办公OA系统培训手册

1、西安外国语大学办公管理系统培训手册长沙中力大方信息技术有限公司2016 年 4 月 13 日西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第1页目录第一章前期准备.21.1安装ofice控件 .21.2安装ofice升级包 .31.3设置信任站点 .4第二章系统基本操作.62.1登陆系统.62.2主界面介绍 .72.3文档页面介绍 .92.4功能模块 .102.5设置正文查看方式 .102.6修改密码.112.7退岀系统 .12第三章学校发文操作案例 . 133.1学校发文流程 . 133.2文件起草 .143.3文件提交 .163.4文件处理 .173.5排版签章 .203.6文件下发 .233.

2、7跟踪查询文件 .24第四章会议室申请操作案例 . 274.1会议室申请流程 .274.2会议室申请 .284.3提交申请 .304.4处理申请 .31第五章办公邮件.335.1写邮件 .335.2邮件管理 .335.3通讯录 .35第六章操作说明 .356.1操作理念 .35西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第2页6.2其他特殊操作 .366.3业务流程图 .39西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第一章前期准备推荐使用IE浏览器（8.0版本以上）。使用前的必要条件：1、计算机已安装Office2003 完全版（或更高版本）或WPS2、 0A系统的地址：http:/ 123456）

3、;1.1安装office控件第一步：打开IE浏览器，输入地址“ http:/ 控件”下载并安装文件，如下图:第三步：运行“ NtkoOfficeControlSetup.msi”文件开始安第2页西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第3页装，如下图:第四步：单击“下一步”，选择安装文件夹，按照提示完成 安装，如下图:1.2安装office升级包如计算机Office版本为2003，则必须安装该office2007容补丁。第一步：打开IE浏览器，输入地址http:/ 西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第4页/访问OA第二步：点击“二维码与备用软件”，点击“ Office2007 兼 容补丁

4、”下载安装文件；第三步：运行“ FileFormatConverters.exe ”，按照提示完 成安装。1.3设置信任站点第一步：打开IE浏览器，点击菜单栏的“工具” 一“Internet 选项”，如图:第二步：选择“安全”一“受信任站点”一“站点”，添加OA地址http:/为信任站点.完成后关闭页面，并“确定”，如图：西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第5页(说明：“对该区域中的所有站点要求服务器验证(https ) 必须取消。)-!?-! U 址匚二工 V-I-H.A翊期I西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第6页第二章系统基本操作2.1登陆系统第一步：打开IE浏览器，输入地址

5、http:/ ,按“回车键”进入0A登陆界面，如图:第二步：输入用户名、密码、验证码（用户名为工号，与一卡通一致，初始密码为123456）。点击“登录”即可成功登陆0A如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第7页2.2主界面介绍待办牢宜 却有IQ冲衿宜黄干 ”x) )c“srji o导航菜 ssea”帖 PflK.T,【耳心J玄丁山孕-.20.1 r 04 ObWJtnS-T? * .20101悲却 N H爭 E-KRa-L Priqh* 2015 2025 H?快捷菜单：用户可在此区域点击快捷按钮进行修改密码，登陆办公邮件，报送系统问题以及系统注销等操作i IB ?r lfi04-1

6、卓長二 201b 3 GSLi.it hkJ主謎兰 2D1&-04-D&w：忌昇 2； ib-( (tS+TTJCl宗盖=-IF視為事wi F rrf nsiL住迎尼dH垃测Li*201&-U4仅供M立Pie2C11M 瞬2016 0413SW-TUT导泌fl!件伽 0 f + dTtSKgflTS西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第8页?首页：点击可回到系统主页面;?办公邮件：点击进入邮件页面；?问题报送：点击进入系统维护平台， 可报送系统使用中遇到的问题；?用户设置：点击进入修改个人基本信息；?导航菜单：用户可以快速进入各功能模块；?数据视窗：用户在功能菜单中点击相对应的功能模块，直

7、接出现对应功能模块的信息数据；?新建：在数据视窗中新建一条数据；?删除：在数据视窗中以选中一条记录后，可以删除所选择的记录；?修改：在数据视窗中选中一条记录后，可以修改所选择的记录；?搜索：点击此处可以指定搜索符合特定条件的记录；?帮助：打开系统帮助文档；2.3文档页面介绍西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第9页?退出：不保存，直接退出；?保存退出：保存并退出；?正文：进入文件编辑页面，可编辑文件内容；?提交：讲编辑好的文件提交给对应的用户；?处理：签署意见；?意见修改：修改已经签署的意见；?办结：终止流程，办结该文件；?流程记录：查看该文件的流转过程和处理情况;?取回：取回已经提交的文

8、件；?打印：打印当前对象；?收藏：收藏该文件；?帮助：点击“帮助”获取操作提示；?特殊提交：可将文件跨业务环节直接提交给指定的用户；西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第10页2.4功能模块（1）个人办公：涉及与本人工作相关的内容。具体包括： 待办事宜、待阅事宜、已办事宜、督办管理、个人文件、 办公邮件、日程安排、个人收藏、用户设置。（2）公文管理：涉及各收文单位、发文单位的文件，会议 纪要和请示报告的管理。具体包括：收文管理、学校发文、 部门发文、会议纪要、请示报告。（3）会议管理：涉及各部门申请议题、会议、活动场馆等 业务。具体包括：议题管理、会议室申请、活动场馆、周 会议表。（4）综

9、合办公：涉及各部门日常综合性办公业务。具体包 括：汇报预约、通知公告、工作督办、合同审批、章证管 理、信访管理、外出报备、值班管理、资料报送、信息报 送、信息简报、立项审批、接待审批。（5）公共资源：涉及日常办公公共资源统一管理与维护。 具体包括：规章制度、培训资料、办公电话。2.5设置正文查看方式登陆0A后，点击“个人办公一用户设置”，设置查看办结文 件的方式。西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第ii页* PDFB览皿? Word查看：需安装office 控件，以控件方式查看办结文 件。? PDF查看：无需安装控件，以 PDF查看办结文件。为避免 安装控件的麻烦，建议一般行政人员及老师

10、设置成该查看2.6修改密码为提高安全性，建议修改成不少于8位的字母数字组合密码。 登陆0A后，点击“个人办公一用户设置 -修改密码”，修改 密码后，点击“确定”即修改成功。如图：如图:O个人加木肓息诗国事直IM卷3016-04-13SHE幵曲司已妊直ai.n -llUKh禹砂I 3 !科扳金帀咼肖西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第12页2.7退出系统0A首页，点击右上方的“退出”按钮即可退出0A系统。西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第13页第三章学校发文操作案例3.1学校发文流程用于处理学校党委、学校行政和学校党委、行政联合发文。发文管理具体步骤包括：拟稿人起草、部门审核、部门

11、会签、 党政办核稿、党政办主任审核、分管领导批示、签发人批示、 排版编号、文件校对、文件签章、文件下发，在整个处理过 程中，拟稿人和办公室能对所有文件进行跟踪、督办 。流程如下:说明:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第14页1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为发文管理的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处 理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户。3.2文件起草第一步：点击“公文管理一学校发文”，在工具栏点击“新建”，如图:第二步：填写发文处理笺，文件标题和主送单位为必填内容，如图:西安外国语大学协作办公管理系

12、统-培训手册第15页第三步：点击“正文”打开 word，编辑正文内容，也可点击“打开”直接导入已经编辑好的文件。 点击正文页面的“附件”上传附件，如图:第四步：与完正文，上传附件后，点击 保存退出，如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第16页3.3文件提交第一步：点击“提交”按钮，提交给部门领导审核，如图:第二步：在弹出的对话框，选择部门领导并添加，点击“确西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第17页定”,如图:3.4文件处理第一步：部门领导登陆0A在待办事宜中点击待处理的文件标题，如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第18页西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第1

13、9页第二步：点击处理笺页面的“正文”按钮，查看正文，如图:第三步：点击“显示痕迹”可查看他人修改的内容。看完正文和附件后，点击“保存退出”，如图:第四步：点击“处理”，签署意见，如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第20页置少吐扁时尸.廿Q C *1曲1巨erasSI皿$他0 g亠 sees鸟扫印亡Q屮南财经政法人7发文处理笼T-英坷至7$JS= . J:M1&O3-13第五步：在处理对话框中填写处理意见，默认意见为同意如图:第六步：部门审核通过后，文件自动返回到起草人，起草人根据业务流程依次提交给“部门会签，党政办核稿”。党西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第21页政办核稿后

14、，由核稿人依次提交给“党政办审核，分管领导 批示，签发人批示”。操作方法同上。3.5排版签章第一步：经过签发人批示的文件，由文秘排版签章，点击待办事宜中的待办文件标题打开处理笺，如图:第二步：在处理笺页面点击“正文”，打开正文，如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第22页第三步：，点击“套用红头”，选择对应的红头，如图:第四步：套用红头后，点击“保存退出”，如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第23页第五步：点击 “处理”，完成排版，如图:M V) 财二JiE! 2习ILK曹itsEgii审因& fipl 呦中南财经政法大学发文处理発第六步：排版后由文秘送“文件校对、文件签

15、章”，签章的操作同上。西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第24页3.6文件下发经排版签章的文件，由文秘提交“文件下发”，发送给学校 的联络员 第一步：在待办事宜中点击待下发文件的标题，打开文件处理笺页面，如图:第二步：点击“提交”，在提交对话框中，选择公共群组中的“联络员”，全选，点击“确定”将文件发送给各部门的0A联络员，如图：西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第25页3.7跟踪查询文件第一步：点击“公文管理一学校发文”，在该模块下的搜索框内输入已下发的文件的标题，如图:* W.rM険文宜耳舟3门ttlWHr 3raI?*却荷1耐P (201S)肾Ml 6-04135W 二*吁丽

16、（9石H 诫o紳回Q亠皿_LQ益扫也Hr牛S2国补丸荼gi6j】号P& 王6人疇吐201&-CM-K上童唯逗-缶云S . 1 不 乂11稠 1 Q両上一而Fffi ltl|l v| S抽迥凄工晋盟于西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第26页或直接使用高级搜索，按条件查询，如图:第二步：搜索出的文件如图所示，点击“详细”，如图:第三步：打开文件后，点击“流程记录”，可查询到“处理情况，处理意见，流程记录”，如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第27页西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第28页西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第29页部门申核申清吃草会以通知第四章会议室

17、申请操作案例4.1会议室申请流程主要完成下一周校级会议的提交、安排等事宜。会议申请是 由会议主办单位文书登记会议初步安排（如会议时间、会议 室等），经部门领导、党政办审核、党政办安排会议室、最 后由申请人进行会议通知。流程如下：图例可晒步孫 -bfc+如交说明:1、“虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程;2、“序号”为会议室申请的流程先后顺序;西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第30页3、“实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户。4.2会议室申请第一步：点击“会议管理 -会议室申请”，点击“新建”如图:帅2九4*用巳 2*

18、耳小冲* L： j iZ0Ji6-D*-i3A*ttLX.,N| _,_sat oe口 一t Mb 1 1111OM-QJ-29!殖二GO里：12:炖鱼扶迴科确1 . 1 UISK 1西五帀乍一歪下一臣Sa賀 嗣|T可页第二步：为避免会议冲突，点击处理笺页面的“会议安排”，了解各会议室的状态，如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第31页第三步：选择日期查询各会议室的状态，有蓝色标记的为已被占用的会议室，如图:第四步：了解各会议室状态后，填写处理笺申请会议室，会议地点、会议内容、主持人、预计人数为必填内容，如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第32页西安外国语大学协作办公管理

19、系统-培训手册第33页E 1200m 空 lfliA *|曲安外国语大学会议窗巾报单 10A.I- J:4.3提交申请第一步：在处理笺页面点击“提交”，如图:第二步：在提交对话框中选择部门领导， 点击“添加-确定”，flit AftAHAJW$K ；;无天平.出、SZB* ?2D1E-讯3ihi|.rtlRF ;r-西安外用诰大学会议牢申报叩西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第34页如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第35页4.4处理申请第一步：部门领导在待办事宜中点开待办文件的标题。如图:鬲办事亘然I(f)匡溯应告()壬匸译 20t6-CM-13M16-04 12rcwio

20、ffiXVI 帚 Ml M弘20wm u i处丁債I；哥Hr司IJ司 i丸小底I：汗质益口)辽it I；幵am吕.2Q16-03-Z291S ：无圭)- - -STS cehi豪圮:ceih.3?書看.誉屯:testIM ” - ceshi2016-03-012014 02 2rol6-02-29201 0-?C-lfi-02-22914-02-2西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第40页西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第41页5.3通讯录（1）添加私有群组点击“ +”添加按钮，添加自己的私人群组。如图:（2）删除通讯录勾上群组，点击“删除”按钮即可删除私有群组第六章操作说明6.

21、1操作理念0A系统内所有涉及业务流程的操作只有三个动作“起草（新建）、提交、处理”。用户可参照上文的“学校发文操作案例” 使用其它业务模块。西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第42页6.2其他特殊操作(1)修改流程中的文件方法1： 第一步：若需要继续编辑上次保存的文件，可勾选需要修改的文件标题，点击“修改”，如图:第二步：打开处理笺页面后，可修改表单内容，也可点击“正文”继续编辑正文内容，如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第43页1 on西安外国语大学发文皿方法二: 第一步：直接点击需要编辑的文件标题，如图:第二步：在打开的处理笺页面，点击“编辑”，即可修改表 单内容和正文内

22、容，如图:西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第44页(2)删除文件0A联络员和系统管理员具有相关业务模块下的管理权限，可删除文件勾上需要删除的文件标题，点击“删除”，如图:qjftT 453.当崗f注.蛍：11秤近IB:AflQ:rfaiM貸權H绍 arm13f1(20161 e2016-041-1.3盂直记晏_|4*如腹吿( m2宜2r24ibi 弓人誓诸2 0 J 6-04-J Jn1Q13y人201S-O4-11n10 ESff事4raoit亏HWBEJ016-04-133kfi1雨6S页上一T um w|Tg申W宰自板咛關吋叩厂Ft 尤：八二5幣峙工西安外国语大学协作办公管理系统

23、-培训手册第45页6.3业务流程图6.3.1公文管理(1)收文管理收文管理收文管匹臬悔帝好卧室将收別的外来文件、电报，萤料聲谨行签屮厶登 记(紙柬文祥需要扫捕生廉电F文怜导入收文管理聚骼底子文秣可以直 接掃人吃丈管弾象蚓D昇貞成办公室丄任拟4、锁导扯陆、水4签收、收文 办菇的扳程：杜整卜故工竝理过程屮存佥宝產对文件进行跟踪、警办。图例無北井返可去主廉_ = =_ = = = =中右祁交说明:1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为收文管理的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册理用户，需处理文

24、件，处理完后文件自动返回中心用户第46页理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户(2)部门发文部门发文管理用于址晖码陆詔，廉匿起娈*工会*团旻爭瓦他斗幫独丈城布抚劇单慣的发丈*尺 体由卜.递壽单ft工律山员髭早.单忖血审人审鞍”楷贄单恆舎菱，負“春4 克政办 車機，方曽枚领爭赛揽”勒单住畫件首Jt乃肘己翟軾用文fHl繼搓車+鶴门白晴卜城电了畫件人隹强龟忸中-軽早玄忡的T.1Th另競寸所有Eftii 厅味毎.當打、倍定華吗.图例枫立片遠 -可盘推具 说明:1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为部门发文的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权

25、限；“白框”为处西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户第47页(3)会议纪要会议纪要丄蛊周子事松定養全、胶隹挣会和楼窶七8S合務会说宪矣甘理=会圾圮典具悴协也 tS=覓政协起草，主任审按.门会垂.打甘领导申&丄臂蝕导養笈，萍版费晝、文 fty.在Sweatt中.挝嵇人剃覚段办腌对所有工忡进打躍*、养为处图例掛丈井返可选右履斗= = = = = = = = 4k中业移交说明:1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为会议纪要的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”西安外国语大学协作办公管理系

26、统-培训手册理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户第48页(4)请示报告请示报告用于厉対栓内谪冠*报為具酋白弄珊龍淤口也苹.都门负談人曲檢.柯黃削门養笠.申璋車#冷诗桂荀导抵示花離ST迁靠牙眉議社校势导或上告粽导扯示-玄艮体紀门 承办.应水办邹口临威领导范示.事办部门办益*在捡理过赴中.纤肝人可討处理的 肯疋乏仃眾&判芝旬图例疑交并减=E 3 E 3；屮心社亶说明:1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为请示报告的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处靶门由牲託门金姿叩*单忖井青 fit極尊切一西安外国语大学协作办公管理系

27、统-培训手册第49页632会议管理(1)议题管理议题管理肘于MJtlM绘.犊准处合诃邃躍宦的事项.可由星文無人駁瀚亍;上豊*批可序.汨尹旺潘门扎草.呼亍年巴，打汙丸nf：.疏空迂占叮0持，；|过灯办SKfcSri；.图例-=可透弘晾中抽交说明:1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为议题管理的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第50页理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户(2)活动场馆场馆申请场地曲團申谓上要狂成却倉五四广戈律诩春场地躬Ct用甲MLts甲竈是宙上拧单蹩丈书掘迟舍滦

28、初步窒JI塘电畔hff谓邙门価已占，jfljr忑咕图例锲交并诲-4=可進步ST甯=；=；PS说明：1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为活动场馆申请的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处 理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户。西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第51页(3)周会议表周会议表封硏殳破”由办公室金贲削会说表起草-办杳主任审桟.送挾导査洵或戋岛，叮 疫洪樓时便、会反S所.号腔镰丹的雲糸件査询.说明：1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为周会议表的流程先后顺序；3、 “实

29、框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处 理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户。检萤导审橫西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户第52页633综合办公(1)汇报预约说明：1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为汇报预约的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第53页(2)通知公告通知公告枝内堆知：客职能邮门离全犊極生内謀发奮橹息*为室和二虽单位有权发 巾公會通知，曲文书配商部门緬导审橙.檢盾下雄童静单忖.咬*违匂：吝附:社那门

30、冋空校协垃奋炽岂 祁去宰押一遢车仃誉枕址衣处昔 通E 山文料建雪爺门皱耳审懿.枝郴导批存堂瓯办幸核+岂政办发权 洞诽誉專员銀理屈知F辅逋叨的齊同情氏”图例出宜丼遠 -申心#理说明：1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为通知公告的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第54页(3)工作督办工作督办工作警办主要是对硕导批示、直要文件It神、盘富决IS交有关部门辻理,世成督办文件戒督査隔眾.督促备栩关即荷尽快赴理相关舉笳图例坏节秤童握交并返闫 匕送歩

31、轼 .说明:1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为工作督办的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处 理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户(4)合同审批合同审批含同用壮貝停由主办刖谊觅便起牟_鮎卜 完戒龙律顾訶无槻.部门就学 西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第55页审橫.堂政那审核*力管校顿导审?1L趙日一5金頻芮餐校快审贮的派*吕 芳番亍令同宜抒址理苴程中辭皐fit门直时文件进齐曜底、办.图例展2幷逋 町j&歩曙 =中t移龙 -*说明：1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为合同审

32、批的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处 理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户。(5)章证管理西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第56页章证管理爭出廨狂管理由用章部门増弓斥于申谶+菲门乱五人齒壮.于空強#措肝.学檯血發拿芯书用印，应和肮厂斫图例提求IF遽回 可总，璋 .“：“ = *说明：1、 “虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；2、 “序号”为章证管理的流程先后顺序；3、 “实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处 理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户。(6)信访管理西安外国语大学协作办公管理系统-培训手册第57页聲门办辱承