中国※※企业办公系统解决方案

1、中国*企业办公系统解决方案1.方案总述31.1 系统建设原则31.2 系统建设目标41.3 系统特点52.系统总体规划62.1. 办公系统总体框架62.2 B/S与J2EE开发模式72.3 办公系统建设步骤93系统功能设计113.1.个人事务113.1.1、待办事宜113.1.2、电子邮件113.1.3、个人通讯录123.1.4、工作日程123.2.日常办公123.2.1、领导督办123.2.2、会议管理133.2.3、收文管理133.2.4、发文管理143.2.5、报告管理143.2.6、文件管理143.3.行政管理143.3.1、人力资源管理153.3.2、客户资料管理153.3.4、接待

2、管理153.3.5、会议室管理163.3.6、车辆管理163.3.7、外出管理163.3.8、办公用品管理163.3.9、固定资产管理173.3.10、图书管理173.4.内部网站173.4.1、新闻动态173.4.2、常用信息173.4.3、规章制度183.5.交流互动183.5.1、通知管理183.5.2、公告栏183.5.3、电子论坛183.5.4、手机短信193.5.5、即时消息(Instant Messaging)（待开发）193.6.工作流203.6.1、工作流控制平台203.6.2、综合信息查询213.7.系统管理213.7.1组织机构管理223.7.2用户管理223.7.3角色

3、管理223.7.4工作流管理223.7.5系统模块维护234. 项目计划管理244.1项目控制措施244.2项目实施计划255. 项目实施295.1 项目定义295.2 资源计划305.3 现有环境调查305.4 制定计划315.4.1 项目小组成员的确定315.4.2 计划内容315.4.3 交流325.5 统开发管理方法325.5.1软件生存期管理325.5.2软件配置管理365.5.3系统开发管理采用的工具375.5.4风险管理385.5.5成本管理395.5.6安全考虑及其防范措施415.5 硬件和软件资源的考虑415.5.1 服务器415.5.2 客户端425.6系统的测试与验收42

4、5.6.1系统测试方案425.6.2系统验收方案436. 售后服务和技术支持466.1软件维护466.2服务与技术支持方式461.方案总述1.1 系统建设原则 安全保密性原则系统应能提供网络层的安全手段防止外部的非法入侵及内部操作人员的越级操作；系统在硬件、网络、数据库和数据、应用操作权限和身份认证方面，加载全面的安全措施；所有应用项目和软硬件应当遵守国家的相关规定。 可靠性原则系统能有效的避免单点失败，在设备选择和互联时应提供充分的冗余备份，实现7*24小时不间断工作。 经济实用原则以现行需求为基础，充分考虑发展的需要来确定系统规模。功能模块子系统以插件方式扩展。系统应突出实用，要让系统的投

5、资与实际需求相符合。同时，对各类用户（如企事业、审批人员）来说，操作简便、易用；系统响应符合人的习惯。 可管理性原则系统设备易于管理、维护，操作简单，便于配置，在安全性、数据流量、性能等方面能得到很好的监视和控制，可以进行远程管理和故障诊断。 先进性原则系统的结构设计、配置、管理方式在经济实用的同时，尽量采用先进技术，延长系统的的生命周期。 开放兼容性原则系统要求开放性好、标准化程度高。系统建设应与现有的一些单位局域网系统平台兼容，要考虑将来这些系统接入。系统应该建立统一的平台的标准，这种标准必须是符合国家和浙江省关于电子政务及信息化建设有关标准的。 可扩展性原则系统设备不但满足当前需要，并在

6、扩充模块后满足可预见将来需要；保证系统平台建设完成后在向新技术升级时能保护现有投资。 先易后难、阶段实施的原则最大限度的减少投资风险，提高系统利用率1.2 系统建设目标中国*集团办公系统将以中石油管道公司华中分公司为核心，通过因特网连接位于各处的下属单位，实现办公无纸化、工作流程及信息查询自动化、文件传输电子化，及时通讯，短信等功能。1) 高起点建设统一的企业级应用系统，整合现有应用，并实施新应用。通过建设办公系统项目，用户将统一除业务系统以外的应用平台，并在对现有应用进行评估、规范、调整的基础上，开发并实施一系列新型应用，从而使办公系统成为企业内部核心的关键应用系统，成为员工进行日常工作的业

7、务系统和基本支撑平台，成为用户企业管理信息和企业知识的储存和管理平台。2) 扩展办公系统的访问模式和使用模式，建立基本的电子协作环境。实时快速的响应，无处不在协作是企业拓广协同工作和交流的目标。这种思路是办公系统横向发展的必然结果，也是客户需求决定市场的例证。电子协作系统并不是仅仅对系统名称的修改，而是对应用模式和范围的重新定位。协作在企业内部是无所不在的，如何实现有效的协作和企业效率最优是电子协作系统要解决的核心问题。而且所有功能都基于一个统一的架构，可以完整的集成到日常办公的环境中。3) 根据各个业务部门的业务需求，开发新一代办公系统。今天办公系统的开发模式已经不是仅仅局限于公文收发和工作

8、流，也不再局限于把“办公室”的工作流程套用到所有应用模式上，而是根据各个业务部门真实和具体的业务需求开发相应的应用，对企业各种信息进行集成和有效地共享，加强企业的信息流转，支援企业工作人员（管理层、业务人员、行政人员等所有员工）有效获取和应用有用的信息资源，支持企业的日常运作、提高工作效率、提高企业的整体反应能力，以办公系统为核心统领用户整个办公系统今后发展的方向。 4) 建设统一的企业信息门户和知识门户。企业信息门户和知识门户是企业的核心战略之一，通过建设企业信息门户和知识门户，可以有效的整合企业信息资源和应用系统，从而达到改进信息访问，优化应用结构，丰富应用内容，提高实施效率的目的。未来中

9、石油管道公司华中分公司办公系统中，所有的应用将包括一个统一的企业门户。通过该门户，所有用户将能定制并访问所有日常工作相关的信息和应用，并能将该企业门户作为访问和贡献知识的工具和唯一接口，从而为统一管理企业知识和运用企业知识提供最有效的手段。1.3 系统特点& 全新的理念同时引入协同办公、知识管理、信息门户三大理念，以协同办公和知识管理为主线，积极整合现有系统，集成信息门户。& 多种通信手段提供Email，即时信息、手机短信、电话语音多种通信手段传递信息，加快信息传递。& 完全基于B/S架构 由于采用基于WEB的软件结构，使得办公系统随处可用随时可用，实现真正的移动协同办公管理。用户可以在任何具

10、备浏览器的机器上通过Internet/Intranet实现了Web上操作。支持通过VPN或申请固定域名方式，可以使出差在外的员工通过Internet随时访问公司的OA系统，随时联系，移动办公，体现协同办公本质所在。& 增强的工作流引擎采用强劲的工作流引擎，支持图形化工作流程的定义，更能与其他系统集成。& 全新个性化工作空间采用人性化的操作界面，更体贴的操作环境，更快更方便的访问需要的个人及公共信息，更容易多途径进行交流和协同工作。& 技术先进性网络办公自动化系统采用J2EE技术方式实现。全面采用业界先进的JAVA技术标准，支持XML标准，支持多种sqlserver,mysql等后台数据库。支持

11、多种灵活自定义设置、真正支持远程移动办公。& 灵活的体系构架 为用户预留可反映其自身管理特色的设置功能，实现了用户自行定义内部管理体系结构，设置各种管理工作流程，系统参数全动态设置等功能。同时，可以使用户根据自己企业的实际情况灵活选取所需要的模块，并可与其他业务系统通过定制接口无缝衔接，实现内部信息系统间的互通、互联。 2.系统总体规划2.1. 办公系统总体框架系统通过先进的信息技术支持企业发展战略，加强内部协作与知识共享，提高企业竞争力，同时也肩负着为企业内部员工提供及时、准确的信息服务。因此，其办公系统建设的目的不仅仅是电子邮件和公文处理，而是要提供整个企业通讯、协同、协调的水平的协作服务

12、，应用覆盖每个职能部门、专业公司、下属单位。办公系统的服务对象是整个中石油管道公司华中分公司全体人员和相关下属企业员工。办公系统技术实现框架，紧密地和企业现有的或正在建设的信息系统模型进行集成。上图中底层数据源构成了企业业务信息支撑环境，包括企业一切经营管理过程中的关键数据，这些数据主要存储在传统业务系统（RDB）、数据仓库、ERP系统，Notes数据库，甚至在Internet中。办公系统将对企业中的数据和信息以某种方式进行分类，并根据数据和信息之间的关联关系把它们按照更高的层次需要，全新地组织和存储起来，以便于访问和重复利用。另外，办公系统还需要对这些数据和信息进行深加工和分析，提取可直接支

13、持管理者决策的结构化、结论性的信息及未知的、潜在有用的知识。也就是说，办公系统的立足点，正是数据和信息管理。中间为用户办公协作应用层，在这里分别提供传统办公、办公系统应用以及业务集成的手段。同时，该应用层又分为两个层次，水平的基础协作服务层可以提供企业一个基本的电子协作环境（电子邮件、短消息、即时消息Instant Messaging、Web会议等），而且可以在上层的应用中利用这些基础服务，实现真正的情景协作。在这一层次重点要解决以下几方面问题：l Web协作与无线协作的扩展l 网络化文档管理l 业务集成性应用l 内容编目l 信息检索在中间层下面是应用平台，用以支持中间应用层的功能实现。在这一

14、层次主要提供以数据为主的业务应用平台和以协作为主的办公应用平台。其中协作平台主要为异步与实时协作服务。在企业信息集成技术实现方面提供专门的集成工具，包括非编程工具，来帮助客户实现基于事件驱动或日程安排的数据传递手段；同时还提供可编程工具实现灵活的实时、多线程查询手段。最上层是企业信息门户，门户是一个提供个性化和适应性接口的应用系统，用户通过这个接口能够找到相关的人、应用程序和内容。用户根据自己的角色能够查看到相应的资源，并且透过门户可以访问到多种异构数据源，包括关系数据库、多维数据库、文档管理系统、电子邮件系统、新闻和各种文件系统，包括：n 对企业信息的分类和连接n 根据用户工作角色不同提供不

15、同类型信息的导航n 用户可以根据自己的需要定制自己的起始界面2.2 B/S与J2EE开发模式面对网上办公系统这样的多用户的系统，采用浏览器服务器十数据库（BWD）技术是适当且唯一可行的方案。最新的计算机技术发展也对此提供了有力支持。BWD技术的特点是客户端软件采用 Web 浏览器，系统的开发和维护集中在服务器端。Web平台克服了传统ClientSever模式仅适合局域网的缺点，使得应用系统在业务发生变化时，系统软件的升级、维护变得灵活、方便、容易。Web平台是一个分布式、开放、适用性强、高性能、端到端的平台。它同时可以减少开发和维护工作量，更容易实现信息共享。即使对于局域网环境，BWD技术也是

16、很好的选择。本系统所采用的B/S三层架构进行开发。采用BS模式开发的企业信息系统，也有两种构建方式：微软构架（ASPActiveX，MTSCOM）和J2EE构架（JSPServlet，EJB）。我们采用 J2EE构架，J2EE构架与微软构架相比所具有的优点如下： 1)业界支持任何一个商业化的技术，业界内重要企业的大量参与是十分重要的。JZEE是由SUN引导，各厂商共同发起的，并得到广泛认可的工业标准。如IBM， BEA Systems， oracle等都有参与。与此相比，微软构架是由微软单独制定并完成的。客户若是选择了这种没有得到业界广泛支持的专有架构，就会把他们局限在某一个供应商的技术实现上

17、。这会就妨碍客户将来采用其他供应商的产品，而这些产品很有可能最适合某一企业的特定需求。 2)充分利用已有的资源由于基于J2EE平台的产品能够在任何操作系统和硬件配置上运行，现有的操作系统和硬件也能被保留使用。 3)适应未来的变化J2EE具有更强的适应变化的能力。因为每一个基于J2EE平台的产品都保证支持最基本的J2EE服务。公司可以只需构造一次编码良好，符合J2EE的程序，然后在部署时按应用环境做出决策。如果底层平台的功能、伸缩性或可用性还不足以满足新的市场需求，用户可以有其他选择。如果客户的JZEE应用程序设计良好，并能符合标准，这个系统可以随着时间的推移通过更换底层中间件、操作系统或硬件来

18、进行放缩，却不会显著地更动应用程序。而微软构架没有提供象JZEE平台那种层次的对变化的适应性。如对底层的操作系统和中间件作些修改就会显著影响应用程序。可被选择的硬件也十分有限。 4)平台的成熟性提供J2EE平台商业实现的供应商（如 IBM、 BEA）都有很长的、得到认可的发布中间件产品的历史。包括CORBA产品、事务处理监视器、数据库、应用服务器，这些技术早在微软进人服务器端商业领域以前就已产生。 5)支持异构环境J2EE能够开发部署在异构环境中的可移植程序。基于J2EE的应用程序不依赖任何特定操作系统、中间件、硬件。因此设计合理的基于J2EE的程序只需开发一次就可部署到各种平台。 6)可维护

19、性使用J2EE要比利用微软构架开发的应用程序更易于维护。基于J2EE平台产品支持更广泛的组件类型和中间件服务，可以让开发人员投入精力在亟待解决的商业问题而不是中间件上。开发人员利用底层平台构造灵活、易维护的企业系统，这类系统不必作大的调整就可以适应新的中间件、数据库或数据库规划2.3 办公系统建设步骤办公系统项目是否成功与应用规模有很大关系。举例来说，如果机关内有一部门使用电子办公，而另一部门依然沿袭手工处理模式，那么办公势必会以两种方式存在，电子的和纸的，两套东西无形中增加了员工的工作量。由于电子办公的不彻底性，再加上人们的惰性使然，势必会沿袭旧的办公习惯，久而久之，电子办公将自生自灭。但是

20、如果企业在一夜之间全部变成迥然而异的电子化办公，最终用户对突然而至的变化会手足无措，并影响正常的办公和业务。根据我们实施办公系统的经验，结合用户的实际情况，建议实施办公系统需有一个正确的步骤：第一步：全行通信基础设施的建立规划和实施公司的计算机网络系统，达到信息的通畅和上传下达是系统实施的首要任务，就如同城市规划要先修桥铺路一样，只要路修通，桥建好才能跑车。第二步：建立相应的应用建立和推广相对简单的应用：在全行推广邮件、信息发布等简单应用系统，最终通过电子邮件方式实现信息上传下达，保证各部门员工和业务信息的收集、流通和沟通。并有效的保障了用户职能部门对各个业务部门的监控和管理。这一阶段应以扩大

21、规模，为培养全员电子办公习惯为首要任务，以传统办公中涉及的应用为主。中石油管道公司华中分公司已有使用办公软件的经验，进行本阶段的公司将比较容易。第三步：丰富办公网应用第一阶段和第二阶段是简单办公系统应用的实施和推广，主要包括电子公文、工作流转、文件管理等。随着最终用户对电子办公方式的熟悉和适应，组织者可以根据需求逐步开发更丰富的应用，如和业务系统的集成、综合查询（辅助决策支持系统）、部门级专业应用（管道维护、抢修管理等）、扩展应用到无线网手持设备。通过优化内部办公和业务流程，使得企业信息管理系统不仅成为服务员工的办公系统，同时也是向员工提供信息/知识门户的服务。第四步：实现全面的办公自动化经过

22、前三个阶段，用户的使用水平和认识层次都得到了提高，办公自动化应用系统中的信息也变得越来越丰富，这是就需要将知识、掌握知识的人、与知识相关的事有机地组织起来；在这种自然需求下，用户可以考虑进行办公系统，如信息发掘、专家定位、辅助决策等应用。通过分阶段持续不断的努力，我们相信中石油管道公司华中分公司逐步建立起功能全面、应用灵活并广受欢迎的办公应用系统，使企业走上靠信息领航的道路。同时，分阶段实施也可以降低投资风险。3系统功能设计在制定办公系统总体框架和建设规划的基础上，以下是我们针对用户的办公应用模块的建议，具体的应用功能需要看实际需求而定。下面将具体说明办公系统应用框架中的应用模块功能。3.1.

23、个人事务提供给每位系统办公人员一个统一的私有事务处理平台，此部分包括待办事宜、电子邮件、个人通讯录、日程安排。 当用户进行系统时，系统便进入此页面，用户便可以很清楚看到有关个人的包括待办事宜，电子邮件，日程安排，通知通知等信息 从而很方便地进入处理。3.1.1、待办事宜 用户进入系统后，系统自动将所有需要处理、阅读的文件放入“待办事宜” 中，并且按类型、按缓急程度、按状态进行分类排序，在主界面的右下角提供新待办事宜的声音和视觉提示，点击文档连接可以直接进入所要处理的业务文档，当事务处理完毕后通过简单的操作将待办状态改变为完成状态，也可将完成状态变回待办状态。可以根据个人需要随时删除各种状态的待

24、办事宜。 3.1.2、电子邮件 您只要点击导航条个人事务栏下的电子邮件热点链接图标即可在界面右边打开 您的电子邮件收件箱，您的来信尽在眼前。 此时您可以点击发件箱来查看您保存过的已发信件；及在草稿箱里查看您还未发的邮件。要发新邮件，你只要点击新邮件后即可打开填写新邮件表单，开始您的内容输入并完成发送操作。在收件箱中提供未查看邮件与已阅过邮件的标志性提示功能，并且与待办事宜同样也提供新邮件到达时的声音与视觉提示功能，同时也可以根据个人需要随时删除各种状态的电子邮件。系统在Mail目录下为每一个用户以其姓名建立一个邮箱文件，每一个用户都可以通过该邮件系统收、发邮件，通过该邮件系统可以增加用户之间的

25、协作、沟通、联系，实现信息的传递、存储、转发、与交换。 3.1.3、个人通讯录 相当于个人名片夹的功能，根据个人需要自己进行添加通讯记录，系统自动进行分类管理，在这里您可以随时轻松地查找记录中的任何一位朋友姓名、联系方式和个人情况。在邮箱群组列表中可以建立个人的邮箱群组，在发送电子邮件时可以很方便的完成群发操作。同时也可以根据个人需要随时删除各种通讯记录。 通讯录中包含的信息有：姓名、性别、单位、部门、科室、职务、职称、办公电话、公司传真电话、单位地址、交往时间、家庭住址、家庭电话、家庭传真电话、BP机、手提电话、身份证号、邮编、E_MAIL、备注。 3.1.4、工作日程 系统将需要用户办理的

26、一些事项的简要描述，自动将该功能记入该用户的个人日程安排中；为您提供有计划、增加效率提示性的备忘录文档；用户可以随时按照约会、邀请、事件、提示、纪念日在本人的日程安排中添加、修改、删除日程安排信息；使用户的日常行程安排有次序的进行。并且可以在每项安排中加入提醒时间，系统会在指定的提醒时间范围内发出声音和视觉提醒。 此部份包括两部份，日程和工作计划管理工作日程是对用户对某一天的工作进行安排。此部份侧重于对职员进行某一天的工安排。计划管理主要是针对于公司与公司的部门，包括公司年计划，公司月计划，部门月计划，部门周计划。对于一般用户而言，只有对自己的日程安排有全程的管理权限，包括查看，新建，删除，及

27、修改。年计划只有，公司的领导（总经理）才有全部的管理权限，月计划和周计划只有相关的部门经理才有管理权限。3.2.日常办公日常办公包括：领导督办、发文管理、收文管理、会议管理、请示报告等内容。通过这部分的实现，使得员工的日常工作变得更加方便和有序，大大提高日常办公的效率。3.2.1、领导督办本模块主要是为领导在工作上对员工进行督促办理而设置。督办的全过程包括：督办立项、交办、承办、承办报告、对承办报告的回复和催办等等。您可按作者排序、按时间排序查看领导督办事宜；由领导起草督办的文档，是一个自上而下流程，通过领导督办可以提高员工的办公效率，使领导下达的命令或任务方便、快速得以办理。 内容包括：督办

28、事项、督办人、所在部门、起草时间、紧急程度、摘要、主要内容、办理人。 可以选择办理人、并能够检查其是否外出。 发送给办理人后，该督办单立刻进入办理人的待办事宜中。 3.2.2、会议管理起草会议 内容包括: 会议主题、召集人、主持人、发布时间、会议地点、参加人员、会议类别、会议日期、开始时间、结束时间、议事日程等信息。起草完毕后按发送便把通知发送给所选定参加人员的待办事宜中。会议通知发送后将无权再修改（包括参加人员）。 签收 被邀请人在待办事宜里打开通知的热点链接直接进入会议通知中进行通知签收步骤。若能按时参加，则可单击准时出席按钮，系统自动把签收信息反馈给会议召集者；若没有时间或其他原因而不能

29、参加时，可以在不能出席原因中进行解释。让会议召集者对会议参加人员有全盘了解，必要时可以修改会议日期或时间以满足要求。 总结 活动或会议执行完毕后, 有关人员可生成总结报告或会议记录附加在原安排上来编写会议纪要。采用会议日程管理可以避免以往手工安排会议造成的通知不及时、疏漏人员、会期安排不合理等弊病，对日常会议安排具有重要意义。 会议结束后由会议召集人进行会议纪要的编写，在会议管理主界面下单击他所召集会议的主题，就可以进入编写纪要的操作界面，单击编写纪要按钮进入操作。 纪要内容包括：标题、内容、附加附件、接收纪要人员。写完纪要后可选择收件人，默认将与会者姓名列在收件人中，可以增加或修改收件人列表

30、。最后按下保存该文档以便日后修改，按下发送就发给各收件人。 3.2.3、收文管理 收文管理主要处理各级来文，解决收到文件的登记、拟办、传阅、转办、反馈等的电子化处理；其办理流程操作相似但流程简单一些。 3.2.4、发文管理 发文管理是针对实际需求个性化定制的一套可自定义流程、可监控的智能型公文流转系统；它能对本单位或部门的发文从拟稿到文件的形成进行有效、及时、轻松的管理，包括拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、印发、归档等一系列操作，使发文的起草、发送、传阅、批示、审阅等工作变的非常的简单。 3.2.5、报告管理 该模块为领导及其秘书提供一个撰写、印刷、管理报告和资料的理想的系统环境，报告撰写

31、管理子系统可为领导起草重大会议文件、重要报告讲话；可为领导在进行文件起草时在线提供有关各参考资料、综合资料、专题报告以及重要的统计数据和有关法规条文等辅助材料。报告审批功能是为工作中经常随机性地起草一些报告，汇报送交指定的人员审批而设计的，主要功能包括起草报告、报告上送、报告批阅、多级审批等。批阅过程中，提交报告人可以实时了解批阅进展情况。审批结果可以直接发布到公告板，也能进行文档的归档。 3.2.6、文件管理该模块对公司内部的各种文档时行统一管理。文档包括公司各种公用的文档，各部门共用的文档，以及由发收文产生的各种文档。各种文档由部门类型树形结构进行统一的显示。且点击文件，可根据用户权限判断

32、用户是否能进行查看进行显示。另外，有权限的用户，可进行的增加，编辑和删除等操作，对文件进行统一的编辑和管理。该模块还可以允许用户对文件类型进行管理。由于公司各个部门的文档可能有多种类型，并且类型也可能各种各样，所以，提供文档类型的定制功能是能够很大程度的方便用户的。该模块允许系统管理员进行这样的操作，公司的文档定制各种文档类型，方便公司各部门的文件进行归类管理和查阅。另外，该模块还对按照日常文件，备查文件，和拟归档文件进行查看和编辑的功能。提供回收站的功能，以便用户在由于错误删除文件时，能进行补救的功能。3.3.行政管理它主要提供对对企业的各种资源信息进行录入管理及维护，及对各种资源的进行使用

33、管理确的功能。包括接待管理，会议管理模块，人力资源管理模块，物品管理模块，客户资料管理模块，图书管理模块等，固定资产管理模块，车辆管理等。3.3.1、人力资源管理 人力资源管理系统由职工档案管理、人力资源计划管理、职工考勤管理等模块组成。其中，档案管理模块是此部份的基础，其它部份是在此基础上进行的人员计划、人员培训、职工考勤的管理。本系统以单位的人事部门、各个职能部门、职工个人为对象，协调三者之间的业务联系，从而达到为人事决策提供迅速、准确、全面的信息，提高工作效率。 本模块严格按照国家人事部颁发的有关规定进行职工档案管理，提供灵活的代码自定义功能，辅助管理人员对职工的职务、职称、学历等进行管

34、理，系统具有相当的规范性和适用性。人力资源计划管理可以根据各部门的需求，在各部门间合理地调配人力资源或制定招聘计划等。人力资源构成分析按部门对单位的学历、职务、职称、性别等人力资源的构成进行统计分析，并给出直观的统计数字。系统管理采用多级安全控制，保证职工档案数据的安全性、可靠性。3.3.2、客户资料管理 对公司的各种客户资料进地管理。包括新增客户资料，修改和编辑客户资料。按类别，客户状态模糊查询各种客户资料，按名字等条件精确查询客户资料。用户可根据自已查阅自己感兴趣的客户资料。3.3.4、接待管理 处理单位接待工作的一些事务登记和管理方面的信息。 接待管理处理单内容包括：被接待人姓名、接待时

35、间、来人单位、来人职务、来时交通工具、来人电话、来人事由、来人人数、接站司机、接待人姓名、接待人职务、接待人电话、来人住址、住宿费用、入住时间、立刻时间、返回交通工具、票价、我方购票（张）、对方购票（张）、其他花费、接待总费用（元）、可阅读此表的人员、备注。 处理过程：从接待管理-起草接待处理签进入要起草的表单；按本单位接待管理处理签要求填写好各项，填完检查无误后，即可保存该接待处理签。 在接待管理列表界面上点击接待查询可以进入有关接待方面的接待人数、次数、费用的查询统计工作；选择有关的统计项目，点击查询开始后系统自动统计您在某时间段中的接待次数、接待费用的查询统计工作。 3.3.5、会议室管

36、理 主要是对单位的会议室进行登记、申请、借用和管理工作。管理员可根据具体情况点定义流程定义本单位的会议室申请流程；具体定义方法与发文流程定义相同。会议室使用统计是对会议室使用情况的具体统计，供单位员工来查看，分为按会议室统计、按部门排序、按使用人排序三种方式，在填写会议室申请时可以随时查看当前会议室的空闲状况。 3.3.6、车辆管理管理员可根据具体情况点定义流程定义本单位的车辆申请流程；具体定义方法与发文流程定义相同。 车辆使用统计是对车辆使用情况的具体统计，供单位员工来查看，分为按车辆统计、按部门排序、按使用人排序、按司机排序四种方式3.3.7、外出管理主要是为了管理单位人员出差、请假与办公

37、之间的矛盾，形成一个和谐、协作的工作环境。点击外出登记即可查看单位当前所有人员外出情况。它包括外出声明、外出的解除及外出的记录情况。 若单位人员需要外出时可以发出公告声明，单击起草声明进入外出登记表单中依据系统提示填写出差时间、出差地点、事由和是否选择秘书代办或指定其他人办理或暂停（注：当前状态一栏应为外出声明）后按保存即可保存当前声明文档。出差人出差回来后，进入出差声明中，打开自己出差前起草的出差声明单，进入编辑状态，把当前状态一栏中改变为：外出解除，然后保存文档，那该文档会从当前出差页面中被消除而放在外出纪录；变成单位人员出差的备案供查。3.3.8、办公用品管理实现单位内部办公及相关用品的

38、管理，包括采购、领用申请等；实现单位内部办公及相关用品出入库登记、查询；实现单位内用品库存查询，避免盲目购买，减少库存成本；各部门根据库存情况和以后需求用量做好办公用品需求计划，经审核后生成采购计划；办公用品入库，领用登记；3.3.9、固定资产管理对公司的固定资产的详细情况进行登记，包括产地、型号、配置、价格，分别对固定资产的资产编号、资产分类、资产状态、维修等记、维修状态进行查看，并记录固定资产的折旧情况，可以准确的了解公司固定资产的情况。3.3.10、图书管理实现对图书、资料的登记、统计和管理、图书借阅的审批和图书管理制度的发布和查阅。提供对图书资料的分类登记和统计，为用户提供简单、方便的

39、浏览和查阅方式，提供查询和目录打印功能。实现图书资料借阅单的电子审批流程，由管理员审批借阅单，同意后，图书借阅人会收到邮件通知，提醒去取书。在书籍到期归还时，管理员发邮件给借阅人提醒还书。提供图书管理制度的网上发布，方便用户查阅。提供最新的图书发布消息，方便用户查阅。3.4.内部网站 这里主要提供一些信息按照分类、通过审批后公开的文件信息，放在网上供员工查询、阅读。为单位人员提供一个内容丰富的网络信息库。分类条目可以根据用户根据需要自行添加，比如最新动态、常用信息、规章制度等。 3.4.1、新闻动态发布单位内部、国际新闻动态和国内焦点新闻等信息。单位人员可按日期顺序来查看有关信息并可按关键字进

40、行新闻检索。 管理者若想发布新的信息，可点“发布新闻”进入新闻信息表单进行登记。填写好标题和新闻正文等内容后按“保存”即可以在网上发布新闻供单位员工查看。 3.4.2、常用信息 发布日常生活中的一些信息。可单击按作者排序、按日期排序来查看有关信息；并可按关键字进行信息文档检索；管理者若想发布新的信息，点击“起草”进入常用信息表单。可以建立各种分类，如科技、经济、交通、综合等信息分类，以对信息文档进行有效的管理。 3.4.3、规章制度 提供单位的各项政策法规、规章制度等信息，可按类别、日期查看；也可根据关键字检索；若有权限起草新制度，点“起草”进入制度规范表单进行制度规范信息发布。在这里发布者可

41、以输入该规章制度的分类：比如法律法规、公司制度、部门职责等，也可以点击下拉框来选择一个已存在的分类。可以对该文档进行排序（如1，2，3等，也可以不输入内容）在按要求填写或修改完内容后，点“保存”按钮，保存该文档，即可完成规章制度的输入和编辑工作。 3.5.交流互动3.5.1、通知管理通知是把单位一件事情有选择地告诉某些人，被接收人可以反馈通知信息。可按作者排序、按时间排序来查看有关通知事宜。 内容包括：发通知人、所在部门、发布时间、当前状态、通知主题、通知内容、接收通知人员。 发通知人可以选择接收通知的人员。可以查看接收通知人员是否有外出，通知发送后为接收人形成待办事宜。3.5.2、公告栏 该

42、功能是一个应用得比较广泛的功能，用于在单位内部发布各种通知、通告等；公告是公众性的文档，每个人都能阅读。 公告栏内容包括：发布人、发布时间、标题、内容。 公告牌提供的基本功能包括：用户可以安装日期顺序查看公告信息， 支持全文检索、按标题、日期、作者进行检索；另外，为了保证公告牌中信息的准确性，能够控制用户进行发布、修改、删除信息等操作。 管理者若想发布公告，单击“起草公告”进入要起草的表单。填写好标题和公告内容后单击“保存”按钮即可在网上发布公告，单位任何一个人员都可以在网上阅读该信息。3.5.3、电子论坛 电子论坛是大家通过计算机网络，对某一议题自由地发表见解。可以用来在单位内部收集各种意见

43、，如对一个新政策或新产品提出各自的看法等。 电子论坛页面内容：主题、分类、作者、发布时间、内容。 它提供的功能包括: 以分类树的方式显示所有记录(按议题分类，能够显示记录之间的答复关系); 能够按日期进行排序; 支持全文检索、按议题、标题、日期、作者进行检索等。 3.5.4、手机短信被授权的用户可以定义发布实时或即时短消息，管理员还可以进行系统的实时维护（用户管理、日志浏览、消息队列管理等）。具有方便的用户管理功能，支持用户群设置以及消息的群发。通过设定，可以定时主动的发布数据库信息，在特定时刻发送给特定用户或用户群。具有远程遥控功能。管理员可以通过手机控制短信系统的信息发布。具有用户回执确认

44、信息的接收及统计功能。3.5.5、即时消息(Instant Messaging)（待开发）如何使在不同工作地点的用户进行有效及时的沟通，如何快速找到相应的专家，如何快速的与客户和合作伙伴联系。建立企业的即时消息应用，可以拓展已有的电子邮件的沟通交流的方式，还可以大大提高员工的工作效率和响应能力。不同于Internet的即时消息应用，企业的即时消息必须是一个安全的、可扩展的并且能与企业已有的目录和应用紧密集成的协作应用。Sametime的企业社区服务可以帮助企业快速的部署和实施即时消息应用。Sametime可以让用户感知到在线交流的机会，方法就是提供定制的人员列表，这个人员列表可以是企业内部的专

45、家同事、也可以是外部的客户。定制完成后，下一次用户登录服务器，就可以自动感知到他们是否在线，是否可以进行交流。Sametime可以直接从企业目录中获取用户的身份信息与群组信息，也可以从它自身的集成的目录中获取。Sametime还提供了完全浏览器的Sametime Connect，不需要客户端软件安装，只需要打开一个特定的URL地址，用户可以通过浏览器来完全支持感知与会话的功能。为防火墙外的客户和商业伙伴提供感知功能和安全的交流渠道。上图显示基于浏览器的Sametime Connect的人员列表。Sametime会议还支持会议成员之间多种的会话模式，包括基本的键盘消息讨论、交互的音频会议或视频会

46、议。一旦用户发现某人在线，他们就可以通过发送即时消息开始交流。用户可以根据当前的任务，选择是使用即时通信，在线会议，还是全功能的协作会议。比如，即时通信效率高，带宽需求小，适合快速地阐述一个观点；但是要解释一个设计说明书的细节，在线会议可能就是更好的方式。最后会话的记录就可以保存下来备忘。当然，没有人愿意总是被随意的通讯打断手里的工作。出于这个原因，Sametime给每个用户完全的权力确定是否进行交流。参与交流的等级包括活跃（在线且可以交流），离开（离线或由于其它原因无法交流）和请勿打扰（在线但是不可交流）。另外，在可以管理的控制下，可以在sametime 的客户端之间快速的共享文件。3.6.

47、工作流3.6.1、工作流控制平台工作流控制平台是基于先进的 J2EE 技术规范，以 WFMC 为标准开发；采用基于域的三级分层联邦系统架构，是一个分布式的工作流管理系统，可支持海量数据处理；具备良好的稳定性、扩展性、安全性与灵活的业务流程变动功能；通过 iConnet 应用集成服务器可方便地集成企业现有系统、中间件和各种应用，是开发、部署和管理企业关键业务的理想平台。 工作流控制平台提供了一套完整的企业业务流程管理解决方案， 为企业的业务流程自动化以及企业流程再造提供坚实的基础平台，成为业界领先的企业业务流程自动化以及企业流程再造的核心产品。 工作流引挚平台可支持行业、大型企业的应用；可同时新

48、建，运行和监控多个工作流实例，并随时查看工作流状态和相关的数据信息 。新建工作流时，通过在系统管理中进行配置的工作流类型信息和工作流配置信息，在系统中新建工作流实例，并自动实行。通过工作流的审批路径信息，将需要系统中的用户进行执行操作的信息通过多种方式自动发送给用户，用户能及时接收信息，从而进入系统，完成工作流某一层次的的操作。完成这一层次的操作后，工作流引引挚自动将工作流实例的下一个等操作的作息发给下一个层次的操作者。如此下去，直到工作流实例的完成。 工作流实例在运行过程，每一步执行的结果有：通过，顺利进入下一层的审批；退回，工作流信息表中有误退回给工作汉申请人进行数据信息的修改，修改后，再

49、进行这一层次的操作；转发，在工作流审批过程中，审批人认为还需要指定的人进行审批，那么，系统便给指定的用户发给信息，通告他来参与进行工作流的审批；撤销，审批人认为这个事务申请不合理，便进行此项操作以结束工作流的实例。 工作流还可以及时显示工作流实例各个状态的信息，如在建工作流，表示在新建状态的工作流；在批工作流，在审批状态的工作流；退回工作流，在审批中被工作者退回的工作流等。也可以在线查看这些状态的工作流实例的详细信息。3.6.2、综合信息查询利用关系数据库强大的查询功能，通过建立跨平台综合信息查询引擎，提供机关系统的综合信息查询，体现系统信息无缝衔接的特点，实现异种数据库的信息组合、模糊查询功能。如：对业务和办公系统中数据的联合检索。3.7.系统管理系统设置与系统管理全部通过浏览器来进行，如人员管理、部门管理、权限管理等等，权限严格，集中管理,使系统的管理与维护更加便利。3.7.1组织机构管理对公司的组织机构进行登记和管理。对公司的各部门结构，员工组成进行维护。包括部门管理和人员管理。部门管理包括登记公司的各个部门，部门的各处信息，如名字，职能，负责人，级别等。人员管理指登记公司职员的信息。同时提供部门信息和员工信息以树形结构的显示，用户可以占击树形结构的部门或员工信息进行查看和显示。3.7.2用户管理对访问本系统的用户进行管理。包括新建用户，编辑用