电子文件管理及档案数字化

1、 电子文件管理及档案数字化电子文件管理及档案数字化信息化处 刘兰娟 主要内容主要内容一、电子档案管理一、电子档案管理二、档案著录规范二、档案著录规范三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准四、电子档案备份体系建设四、电子档案备份体系建设一、电子文件管理一、电子文件管理1 1、电子文件电子文件：指在数字设备及环境中指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。的文件。一、电子文件管理一、电子文件管理2 2、电子文件的

2、种类电子文件的种类文本文件文本文件(t)(t)：文字文件、表格文件等。文字文件、表格文件等。 通用格式：通用格式：RTFRTF、XMLXML、TXTTXT格式格式. .图像文件图像文件(v)(v)：指用扫描仪、数码相机等获得的静指用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件。态图像文件。通用格式：通用格式：JPEGJPEG、TIFFTIFF格式格式。图形文件图形文件(g)(g)：指采用计算机辅助设计或绘图等设指采用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件。备获得的图形文件。影像文件（影像文件（v)v)：指用视频获得的文件指用视频获得的文件. . 通用格式：通用格式：MPEGMPEG、AVIAVI格式

3、。格式。一、电子文件管理一、电子文件管理2 2、电子文件的种类电子文件的种类声音文件声音文件(a)(a)：通用格式：通用格式：WAVWAV、MP3MP3格式。格式。数据文件数据文件(d)(d)：指数据文件及相关辅助文指数据文件及相关辅助文件。件。超媒体链结文件超媒体链结文件(0)(0)：指采用指采用WEBWEB技术制技术制作的浏览器文件。作的浏览器文件。 程序文件程序文件(p)(p)：指使用的商业或自主开发指使用的商业或自主开发的系统软件、应用软件。的系统软件、应用软件。一、电子文件管理一、电子文件管理3、电子文件的载体类型、电子文件的载体类型（1 1）硬盘硬盘：适宜作为在线存储介质。适宜作为

4、在线存储介质。（2 2）光盘：）光盘：适于存贮大容量的文件、档案和多适于存贮大容量的文件、档案和多媒体信息。媒体信息。一次写入式光盘一次写入式光盘(CD-R(CD-R、DVD-R)DVD-R)：适用于电子文适用于电子文件、档案信息的脱机存储件、档案信息的脱机存储 可擦写光盘可擦写光盘(CD(CDRWRW、 DVD-RW)DVD-RW)：U U盘、移动硬盘盘、移动硬盘：不能作为长期保存数据记录不能作为长期保存数据记录的介质。的介质。一、电子文件管理一、电子文件管理4、电子文件的归档、电子文件的归档（1 1）实行纸质文件和电子文件双套归档制度实行纸质文件和电子文件双套归档制度。（2）归档要求：齐全

5、完整；真实有效；格式规范；一式三套；齐全完整；真实有效；格式规范；一式三套；保管载体标准统一；经过整理。保管载体标准统一；经过整理。（3）移交：填写填写归档电子文件移交、接收归档电子文件移交、接收检验登记表检验登记表，登记表一式，登记表一式2 2份，一份交形成份，一份交形成单位，一份自存单位，一份自存。二、二、档案著录规范档案著录规范一、文书档案案卷目录：（适用于传统方一、文书档案案卷目录：（适用于传统方式组卷的文书档案）式组卷的文书档案）1、全宗号：、全宗号：4位数码，例E036。2、目录号：、目录号：2位数字，不足添“0” 。3、案卷号：、案卷号：，3位数字，不足添“0” 。4、档号（案卷

6、级）：、档号（案卷级）：全宗号-目录号-案卷号二、二、档案著录规范档案著录规范 5、年度：、年度：4位数字。 6、题名（案卷级）：、题名（案卷级）：是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字。 7、责任者：、责任者：案卷责任单位。 8、文件起止时间：、文件起止时间：8位数字。例:19980102 9、控制标识：、控制标识：与卷内目录中最高控制级别一致10、保管期限：、保管期限：永久、长期、短期。二、二、档案著录规范档案著录规范11、卷内文件份数、卷内文件份数：卷内实有文件的总件数，直接录入。12、总页数：、总页数：卷内实有文件的总页数，直接录入。13、备注：、备注：注释卷内文件需补充和说明的情

7、况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。二、二、档案著录规范档案著录规范二、文书档案卷内目录：（适用于传统方式组二、文书档案卷内目录：（适用于传统方式组卷的文书档案）卷的文书档案）1、略。、略。2、页号：、页号：为文件所在首页张页号，3位数字，不足前面添“0”占位。3、档号档号(文件级文件级)：全宗号-目录号-案卷号-页号.4、卷内顺序号：、卷内顺序号：2位数字，不足添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。一、一、档案著录规范档案著录规范5、文件编号：、文件编号：由发文代字+年度+序号三项组成，例如：鞍档发20034号。6、题名（文件级）：、题名（文件级）：即文件标题，最大长度为60

8、个汉字。会议记录标应自拟题名，并外加 。7、文件所涉人名：、文件所涉人名：涉及任免、奖励、处分、审查、其它（工资表、录用）等人名全部录入。二、二、档案著录规范档案著录规范8、责任者：、责任者：文件的发文机关或署名者，最大长度为25个汉字。责任者应按文件录全称。9、文件形成时间：、文件形成时间：即文件的落款时间。8位数字，不足添“0”占位。10、密级：、密级：未满30年的档案，按文件原有密级选择著录，无密级的不标注。二、二、档案著录规范档案著录规范11、控制标识：、控制标识：（1）会议记录为“控制A”；涉及人的审查、处分为“控制B”；党员和干部报表、统计数字、历次政治运动、本单位不宜对外公开的档

9、案标注“控制C”。（2）未满30年，标“控制”。（3）已满30年的档案无密级又不属于控制A、B、C的标“公开”。12、附件：、附件：录入所附带文件题名。二、二、档案著录规范档案著录规范三、文书档案归档文件目录（适用于新方法整理三、文书档案归档文件目录（适用于新方法整理的文书档案）的文书档案）1、全宗号：、全宗号：4位数码，例E036。2、目录号：、目录号：2位数字，不足添“0”。3、档号：档号：全宗号保管期限代码-年度盒号-件号4、保管期限：、保管期限：著录或选择“永久”、“长期”、“短期”、“30年”、“10年”。5、保管期限代码：、保管期限代码：著录或选择“Y(永久)”、“C(长期)”、“

10、D(短期)、30（30年）、10（10年），与保管期限相对应”。二、二、档案著录规范档案著录规范6、分类号：、分类号：按问题组卷分类的单位，分类号用2位数字表示，例如：党群01、行政02、业务03；按机构组卷分类的单位，分类号用3位数字表示，例如：办公室001、业务处002、教育处003等。7、分类名称：、分类名称：是指分类方案类目的机构（问题）名称，与分类号对应。不分机构（问题）的立档单位此项可空。二、二、档案著录规范档案著录规范8、件号：、件号：4位数字，不足填“0”占位。在分类的最低一级类目内，按文件排列从“0001”开始标注，逐件流水编号。类目与类目之间件号不连编。9、盒号：、盒号：5

11、位数字，不足填“0” 占位。同一保管期限的归档文件从“00001”开始编制一个流水号，按“永久”、“长期”、“短期、30年、10年”形成5个流水盒号。10、页数：、页数：每一件归档文件的页数。二、二、档案著录规范档案著录规范四、照片档案新规则目录：（适用于按四、照片档案新规则目录：（适用于按鞍山市照片档案管理规范实施细则整理的照片档案）整理的照片档案）1、册号：、册号：在某一全宗某一保管期限内照片册的顺序编号。用3位数字表示，不足添“0”占位。2、张号：、张号：照片在一个保管期限下的流水编号。用5位数字表示，不足添“0”占位。二、二、档案著录规范档案著录规范6、责任者：、责任者：档案责任单位。

12、7、作者：、作者：指照片拍摄者，一般填写个人，必要时可加写单位。8、时间：、时间：照片的拍摄时间，8位数字。例如：19980102，时间不详时用数字“0”表示。9、地点：、地点：照片的拍摄地点。据实著录。10、密级：、密级：按原有密级选择著录，例如：秘密，机密，绝密。无密级的不标注。11、控制标识：、控制标识：分为开放、控制两种。三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准 （一）优先数字化对象的确定原则（一）优先数字化对象的确定原则 1、社会利用价值较高 2、开放档案 3、特色档案（二）数字化范围（二）数字化范围各种载体的永久和长期档案，30年档案。 三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术

13、标准（三）档案整理（三）档案整理（2） 1、档案实体整理剔除重份文件，重新编写卷内文件页码. 2、拆除装订物 去除影响扫描工作的装订物，保证扫描的顺序。三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准 3、档案修复 破损严重、无法直接进行扫描的档案。 4、装订针对传统组卷形成的档案。三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准（四）纸质档案数字化（四）纸质档案数字化 1、扫描设备(3) 零边距扫描仪：不适合拆卷，案卷质量较差的档案。虹光零边距FB6350EA3，FBH2200EA4平板扫描仪：纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案。 高速扫描仪：纸张状况好的档案。三、档案数字化技术标准三、档案数字化

14、技术标准2、档案扫描、档案扫描（1）扫描方式：平板或高速）扫描方式：平板或高速（2）扫描存储：）扫描存储：彩色扫描，彩色扫描，JPEG格式格式存储。存储。 （3）分辨率：）分辨率：200dpi。三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准3、文件存储及命名方式、文件存储及命名方式(8.1.4.2.1)（1）文书传统方式组卷文件夹命名为：）文书传统方式组卷文件夹命名为：全宗号/全宗号-目录号/全宗号-目录号-案卷号例如：0005/0005-01/0005-01-001。每份原文的命名规则为：全宗号-目录号-案卷号-页号-流水号例如：0005-01-001-001-001。三、档案数字化技术标准三

15、、档案数字化技术标准（2）实施的）实施的归档文件整理规则归档文件整理规则立卷的档案文件夹立卷的档案文件夹命名为：命名为：全宗号/全宗号-保管期限代码/全宗号-保管期限代码-盒号例如：0051/0051-Y/0051-Y-00001每份原文的命名规则：全宗号- 保管期限代码-年度-盒号-件号-流水号例如：0051-Y-2010-00001-0001-001保管期限代码：Y（永久）、C（长期）、D（短期）、30（30年）、10（10年）三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准4、扫描过程：使用、扫描过程：使用ACDSEE9或或10软件软件(1)在获取中选择在获取中选择“从扫描仪从扫描仪”。三、

16、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准(2)事先安装扫描驱动软件，选择事先安装扫描驱动软件，选择“扫描仪扫描仪”设备设备“下一步”三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准（2）选择）选择“为每个扫描文档建立图像文件为每个扫描文档建立图像文件”输出文件格式输出文件格式“jpg(jpeg)” “下一步”三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准（3）“文件名称模板”“编辑”输入扫描文件名，以文书档案传统方式为例：“全宗号 目录号 案卷号 页号 流水号”，输入：0003-23-419-001-# ，（“#”表示通过软件自动生成的流水号），确定 “开

17、始编号于”设置为1 “建立子文件夹”项为空白 “浏览”，扫描文件所在的文件夹 “下一步”三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准（4）图像扫描彩色正面分辩率(dpi)：200亮度：10到0，对比度：1020三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准5、图像处理（、图像处理（4.2）图像扫描完成后，使用ACDSEE9相片管理器处理扫描后图片。质量检查、纠偏、去污、裁边处理。质量检查、纠偏、去污、裁边处理。 6、根据“卷内目录”，更改“扫描页号”。三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准（五）照片档案数字化（五）照片档案数字化（5）1、扫描要求：能够按原件、扫描要求：能够按原件1：1比例

18、还原比例还原 2、扫描色彩模式、扫描色彩模式 ：黑白照片灰度，彩色照片彩色。3、分辨率：、分辨率：300dpi。4、图像处理：检查、补扫、裁边、图像处理：检查、补扫、裁边5、存储格式：存储格式：TIFF三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准6、文件存储及命名方式、文件存储及命名方式 （5.2.2）（1）照片档案传统方式组卷文件夹命名及层次）照片档案传统方式组卷文件夹命名及层次结构为：结构为：全宗号/全宗号-目录号/全宗号-目录号-案卷号例如：0131/0131-01/0131-01-005每份原文的命名规则为：全宗号-目录号-案卷号-照片号例如：0131-01-005-001三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准(2)照片新规则整理方式文件夹命名及层次结构为：照片新规则整理方式文件夹命名及层次结构为：全宗号/全宗号-保管期限代码/全宗号-保管期限代码-册号例如：0131/0131-Y/0131-Y-005每份原文的命名规则：全宗号- 保管期限代码-册号-张号例如：01