高速公路档案精细化管理的实践探索

1、高速公路档案精细化管理的实践探索 摘要：随着当前社会的不断发展，人们生活水平的日益提高，高速公路在实际生活中的需求也在不断增加，这样就导致了高速公路项目的逐渐增多，其相关的档案以及工程资料就会大大增加，而且，在项目的相关建设中，档案资料是相当重要的，因此这就要求在高速公路的档案管理中需要进行深化改革，摒弃传统的档案管理模式，在档案管理工作中实行信息化，并且针对不同的工程项目将档案进行系统、精细化管理。这样才能提高档案管理工作的效率。本文通过对当前高速公路档案管理工作的分析，对其中存在的问题进行解决，为高速公路档案管理工作提供参考文案。 关键词：高速公路；档案管理；精细化 高速公路档案是对于高速

2、公路项目建设的真实系统记录，因此，其对于高速公路建设的重要性也就不言而喻。一般的建设项目都会有工期长，涉及部门多的特点，这就更加体现出了档案管理的重要性，但是同时，也使档案管理工作的难度增加了。 一、高速公路档案管理精细化的必要性 精细化管理是现代管理中的一个新的理念。其最重要的一个特点就是精确和细化管理对象，从各个程序上提高管理工作的效率和质量1。它是对原有管理的深化和加强，从具体的实践中，不难看出，其管理模式更为系统、规范化，在权责方面更为分明，资源利用方面也更加高效。 而就我国当前的高速公路的档案管理而言，管理模式的一成不变，使的项目建设中存在的问题得不到及时的发现和解决，这在一定程度上

3、阻碍了高速公路项目建设的发展。同时，对于项目建设方来说，其成本也得不到有效的控制。由于对于相关资料的管理不到位，很多突发情况也不能及时解决，比如，有一些项目的设计需要修改，这就需要在档案中进行及时的跟进，使档案的有效性得到保证。但是，在实际的档案管理工作中，由于管理的粗放性，在需要的时候，许多资料都不能及时提供，具体的数据得不到正确的核算，在这种情况下，必然会出现项目成本的增加。 二、当前，高速公路档案管理中存在的问题 我国高速公路经过长期的发展，有大量的项目建设的档案需要进行整理。并且由于高速公路在建设过程中几乎都有项目多、投资额大、工期较长以及参与单位的参差不齐等特点，都给档案管理工作的进

4、行带来了很多的问题，从而导致档案管理工作的效率不高，工作质量低下，一般情况下，档案管理工作都会严重的与工程项目的进度脱节，工程项目的实时情况无法从档案上得知2。下面主要从几个方面对当前高速公路档案管理存在问题进行分析： 1、档案管理意识淡薄 在高速公路的建设中，由于领导以及相关人员只是一味的看重工程项目的建设，因此项目进行中所产生的数据以及资料就得到不到应有的重视。这是我国当前各种项目建设中普遍存在的问题。这种对于档案管理认识的薄弱，在很大程度上影响了相关工作人员的工作态度，以及工作的质量和效率。很多工程项目的档案资料都是在工程快要竣工的时候才进行突击整理，这样虽然也对档案进行了整理，但是档案

5、整理的质量就得不到保证了。这种对于档案管理的思维意识，直接影响了档案管理工作的有效性，在项目中档案管理的作用也就得不到很好的发挥。 2、项目建设中，对相关的工程资料的管理不够规范化 在工程项目的进行中，与项目有关的建设、监理、施工单位，在对于工程进行中产生的资料的整理这一方面，都会进行相关人员的安排，但是这些人员对于资料的整理，仅仅只是围绕工程需要而进行的，其工作重点在于正常项目建设，与项目竣工以后进行的档案整理深度完全不同，规范性相对也比较低。但是在项目竣工以后，档案的整理最终还是以工程进行中所整理的相关资料作为依据进行归档的，那么，由于在前期，工程日常资料整理的规范性差，深度不够，这就直接

6、影响了最终档案管理的有效性和精确性，项目工程中许多细节问题在档案中都得不到体现。 3、档案管理的相关制度不够完善 在高速公路的项目建设中，由于资料的整理在许多单位都没有引起重视，因此，在实际工作中，虽然有的单位在资料整理方面也进行了相关制度的制定，但是也都没有得到完善，对于一些后期出现的问题也没有相应的制度作为参考，这种情况下，项目档案整理的前期工作也就得不到顺利的进行。高速公路项目的建设具有工期长、人员变动频繁的特点，这样就容易出现关于对资料交接不清的问题，从而就会导致资料的丢失，虽然后期会有相关人员对资料进行补充记录，但是其准确率就不得而知了，这样就会使档案管理工作的准确性得不到保证3。因

7、此，想要确保档案管理工作的有效进行，只有进行相关制度的完善，这样才能提高档案管理工作的质量和效率。 4、工程资料整编没有一个相应的标准 关于对高速公路资料的最终的编制整理工作，为了使其相关的工作更加规范化，提高资料编制的深度和质量，国家方面已经进行了相关规定的颁布，但是这些规定也只是对现有的问题进行相关规定。并且由于高速公路的项目建设其本身的特殊性，国家出台的这些规定在具体的工作中就显得不够全面，对于一些问题的解决还是没有进行具体的规范化。比如在项目资料的整理中，关于资料整编的责任问题。 5、档案管理人员工程技术知识匮乏 高速公路的档案管理工作要求其从业人员不仅要熟悉工程项目档案管理的相关知识

8、，还需要对工程项目技术有一定的了解，这样才能更好的对项目资料进行整理，提高档案管理的质量。但就目前我国的工程项目的现状而言，大多数单位的工程资料都是由现场作业人员完成的，但是由于其缺乏相应培训，技术水平比较低，相关的业务水平也不够高，因此就造成了在施工中形成的项目原始资料不够规范。一些单位在档案管理方面也会有专业人员进行整理，但是这种情况下，一般都是档案管理人员仅仅只具有专业的档案管理知识，对相关的工程建设知识不甚了解。这样就会出现一种情况，即专业档案管理人员不懂项目建设，项目建设人员不懂档案管理。从而对档案管理工作的进行形成阻力。 三、针对当前高速公路档案管理中存在问题的解决方案 当前我国在

9、高速公路档案管理方面已经有了一些改善。以陕西省的高速公路网为例，其高速公路总规模约达五千公里，在二零一零年通车里程也达到了三千公里，但是在公路项目的假设中由于其特殊性，因此档案整理难度也随之提高4。比如西汉高速竣工以后其档案达四万九千五百五十六卷、商漫高速其档案长达一万九千零六十四卷等等，这些资料的整理工作量之大可想而知。那么，要想对档案实现精细化管理就要从以下几个方面入手。图1为以陕西省为例，高速公路档案精细化管理的改进思路： 1、增强高速公路项目建设中工作人员的档案管理意识 高速公路的工程档案对于公路在后期的使用、改建、扩建以及维修和养护方面都有着相当重要的作用。其具体表现为在后期的施工中

10、能够给相关单位提供可靠、有效的数据，这样就可以减少不必要的资源浪费，提高工作效率。因此在高速公路项目建设中，一定要不断的对工作人员进行档案管理意识的强化，建立一个良好的档案管理的工作氛围。在项目实施初期就应该将关于档案管理的相关规定纳入合同，项目进行中也要不断的进行档案管理相关知识的培训，将档案管理的重要性渗透到工作人员的思想和行动中去，从而使档案管理工作贯穿于项目进行的始终。 2、从项目建设的基础着手，对项目资料的整理严格把关 在资料的整理方面，由于涉及的单位较多，相关的档案整理工作的进行也比较困难，那么要想将档案工作做好，一定要从合同的签订、项目开工前的规划，以及项目进行中档案的管理工作三

11、个方面进行。首先关于在承包合同的签订中，就应该资料的整理以及移交进行涉及，并且对出现问题的解决方案也要具体罗列。其次在项目开工以前要对工作人员进行档案管理工作的培训，这样才能使得后期的治疗整理工作的质量得到保证。最后，在项目进行中，应该加强对档案管理工作方法的推行，明确档案管理的重要性，对档案管理工作做到实时跟进、监督。 3、建立健全档案管理相关制度 要想做好高速公路项目建设的档案管理工作，建立一个能够贯穿于项目全过程的控制体系是非常行之有效的办法。在项目的日常建设中，项目建设单位、监理单位以及政府将档案管理作为平时检查的一个基本方面，并且将其与相关单位的经济联系起来，进行奖优罚劣，形成一个系

12、统的档案管理控制体系，使项目建设中的档案管理工作得到有效的开展。 4、严格按照相关规范和标准进行资料的交接 项目工程建设中，档案一旦入库，档案管理工作也就完成了，因此一定要把好最后一道关，这样才能确保项目档案的真实性、完整性。在具体的工作中，要想把好档案入库这一关，必须对档案的交接进行规范化。在档案入库工作进行前期，应该进行整个项目的档案交接会议的召开，以便明确档案的交接时间以及要求。另外还应该进行档案质量风险抵押金制度的建立，如果在竣工以后档案中存在问题较多，可以对抵押金进行扣留。另外还可以将档案编制的质量问题作为项目建设单位的一项考核内容，成为其进入市场的一个参考标准，从而提高建设单位的档

13、案管理工作积极性。 5、利用信息化，实现全方位的档案整理体系 为了保证高速公路建设项目档案管理的实施有效性，并且保证最终档案的真实、可靠，在工程进行中，可以实现对档案实行信息化管理。在信息化管理中，对各参与单位和部门进行责任人的确定，保证档案管理信息化的全面落实。相关的单位及部门还要进行兼职档案管理员的配备，每个项目经理不都应该有配备专职的档案管理人员，然后档案管理工作的进行由该段的总工程师进行负责。另外，对于国家新推行的相关法律法规，也要及时的进行普及，以便使工程的质量得到保证。 结束语 综上，我国当前在高速公路项目的档案管理工作中还存在诸多问题，要想实现档案的精细化管理，不仅要提高相关单位的档案管理意识，更要在具体工作中不断的建立健全档案管理制度和体系，规范化资料整理的标准，这样才能够促使我国高速