准A4 型（210mm 297mm ），右侧对齐，左侧装订。公文中各组成部分的其它具体标识规则，参照国家行政机关公文格式（GB/T9704 1999 ）执行。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十二条 行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。如必须越级行文时，应同时抄报所越的直接上级机关。同级机关可以联合行文，但必须明确主办机关。报上级机关的请求、报告，不要同时抄送下级机关。各部门、各单位除党政办公室、金川校区管委会、国际交流中心（外事）外，其

12、他部门、单位不得对外正式行文。各部门、各单位对外商洽具体事务性工作，可发信函，必要时也可商党政办公室，以“党政办”名义发便函。第十三条 各部门、各单位、必须按本文件附件三的要求，规范使用行文字号，不得自行创造字号。如遇特殊情况需另编行文字号时，必须由本部门、本单位提出申请，党政办公室统一审核、发布。第十四条一般来讲，上级领导机关向直接隶属的下级机关行文称为5“下行文”，其主要担负着发布命令、公布制度、下达指示、部署工作等主要任务，公文种类简称一般为“发” ；同级机关或不相隶属的机关之间往来的公务文书称为“平行文” ，主要文种有函、通知等，公文种类简称一般为“字”。我校正式公文编号执行如下两种方

13、式：1、内工大 A 发BC 号A：单位代字，如党政办公室行文字号为“党政办”；B：年份，如 2008 ；C：公文顺序号，如1 号。我校有此公文编号资格行文的字号是：党发（学校党委发）、校发（学校行政发）、纪发（学校纪委发）、党政办发（党政办公室发） 、金管发（金川管委会发）、外事发（国际交流中心发）、工发（校工会）、团发（校团委）以及各学院的下行文件。2、内工大 A 字BC 号A：单位代字，如党委组织部行文字号为“党组”；B：年份，如 2008 ；C：公文顺序号，如1 号。除 1 中所列之外的其它单位行文时，均采用这种行文编号格式。第十五条 各部门公文的内容如涉及其它部门的，主办单位应主动与有

14、关部门协商会签，否则不得行文。第十六条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其它机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。受双重领导的部门向上级机关请示问题，应根据请示内容，主报一个上级机关，抄报另一个上级机关，由主报机关答复。另外， “报告”中不得夹带请示事项。（一）按照公文规范要求，各部门、各单位向学校的请示、报告等公文，应先报送党政办公室，由党政办公室登记分类后分送有关领导阅批，不得以公文形式给校领导个人呈报请示或报告，更不得自行多头报送。凡分管校领导提出需经校党委会、校长办公会等会议议定的事项，由党政办6第五章

15、发文办理发文办理一般包括拟稿、 核稿、审核、签发、登记（编号）、公室列入议程。一般校内请示、报告经校领导签批后，视情况退呈报部门，以便按批示执行。（二）各部门、各单位之间相互报送的公文按以下规则办理：1、部门间报送的公文，根据报告内容一般直接送主管职能部门。凡属处理权限范围内的，各职能部门要努力解决，并将处理结果以“函”的形式直接传达报送部门；对超出职能部门处理权限的内容，职能部门应提出具体处理意见或建议，以“请示”、“报告”等形式，送党政办公室转报分管校领导。校领导批示后，由党政办公室以公文批转形式返送有关职能部门，职能部门负责按批示意见办理并答复报送单位。2、报送单位对职能部门直接答复的问

16、题如有不同意见，可将报送事项、职能部门的处理意见以及报送单位的不同看法，以“请示”、“报告”及附件等形式送党政办公室转呈分管校领导阅批。3、涉及到多个职能部门分办的事项，由报送单位分项以“函”的形式分送有关职能部门。涉及几个职能部门的重大问题，或有重大分歧而不能解决的问题，以“请示” 、“报告”等形式送党政办公室呈报分管校领导阅批。第十七条 校内各种委员会（领导小组）不单设行文字号，不单独印制文头，如需行文，以“党政办”文号转发，题目一律为“关于转发我校* 委员会（领导小组）* 的通知”，落款为党政办公室和该委员会（领导小组）办公室。第十八条打字、校对、缮印、用印、分发、立卷、归档、销毁等。第

17、十九条 拟稿。学校的综合性公文，由党政办公室负责拟稿或由党政办公室会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文，由职能部门拟稿，拟稿要做到严肃认真、情况确实、观点明确、条理清楚、7文字精炼。各部门如需以学校名义行文的，应代拟文稿，并事先与分管校领导进行沟通。各部门的代拟文稿应对其业务性、政策性、技术性的内容负责。代拟文稿部门在提供书面稿件的同时，将电子文档通过办公自动化系统发至党政办公室。公文中数据一般都用阿拉伯数字书写。公文的内容如需使用数字符号标明层次时，其层次的序号是：第一级用一、二、三 第二级用（一）（二）（三） 第三级用 1、2、3第四级用（ 1）（2）（3） 第二十条 核稿

18、。由拟稿单位负责人进行核稿。核稿重点为：是否符合国家的法律法规和方针政策及学校有关规定，文字表达、文种使用、公文格式等是否符合本办法规定等。第二十一条 审核。一般由拟稿人送审。凡以学校或党政办公室名义印发的公文，在送分管校领导审签、党委书记或校长签发前，必须送党政办公室审核。审核重点为：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定；是否需要其它部门会稿；是否与学校已有的规章、政策相一致；是否使用国家法定计量单位；是否需要经学校研究决定等。第二十二条 签发。公文一经签发即成定稿，并据此生效。签发人代表发文部门、单位对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。急件公文，

19、签发人如果不在校内，可通过电话联系，请示同意后，可先发文，再补办签发手续。公文签发应在签发栏中写明“发” 、“速发”等字样，并签全名和日期，只签姓名，视为同意。签发人如认为需送其他负责人事先阅知时，可注明“请先送 * 阅后再发”。属联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。校级公文的签发，以“中共内蒙古工业大学委员会”版头制发的文件，由党委书记或党委书记委托其他校领导签发；以“内蒙古工业大学文件”8版头制发的文件，由校长或校长委托其他校领导签发；以“中共内蒙古工业大学纪律检查委员会文件”版头制发的文件，由纪委书记或纪委书记托其他校领导签发；以“内蒙古工业大学会议纪要”版头所发纪要由会议主持人签发

20、；以“内蒙古工业大学工作督办通知”版头和以党政办公室名义所发文件由党政办公室主任签发；党政办公室转发的校内各种委员会（领导小组）的文件，在文件批办单位中由该委员会 （领导小组）主任委员 （组长）签发，正式文件不注明签发人。各部门、各单位行文时，签发人只在文件批办单中签发，正式文件中一律不注明签发人。根据中国共产党内蒙古自治区高等学校基层组织工作细则的有关规定， 结合内蒙古工业大学学院党政联席会议事规则 （试行）的要求，各学院行文时，涉及党群工作的，如本单位党组织的思想、组织、作风建设，本单位的思想政治工作，本单位干部的教育和管理、班子建设工作等，由党总支书记或党总支书记委托其他院领导在文件批办

21、单中签发；涉及行政工作的，如教学、科研、行政管理等，由院长或院长委托其他院领导在文件批办单中签发。设有党总支、直属党支部的职能部门、教辅单位，参照学院行文签发的有关要求办理行文程序。第二十三条登记编号。正式公文必须登记编号。文秘工作人员必须按要求和规定做好本部门、 本单位行文编号的管理工作。 “党发”、“校发”、“党政办发”以及党委会、校长办公会会议纪要等文号，由党政办公室统一管理。（一）“党发”主要用于：校党委重大问题和事项向上级的请示、报告等；学校学习、宣传和执行党的路线、方针、政策以及中央、自治区的重要文件、决议等内容的贯彻落实措施与意见；党组织的思想、组织、作风、廉政建设以及党员的教育

22、、管理工作；学校总体事业发展规划；学校章程，改革、建设、发展的重大事项和基本管理制度，年度工作计划；思想政治、德育、文化、素质教育以及精神文明建设工作；讨论决定内部组织机构设置及其负责人的人选、职责划分，党群部门负责人的任命；领导班子建设、学校领导班子成9员分工以及干部队伍建设工作；处级干部年终考核有关工作；统一战线、教代会、工会、共青团、学生会等群众组织工作中的重大问题；由校领导担任主任委员（组长）、副主任委员（副组长）的涉及党建工作的校内各类委员会（领导小组）的具体组成，等等。（二）“校发”主要用于：校行政重大问题和事项向上级的请示、报告等；学校师资、学科、校园建设等方面的规划；保障学校各

23、类规划、年度工作要点实施的各项具体规章制度；教学改革、教学安排、学科专业建设、课程建设方面的工作；科学研究、技术开发、科研管理方面的工作；党委会通过的行政部门负责人的任命；教职工考核聘任、管理，专业技术人员资格认定等方面的工作；学生学籍管理、缴费管理等，处分与奖励、休学与复学、转学与退学等方面的工作；基本建设、校办产业、后勤服务等方面的工作；各类资产购置、使用、管理方面的工作；党委会通过的有关行政工作的规章制度、措施、办法等；涉及全校性行政监察、审计工作方面的日常工作； A 岗教授的聘任、研究生导师的遴选等方面的日常工作；招生、就业方面的工作；外事活动、学术交流活动、对外合作办学等方面的工作；

24、校风、学风建设等方面的日常工作；校园网络、治安管理等方面的日常工作；由校领导担任主任委员（组长）、副主任委员（副组长）的涉及行政工作的校内各类委员会（领导小组）的具体组成，等等。（三）“党政办发”主要用于：涉及学校党委、行政的事务性工作、一般性工作部署、通知等；有届次的教代会、教学工作会、科技工作会等会议通知；校内各种委员会、领导小组文件的转发，等等。第二十四条 缮印。一般由拟稿部门、单位负责校对。由党政办公室文秘工作人员按照规定的公文格式排版并通知拟稿部门、单位校核后缮印。第二十五条 用印。凡外送公文一律加盖公章。校内发文及复印文件（注明出处或保存处）可不盖公章。存档的三份文件中，要有二份加

25、盖印章，所盖印章必须与发文落款名称相一致。10第二十六条 分发。由拟稿部门、单位负责按规定份数和发送范围发送。重要的和有办理时限的校内发文必须一一送交签收；寄送校外的请示、重要报告等必须用挂号发出或亲送签收。公开印发的公文，可以张贴、上网，可以自行翻印。利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采取加密措施，绝密级公文不得用计算机、传真机传输。第六章收文办理第二十七条 收文办理一般包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。第二十八条 上级和外单位来文均由党政办公室机要室签收、拆封。急件要注明具体的签收时间。收文时要对照文件清单核查，如果文件份数和附件与清单不符，应立

26、即向来文单位联系索取。核查无误后，应对收文进行登记、分类，编号。收文应当将公文标题、秘密等级、紧急程度、发文字号、发文机关、签收日期等逐项填写清楚，并尽快区分办件和传阅件，避免该办理的事项延误。第二十九条 领导机关直接寄给职能部门的文件、职能部门参加领导机关召开的会议时领取的文件等，涉及全局工作的，应尽快移交党政办公室处理。第三十条 机要室登记、编号后即将文件送党政办公室主任阅批。阅批后的文件及时送有关领导批示或各单位阅办。电报、传真与急件要随批随送、急事急办。机要工作人员要做好运转记录，传阅文件应尽快完成。第三十一条 需要办理的文件，党政办公室主任一般应在一天内提出拟办意见，校领导一般应在三

27、天内做出批示。不需具体办理的文件，圈阅签名表示已阅知。需要部门承办的，机要工作人员根据党政办公室主任的意见与校领导的批示，在一天内送达有关部门。需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。对交由有关部门办理的紧急公文，应当提出办理时限。承办部门应按要求，抓紧办理，不得延误、推诿。凡涉及其它部门的事项，11主办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可报学校协调或裁定。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的公文，应当迅速退回党政办公室机要室，并说明理由。第三十二条 送有关部门办理的公文，党政办公室负责督查，做到紧急公文跟踪督查，重要公文重点督查，一般

28、公文定期督查。对久拖不办，贻误工作并造成损失的，学校追究承办部门和承办人的责任。第三十三条 确因工作需要复制机密、秘密级文件，报经党政办公室主任、必要时报请分管校领导批准后方可复制，复制情况要记录，并等同正式文件管理。第三十四条 立卷归档。文件办理完毕后，党政办公室机要室及各部门、各单位相关人员应对收到的文件按照有关规定进行立卷、归档、销毁。第七章公文归档第三十五条公文办理完毕，应根据有关规定，及时整理（立卷）、归档。每份公文归档的部分包括正式件及其附件、定稿、原稿、发文稿纸等有关材料。公文复制件作为正式公文归档时，应加盖行文部门、单位印章加以证明。整理公文时，应把握其相互联系、特征和保存价值

29、等，保证归档公文的齐全、完整，正确反映本部门、本单位的主要工作情况，便于保管和利用。归档范围内的公文应当确定保管期限，按档案馆规定的时间移交。任何个人不得保存应当归档的公文及相关资料。第三十六条 上级文件和校级文件由党政办公室归档。机构撤销或合并，应将公文向档案部门或新组成机构移交。工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。向档案部门归档时，应办理移交手续。第三十七条会议文件和公务活动材料的归档工作应当做到：（一）学校召开的重要会议和举办的重大活动形成的应归档的文件或12记录，由组织会议或活动的人员整理（立卷）后交档案馆归档；录音、录像、照片等材料由有关单位和人员整理（立卷）后交档案馆保存。（二）各部门、各单位以学校名义召开会议和举办活动形成的应归档的文件材料，整理（立卷）后交档案馆保存，本单位可保存副本。（三）校领导或其他部门负责人外出参加会议和重要活