Word文档高级编排

1、第七章 Word文档高级编排 l了解分隔符的作用，掌握为文档设置分隔符及了解分隔符的作用，掌握为文档设置分隔符及添加页眉和页脚的方法。添加页眉和页脚的方法。l了解书签的作用，掌握在文档中添加书签的方了解书签的作用，掌握在文档中添加书签的方法法l了解域的作用，掌握在文档中设置域的方法了解域的作用，掌握在文档中设置域的方法l了解题注脚注尾注的作用，掌握为文档设置解了解题注脚注尾注的作用，掌握为文档设置解题注脚注尾注的方法题注脚注尾注的方法l了解样式的作用，掌握在文档中创建并应用样了解样式的作用，掌握在文档中创建并应用样式的方法。式的方法。l掌握为文档添加批注以及修订文档的方法。掌握为文档添加批注以

2、及修订文档的方法。l了解邮件合并功的作用，掌握其应用方法。了解邮件合并功的作用，掌握其应用方法。知识目标知识目标l能够根据需要将文档分成不同的节，并为不同的能够根据需要将文档分成不同的节，并为不同的节设置页眉和页脚。节设置页眉和页脚。l能够添加书签，编辑书签以及定位书签。能够添加书签，编辑书签以及定位书签。l能够快速创建域，更新域能够快速创建域，更新域l能够通过添加题注脚注和尾注对文档中某些文本能够通过添加题注脚注和尾注对文档中某些文本进行注释。能够在文档中通过交叉引用题注脚注等进行注释。能够在文档中通过交叉引用题注脚注等l能够利用样式快速设置文档的字符和段落格式。能够利用样式快速设置文档的字

3、符和段落格式。l能够在审阅文档时为文档添加批注，以及使用修能够在审阅文档时为文档添加批注，以及使用修订突出显示对文档所做的修改。订突出显示对文档所做的修改。l能够使用邮件合并功能批量创建内容相同，但抬能够使用邮件合并功能批量创建内容相同，但抬头和地址等不同的公文、信件等。头和地址等不同的公文、信件等。 能力目标能力目标本章任务列表l任务一任务一 设置分隔符及添加页眉和页脚设置分隔符及添加页眉和页脚l任务二任务二 使用书签使用书签l任务三任务三 使用域使用域l任务四任务四 使用题注、脚注与尾注使用题注、脚注与尾注l任务五任务五 应用样式应用样式 l任务六任务六 审阅文档审阅文档 l任务七任务七

4、应用邮件合并应用邮件合并 任务一 设置分隔符及添加页眉和页脚l一、设置分隔符一、设置分隔符 l二、添加页眉、页脚和页码二、添加页眉、页脚和页码 l三、修改与删除页眉和页脚三、修改与删除页眉和页脚 l四、设置首页不同或奇偶页不同的页眉和页脚四、设置首页不同或奇偶页不同的页眉和页脚 当文档内容满一页时，当文档内容满一页时，Word会自动转到下会自动转到下一页，但在实际应用中经常会遇到需要强制换页一页，但在实际应用中经常会遇到需要强制换页的情况。此外，在编排长文档时经常需要将文档的情况。此外，在编排长文档时经常需要将文档分节，以满足不同的页面设置。利用分节，以满足不同的页面设置。利用Word提供提供

5、的分隔符功能，用户可以轻松实现这些操作。的分隔符功能，用户可以轻松实现这些操作。 一、设置分隔符 Word的分隔符包括分节符和分页符。通过为文的分隔符包括分节符和分页符。通过为文档分页和分节，可以灵活安排文档内容。档分页和分节，可以灵活安排文档内容。 节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中，节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中，才可以对同一文档中的不同部分进行不同的页面设置，才可以对同一文档中的不同部分进行不同的页面设置，如设置不同的页眉、页脚、页边距、文字方向或分栏如设置不同的页眉、页脚、页边距、文字方向或分栏版式等格式。版式等格式。 此外，通常情况下，用户在编辑文档时，系统会此外

6、，通常情况下，用户在编辑文档时，系统会自动分页。如果要对文档进行强制分页，可通过插入自动分页。如果要对文档进行强制分页，可通过插入分页符实现。分页符实现。 确定插入点确定插入点“连续连续”选项，选项，表示新节与其表示新节与其前面一节同处前面一节同处于当前页中。于当前页中。“偶数页偶数页”选项，表选项，表示新节中的内容显示示新节中的内容显示在下一偶数页上。如在下一偶数页上。如果该分节符已经在一果该分节符已经在一个偶数页上，则其下个偶数页上，则其下面的奇数页为一空页。面的奇数页为一空页。“奇数页奇数页”选项，选项，表示新节中的内表示新节中的内容显示在下一个容显示在下一个奇数页上。奇数页上。二、添加

7、页眉、页脚和页码 页眉和页脚分别位于页面的顶部和底部，页眉和页脚分别位于页面的顶部和底部，常用来插入页码、时间和日期、作者姓名或公常用来插入页码、时间和日期、作者姓名或公司徽标等内容。司徽标等内容。 选择系统内置页眉样式选择系统内置页眉样式后输入页眉文本后输入页眉文本此处显示了此处显示了当前章节当前章节添加系统添加系统内置的页内置的页脚样式脚样式 添加页码添加页码 三、修改与删除页眉和页脚 要修改页眉和页脚内容，只需在页眉或页脚位要修改页眉和页脚内容，只需在页眉或页脚位置双击鼠标进入页眉和页脚编辑状态，此时可参考修改置双击鼠标进入页眉和页脚编辑状态，此时可参考修改正文的方法修改页眉或页脚。要更

8、改系统内置的页眉或正文的方法修改页眉或页脚。要更改系统内置的页眉或页脚样式，可在页脚样式，可在“页眉和页脚工具页眉和页脚工具 设计设计”选项卡的选项卡的“页页眉和页脚眉和页脚”中重新选择一个样式。中重新选择一个样式。步骤步骤 1 双击文档首页中的页眉区，进入页眉编辑状双击文档首页中的页眉区，进入页眉编辑状态。态。步骤步骤 2 为避免修改该节的页眉和页脚时影响下一节为避免修改该节的页眉和页脚时影响下一节的页眉和页脚，将插入点置于第的页眉和页脚，将插入点置于第 2 节中的页眉和页脚区，节中的页眉和页脚区，单击单击“导航导航”组中的组中的“链接到前一条页眉链接到前一条页眉”按钮，取消按钮，取消该节的

9、页眉和和页脚与前一节的链接。该节的页眉和和页脚与前一节的链接。 步骤步骤 3单击单击 “页眉和页脚工具页眉和页脚工具 设计设计”选项卡上选项卡上“页眉页眉和页脚和页脚”组中的组中的“页眉页眉”和和“页脚页脚”按钮，在展开的列按钮，在展开的列表中选择表中选择“删除页眉删除页眉”和和“删除页脚删除页脚”选项，将该节中选项，将该节中的页眉和页脚删除。的页眉和页脚删除。步骤步骤 4 删除页眉后，有可能还会留下页眉线，为此，删除页眉后，有可能还会留下页眉线，为此，可选中页眉线上方的段落标记，然后单击可选中页眉线上方的段落标记，然后单击“开始开始”选项选项卡卡“段落段落”组中的组中的“边框边框”右侧的三角

10、按钮，从展开的右侧的三角按钮，从展开的列表中选择列表中选择“无边框无边框”选项，将页眉线删除，选项，将页眉线删除， 删除页眉线删除页眉线 四、设置首页不同或奇偶页不同的页眉和页脚 使用使用Word编排长文档（编排长文档（1节或多节）时，每节或多节）时，每节的首页通常不要页眉和页脚，并且奇数页和偶数节的首页通常不要页眉和页脚，并且奇数页和偶数页的页眉和页脚内容和位置有时候也不相同。页的页眉和页脚内容和位置有时候也不相同。 选中“选项”组中的“奇偶页不同”和“首页不同”复选框，此时在文档中以不同文字标识每节页眉和页脚，在相应的地方输入页眉和页脚即可 可在此设置页码的格式任务实施设计杂志内页页眉和页

11、脚 对文档进行分节，然后设置奇偶页不同对文档进行分节，然后设置奇偶页不同的页眉和页脚。的页眉和页脚。操作步骤见视频7-1任务二 使用书签l一、设置书签一、设置书签l二、二、编辑书签编辑书签 l三、定位书签三、定位书签在在Word 2007文档中，用户也可以利用文档中，用户也可以利用书签功能来记录修订位置与选定的文本。在书签功能来记录修订位置与选定的文本。在使用书签时，首先需要根据文档内容设置新使用书签时，首先需要根据文档内容设置新的书签，然后将书签显示在文档中并利用的书签，然后将书签显示在文档中并利用【书签】对话框与【编辑】选项组定位书签。【书签】对话框与【编辑】选项组定位书签。选择设置书签的

12、对象，然后将光标放置于选择设置书签的对象，然后将光标放置于需要添加书签的位置，在【插入】选项卡【链需要添加书签的位置，在【插入】选项卡【链接】选项组中单击【书签】按钮，弹出【书签】接】选项组中单击【书签】按钮，弹出【书签】对话框。在【书签名】文本框中输入书签名称，对话框。在【书签名】文本框中输入书签名称，在【排序依据】选项组中单击【位置】单选按在【排序依据】选项组中单击【位置】单选按钮，单击【添加】按钮即可钮，单击【添加】按钮即可。一、设置书签 二、编辑书签 设置完书签之后，由于默认情况下文档中设置完书签之后，由于默认情况下文档中不会显示所设置的书签，所以用户需要通过不会显示所设置的书签，所以

13、用户需要通过【WordWord选项】对话框来显示文档中的书签。同时，选项】对话框来显示文档中的书签。同时，对于多余与过期的书签，用户需要利用删除功能对于多余与过期的书签，用户需要利用删除功能对其进行删除。对其进行删除。三、定位书签 在文档中无法在文档中无法像删除文本一像删除文本一样删除书签，样删除书签，只能打开只能打开【书书签签】对话框进对话框进行删除。行删除。任务实施对文档进行添加书签，然后编辑书签以对文档进行添加书签，然后编辑书签以及定位书签。及定位书签。添加书签添加书签【书签书签】对话对话框定位书签框定位书签【查找和替换对查找和替换对话框话框】定位书签定位书签删除书签删除书签任务三 使用

14、域l一、创建域一、创建域l二、设置域显示二、设置域显示l三、设置域更新三、设置域更新域是文档中的一些字段，是一个变量，每个域域是文档中的一些字段，是一个变量，每个域具有唯一的名字不同的取值。在具有唯一的名字不同的取值。在WordWord中使用域可以中使用域可以实现自动插入日期和时间、自动创建目录、关键词实现自动插入日期和时间、自动创建目录、关键词索引、实现邮件的自动合并与打印等功能。索引、实现邮件的自动合并与打印等功能。一、创建域 选择【插入】选项卡，单击【文本】选项组中的【选择【插入】选项卡，单击【文本】选项组中的【文档部件】下拉按钮，在列表中选择文档部件】下拉按钮，在列表中选择“域域”选项

15、，弹出选项，弹出【域】对话框，在【域】对话框中，主要包括类别、域【域】对话框，在【域】对话框中，主要包括类别、域名、域属性与域代码。名、域属性与域代码。二、设置域显示 在文档或打印页面中，可以显示域代码或在文档或打印页面中，可以显示域代码或域结果，而两者之间的显示方法需要用户进行域结果，而两者之间的显示方法需要用户进行手动切换。手动切换。锁定域：锁定域：选择需要锁定的域，按选择需要锁定的域，按Ctrl+F11组合组合键即可锁定域。另外，按键即可锁定域。另外，按Ctrl+Shift+F11组合组合键可以取消锁定。键可以取消锁定。三、设置域更新更新域锁定域任务四 使用题注、脚注与尾注l一、使用题注

16、一、使用题注l二、使用脚注与尾注二、使用脚注与尾注在制作文档时，往往需要讲解文档中部分在制作文档时，往往需要讲解文档中部分文字的内容，同时对于引用名人或某文章中的文字的内容，同时对于引用名人或某文章中的语句，还需要对其进行标注或注释。语句，还需要对其进行标注或注释。Word 2007Word 2007为用户提供了解决上述问题的脚注与尾注功能。为用户提供了解决上述问题的脚注与尾注功能。使用题注可以使文档中的编号能自动按顺序的使用题注可以使文档中的编号能自动按顺序的进行排列，使用脚注可以注释文档中特殊的内进行排列，使用脚注可以注释文档中特殊的内容，而使用尾注则可以注释文档内容或标注文容，而使用尾注

17、则可以注释文档内容或标注文档中所引用的语句。档中所引用的语句。一、使用题注 选择需要插入题注的文本、图片等对象，在【引选择需要插入题注的文本、图片等对象，在【引用】选项卡【题注】选项组中，单击【插入题注】按用】选项卡【题注】选项组中，单击【插入题注】按钮，弹出【题注】对话框钮，弹出【题注】对话框交叉引用交叉引用二、使用脚注与尾注 使用脚注与尾注是指在文档中插入、浏览使用脚注与尾注是指在文档中插入、浏览与转换脚注与尾注。插入的脚注一般位于页面与转换脚注与尾注。插入的脚注一般位于页面低端，而插入的尾注则位于文档的结尾处。在低端，而插入的尾注则位于文档的结尾处。在Word 2007中不仅可以插入与浏

18、览脚注与尾注中不仅可以插入与浏览脚注与尾注，而且还可以相互转换脚注与尾注。，而且还可以相互转换脚注与尾注。添加脚注添加脚注添加尾注添加尾注题注，脚注，题注，脚注，尾注都可以进尾注都可以进行交叉引用行交叉引用任务五 应用样式 l一、样式的分类一、样式的分类 l二、创建和应用样式二、创建和应用样式 l三、修改和清除样式三、修改和清除样式 样式是一系列格式的集合，它是样式是一系列格式的集合，它是Word中中最强有力的工具之一，使用它可以快速统一最强有力的工具之一，使用它可以快速统一或更新文档的格式。例如，一旦修改了某个或更新文档的格式。例如，一旦修改了某个样式，所有应用该样式的内容格式会自动更样式，

19、所有应用该样式的内容格式会自动更新。同时，利用样式还可辅助提取目录。新。同时，利用样式还可辅助提取目录。 一、样式的分类 在在Word 2007中，样式有三类，一类是段落样式，中，样式有三类，一类是段落样式，一类是字符样式，还有一类是链接段落和字符样式。一类是字符样式，还有一类是链接段落和字符样式。l 字符样式字符样式只包含字符格式，如字体、字号、字形等，只包含字符格式，如字体、字号、字形等，用来控制字符的外观。要应用字符样式，需要先选中要应用来控制字符的外观。要应用字符样式，需要先选中要应用样式的文本。用样式的文本。l 段落样式段落样式既可包含字符格式，也可包含段落格式，用既可包含字符格式，

20、也可包含段落格式，用来控制段落的外观。当需要对一个段落应用段落样式时，来控制段落的外观。当需要对一个段落应用段落样式时，只需将插入点置于该段落中即可。用户可以对一段文本应只需将插入点置于该段落中即可。用户可以对一段文本应用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。l 链接段落和字符样式链接段落和字符样式，这类样式包含了字符格式和段，这类样式包含了字符格式和段落格式设置，它既可用于段落，也可用于选定字符。落格式设置，它既可用于段落，也可用于选定字符。 二、创建和应用样式 在在Word 2007中，系统为用户提供了多种内中，系统为用户提供了多种内置样式，如置

21、样式，如“正文正文”、“标题标题1”、“标题标题2”和和“标题标题3”等，用户在编排文档时可直接套用这些等，用户在编排文档时可直接套用这些样式，也可以根据需要创建或修改样式。样式，也可以根据需要创建或修改样式。 应用系统内应用系统内置的样式置的样式创建（自定创建（自定义）样式义）样式应用自定应用自定义样式义样式三、修改和清除样式 在列表中选择在列表中选择“删除删除XXX”，会将所选样式删除（但不能删除，会将所选样式删除（但不能删除系统内置的样式）；选择系统内置的样式）；选择“清除清除X个实例的格式个实例的格式”，会将应用该样，会将应用该样式的文本或段落的格式清除；选择式的文本或段落的格式清除；

22、选择“选择所有选择所有X个实例个实例”选项，可选项，可选中文档中应用该样式的所有文本。其中，清除样式和删除样式后，选中文档中应用该样式的所有文本。其中，清除样式和删除样式后，所有应用该样式的文本将应用正文样式所有应用该样式的文本将应用正文样式修改样式修改样式 任务实施设置故事文档格式 先对段落应用系统内置标题样式，然后修先对段落应用系统内置标题样式，然后修改系统副标题和正文样式。改系统副标题和正文样式。其他故事其他故事也应用也应用”标标题题”样式样式应用于第应用于第2段段的的“张博张博”修改后的文修改后的文本样式本样式任务六 审阅文档 l一、为文档添加批注l二、修订文档 Word 2007提供

23、了审阅文档的功能，它主要提供了审阅文档的功能，它主要包括两方面，一是文档审阅者可通过为文档添加包括两方面，一是文档审阅者可通过为文档添加批注的方式，对文档的某些内容提供自己的看法批注的方式，对文档的某些内容提供自己的看法和建议，而文档原作者可据此决定是否修改文档；和建议，而文档原作者可据此决定是否修改文档；二是文档审阅者在文档修订模式下修改原文档，二是文档审阅者在文档修订模式下修改原文档，而文档作者可决定是拒绝还是接受修订。而文档作者可决定是拒绝还是接受修订。 利用利用Word中的批注功能，审阅者可以方中的批注功能，审阅者可以方便地在文档中插入对某些内容的说明或建议。便地在文档中插入对某些内容

24、的说明或建议。同时，同时，Word 2007还可以不同的底纹颜色和用还可以不同的底纹颜色和用户名称对不同审阅者的批注加以区别。户名称对不同审阅者的批注加以区别。 一、为文档添加批注 如果多人用同一台电如果多人用同一台电脑为文档添加批注，脑为文档添加批注，为标识批注者的身份，为标识批注者的身份，可设置可设置Office用户名用户名称。批注者名称默认称。批注者名称默认为安装为安装Office软件时软件时注册的用户名注册的用户名 为文档添为文档添加批注加批注 选中要添加选中要添加批注的文字，批注的文字，或直接将插或直接将插入点置于要入点置于要添加批注的添加批注的地方地方 查看批注查看批注 删除批注删

25、除批注 二、修订文档 使用使用Word 2007的文档修订功能可以突出的文档修订功能可以突出显示审阅者对文档所做的修改，而文档创建者显示审阅者对文档所做的修改，而文档创建者可以选择接受或拒绝审阅者对文档进行的修改。可以选择接受或拒绝审阅者对文档进行的修改。修订文档修订文档 查看修查看修订内容订内容 接受某接受某处修订处修订 单击单击“拒绝拒绝”按按钮，可拒绝修订，钮，可拒绝修订，并且插入点移至下并且插入点移至下一处修订一处修订 接受所接受所有修订有修订 拒绝所拒绝所有修订有修订 任务实施审阅学习指导说明文档 打开文档，进入修订状态，阅读文档并进打开文档，进入修订状态，阅读文档并进行修订操作，然

26、后相应地接受或拒绝修订。行修订操作，然后相应地接受或拒绝修订。修订后的修订后的文档效果文档效果 任务七 应用邮件合并 l一、创建主文档一、创建主文档 l二、创建数据源二、创建数据源 l三、邮件合并三、邮件合并 在日常办公事务处理中，经常会遇到把一些内容相同的公文、在日常办公事务处理中，经常会遇到把一些内容相同的公文、信件或通知发送给不同的地址、单位或个人，这时我们就可以利用信件或通知发送给不同的地址、单位或个人，这时我们就可以利用Word中的中的“邮件合并邮件合并”功能来方便地解决这个问题。功能来方便地解决这个问题。 执行邮件合并操作时涉及两个文档，主文档文件和数据源文件。执行邮件合并操作时涉及两个文档，主文档文件和数据源文件。主文档是邮件合并内容中固定不变的部分，即信函中通用的部分。主文档是邮件合并内容中固定不变的部分，即信函中通用的部分。数据源文件主要用于保存联系人的相关信息。数据源文件主要用于保存联系人的相关信息。 在执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，然后将它们在执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，然后将它们关联起来，也就是标识数据源文件中的信息在文档的什么位置出现。关联起来，也就是标识数据源文件中的信息在文档的什么位置出现。完成后完成后“合并合并”这两个文档，就可以为每个收件人创建邮件。这两个文档，就可以为每个收件人创建邮件。