档案管理办法(修改)

1、档案管理办法（试 行）第一章 总则第一条 为了加强公司档案的管理工作，充分发挥档案在基础设施建设项目管理中的作用，根据中华人民共和国档案法、建设工程质量管理条例、重大建设项目档案验收办法和建设工程文件归档规范GBT 50328-2014，结合公司实际情况，制定本办法。 第二条 本办法所称档案是指各部门在各项工作活动中直接形成的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料。第三条 公司档案资料实行集中统一管理，其他任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有；不得以任何借口拒绝归档。第二章 部门档案职责第四条 各相关部门档案职责范围：一、办公室档案室负责制定与档案有

2、关的各项规章制度；负责档案的接收、整理、保管、提供利用等工作；负责按要求向长沙城建档案馆移交各项目的业主档案；迎接上级单位和部门检查；督促检查施工、监理资料的收集、编制情况，指导施工、监理档案的移交归档；负责声像拍摄的对接工作，督促声像档案委托单位按要求向长沙市城建档案馆移交相关声像档案。各项目负责人应至少提前一天通知声像档案负责人进行声像档案的拍摄，清单如下：1、开工拆迁前原址原貌；2、工程立项、方案设计等前期活动（含工可评审会、初步设计评审会等）；3、其他重要的声像拍摄事宜。 二、工程部负责从项目前期咨询、勘察、设计及开工前准备工作到（施工许可证）项目验收和移交之间所有资料的办理并向档案室

3、移交；负责施工过程中配合督促检查施工、监理资料的编制、收集、整理；负责收集、移交本部门所有对外签订协议、合同及其他相关资料；合同责任人应在合同中对工程文件的套数、费用、质量要求、移交时间等提出明确要求，并在合同签订之前就套数、电子文件是否纳入成果范围等问题与档案室负责人商议确定；各项目负责人应至少提前一天通知关于声像档案的拍摄，清单如下：1、拆迁后面貌；2、重要的招商、签约仪式；3、第一次工地例会；4、工程奠基、开工仪式；5、初步设计审查会、设计交底会议、总体施工组织设计评审会、较大及重大设计变更会议；6、施工中采用的新技术、新材料和新设备；7、工程中重要的试验、检测、隐蔽工程验收、重大工序节

4、点等重要工序；8、绿化、亮化、交通设施等；9、工程中重要会议、重大事宜；10、工程重大事故；11、党和国家、省市领导视察工程活动；12、竣工验收会（竣工预验收会）、竣工后工程面貌；13、其他重要的声像拍摄事宜。其中设计交底会议、竣工预验收会、竣工验收会需要邀请长沙市城建档案馆参加。3、 开发部负责公司土地及经营性资产资源的资料收集和移交工作；负责公司土地招商及出让、房地产项目资料的收集、移交工作；负责收集、移交火车北站片区棚改项目的立项、征收及片区道路征收的资料；负责办理用地规划蓝线、调查红线、国土红线、工程规划许可证（副本）之间所有前期资料及其他相关资料并向档案室移交；四、拆迁部负责拆迁资料

5、的收集、整理及向档案室移交工作。五、办公室负责上级及本公司文件材料的收集、归档，办公室资料由办公室专人负责收集、整理、除近两年资料存在办公室备查，其他按年份和内容整理归档后移交档案室。六、财务部负责财务文件的收集、自行归档；在办理需要移交资料及电子文件的单项合同最后一次支付前和施工、监理单位结算付款前，需一同严格把关，看到档案室已签字确认资料及电子光盘已完整移交方可同意付款。七、其他无需向办公室档案室移交资料的部门应根据实际情况自行收集、整理、归档。第五条 各部门及项目部委派一名兼职资料员，负责相关资料的收集、整理、移交工作。资料移交至档案室时，移交人应填写移交文件资料登记表，接收人应签字。第

6、三章 资料归档第六条 归档内容：一、工程部需办理、移交资料清单： （一）建设项目前期文件1、立项批复或项目核准批复；2、可行性研究报告、可研评估报告及电子光盘、批复； 3、项目申请报告文本及电子光盘（省级审批权限的需要）；4、现状地形测量、管线测量、中线测量、纵横断面测量、控制点测量、基础调查资料等测量成果资料及电子光盘；5、专项评估报告及电子光盘、批复，如水土保持方案、环境评价报告、节能报告（备案表）、地震评估报告、未压覆矿产证明、防洪评价报告、防洪补救措施设计报告、通航论证、地灾危险性评估报告及批复、人防、消防等，因各项目专项评估类别有差异，负责人员应根据项目具体情况办理及移交；6、有关的

7、会议纪要、领导批示；7、岩土工程、水文地质勘察设计报告；8、初步设计图纸及批复、概算报告及电子光盘；9、初步设计咨询报告及电子光盘；10、初步设计审查会议纪要，初步设计专家评审意见；11、每一页加盖施工图审查章和设计单位章的施工图纸及电子光盘；12、施工图审查备案表、施工图审查报告3份原件（质监站备案1份、档案馆归档1份、我司留存1份）；13、勘察、咨询、设计等工程部负责签订的合同、协议；14、其他设计相关资料。（二）建设施工文件1、施工、监理备案合同及备案表；2、施工许可证（正本）；3、设计变更图纸、变更令、现场签证及往来文件；4、竣工测量成果及电子光盘；6、工程规划许可证（正本）；7、竣工

8、验收合格证；8、施工监控报告、施工监控试验报告、施工监控实施方案及电子光盘；9、竣工环保验收意见批复及电子光盘；10、突发环境事件应急预案备案登记表、成果、电子光盘；11、法定代表人授权委托书；12、业主、施工、监理、勘察、设计单位的五方责任主体终身责任制承诺书（请各项目负责人下发至各单位备案前存2份至档案室）；13、技术交底会议纪要（需业主、施工、监理、设计、勘察五方签字盖章，可委托监理单位负责，并向档案室移交）；14、建设工程开工报告电子版；15、总体施工组织设计、施工方案及电子版；16、竣工验收备案表、竣工验收证书；17、其他相关资料。（三）建设项目投资合约文件1、施工、监理、勘察、设计

9、等所有与公开招标、政府采购、邀标等有关的中标通知书、招标文件、投标文件、工程量清单、评标文件、招标资料、审批的原始资料、招投标资料电子版等；2、施工、监理、勘察、设计等除开发部、拆迁部责任外的所有对外签订协议、合同；3、招标控制价编制、审核报告及电子光盘、审查结果;4、概算审批备案表、概算审核报告（市造价站审核最终版）；5、工程预算、结算等资料；6、其他财评、审计局的审批文件。二、开发部需办理、移交资料清单：（一）土地及经营性资源资料1、公司土地资产台账相关资料；2、土地政策相关文件；3、经营性资产资源相关资料；4、其他土地及经营性资产管理相关资料。（二）土地开发资料1、公司土地招商及出让的相

10、关往来文函；2、公司土地招商及出让相关向上级的请示及批复；3、公司土地招商及出让会议纪要及会议记录；4、房地产项目开发相关资料；5、其他土地开发相关资料。（三）片区征收资料1、片区棚改项目的立项批复；2、土地征收及片区道路征收相关往来文函；3、土地征收及片区道路征收相关向上级的请示及批复；4、土地征收及片区道路征收会议纪要及会议记录；5、除拆迁部负责的其他北站片区的土地征收及片区道路征收相关合同；6、其他火车北站征收相关资料。 （四）建设报建资料1、数化地形图、规划依据图；2、设计规划要点；3、规划调整报告；4、定点蓝线图、规划选址意见书；5、地籍测绘成果、地籍调查成果；6、用地预审意见；7、

11、调查红线图；8、使用林地审核同意书（涉及占用林地）；9、国有土地使用证（道路、桥梁无国土证），国有土地划拨决定书；10、农用地省厅批准单，勘测定界图（省厅盖章）；11、用地批准单、用地批准书（划拨地）；12、出让合同（出让地）；13、正式红线图；14、报建图（涉及竣工验收合格证的办理非常重要）；15、用地规划许可证、审批单及其附件；16、工程规划放线；17、工程规划许可证（副本）及审批单；18、其他报建相关资料。三、拆迁部需办理和移交资料清单： 1、拆迁相关往来文函； 2、拆迁相关向上级的请示及批复； 3、拆迁会议纪要及会议记录； 4、本部门负责的其他拆迁相关合同； 5、由我司提供拆迁资金的项

12、目，提供拆迁相关估算、概算、结算资料； 6、其他拆迁相关资料。四、办公室资料由办公室专人负责收集、整理、按年份归档至档案室。 （一）上级机关文件材料 1、上级机关颁发的各类文件材料； 2、上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊资料； 3、代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。 （二）文件材料 1、颁发的各类文件材料； 2、公司重要活动、培训，具有保存价值的照片、录像等资料； 3、发文形成的纸质版及电子版资料； 4、来文、来函等各类文件材料，形成收文资料； 5、办公室其他资料。6、 财务资料由财务部专人负责收

13、集、整理、自行归档。 1、财务决算报告及附件；2、工程款支付资料；3、其他财务资料。7、 办公室档案室由专人负责档案的接收、整理、保管、提供利用和归档工作。 （一）各部门按本办法要求移交相关资料后，档案室由专人负责资料的接收、整理、保管和提供利用工作。 （二）档案室由专人负责按要求收集、整理出需移交资料，在工程结算后移交至长沙市城建档案馆；档案室由专人负责收集、整理出完整的各项目业主自存资料并归档至档案室。（3） 检查督促施工、监理单位将一套完整合格的施工、监理档案移交至市城建档案馆。（四）检查督促施工、监理单位将一套台账完整，编好页码，用牛皮纸档案盒盒装并打印背脊的完整档案移交至档案室存档。

14、 第七条 归档文件质量要求： 一、建立完整的与资料同步的电子及纸质台账；二、归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可若干份归档，除附件外，档案室原则上不接收复印件；三、归档的文件材料内容必须真实、准确，并与工程实际相符合；归档的文件材料要保证字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；归档的文件材料必须齐全完整，照片、录音、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档，工程照片要求图像清晰，对同一拍摄对象有不同角度（阶段）的照片。内容包括照片题名、拍摄时间、拍摄地点、摄影者；四、归档时间和套数：各部门相关人员在接收资料后

15、五个工作日内应办理档案移交手续，移交的档案应不少于两套原件；五、合同规定的电子文件必须同纸质文件一并归档，如有批复，一整套进行存档；六、相关部门在办理有关付款手续时，合同中规定相关资料及电子档需存档的，签呈经档案室签字确认已存档方可付款；七、归档的文件材料，必须采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、传真纸等；八、根据不同项目的具体情况移交资料。本制度中体现了但实际未工作和形成资料的无需移交，制度中未体现但实际工作并形成资料的需移交。九、施工主体及电力、绿化等附属工程结算付款前、监理单位结算付款前务必经由档案室确认所有档

16、案已按照规定移交至长沙市城建档案馆以及我司档案室，并由档案室签字确认后方可付款。第四章 档案借阅有关规定第八条 档案、资料主要供本单位职工和有关人员在工作中查阅使用。第九条 查阅资料须首先填写资料借阅归还登记表，查阅档案须首先填写档案借阅及利用效果登记表，未履行借阅登记手续者，档案室可拒绝提供资料、档案；资料及档案完好归还后，接收人应在原借阅记录上填写归还时间并签字确认。第十条 查阅档案应在档案室，因特殊情况需要借出时，须经分管领导人批准，办理好借阅手续，方可出借；档案、资料的借出时间不得超过七天；确需继续借阅，应办理书面续借手续。第十一条 查阅时禁止吸烟，要爱护档案、资料，严禁在档案资料上划

17、线、打勾、作记号、折角；严禁涂改和拆撕档案、资料。违者，按情节轻重追究责任。第十二条 外单位人员查阅档案，必须持有单位介绍信（注明身份、查阅内容和用途），并经分管领导批准，才可查阅。阅档后，介绍信留本室备查。珍贵的实物档案、重要的照片、录像等档案一律不借出。 第十三条 查阅档案者有义务将利用效果反馈档案室。以利总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。 第十四条 凡借出红线图及其他保密档案，必须经主管领导书面批准方能借出，如无书面批准，档案室可拒绝提供资料、档案。第五章 档案鉴定销毁有关规定第十五条 根据国家档案法、城乡建设档案保管期限暂行规定，将我公司档案按照历史价值和现实利用价值，科学地

18、划分其不同的保管期限，把超过期限确无需保存的档案材料，经过鉴定和批准，予以销毁。第十六条 档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。 第十七条 档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准严格进行鉴定。档案的鉴定工作，由主管领导负责，档案管理部门牵头，有关部门兼职档案员组成，按规定进行。第十八条 经过鉴定确需销毁的档案，必须由档案管理人员出具销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。第十九条 档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。经分管负责人批准签字和参加鉴定人员签字盖章后，及时送造纸厂或废弃资料处理厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴

19、销人要在销毁清册上写明销毁时间并签字。第二十条 档案的销毁，必须在相应的案卷目录、档案总登记簿和案卷目录登记簿上注明“已销毁”。档案销毁清册、档案销毁目录、销毁报告等有关文件材料应归档保管。第二十一条 任何部门未经鉴定，无权进行档案文件材料的销毁，对不按规定办理鉴定销毁的部门，将进行严肃的处罚。第六章 责任第二十二条 对国家规定的应当立卷归档的材料，除公司留存一套原件外，必须按照规定，定期向档案机构移交，集中管理，任何个人不得据为已有。 第二十三条 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第二十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。第二十五条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。第二十六条 禁止出卖属于国家所有的档案。国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。档案复制文件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。第二十七条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的