机读目录著录标准及档案管理软件应用ppt课件

1、机读目录著录规范及档案管理软件运用简介掌握：档案机读目录的著录格式要求哈档发200445号档案管理软件的普通性操作以为例泰坦超越2000纸质档案数字化的要求及操作哈档发200751号培训大纲第一部分：档案机读目录的著录格式要求哈档发200445号规范文书档案机读目录格式第二部分：档案管理软件的普通性操作以泰坦超越2000为例引见档案管理软件的相关功能及操作第三部分：纸质档案数字化的要求及操作哈档发200751号引见纸质档案数字化过程中有关参数的选择、扫描仪操作方法及图像处置及存储方法第一部分：目的经过学习可以：掌握案卷级、文件级、归档文件管理必录工程、选录工程掌握录入工程的定义及著录规范第一部

2、分：内容必录工程：运用数据库管理软件录入档案目录时，必需录入的工程 选录工程：运用数据库管理软件录入档案目录时，可根据档案的实践情况来决议能否录入的工程 第一部分：内容案卷级机读目录录入工程必录工程：全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、起止年月、卷内页数、保管期限、档案馆代码 选录工程：全宗称号、件数、类目称号、所在柜号、利用方式等工程。第一部分：内容案卷级机读目录必录工程著录要求全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。录入时，全宗号为4位,其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号，缺乏的在前面以“0补齐。第一部分：内容案卷级机读目录必录工程著录要求目录号：是

3、全宗内每一案卷目录的编号。录入时，目录号为3位阿拉伯数字，缺乏的在前面以“0补齐。 第一部分：内容案卷级机读目录必录工程著录要求案卷号：是每一案卷的编号。录入时，案卷号为3位阿拉伯数字，缺乏的在前面以“0补齐。第一部分：内容案卷级机读目录必录工程著录要求案卷题名：是一本案卷的标题，是对本卷文件的主要制发机关、内容以及文种的准确概括。 第一部分：内容案卷级机读目录必录工程著录要求起止年月：是指案卷内最早和最迟的文件时间著录要求：在规范中规定：格式为YYYY.MM.DD-YYYY.MM.DD如2004.05.15-2005.01.05更改为：YYYYMMDD-YYYYMMDD如20040515-2

4、0050105第一部分：内容文件级机读目录录入工程案卷级机读目录必录工程著录要求必录工程：文件题名、责任者、时间、页号、全宗号、目录号、案卷号、文件顺序号、保管期限、档案馆代码选录工程：文件字号、密级、附件、主题词、分类号、缩微号、文本项、利用方式、摘要、所在柜架号等第一部分：内容文件级机读目录必录工程著录要求：文件题名：是一份文件的名字，通常由文件责任者发文机关或单位、事由问题、称号文种三个根本部分组成。第一部分：内容文件级机读目录必录工程著录要求：责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者 第一部分：内容文件级机读目录必录工程著录要求：时间：文件的构成时间。著录要求：在规范

5、中规定：格式为YYYY.MM.DD。更改为：YYYYMMDD第一部分：内容文件级机读目录必录工程著录要求：页号：是指案卷内该件文件首页的编号。 第一部分：内容文件级机读目录必录工程著录要求：全宗号，目录号，案卷号，保管期限，档案馆代码要求同案卷级机读目录著录要求第一部分：内容归档文件机读目录录入工程必录工程：文件题名、责任者、时间、页数、全宗号、年度、机构问题、件号、保管期限选录工程：文件字号、密级、附件、主题词、分类号、缩微号、文本项、载体形状、利用方式、档案馆代码、摘要、所在柜架号等 第一部分：内容归档文件机读目录必录工程著录要求：页数：每一份归档文件内的实有页数。 第一部分：内容归档文件

6、机读目录必录工程著录要求：年度：是指归档文件的构成年度。录入时，年度为YYYY 第一部分：内容归档文件机读目录必录工程著录要求：机构问题：是指作为分类方案类目的机构问题称号或规范化简称 第一部分：内容归档文件机读目录必录工程著录要求：件号：是指归档文件的陈列顺序号。录入时，件号为2位阿拉伯数字，归档文件数量到达100以上的，件号为3位阿拉伯数字，缺乏的在前面以“0补齐 第一部分：内容文件题名、责任者、时间、全宗号、保管期限等工程要求与文件级档案目录著录要求一样第一部分：内容本卷须知：著录用半角/汉字输入法，标点的著录用英文标点文件字号的方括号“运用英文标点著录过程中0的问题：汉字输入用“但不能

7、是字母“O假设需求在著录界面添加工程，应该留有相关文档进展记录第二部分：目的经过学习可以：掌握档案管理软件的著录，修正，删除，检索，统计，打印等操作掌握数据备份，移交等操作第二部分：内容档案管理软件的数据管理操作著录修正删除第二部分：内容档案管理软件的数据利用操作检索统计打印第二部分：内容档案管理软件的数据备份操作软件本身的两种备份方式：数据备份数据移交其它手段：数据库备份第三部分：目的经过学习可以掌握：纸质档案数字化相关参数定义扫描仪的根本调整根据对象不同情况如何选择扫描参数扫描图像的处置扫描图像的合并及存储最终文件的上传挂接第三部分：内容纸质档案数字化相关参数定义黑白二值图像只需黑白两级灰

8、度的数字图像。它对应于黑和白两种形状的文字稿、线条图等。延续颜色静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种方式。第三部分：内容纸质档案数字化相关参数定义图像紧缩去除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图象以更紧凑的方式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等紧缩格式。分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，普通用每英寸点数dpi表示 第三部分：内容扫描仪的根本调整扫描仪的“锁扫描过程中对对比度等参数的调整扫描仪驱动过程中的问题第三部分：内容根据对象不同情况如何选择扫描参数页

9、面为黑白两色，并且字迹明晰、不带插图的档案可采用黑白二值方式进展扫描。页面为黑白两色，但字迹明晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度方式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需求采用彩色方式进展扫描。建议第三部分：内容根据对象不同情况如何选择扫描参数扫描分辨率参数大小的选择，原那么上以扫描后的图像明晰、完好、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种方式对档案进展扫描时，其分辨率普通均建议选择大于或等于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、明晰度较差等，可适当提高分辨率。第三部分：内容扫描图像的处置图像命名：以档案实体中

10、的档号命名 ，如全宗号-目录号-案卷号-文件顺序号-页号，位数符合机读目录实践位数。纠偏：对出现偏斜的图像进展纠偏处置，保证数字图像的偏斜角度小于1度图像偏斜不超越页面内三分之一个文字 第三部分：内容扫描图像的处置去污：档案数字化图像的去污遵照不影响可读度的前提下展现原貌的原那么，去除数字图像中影响可读度的杂质，包括部分去污，如去除黑点、黑线、黑框；整体去污，去除页面上的污渍拼接：为保证档案数字化图像的整体性，对幅面分别的数字图像进展拼接 第三部分：内容扫描图像的处置裁边处置：采用彩色方式扫描的图像应进展裁边处置，去除多余的白边，以有效减少图像文件的容量，节省存储空间。第三部分：内容扫描图像的合并及存储合并：运用工具把扫描的多个单页图像文件合并成一个多页图像文件第三部分：内容存储格式采用黑白二值方式扫描的图像文件，普通采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度方式和彩色方式扫描的文件，普通采用JPEG格式存储。存储时的紧缩率的选择，应以保证扫描的图像明晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准那么。提供网络查询的扫描图像，存储为多页PDF，或多页TIFF(G4)格式，假设一份纸制文件数字化后分别存在TIFF格式和JPEG格式的图像文件，用PDF格式进展合并，并坚持其中的图像页原有紧缩算法不变。第三部分：内容最终文