构建监督体系降低公文差错率_

1、构建监督体系降低公文差错率_ 公文是政令传达、工作推动的重要载体。公文质量水平是一个单位工作作风的反映，高质量的公文应当主旨明确，内容科学，表达规范，格式正确。随着傥政机关公文格式国家标准和党政机关公文处理工作条例的颁布实施，各级机关和单位对公文质量提出了更高的要求。在实践中，国网山西省电力公司（以下简称国网山西电力）根据国家电网公司创建“一流三化”办公室的整体部署，以公文质量零差错为目标导向，构建了较为完备的公文质量监管体系，主动引入平安检查表理念，有效落实公文各环节质量责任，公文质量得到显著提升。 公文质量分为内容质量和格式质量两方面。内容质量主要看公文内容是否正确、结构是否严谨、字词是否

2、精准、语法有无差错，格式质量主要看版头、主体（标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件）、版记、页码等标注和书写是否规范。国网山西电力对2021年度二季度的公文质量作了摸底调查，共计调查公文162件，其中无差错公文87件，存在问题的公文75件（消失各类问题228次），差错率约为46.2%。 一、调查中发觉的主要问题 1.词句及语法方面的问题。此类问题消失46件次，约占问题总数的20.2%。主要表现为：不按要求用法规范名称、未经说明用法非规范化简称及缩略语；语句表意不清或存在歧义；存在漏字、错字现象；用法非公文语言，语气措辞明显不当；标点符号错误，阿拉伯数字序号后

3、用法“、”；成文日期仍用法汉字书写；引文不完整，只引用发文字号或文件标题；发文字号中的年份用“ ”括注；请示件结束语“恳请尽快予以批复”与“妥否，请批示”重复用法；结束语无标点等。 2.公文标题方面的问题。此类问题消失30件次，约占问题总数的13.1%。主要表现为：发文单位缺失，标题概括不精准，标题与内容主旨不符，标题回行不正确（多行标题时应以梯形或菱形排列，且不分割完整意义词组），错误用法“ ” （正规出版物名称，法律法规、规章制度和公司标准名称全称应加书名号）等。 3.字体格式、层级序号方面的问题。此类问题消失52件次，约占问题总数的22.8%。主要表现为：未按要求用法上行文格式，公文字体

4、错误，行距间距前后不全都，前后段落字体、字号不全都，层级标题行字体不符合要求（第一层级应为方正黑体，其次层级应为方正楷体，第三、四层级应为方正仿宋字体）等。 4.用印及附注方面的问题。此类问题消失36件次，约占问题总数的15.8%。主要表现为：无印章，空白页盖章，印章上边缘与正文或附件说明末行间距过大（间距应为l行之内），印章不端正或压盖位置错误，无附注，附注与成文日期间距过大（附注应在成文日期下1行左空2字编排，之间无空行）等。 5.版记及页码方面的问题。这类问题分别消失28件次和16件次，约占问题总数的12.3%和7%。主要表现为：版记在附件页前（版记应标注于公文印制的最末页）；版记页为奇

5、数页（公文采纳侧订方式，版记需在最末的偶数页上；若采纳骑马订，则版记在最末的4的倍数页上；可用法空白夹页调整，空白夹页不编页码）；空白版记页标注页码（无实体内容的版记页不编页码）；横排页中页码标注位置与其他页面不全都；非另发的附件，页码单独另编（与公文正文一起编排附件时，若附件原自带名目页码，则通过遮盖、调整版面等方法按公文正文顺编页码）。 6.附件方面的问题。此类问题消失13件次，约占问题总数的5.7010。主要表现为：附件说明缺失，正文后有附件却未标注；附件缺失，有附件说明却无附件内容；附件只有1个仍标注挨次号；附件名称前后不全都；附件说明与正文间距过大或无空行；附件标注不符合要求（应在附

6、件首页左上角标注，为方正黑体3号，挨次号后无任何符号；若是单一附件，仅在首页标注“附件”，后无任何符号）等；附件为正式公文时，附件说明未标注发文字号（应在附件说明中标注公文标题及发文字号，发文字号用圆括号括入，公文标题不加书名号）。 7.计量单位方面的错误。此类问题消失6件次，约占问题总数的2.7%。主要表现为：计量单位的国际标准符号和计量单位的中文符号混杂用法，如文中同时消失“KV”和“千伏”；单位符号书写错误，如“KV”“KVA”；在组合单位中同时用法单位符号和中文符号，如“元/m”等。 8.抄送方面的错误。此类问题消失1件次，约占问题总数的0.4%，为主送省公司的请示类公文错误抄送下级单

7、位或不相隶属单位。 二、实行的针对性措施 1.加强公文质量内控机制建设。国网山西电力从省公司、地市公司、县公司三个层级明确了公文质量检查的标准工作流程，细化了质量检查的标准程序，编制了质量检查标准表，以公文质量勘误检查表的形式印发；实行抽样检测制、退回重办制、责任追究制等。省公司对各单位全部上行文进行质量检查，对各单位的内部发文进行抽检，抽检比例不低于10%；对存在质量问题的公文退回原发文单位修改；各单位办公室分管主任、文秘人员对办公室挺直起草的公文质量负挺直责任，对本单位有关部室起草的公文负管理监督责任，做到职责明确无空白，对公文质量问题进行倒查，由相关人员担当责任。 2.实行公文质量绩效管

8、理。一是进一步完善公文质量检查体系。将公文质量评价项目按大小类划分，大类分文种、内容、结构、语言、格式、标点符号等，每一大类下又细分若干子项目。公文内容方面主要检查文件内容与党和国家大政方针、国家电网公司进展战略是否吻合，是否保持了政策连续性、措施是否可行等；结构方面主要检查规律是否严密、层次是否清楚、结构是否完整等；语言方面主要检查语言是否精准、语法是否正确、语气是否适当等；公文格式方面主要检查版心、版头、主送单位、标题、正文、附件说明、附注、印章、署名、签发日期、附件等书写和标注是否规范，并对每一要项赐予相应的权重。明确KPI指标，如格式合规率、文种合规率、字句精准率、内容合规率等。实行季

9、评年考核，将考核状况作为办公室系统评先选优的重要依据，纳入企业负责人业绩考核。二是注重公文质量管理的组织体系架构。要求各单位建立健全职责分明、运转顺畅、高效协同的公文质量管理组织架构。 3.强化公文质量同业对标工作。依据各单位公文质量差错率的凹凸，按季对各单位公文质量予以考评，每年开展1次公文质量监督典型阅历报送活动，推动公文质量监督工作的良性有序开展。 4.提升文秘人员的岗位胜任力。办公室与人力资源部亲密合作，以岗位说明书为基础，以竞赛、考试等为手段，深化剖析文秘人员存在的力量短板，细化落实文秘人员所需的力量要项，完善相应的课程体系，组织编写常用公文典型案例、公文常见错误勘误指南等，加大对文秘人员的培训力度，采纳“持证上岗”的方式，坚持“先持证、后上岗”的工作原则，要求文秘人员取得培训合格证后方可从事文秘工作，较好地缓解了工作质量与力量落差之间的冲突。 5.运用信息化手段推动公文质量管理。将“问题公文”发布在协同办公系统的任务协作模块中，由各单位深化讨论，查找