进出口部管理制度

1、合同管理实施细则1、进口合同 自营进出口业务，在资金、用户、市场调研、进口批件或许可证 落实的前提下，认真填报进口商品销售、成本、利润测算表（以 下简称进口测算表 ），经公司总经理批准后， 才能对外签订合同。3、4、2、代理进口业务，必须同委托方签订代理进口协议书，明确双 方的责任、权利和义务，填写订货 卡片并填报进口测算单， 经公司总经理批准后，在收到委托方不低于进口总金额 30%的开证保 证金后才能对外签订合同。保证金低于 30%的、远期对外付款的则还 须委托方提供我公司认可的第三方出具的不可撤消担保书方可。 进口合同编号统一向单证部领取并登记，不得擅自编制。 进口合同签约后，业务部须交进

2、口合同、销售合同或代理进口协 议书副本各一份给经理办公室，交合同副本、订货卡片、进口 测算表第二联各一份给单证部，交进口合同、销售合同或代理进口 协议书副本、进口测算表第一联各一份给财务部。5、如果违反上述第一条第 1 款和第 2款的规定，擅自对外签订合同， 由此产生的一切后果均由业务部承担并追究当事人和部门负责人的 责任。1、 出口合同 自营出口业务，事先须填报出口商品销售、换汇成本、利润测 算表（以下简称出口测算表），由财务部提出审核意见，报公 司分管经理批准，才能对外签订合同。2、代理出口业务，事先应同委托方签订代理出口协议书，必须明确 收汇后支付货款，退税后支付国家规定的退税率的退税款

3、；公司不垫 付资金也不承担任何风险。并填报出口测算表，经公司分管经理 批准后才能对外签订合同。3、参加国内各类交易会、国外展销会及出国推销期间，签订出口合 同事先须经领队或团组长同意，回国后补填出口测算表。4、出口合同的编号，应按公司经理办公室统一规定的编号方法办 理，各业务部不得自行乱编。5、出口合同签订后，业务部须交出口合同、购货合同或代理出口协 议书、出口测算表第二联各一份给经理办公室，交出口合同、购 货合同或代理出口协议书，出口测算表第一联各一份给财务部。6、出口合同上的我方签字人应是各业务部负责人、 或具有外销员资 格证书的业务员、或部门负责人授权的业务员。7、如果违反上述第一条第

4、1 款和第 2款的规定，擅自对外签订合同， 由此产生的一切后果均由业务部承担， 并追究当事人和部门负责人的 责任。1、 国内销售合同 在对外签订自营进口合同的同时，必须与国内用户签订销售合 同。销售合同上的商品品名、规格、数量、包装、质量指标和交货时 间应与进口合同一致；销售价格、付款方式和期限必须与进口测算 表一致。2、 在对外签订代理进口合同之前， 必须先与国内委托方签订代理进 口协议书，填写订货卡片，其商品品名、规格、数量、价格、质 量指标、交货时间等应与进口合同一致； 付款办法和期限、 外汇作价、 代理手续费等必须与进口测算表一致。四、1、3、销售合同或代理进口协议书、订货卡片签订后，

5、凭经总经理 批准的进口测算表到经理办公室加盖公司合同专用章，不得用部 门章代替。国内购货合同对外出口合同签订后， 必须在收到国外货款或信用证后才能同出口商品生产厂签订购货合同（经公司批准的其他收汇方式除外）。购 货合同中的商品品名、规格、质量指标、包装、数量、交货期应与出 口合同一致；出口商品的带包装、指定交货地点的价格应与出口测 算表一致；购货合同还必须明确结算方式、适用质量标准以及因质 量等原因造成经济损失的责任。2、 购货合同原则上应直接与出口商品生产厂签订， 尽量减少或避免 与流通企业签订。3、购货合同上的我方签字人必须是各业务部的负责人或其授权的 业务员。4、购货合同签订后，凭经分管

6、总经理批准的出口测算表第二联 到经理办公室加盖公司合同专用章，不得用部门章代替。5、五、亠六、1、如果违反上述第四条第 1 款的规定，擅自同生产厂签订购货合同， 由此产生的一切后果均由业务部承担， 并追究当事人和部门负责人的 责任。国内贸易的合同管理参照进口业务有关规定办理。 合同的归档 公司各业务部必须指定一名专职或兼职内勤人员， 对各类合同进行登记、分类、归档、造册，公司将不定期对各业务部的合同管理工 作进行督促检查。2、 进口业务以进口合同为中心，将进口测算表、进口合同、销 售合同或委托代理进口协议书、订货卡片、进口批件或许可证、 信用证、进口单证、报关单及税单、进出仓单、货款的收支、各

7、类费 用帐单、国内外来往函电等资料，逐票逐一进行登记、归档。当每笔 业务全部结束后，将上述资料装订成册。3、 出口业务以出口合同为中心，将出口测算表、出口合同、购 货合同或代理出口协议书、出口配额或许可证、信用证、出口单证、 报关单、进出仓单、收汇付款、各类费用帐单、国内外来往函电等资 料，逐票逐一进行登记、归档。当每票业务全部结束后，将上述资料 装订成册。4、各业务部在合同管理过程中，逐步建立起客户档案。公司财务管理制度为规范本公司的财务行为，完善财务管理，加强会计核算，有效地反映 和监督进出口经营活动。根据财政部企业财务准则、企业会计准 则有关规定，并结合公司实际情况制订本制度。一、现金及

8、银行资金管理（一）、现金1、 现金收入。每一笔现金收入出纳必须开具合法凭据（已开具销售 发票的除外），一联交解款人，一联作为记帐联，收妥款项后在记帐 联上加盖“现金收讫”章后交会计入帐。现金付出。 出纳人员凭已办妥审批手续的合法有效原始凭证支付现金，并在凭证上加盖“现金收讫”章后交会计入帐。2、3、4、5、设置现金日记帐，按每笔现金的收付顺序逐笔序时登记，每日结 出余额，与库存现金进行核对，保证帐实相符。不准以白条抵充库存现金，更不得任意挪用现金。现金超库存部分，出纳人员应及时解交银行，防止大额现金过夜 （库存现金最高不得超过 5000 元）。（二）、银行存款1、 开设银行帐户须报经公司批准，

9、允许在当地就近专业银行（办事 处）开设一个帐户，开户后须将户名、帐号及开户银行报公司财务部 备案。2、票。3、保管好银行印鉴， 不得以任何名义或理由出借银行户头和转帐支 银行印鉴章必须由出纳人员及会计分别保管。4、严格支票管理签发手续。 出纳人员凭已办妥审批手续的合法有效 原始凭证支付款项，并在凭证上加盖“银行付讫”章后交会计入帐。5、一般不准签发空白支票，特殊情况须遵守有关规定，并填写“支 票领用登记簿”，由经办人签字，填明收款人全称报公司批准。发现 遗失支票要及时办理止付报批手续，并追究有关人员的责任。6、严格把好银行支票支付的起点及界限，对银行支付的业务，收款 人必须与原始凭证上的应付款

10、单位一致，如不一致须报主管人员批 准。7、8、9、10、收入的银行票据等应及时填妥“银行进帐单”解交银行，并将银 行收讫凭单及时交会计入帐。设置银行日记帐，按每项业务的收付款项序时登记入帐，并做到 日清月结。每月终结出余额， 做好银行存款余额调节表， 保证银企帐帐相符。 年终将各月、 各银行的对帐单连同余额调节表整理后交会计处归档。二、费用开支管理 公司的日常费用实行分类、分级管理，并严格按照有关审批程序进行有 效控制。1、固定资产：资产范围参照财政部规定的范畴。其购置实行事先申 请、报批的原则。由资产需用部门填写资产购置申请单，部门负 责人签字同意后方可购买； 大额资产 5万元以上须报总经理

11、审批通过。 购置后资产凭合法有效的原始凭证登记入帐，归入固定资产核算管 理。2、 低值易耗品：购置审批程序同上。购置后物品、工具等凭合法有 效的原始凭证一次性摊销入帐，同时设置“低值易耗品备查帐”，对 其进行跟踪管理。3、工资：每人每月的基本工资、奖金及补贴按公司规定标准发放， 不得多发，按实列支。4、折旧费：每月计提折旧采用“年限折旧法”，按资产类别、规定 使用年限按实列支。5、修理费：凭修理部门的正式发票，零配件清单，车队负责人、部 门负责人的审核审批凭单列入修理费的开支。6、旅差费：业务人员出差须事先报部门负责人同意，差旅费按公司 规定的报销标准执行。凭经办人填制的“差旅费报销单”按实列

12、支。 不得多报，不得超范围列支。7、业务招待费：以不超过营业净额规定比例范围内，凭合法已办妥 审批手续有效原始凭证予以据实列支。超过部分不予受理。8、办公费：日常办公费一般仅指电话费、复印纸、其他零星办公用 品等，除正常的固定费用外，购置发生的办公费采取按需申请、专人 购买方式。使用部门应事先列单报部门经理批准方可谴专人购买。凭 经办人取得的原始凭证，填制“费用报销凭单”按实列支。9、广告展览费：需附合同或协议、书面申请等相关资料，按公司核 定审批的金额据实列支。10、佣金费用：凭业务部门提供的出口合同正本、佣金协议、结汇水 单或收帐通知、支付佣金申请书等按不超过合同总金额 2%暗佣或超过 5

13、%明佣，等值 1 万美元以下予以支付按实列支。超过以上标准及等值 1 万美元须凭外管局的批件。三、发票管理（一）、发票范围凡领用发票（包括出口发票）及收款收据（以下简称发票）的部门，都 属本管理范围。（二）、领用管理1、专人负责：发票领用原则上实行专人负责，并采用定量发放、以 旧换新的办法。2、办理领用：公司专门设置发票登记簿，对“用票部门”在发 票领用手续上进行审核，经核对无误后，双方在发票登记簿上具 名；领用时当场对领用的发票号码及份数进行清点。“用票部门”应 根据部门出口批数限量领取。在领用发票前，必须随带旧发票，才能 领用未开具的新发票；对“用票部门”已开具的旧发票，经清点无误 后，方

14、可调换未开具的新发票。3、 稽核注销：对“用票部门”上缴已开具的发票逐份进行稽核，发 现有问题的，应填写一式二份发票稽核改正意见书，一份留存， 一份给“用票部门” 。同时，对发票严重违章的， 由经办人提出意见， 填报发票违章处罚签报单，经公司批准。在此基础上，并在发票 领用登记簿上由领用人具名注销。（三）、开具管理1、开具一般普通发票和收款收据要符合以下七点：（ 1）填开发票 必须在发生经营业务时， 未发生经营业务的， 一律不准开具发票；（ 2） 开具发票时，必须做到按号码顺序填开；（ 3）填写项目齐全、字迹 清楚，全部联次一次复写填开发票，不得涂改；（ 4）开具发票，如 发生销货退回需开红字

15、发票的， 必须收回原发票并注明 “作废”字样， 或取得对方税务机关证明；（ 5）发生销售折让的，在收回发票后注 明“作废”字样，重新开具发票；（ 6）做到票、物相符，票面金额 与实际收取饿金额必须相符，户名与收款单位必须一致；（7）不得“借开”、“虚开”、“漏底”开票。2、增值税专用发票对下列情况不得开具：（ 1）向消费者销售应税 项目；（ 2）将货物用于非应税项目；（ 3）将货物用于集体福利或个 人消费；（ 4）将货物无偿赠送他人；（ 5）对商业零售不得开具增值 税专用发票。3、增值税专用发票必须按下列要求开具：（ 1）字迹要清楚；（ 2） 填写文字、数据不得涂改，如填写有误，应另行开具专用

16、发票，并在 误填的专用发票上注明“误填作废”字样，如专用发票开具后因购货 方不索取而过期成为废票的，也应按填写有误办理；（ 3）项目填写 齐全，各栏需要填写的内容都必须按规定填写齐全；（ 4）票、物相 符，票面金额与实际收取的金额相符， 户名与收款单位必须一致； （5） 各项目内容正确无误；（ 6）全部联次一次开具，上、下联的内容、 金额、税额一致，并要计算准确；（ 7）发票联和抵扣联要加盖发票 专用章，不得使用其他章；（ 8）按照规定的时限开具专用发票，不 得跳号开具专用发票；（ 9）不得开具伪造的专用发票；（ 10）不得 拆本使用专用发票；（ 11）不得超面额开具专用发票，具体是指纳税 人

17、在专用发票“金额栏”逐行或合计行填写销售额超过了该栏的最高 金额单位，凡超面额开具的专用发票，属于未按规定开具专用发票， 应作废票处理；（ 12）开具专用发票，必须在“金额”、“税额”栏 合计（小写）数前用“Y”符号封顶，在价税合计（大写）栏大写合 计数前用符号封顶，未封顶的专用发票不得作为购货方的扣税凭 证，价税合计（大写）栏中具体数额为整数的，尾数后应写“零”， 不得使用其他文字和符号；（ 13）汇总开具专用发票：为了减少开具 专用发票的工作量，降低专用发票的使用成本，根据国家税务总局规 定，销售货物适用的税率不一致，应按不同税率分别汇总开具专用发 票，汇总开具专用发票，可以不填写“计量单

18、位”、“数量”和“单 位”栏，汇总开具专用发票的，还必须同时开专用发票的代码和发票 号码、商品或劳务名称、计量单位、数量、单价、销售额，销货清单 不得以其他票据代替；（ 14）对开具增值税专用发票价税合计在五万 元以上（含五万元）的抵扣联应复印，复印件附在存根联后面。4、出口发票必须按以下要求开具：（ 1）应根据货物出运日期及时、 正确开具；（ 2）发票项目须填写齐全，出口数量、金额应与退税联 数量及议付金额一致；（ 3）填写文字、数据不得涂改，如填写有误 应上缴全数联次数，并在发票上注明“误填作废”字样；（ 4）发票 红字冲销（指退货减价）应根据“销货确认书”、境外客户索赔理由 书或双方协议

19、用红字开具。四）保管规定 发票保管，必须实行“专人保管”的办法，对领用的发票要专人 保管，并落实发票保管责任制。1、2、 发票要存放在保险箱内，不得随处存放。发票保管人必须每日清 点核实发票，存放可靠，不得带回家中或存放在其他地方。不准外带 发票使用。发票领用后，规定发票调换时间不得超过两个月（除出口发票及 电脑发票外）发票的遗失、被盗。“用票部门”必须在当天用书面形式报告公 司。3、4、（五）、违章处罚1、 对“用票部门”在领用发票上手续不齐全的，除批评教育外，给 予补办手续。经补办后不齐全的，不得领用发票。一般情况下不采取 处罚。2、 “用票部门”违反开具发票规定的，一般问题给予通报批评；

20、对 屡教不改（超过两次）或情节严重的，处以直接责任人每份 50 元以 上 100 元以下的罚款。3、 未经批准外带开具发票的，处以外带发票者每次 元以下的罚款；对发票被盗、遗失造成公司经济损失的， 元以上 10000 元以下的罚款。4、 以“借开发票” 、“虚开发票” 、“漏底开票” 的，元以上 2000 元以下的罚款，造成公司经济损失的，处以上 50000 元以下的罚款。对开具增值税专用发票价税合计在 5 万元以上的， 附抵扣联复印件的， 对发票开具人处以每份 100 元以上 300元以下的 罚款。对发票管理措施不全、发票管理未落实责任的，除批评教育外， 处以责任人 50 元以上 100元以

21、下的罚款。（六）、其他 发票领用部门要按月编报发票领、用、存月报表，在年终票据清理 时，必须做好有关清理工作。四、存货管理 公司的存货实行帐物分离、集中控制监管的原则。进出口货物离境、进 境前存放加工单位仓库，由公司集中统一发放、调配。5、6、100 元以上 200 处以每本 2000处以每份 100010000元以在存根联下未（一）、商品管理：分别设置“库存商品（出口）明细帐”、 “商品（国 内）明细帐”；按商品名称、规格、类别归口管理，做好商品收发工作， 确保在库商品帐实相符。1、入库：（ 1）一般贸易项下凭业务部提供的船务公司（运输单位） 的入库凭单、供货单位的增值税发票、 出口专用缴款

22、书、 购货合同（代 理部门还须提供代理协议） ，注明相应的出口发票号由经办人填制 “入 库单”签字确认，负责人审批后办理进库入帐。（ 2）加工贸易项下 其中进料加工同上；来料加工凭业务部交来出口托运凭单、供货单位 的加工协议、普通加工费发票、注明相对应的出口发票号、加工手册 号由经办人填制“入库单”签字确认，负责人审批后办理进库入帐。2、出库：所有贸易项下商品凭业务部签订的 “售货确认书” 或合约、 全套出口单证由经办人填制“出库单”签字确认，财务核对后办理出 库结转。3、退货或折价：所有贸易项下商品凭双方协议或合同、退货情况说 明书、税务部门的“未退税证明”、外管局的“未核销证明”，由经 办

23、人填制“退货通知单”确认，负责人审批后办理退货或冲帐。（二）、材料物资管理：分别设置“材料（进口）明细帐”、 “材料（国 内）明细帐”、 “委托加工明细帐”、 “加工贸易台帐”等按进料性质、 加工手册号分项管理，做好物资收发工作，确保在帐物资真实。1、入库：进口料件凭进口合约、全套进口单证、其他证明，由业务 部开具的“入库单”确认并加盖“进料加工”戳记，负责人审批后， 注明相对应的加工手册号办理入库进帐。来料加工凭开具“实物入库 单”只须登记实物数量，不计金额。2、出库：进口料件采用“作价加工”形式，依规定开具的增值税专 用发票、业务部门的“出库单”、加工合同等办理出库结转。来料加 工采用“委

24、托加工” 形式，凭业务部的加工合同、 加工单位收料凭单， 由业务部开具“实物出库单”办理出库、登记相关台帐。五、销售收入管理（一）、销售收入实现1、货物出口出运后，凭已装船装车的合法装船提单或铁路运单、已 办理交单手续的全套出口单证，按注明的交单日期确认销售。2、采用“作价加工”方式的销售，依主管税务机关申请开具的“进 料加工免税证明”、开具的增值税专用发票的当天日期确认销售。3、一般进口贸易项下的销售，依订购的国内销售合同、开具的增值 税专用发票的当天日期确认销售。4、a国外运保费、佣金支付，依收到的运输单位“外币运费单据”、 出口运输保险单”、“佣金协议”、“售货确认书”等，外汇银行划拨付

25、款水单当日确认销售。5、a销售收入按贸易方式的性质分别核算， 主营业务收入项下分别设 般贸易”、“进料加工”、“来料加工”、“一般进口贸易”、 “运保费”、“佣金”等。（二）、出口销售退回1、对已全部退回的商品：凭收到对方装运提单、业务部办理接货及 验货、入库手续、开具的“退货通知单” 、“出口外销发票” （红字）、 冲销出口销售收入。2、退回调换商品（不论全部或部分）：同上，若不变更品种、数量 的也可以简化帐务处理。3、退回货物用于内销：也同上，但须办理“出口商品退运已补税证 明”等。（三）、其他 另设置“销售收入分客户”备查帐，按出口单据上所列的客户名称、国 别等进行分项目汇总、筛选。设置

26、“部门明细帐”按各部门的出口明细 进行分别核算管理。六、应收、应付帐款管理1、按客户、部门设置应收、应付帐款明细分类帐，及时将发生额登 记入帐，结出余额并与部门明细帐核对相符。2、按月编报应收、应付帐款明细月报表报送部门负责人及财务 主管人员，以便及时核实，督促业务部进行催讨。3、及时做好对帐工作 （特别是季终、 年终）。会计要按季填发应收、 应付帐款对帐函证，交业务员与客户核对，业务员须在一星期内交回 经客户盖章确认的对帐函回执，会计要妥善保管对帐回执。对于不能 及时交回对帐回执的，要及时报告负责人作进一步处理。 3 年以上要申请报损，会计要定期将帐龄分析表报负责人、财务主管人员。对于 确认

27、无法收回的应收帐款坏帐， 应根据实际情况追究当事人的责任并 报经负责人批准。七、成本核算及利润管理1、 成本结转：商品销售成本结转采用“分单法”，按配比原则一单 收入对应一单成本进行结转。通过设置“库存商品收发存明细表”按 出口发票号随时记录每单商品的成本结存情况。 商品销售成本必须按 商品入库存时的进价进行结转，不得多转或少转。2、商品退回：出口商品销售后发生退货（不论全部或部分），应根 据开具的“出口外销发票”（红字）冲销原商品销售进价。同时凭供 货单位开具的增值税发票（销项负数）进价结转成本。3、退回货物转内销：除同上结转原销售进价外，另持“出口转内销 证明单”上所列的内销货物进项税额部

28、分调整，结转成本。4、退税凭证不齐（包括退税计算差异）无法退税：凭税务机关的合 法稽查记录、结论，按原商品货物进价所列进项税额部分调整，结转 成本。5、利润：每月末、年终，按收入、成本、费用等确认利润。不得随 意改变费用、成本的确认标准或者计量办法，不得虚列、多列、不列 或者少列费用、成本。确保当期利润的真实性。每月末、年终关帐后 十天内应以会计报表形式上报主管人员、负责人。八、会计档案管理（一）、档案范围 会计凭证、帐册、报表（包括手工及电脑记帐的）、电算化的备份磁盘 等。银行对帐单、工资单、年度盘存表、发票、进出口报关单、协议等。 公司的政策文件、通知、批示及申请报告等。1、档，2、等，整

29、理、装订归档。会计凭证实行及时装订、按月归档，帐册、报表实行按年装订归 电脑备份磁盘实行按年归档。银行对帐单、工资单、年度盘存表、发票、进出口报关单、协议 公司的政策文件、通知、批示及申请报告等。实行按年进行分类3、档案装订用的各类封面应按照公司规定的统一样式， 档案装订应 严格按规范的装订标准执行。 其中记帐凭证每册厚度不得超过 2.0CM， 各类对帐单、工资单、合同、政策、文件、通知等应分类整理、编号 装订，并在每册的封页做好卷内档案目录。（二）档案保管期限1、会计凭证类、帐簿类等其他有关帐册，保存 15 年；其中现金及 银行日记帐保存 25 年。2、 一般贸易项下的进出口货物涉及的进出口

30、报关单、税单、业务函 电、协议、发票、合同等相关单证，需自进出口货物放行之日起，保 存 3 年。3、保税区货物项下的同上等相关单证，需自办结海关核销手续后， 保存 3 年。4、减免税货物项下的同上等业务资料， 需自海关办理解除监管手续 后，保存 3 年。（三）档案管理 指定专人负责档案资料的搜集、整理、装订及存放工作等，须购置足够 数量的档案箱以存放档案，不得将档案随处乱放。每年末应按归档明细 编制部门年度归档明细表 报主管人员存查。 年度档案各部应保管 1-2 年，期满后应及时移交公司档案室集中管理。单证管理规定、 信用证：1、单证部负责公司信用证的签发工作， 内部实行签收和正本信用证 流转

31、。信用证新证由公司单证部审核、通知，必要时配合业务员与银行 联系了解开证行的信誉。 已通知的新证上应有通知行加注的 “印押相 符”标记，如新证印押不符，单证部需与有关部门联系，询查印押情 况，防止印押未符前盲目出货，造成损失。2、3、4、5、6、7、1、2、1、2、由各业务部根据信用证要求自行制单， 把一整套完整的单据交单 证部，由单证部初步审核后交银行议付。 各种议付单据由各业务部门 自行留底，一般保存时间为 3 年，以便备查。单据交银行议付后，单证部要及时与银行联系，以保证货款正点 收汇。如收到对方银行的拒付通知， 及时把信息反馈给业务员以便业 务员及时与客户联系，同时在 2 天内将处理意

32、见反馈给银行。对有指定议付行和要求出口押汇的议付单据， 应配合财务部门按 其要求送各银行议付。（代理出口业务不得押汇）对议付单据要及时审核和修改，收到提单后尽快向银行议付。如 收到银行的拒付通知，应在二日内将处理意见反馈回银行。退税黄单和核销退税联要及时交与财务部，如遗失退税黄单，及 时做好补办手续。、 报验、签证商检FORA 般产地证、贸促会一般产地证，和外经贸委的 出口许可证和签证工作，由单证部协助各企业、部门办理。严格按照各签证机构要求办理产地证，不得伪造手签人签字笔 迹，不得捏造签证资料，不得对同一批货物重复办理产地证书，已签 回的证书不得私自涂改。、 核销单 单证部对全公司的出口收汇

33、核销单数量实行总量控制， 单证部设 专人从事发单，交单和核销工作。督促各部门尽快使用已领取的核销单，对逾期未使用的应及时收3、4、5、6、7、四、回。及时收回各部门已报关出运货物的发票、核销单和出口报关单 （不能使用复印件），并上交外汇管理部门。督促各业务部应注意出口货物是否正点收汇。 单证部对核销单实行追踪管理，防止积压和遗失。如遗失未使用 的空白核销单， 应立即上报， 并刊登遗失声明， 费用由各部自行承担； 如遗失已出货的核销单， 应提供责任方遗失证明连同所需资料一起交 单。如因为种种原因退关未出货或作废的核销单， 必须有相应的海关 证明或由海关在核销单上加盖注销单。对逾期不交单数量过多的

34、部门，单证部应发出催交通知，通知各 部及时上报核销单使用情况。单证档案管理1、2、3、出口合同、发票由单证部专人负责登记、保管，合同、发票的留 档期为 3-5 年。核销后返回的一整套单据按核销日期装订成册，归档保管，保留 期为 3-5 年。各类已出口货物的单据由各业务部保留，保留期为3-5 年。报关及加工贸易手册管理制度1、严格遵守海关法及相关法律、法规的规定，提供真实准确的 报关资料进行报关（或委托报关）操作。2、一般情况下，应严格做到进口报关值大于等于付汇值，出口报关 值小于等于收汇值。3、关于加工贸易手册，进口料件、出口成品报关均应小于等于手册 上对应料件、成品的数量，报关价格可根据合同

35、价格略有波动，按实 际单价报关。料件实际到货或成品可出口数量若超过手册备案数量， 各部门应及早申请修改手册， 不得擅自改动进出口发票的数量进行瞒 报。4、客供辅料按免税的低值辅料报关。从境外购买的辅料，一次到货 价值低于 5000 美金的，按免税辅料报关；高于 5000 美金的辅料，应 该申领进料加工手册后进行清关。5、进口辅料备案由各企业贸易部提交合同和辅料明细表一式二份 交手册专管员到海关办理备案手续。6、进料加工只能在与办理手册时写明的加工单位相一致的企业加 工，专料专用，不得外发。7、按目前外经贸委及海关要求， 贸易部最迟必须在货物到岸前四天 向单证部提出办理手册的申请，正确提供进口合

36、同及所需资料。专管 员办好手册交给贸易部业务员，须有签收。贸易部必须妥善保管。不 得涂改、散落、丢失和转让。8、合同完成后，必须及时办理核销手续，手册专管员须每月末做书 面预报，将下一日起 30 天内到期的手册清单分送各企业贸易部和主 管负责人。9、如加工手册申请有效期将满，合同仍未完成，贸易部必须在有效 期前的 2 周提出书面延期申请，如到期未办核销手续，将停止办理该 部的新手册。10、来料加工的免税证明必须在手册有效期之内合同完成后配齐所 需单证交财务退税员办理免税证明。代理进口的合同， 清关前双方应该签订代理进口协议， 明确双方的权责， 避免纠纷的产生。出口退税管理规定1、进出口部必须严

37、格按照退税处的规定， 及时将退税必备的单证交 财务部。交单前部门应先自查，对明显的差错先行纠正。交财务时，财 务应予复验检查，属明显差错当场退回，并做好签收。除政策变动造成 的因素外，报关单、外销发票、抵扣联和专用缴款书之间如有不相符， 财务部应在销售成立收到报关单后的 30 天内退给部门纠正，退回时应 做好记录。2、按退税处申报许可，财务部应不脱期地抢时间最大限度地申报， 凡进出口部在 30 天前已将符合申报的可配拢的全套单证交齐的，财务 部应纳入该期申报之中。凡部门发现有遗漏不报的，有异议的，可提供 该笔退税各单证的交单日期要求办公室对该业务的申报情况予以检查。3、凡销售成立满三个月， 部

38、门还不能将报关单、 外销发票、抵扣联、 专用缴款书交齐的，其退税额实行超定额计息，对这部份退税额，退税 员应每月 15 日将清单报各进出口部。4、退税资金到帐后，应及时分摊到各部，上半月进帐的，必须当月 分摊，下半月进帐，最迟须在下个月分摊到部。5、对不能退税的税款，须逐笔落实责任部门，如不能落实，退税员 应查明原因，由部经理书面上报进出口公司，批准后入财务部费用。6、办理出口退税具体操作流程及注意事项：（1）各贸易公司以进出口公司名义出口的货物必须报关离境，并将 退下的报关单等单据及时退与进出口公司，以便尽早办理出口退税。（2）每笔业务的增值税发票、出口货物专用缴款书、报关单上的货 物名称、

39、数量应一致。如不一致，只允许多报少出， 而且数量相差不大。如少报多出会影响退税，损失由贸易公司自负。（注：增值税发票必须 经税务局审核无误，出口货物必须是自产产品。）凭海关已盖章的核销 单、报关单和外销发票、 银行收汇水单报外管局， 审核无误后办理核销， 并将核销单退税联退回企业。（3）经过上述流程，将每票的报关单、核销单、外销发票、增值 税发票、出口货物专用缴款书进行整理，对号入座。并将资料输入计算 机，做出软盘，报主管国家税务局信息中心进行审核，上述单据的内容 必须和税务局的信息一致，方能办理出口退税。（4）将软盘及所有资料报市外经贸委财务处审核，审核无误后给 予盖章，再报主管国家税务局。

40、（5）主管国家税务局按照国家进出口税收政策规定，由专人审阅 企业上报的“二票二单”，审核无误后，最后报市国家税务局。（6）经市国家税务局进出口税收分局审核无误后，才可以办理出 口退税。进出口外汇核销规定一、严格按照中华人民共和国外汇管理条例及出口收汇核销管 理办法的有关规定，公司由财务部设专人负责领单、交单、核销， 并建立台帐制度，以便及时与外汇局核对，各企业、部门应设专人 负责作好台帐记录，每次领、交核销单须有登记，签收记录。二、出口收汇核销单为一次性使用凭证，各贸易部不得循环使用，各 部门的核销单领取数量应与其出口量相适应，并在每星期六之前告 知本部门下周大概所需的核销单数量。三、鉴于目前

41、使用电子口岸，对核销单要进行口岸备案。为此要求各 部门领单时，确定具体口岸，并随带发票或有关的书面证明（注明 发票号码和出口口岸即可），核销单领取后应尽快使用，以免逾期。五、四、各部门报关之后应尽快将全套核销单和出口报关单正本上交财 务部报外管局。一般交单时间：宁波报关为一个月，外地报关二个 月，超过三个月视作逾期交单。对于逾期未交单数量过多的贸易部， 财务部将发出催交通知。 各部门需及时上报催交核销单的使用情况。 必要时财务部将停发该部的出口收汇核销单。 报关单上的金额应与发票、核销单和实际收汇数目一致。六、各部门应注意出口货物是否正点收汇： 即期信用证和即期托收项 目下的货款，从寄单之日起

42、，近洋地区二十天；远洋地区三十天为 预计收款日。远期信用证和远期托收的货款：从汇票规定的付款日 起，港澳地区三十天；远洋地区四十天为预计正点收汇日，超过预 计日而未收汇的货款， 各贸易部应告知财务部并提供未收汇的原因， 以便上报外管局。七、 若因种种原因退关未出货或作废的核销单， 交单时必须提交相应 的海关证明或提交加盖两个海关章的核销单。八、 若遗失未使用的空白核销单，应立即通知财务部，以便及时上报 外管局；若遗失已出货的核销单，应提供责任方遗失证明，连同所 需的材料一并上交。九、进口付汇的有关规定：1、对于进料加工的对外进口付汇，不论是做 L/C 或 T/T ，付汇金额 必须与进口报关单一

43、致或小于报关金额， 但绝不能出现付汇金额 多于报关金额。2、对于境内保税区进料加工，付汇给境外公司的操作方式，一律不 得操作。3、低值辅料以快件方式入境的必须提供正本发票、 正本运单和入库 凭证以便付汇核销。仓储管理制度一、仓库管理1、公司所属仓库，应落实仓库保管员、设置库存物资明细台帐。2、仓库保管员对入库的物资必须及时登记入帐，要做到对物资 库存随时清点，保证帐、物相符。3、仓库内要按物资大类不同品种分别堆放，保税料件单独存放， 采用实物吊牌记录形式，做到牌上记录的结存数与实物堆放数 一致，并要摆放整齐、有序，保证通道畅通，这样有利于领用 清点，也可以避免串号。4、仓储实行专人管理，仓储保

44、税的料件、残次品、边角料设有鲜 明标志。5、对保税、免税货物做到专门使用，不得擅自转让、调换、抵押 或移作他用。6、仓库要及时打扫，保持清洁卫生，不得堆入与物资无关的物资。7、对仓库要加强防盗、防火、防潮设施，做到随手关门，确 保库存物资安全。8、对仓库内的物资要做到月月清点核实，按季定期或不定期全 面盘点，达到帐、卡、物一致，帐帐相符（仓库帐与财务帐）， 发现盈亏要及时查明原因，并上报处理。二、物资入库1、物资入库应根据由仓库保管员对实物进行验收入库，并填制入 库单，由供货方及保管员签字后，一联交会计入帐，一联交供 应方，一联由保管员登记入库存商品明细帐相关帐页的收入栏。2、对进口保税料件， 应根据委托单位开具的委托加工物资拨料单 清点数量后按其贸易方式、手册号不同办理料件入库、登记台 帐。三、物资出库1、保管员根据填制