大型监理工程公司项目监理机构行文制度

1、大型监理工程公司项目监理机构行文制一、目的：规范项目监理机构的文件格式及往来程序。二、原则：1、项目监理机构按照统一的格式及程序行文；2、建设局有规定格式的文件，使用建设局规定格式；三、文件分类：A承建商类、B监理类、C监理内部使用类、D勘察设计类、E 业主类、F行政类、G公司经营类、其他类。四、文件编号：按照公司监理资料管理制度中“资料编号”的规定执行。五、发文格式：1、会议纪要：按公司统一会议纪要模板，写明公历年月日， 主题词，会议纪要名称用小二号宋体字加粗，内容用四号宋 体字，后附签到表；2、监理通知：监理通知使用建设局规定表格；3、监理函件：按公司统一模板，函件名称使用小二号宋体字加

2、粗,内容使用四号宋体；六、其他类文件：按公司相关要求执行。六、容要求：简洁、流畅，条理清晰，数据准确，不使用文学描述词藻，准确地表达主题，无歧义。七、发文时间要求:a）会议纪要：必须在会后一个工作日内发出；b）监理通知：根据工程中具体情况及时发出；c）监理函件：根据工程中具体情况及时发出；d）其他文件：根据该文件具体情况及公司相关制度规定及时 发出。八、发文程序：拟稿-审稿-签发e）会议纪要由总监（或其代表）指定拟稿人；f）监理函件由提出发文的监理人员拟稿；g）根据授权，发文内容必须通过总监（或其代表）审核后才能定稿；h）所发文件必须经过项目总监（或其代表）签字盖章后，方可发出；i）所发文件严

3、禁涂改；j）文件签发后，由资料员作好发送登记，并归档。九、收文程序：来文-签收-登记-传阅-承办-收集-归档1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；2、按资料管理制度规定的分类，属于同类编号的文件登记 在一张表上；3、 各参建单位所发文件没采用城建档案统一格式和要求的，资 料员应及时提出，拒收并要求更改；4、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理：第一种文件：各参建单位发给监理方需签核返回的；专业监理工程师（监理员）批阅签字T总监（或其代表）审核签字、盖执业注册章T返回发文单位第二种文件：业主或参建单位发给监理方需由监理转发的； 专业监理工程师（监理员）传阅T总监（或其代表）批准T转 发有

4、关单位第三种文件：各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的；专业监理工程师（监理员）批阅签字T总监（或其代表）审核 签字、盖执业注册章T公司盖章T返回发文单位第四种文件：各参建单位发给监理方只需签核和归档的；专业监理工程师（监理员）批阅签字T归档第五种文件：各参建单位发给监理的参考资料或回复函件； 专业签阅T归档5、资料员收到文件后，半个工作日内转出，并由接收人员签收 登记。6、凡需要承办或批示的文件必须及时办理，若不能及时办理需 要研究处理的文件，应以书面形式给予对方回复。7、资料员休假或公差外出时，总监应及时安排人员接任资料管 理工作，并办理书面交接手续。附件：会议纪要模板（见会议制度）、监

5、理函件模板；监理通知（函件、会议纪要）跟踪记录表。第一章工程部巡视检查管理制度一、目的:督查项目监理机构“独立、客观、科学、公正、诚信”的开展 工作。二、检查：对所辖项目每月月底前定期检查一次，要求全面检查，填 写检查记录表。三、巡视：1、每周必须到所辖项目巡视一次；2、执行巡视记录表，检查不少于三十点。四、建设工程的合法性：检查项目总监及监理机构对项目的合法性是否检查、对不 合法行为是否采取有效（书面）措施。重点检查：1、施工许可证；2、专业工程是否有施工许可证；3、是否办理质量和安全监督；4、施工单位是否具备施工资格；5、施工人员的从业资格。一般检查：1、计划立项批文；2、投资许可证；3、

6、规划许可证；4、是否按规定招标；5、参建单位是否有违章行为；6、总包、分包是否合法；7、其它。五、质量控制：重点检查：1、预控函件份数；2、旁站是否按要求执行，记录份数；3、监理日志；4、监理人员的巡视检查记录、份数；5、质量问题整改通知单份数、编号。一般检查：1、预控计划是否有；2、旁站监理方案是否有；3、监理资料B、C表；4、材料（成品、半成品）报审，是否见证送检，多少次;5、隐蔽验收是否及时，签章是否规范；6、是否及时检查质量控制资料；7、质量事故是否如实、及时上报；8、是否执行强制性标准。（书面资料）；9、施工方案是否及时审批；10、工程验收是否及时；11、图纸及变更是否熟悉，现场测问

7、；12、其它。六、安全文明施工：重点检查：1、预控函件份数；2、安全施工方案是否审批；3、安全检查记录份数；4、安全整改通知单份数。一般检查：1、预控计划是否有；2、现场安全警示牌；3、安全事故是否及时处理；4、文明施工预控函件份数；5、现场是否封闭管理；6、现场防火有无预控函件；7、易燃易爆物品管理有无预控函件；8、有无防暑、防毒预控函件；9、其它。七、进度控制：重点检查：1、预控函件份数；2、工期滞后有无米取措施，函件份数；3、进度控制图是否上墙。一般检查：1、各阶段的进度预控点是否明确；2、预控计划是否有；3、工程形象进度；4、工程是否按计划进行；5、工期滞后有无原因分析。八、投资控制：

8、重点检查：1、预控函件份数；2、进度款是否按合同审批；3、进度款是否在一周内审批完成， 未完成是否向业主，承包商 发函说明；4、节约投资的合理化建议；5、确认的函件份数。一般检查：1、阶段投资控制点是否明确；2、预控计划是否有。九、现场办公:重点检查：1、工程会议纪要是否按时发出；2、晨会是否正常召开，检查记录；3、上班是否佩带工作牌；4、“独立、客观、科学、公正、诚信”是否上墙；5、平面图、进度控制表、晴雨表、岗位职责、组织机构、 卫生值日表是否上墙。一般检查：1、办公室是否整洁、卫生；2、是否有穿拖鞋、短裤上班，打电脑游戏、打电话聊天、 上网等不良行为；3、上工地是否戴安全帽，女同志有无穿

9、高跟鞋；4、工地是否有配合细则；5、监理细则是否按要求编写；6、技术参数是否按要求编写；7、监理通讯是否按时下发。十、资料管理：重点检查：1、资料收发是否及时，归档分类是否清楚；2、合同收集是否完善；3、资料按规定签字盖章；4、是否按资料管理制度上报公司。一般检查：1、A表签字是否规范；2、B表拟制是否标准；3、C表填写是否及时、完全；4、资料、收发是否规范；5、工地的规程规范、标准是否满足工程需要。十一、设计变更：重点检查：1、所有的工程变更，总监须填写变更处理记录表；2、不允许在设计变更上签章；3、专业监理工程师是否在相关图纸上标明变更的编号、内容。一般检查：所有工程变更是否汇总登记。十二

10、、经济技术签证：重点检查：1、签证的时限是否符合规定；2、签证单是否有专业监理工程师（监理员）和总监签章；3、签证汇总表是否在本月 28日上报公司、业主；4、未签证事项是否已发函件说明。一般检查：1、签证的依据、条件附加资料是否完善；2、有无离开工地的监理人员继续签证的行为；3、监理人员签名是否在相应位置；4、各种文件资料是否按规定盖章；5、经济签证是否独立登记。十三、考勤：重点检查：1、监管多项目的专业监理工程师，是否在当日上班的工地 考勤；2、总监不清楚的无故不上班（离岗）的人员，按旷工记录 一般检查：1、请假是否有批准的假条；2、因公外出是否请示总监；3、总监外出考察一天以上，是否请示工

11、程部；4、考勤表是否当天记录；5、是否按时上下班。十四、廉洁：重点检查：1、检查监理人员的廉洁行为，未经批准不得接受业主额外 补助；2、有无接受施工单位或材料供应商不适当的宴请；3、有无推荐施工单位或材料供应商；4、有无在施工单位或材料供应商中兼职。 一般检查：1、有无接受业主的额外补助；2、未经总监允许不得与材料推销员攀谈现象；3、有无接受施工单位或材料供应商的馈赠；4、有无索、拿、卡、要；5、是否安排亲属朋友在承建商中任职；6、其它方面的廉洁。十五、其它：重点检查：1、当月监理费总监是否催收；2、业主投诉是否及时得到整改；3、公司和工程部的整改意见是否及时落实。 一般检查：工程会议是否按规

12、定召开。十六、巡检记录表须项目总监签字，项目监理机构、工程部各存一份， 并报总工办备案存档。十七、对本处各个项目进行考核评比：1、考核评比后，根据得分排队，并作为考核项目总监绩效的依 据；2、考评结果报总工办。十八、考核（由公司总工办负责）：1、巡检次数是否满足要求，检查巡检记录；2、对工地是否全面了解；3、对工地存在的问题，是否下发整改通知，多少份;4、公司下发的整改通知是否及时整改；5、业主提出的问题是否及时落实。工程部检查（巡视）记录表表4-2序号项目容 内 查 检有M)z(丄项目2证 可 许 工 施 有 否 是 程 工 k3合督 监 全 安 和 量 质 m 二 理 办 否 是法性56有

13、 否 是 划 计 控 预 体 总7有 否 J8有 否 是 案 站 旁9审 否 是 案 计 设 织 组 工 施1O是可、- 测 场 现 熟 否 是 更 变 及 纸 图填 时 及、赤 真 否 抑 刖写1份 i 检 日 站 旁 z( 014是 章 - 的 审 报 场 进 旬 设 成检 半送、证 品见 成否 J疋 藝合 主否质量禁 否 是16控制范 规 否 是 章 - 时 及 否 是资 术 技 工 施 的 关 相 了 查 K 咅 怠料查录 检记 否查 是检19查 检 促 督 否 是R否 是 总22k2425262728293031323334安全管理安全施工方案是否审批、并督促实施检杳安全大检杳的记录

14、专项安全检查是否进行，检查记录预控计划是否有是否检杳现场安全警示牌及“二宝” “四口”安全事故是否及时处理现场是否督促封闭管理对重点部位、环节是否实行旁站对安全防护用品是否进行检查、不合格的是否禁用；是否根据检查情况，分阶段签付安全文明施工措施费是否督促承包商办理安全竣工评价手续项目监理机构工程部项目总监年 月曰检查记录：工程部检查（巡视）记录表表4-3序号项目容 内 查 检有（是）否 z( 无3336进度37有 否 堤38度控39制40否 是 化 变 、厦 进否 是 By 总 停 停司 程公 工和42否 是 款 B 进 程 工43投资在 否 是 款 B 进44O 分 扣az 无 分 加 O

15、合 资 投 约 节 有 否 是45控制有 否 J46否 是 件 法 合 不 于 对47是48施 是49监理知 通 改 整 题 可 、-量 质 出 发 否 是5551函-7件C、暑 防 阳、火 防 否俯 是面55满足205555一份度 上 否 是55以.度 否 是55上均不扣否 是 后 滞 进555566分合 否 是61)626664监理工程师是否发函15份以上，质量、安全须满足 10份以上，监理员10份以上，质量、安全满足 8 份以上项目监理机构工程部项目总监年 月曰检查：记录：序项 目检查内容检查结果（是）无（否）9686766656考 勤监管多项目的监理人员是否在上班的工地考勤考勤是否有失

16、实，不实追究总监责任请假是否有批准的假条总监外出考察天以上，是否请示工程部考勤表是否当天记录，检查考勤表6757473727707廉洁有无接受施工单位或材料供应商不适当的宴请有无推存施工单位或材料供应商有无在施工单位或材料供应商中兼职有无擅自接受业主的额外津贴有无接受施工单位或材料供应商的馈赠有无索、拿、卡、要是否安排亲属朋友在承建商中任职08 97 87 77现场办公工程会议纪要是否在一个工作日内发出晨会是否准时召开，检查记录上班是否挂工作牌图表是否按办公管理制度上墙工地是否有配合细则（50万元以上）检查结果E目办公室是否整洁、卫生检查内容有（是）无（否）女同志有无穿高跟鞋t：594695=

17、8=796监理否每月按资料管理监理通讯是否日周一期土相应位89800C项B表是否按规定统一格式 C监理机是否及分工完全明确901有无违反治是条例写现象有无表签字推内容是否5W工程部检查（巡视）记录表项目监理机构项目总监年 月曰检查记录：工程部检查（巡视）记录表表4-3工程部表4-4102殳 计 变总监须填写所有设计变更的指令103 不允许在设计变更上签章104 :彳更 管监理人员是否在相关图纸上标明变更的编号、内 容，抽杳105 -理所有工程变更是否汇总登记106签证是否超合同规定的时限或配合细则107签证单是否有监理人员、总监和业主代表签章108签证汇总表是否当月28日上报公司、业主109签

18、证依据条件及附加资料是否完整110经济签证是否独立登记111苴它当月监理费总监是否催收和收回112业主投诉是否及时得到整改113公司和工程部的整改意见是否及时落实114公司及工程部布置的工作是否按时完成115项目机构人员是否团结友爱，互相帮助116是否积极学习，提高业务水平117业主反馈意见项目监理机构工程部项目总监年 月曰检杳：记录：第二章项目监理机构行文制度一、目的：规范项目监理机构的文件格式及往来程序。二、原则：1、项目监理机构按照统一的格式及程序行文；2、建设局有规定格式的文件，使用建设局规定格式；三、文件分类：A承建商类、B监理类、C监理内部使用类、D勘察设计类、E业主类、F行政类、

19、G公司经营类、其他类。四、文件编号：按照公司监理资料管理制度中“资料编号”的规定执行。五、发文格式：4、会议纪要：按公司统一会议纪要模板，写明公历年月日， 主题词，会议纪要名称用小二号宋体字加粗，内容用四号宋 体字，后附签到表；5、监理通知：监理通知使用建设局规定表格；6、监理函件：按公司统一模板，函件名称使用小二号宋体字加 粗,内容使用四号宋体；六、其他类文件：按公司相关要求执行。六、容要求：简洁、流畅，条理清晰，数据准确，不使用文学描述词藻，准确地表达主题，无歧义。七、发文时间要求：k）会议纪要：必须在会后一个工作日内发出；l）监理通知：根据工程中具体情况及时发出；m）监理函件：根据工程中

20、具体情况及时发出；n）其他文件：根据该文件具体情况及公司相关制度规定及时 发出。八、发文程序：拟稿-审稿-签发o）会议纪要由总监（或其代表）指定拟稿人；p）监理函件由提出发文的监理人员拟稿；q）根据授权，发文内容必须通过总监（或其代表）审核后才能定稿；r）所发文件必须经过项目总监（或其代表）签字盖章后，方可发出；s）所发文件严禁涂改；t）文件签发后，由资料员作好发送登记，并归档。九、收文程序：来文-签收-登记-传阅-承办-收集-归档1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；2、按资料管理制度规定的分类，属于同类编号的文件登记 在一张表上；3、 各参建单位所发文件没采用城建档案统一格式和要求的

21、，资 料员应及时提出，拒收并要求更改；4、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理：第一种文件：各参建单位发给监理方需签核返回的；专业监理工程师（监理员）批阅签字-总监（或其代表）审核 签字、盖执业注册章-返回发文单位第二种文件：业主或参建单位发给监理方需由监理转发的； 专业监理工程师（监理员）传阅-总监（或其代表）批准-转 发有关单位第三种文件：各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的；专业监理工程师（监理员）批阅签字-总监（或其代表）审核 签字、盖执业注册章公司盖章返回发文单位第四种文件：各参建单位发给监理方只需签核和归档的；专业监理工程师（监理员）批阅签字归档第五种文件：各参建单位发给监理的

22、参考资料或回复函件；专业签阅T归档5、资料员收到文件后，半个工作日内转出，并由接收人员签收 登记。6、凡需要承办或批示的文件必须及时办理，若不能及时办理需 要研究处理的文件，应以书面形式给予对方回复。7、资料员休假或公差外出时，总监应及时安排人员接任资料管 理工作，并办理书面交接手续。附件：会议纪要模板（见会议制度）、监理函件模板；监理通知（函件、会议纪要）跟踪记录表。第三章工程部巡视检查管理制度一、目的:督查项目监理机构“独立、客观、科学、公正、诚信”的开展 工作。二、检查：对所辖项目每月月底前定期检查一次，要求全面检查，填 写检查记录表。三、巡视：2、每周必须到所辖项目巡视一次；2、执行巡

23、视记录表，检查不少于三十点。四、建设工程的合法性：检查项目总监及监理机构对项目的合法性是否检查、对不 合法行为是否采取有效（书面）措施。重点检查：1、施工许可证；2、专业工程是否有施工许可证；3、是否办理质量和安全监督；4、施工单位是否具备施工资格；5、施工人员的从业资格。一般检查：1、计划立项批文；2、投资许可证；3、规划许可证；4、是否按规定招标；5、参建单位是否有违章行为；6、总包、分包是否合法；7、其它。五、质量控制：重点检查：1、预控函件份数；2、旁站是否按要求执行，记录份数；3、监理日志；4、监理人员的巡视检查记录、份数；5、质量问题整改通知单份数、编号。一般检查：1、预控计划是否

24、有；2、旁站监理方案是否有；3、监理资料B、C表；4、材料（成品、半成品）报审，是否见证送检，多少次;5、隐蔽验收是否及时，签章是否规范；6、是否及时检查质量控制资料；7、质量事故是否如实、及时上报；8、是否执行强制性标准。（书面资料）；9、施工方案是否及时审批；10、工程验收是否及时；11、图纸及变更是否熟悉，现场测问；12、其它。六、安全文明施工：重点检查：1、预控函件份数；2、安全施工方案是否审批；3、安全检查记录份数；4、安全整改通知单份数。一般检查：1、预控计划是否有；2、现场安全警示牌；3、安全事故是否及时处理；4、文明施工预控函件份数；5、现场是否封闭管理；6、现场防火有无预控函

25、件；7、易燃易爆物品管理有无预控函件；8、有无防暑、防毒预控函件；9、其它。七、进度控制：重点检查：1、预控函件份数；2、工期滞后有无米取措施，函件份数；3、进度控制图是否上墙。一般检查：1、各阶段的进度预控点是否明确；2、预控计划是否有；3、工程形象进度；4、工程是否按计划进行；5、工期滞后有无原因分析。八、投资控制：重点检查：1、预控函件份数；2、进度款是否按合同审批；3、进度款是否在一周内审批完成， 未完成是否向业主，承包商 发函说明；4、节约投资的合理化建议；5、确认的函件份数。一般检查：1、阶段投资控制点是否明确；2、预控计划是否有。九、现场办公:重点检查：1、工程会议纪要是否按时发

26、出；2、晨会是否正常召开，检查记录；3、上班是否佩带工作牌；4、“独立、客观、科学、公正、诚信”是否上墙；5、平面图、进度控制表、晴雨表、岗位职责、组织机构、 卫生值日表是否上墙。一般检查：1、办公室是否整洁、卫生；2、是否有穿拖鞋、短裤上班，打电脑游戏、打电话聊天、 上网等不良行为；3、上工地是否戴安全帽，女同志有无穿高跟鞋；4、工地是否有配合细则；5、监理细则是否按要求编写；6、技术参数是否按要求编写；7、监理通讯是否按时下发。十、资料管理：重点检查：1、资料收发是否及时，归档分类是否清楚；2、合同收集是否完善；3、资料按规定签字盖章；4、是否按资料管理制度上报公司。一般检查：1、A表签字

27、是否规范；2、B表拟制是否标准；3、C表填写是否及时、完全；4、资料、收发是否规范；5、工地的规程规范、标准是否满足工程需要。十一、设计变更：重点检查：1、所有的工程变更，总监须填写变更处理记录表；2、不允许在设计变更上签章；3、专业监理工程师是否在相关图纸上标明变更的编号、内容。一般检查：所有工程变更是否汇总登记。十二、经济技术签证：重点检查：1、签证的时限是否符合规定；2、签证单是否有专业监理工程师（监理员）和总监签章；3、签证汇总表是否在本月 28日上报公司、业主；4、未签证事项是否已发函件说明。一般检查：1、签证的依据、条件附加资料是否完善；2、有无离开工地的监理人员继续签证的行为；3

28、、监理人员签名是否在相应位置；4、各种文件资料是否按规定盖章；5、经济签证是否独立登记。十三、考勤：重点检查：1、监管多项目的专业监理工程师，是否在当日上班的工地 考勤；2、总监不清楚的无故不上班（离岗）的人员，按旷工记录 一般检查：1、请假是否有批准的假条；2、因公外出是否请示总监；3、总监外出考察一天以上，是否请示工程部；4、考勤表是否当天记录；5、是否按时上下班。十四、廉洁：重点检查：1、检查监理人员的廉洁行为，未经批准不得接受业主额外 补助；2、有无接受施工单位或材料供应商不适当的宴请；3、有无推荐施工单位或材料供应商；4、有无在施工单位或材料供应商中兼职。 一般检查：1、有无接受业主

29、的额外补助；2、未经总监允许不得与材料推销员攀谈现象；3、有无接受施工单位或材料供应商的馈赠；4、有无索、拿、卡、要；5、是否安排亲属朋友在承建商中任职；6、其它方面的廉洁。十五、其它：重点检查：1、当月监理费总监是否催收；2、业主投诉是否及时得到整改；3、公司和工程部的整改意见是否及时落实。 一般检查：工程会议是否按规定召开。十六、巡检记录表须项目总监签字，项目监理机构、工程部各存一份， 并报总工办备案存档。十七、对本处各个项目进行考核评比：1、考核评比后，根据得分排队，并作为考核项目总监绩效的依 据；2、考评结果报总工办。十八、考核（由公司总工办负责）：1、巡检次数是否满足要求，检查巡检记

30、录；2、对工地是否全面了解；3、对工地存在的问题，是否下发整改通知，多少份;4、公司下发的整改通知是否及时整改；5、业主提出的问题是否及时落实。工程部检查（巡视）记录表表4-2序号项目容 内 查 检有M)z(丄项目2证 可 许 工 施 有 否 是 程 工 k3合督 监 全 安 和 量 质 m 二 理 办 否 是法性56有 否 是 划 计 控 预 体 总7有 否 J8有 否 是 案 站 旁9审 否 是 案 计 设 织 组 工 施1O是可、- 测 场 现 熟 否 是 更 变 及 纸 图填 时 及、赤 真 否 抑 刖写1份 i 检 日 站 旁 z( 014是 章 - 的 审 报 场 进 旬 设 成检

31、 半送、证 品见 成否 J疋 藝合 主否质量禁 否 是16控制范 规 否 是 章 - 时 及 否 是资 术 技 工 施 的 关 相 了 查 K 咅 怠料查录 检记 否查 是检19查 检 促 督 否 是R否 是 总22k2425262728293031323334安全管理安全施工方案是否审批、并督促实施检杳安全大检杳的记录专项安全检查是否进行，检查记录预控计划是否有是否检杳现场安全警示牌及“二宝” “四口”安全事故是否及时处理现场是否督促封闭管理对重点部位、环节是否实行旁站对安全防护用品是否进行检查、不合格的是否禁用；是否根据检查情况，分阶段签付安全文明施工措施费是否督促承包商办理安全竣工评价手续项目监理机构工程部项目总监年 月曰检查记录：工程部检查（巡视）记录表表4-3序号项目容 内 查 检有（是）否 z( 无3336进度37有 否 堤38度控39制40否 是 化 变 、厦 进否 是 By 总 停 停司 程公 工和42否 是 款 B 进 程 工43投资在 否 是 款 B 进44O 分 扣az 无 分 加 O 合 资 投 约 节 有 否 是45控制