CIO该怎样降低信息化项目风险

1、 cio该怎样降低信息化项目风险 08年下半年的减员风暴，并不能够帮助企业顺利渡过经济危机。09年年初，一场降薪减员风暴也已经普天盖地的席卷而来。在这种情况下，凭空给企业信息化项目带来巨大的风险。根据笔者了解，如下两方面原因增加了信息化项目的风险。一、降薪减员，导致企业关键用户的流失在降薪减员的大背景下，直接导致了项目关键员工的流失。在信息化管理软件中，特别是对于正在实施的信息化项目，软件关键用户是信息化管理软件得以上线的一个保障。俗话说，临阵换将，兵家大忌。在信息化项目推进过程中，关键用户的流失，对于信息化项目，可能是一个致命的打击。因为关键用户不但懂得企业的业务流程与管理要点;而且通过一段

2、时期的培训，已经了解了如何把企业业务流程跟信息化管理流程结合。当这些关键用户流失，抽调其他员工临时上阵的话，效果不会很好。一方面其可能不是业务主干，对于企业业务流程、实际工作中遇到的难点可能并不清楚;另一方面，其由于错过了前段时间的软件培训，可能就不了解如何把实际业务在信息化管理流程上运作起来。可见，关键用户的流失对于信息化项目来说，是一个致命的打击，其会直接增加信息化项目的失败风险。二、人心惶惶，得过且过在经济危机的影响下，企业纷纷减薪降福利。如果人事部门组织不好，企业内部谣言满天飞的话，直接会导致企业员工人心涣散。在这种情况下，企业若实施实施信息化项目的话，遇到的阻碍会比平时多的多。一方面

3、，由于信息化项目的推进，员工会增加许多额外的工作量。特别是到项目上线初期，像进销存管理、erp系统等等都会要求企业员工进行手工帐与系统帐并行。也就是说，这会成倍的增加员工的工作量。此时，若项目小组成员不是一条心的话，那么这个双线并行的工作很难开展下去。其次，信息化项目推进过程中的某些作业，要求员工有极高的责任心。如在进行erp项目时，基础资料的整理、业务流程的重组等等都要求员工具有比较高的责任心，才能够做的好。而这些工作往往在当时并不能够立即检验其好坏，即使员工报着做一天和尚，撞一天钟的态度来处理，在短时间内也不能够发现有什么不对。而只有当软件后续使用过程中才会发现。但是，此时已经为时已晚。无

4、论是重新导入数据，还是重新定义业务流程重组，都意味着信息化项目有一半要推倒重来。所以，经济危机下员工人心惶惶，项目小组成员不齐心，也会增加项目的风险。那么在经济危机的大背景下，cio该采取一些什么措施来降低信息化项目实施过程中的风险呢?针对这个话题，笔者有如下几个建议，可供大家参考。建议一：建议人事部门采取有效措施稳定人心。其实，在经济危机下，员工人心波动往往是正常的。但是，如果人事部门管理得当，这种忧患意识往往能够转换为动力，反而可以促使员工更加为企业卖力。如笔者就非常佩服自己企业的人事经理，他在这方面很有经验。在去年下半年全球性的金融危机也开始影响我们企业。那时，人事经理就通过各种途径让员

5、工了解经济危机给我们企业带来的压力与挑战。在这方面，企业没有遮遮掩掩。同时又非常有技巧的通过非正式途径传播公司应对危机的一个措施，就是通过绩效考核的方式来裁员。这就使得很多员工从关注薪酬转向保住岗位，要为保住岗位而努力工作。在人事经理的努力下，从08年下半年到现在为止，员工的积极性与敬业精神都有了很大的提高。在这个时候，笔者乘着生产车间任务并不是很重，同时出于降低企业库存成本的考虑，在生产部门推行一个生产排程的信息化管理项目。以帮助生产部门提高生产计划的准确性。从而进一步提高采购计划、预计到料日期的准确性，从而降低企业库存成本。在这几个月中，各个相关部门员工在遇到需要的时候，也会主动加班。而且

6、有些任务，如基础资料的收集等等，只要把任务布置下去，不用笔者去催促，他们都会主动去完成。这主要是因为员工担心失去工作，就会努力在规定时间内保质保量文完成任务，即使加班也在所不惜。所以，遇到经济危机员工人心涣散的情况下，笔者认为cio应该跟人事部门打好招呼。在信息化项目实施之前，最好能够通过一定的措施，来激励人心。把员工的忧患意识转化为工作的动力。建议二：扩大项目小组成员，关键时有人可用。在经济不景气的情况下，适当扩大项目小组成员的规模，有助于cio避免因为人员流失给项目带来的打击。从以上的分析中，我们已经可以知道，临阵换人对信息化项目的打击是非常大的。除了跟人事部门一起采取一些积极的措施，稳定

7、项目小组的队伍之外，cio还可以采取扩大项目小组，多招纳一些有经验的员工来充实项目队伍。如此的话，即使某个员工离职了，那么同部门的员工仍然可以马上顶替上来。由于经济不景气，员工的工作可能会相对清闲一下。在这个背景下，从每个部门抽调两到三个有经验的员工到项目小组中来，可能并不会对部门的正常运作产生负面作用。而这又可以避免某个员工离职而给项目带来的不利影响。所以说，在这个大背景下，这么做是可行的。如笔者以前在实施erp项目的时候，知道生产经理可能会辞职，因为其合同还有三个月就到了。而且，在公司的要求下，他也没有续签的迹象，但是又没有明确拒绝。为了保险起见，在组建项目团队的时候，笔者借口生产部门任务

8、比较重，要求生产部门除了生产经理之外，在抽调一个有经验的生产助理加入到项目团队中来。虽然后来这个生产经理没有离职，但是这种保险措施是必要的。故如果大家觉得项目小组成员稳定性不高的话，那么笔者就建议大家，可以多叫一些人加入到项目小组中，作为项目的后备人才。俗话说，害人之心不可有，防人之心不可无。采取一定的安全措施，有利于项目的顺利推进，减少项目风险。特别是现在这种大背景下，更加有必要。建议三：做好相关的文档记录，以备后续查询。另外，为了减少项目风险，最好能够在培训过程中，做好相关的纪录。这在经济危机员工不稳定的情况下，尤其的重要。如果有了完整的项目文档，则即使有关键用户离职了，那么后继之人要掌握

9、项目的内容，也会轻松许多。如在实施erp项目过程中，如果业务流程重组有完整的书面文档。则即使在上线的时候，某个部门关键用户离职了，则有书面文档为证，原先定义的业务流程才不会被其他员工推翻。若要挑选一个员工来做这个部门的关键用户，则有了这书面文档的帮助，他也可以在最短时间内掌握新定义的流程。所以说，完整的项目文档可以降低信息化项目的风险。这个项目文档有多种形式。如果有条件的企业，最好能够外部实施顾问的培训课程都能够录下来。如笔者企业在实施erp项目的时候，我们就通过摄像机全程录制了实施顾问的培训情况。然后这个资料就成为了新员工培训的重要内容。有了这份资料后，后续的软件培训都可以省很多心。而且在软件使用的过程中遇到疑问，还可以观看这个培训视频来寻找答案。而且，这个反应原场景的视频资料，比书面资料更加的形象，效果也更加的好。当然，书面的项目文档也不可少。如在多数项目过程中，都少不了编码原则。cio不仅应该把编码原则通过书面文档定义下来。而且，最好能够注明当时出于什么考虑要这么编写。是否还有其他的不同意见等等。要把这些信息都记录下来。通过一个正反对