浅谈大数据背景下的电子信息档案管理

1、 浅谈大数据背景下的电子信息档案管理 王树红摘 要：随着云计算技术、互联网技术的诞生，大数据又带来了一次技术革命，并行较短时间内席卷各行各业。大数据即一种规模庞大的数据集合，其特征为数据规模十分庞大、数据流转十分迅速、数据类型十分多样以及价值密度比较低。通过大数据来管理档案，能够有效节约档案信息查找的时间，提供更加便捷的服务。基于此，本文对大数据背景下的电子信息档案管理进行分析。关键词：大数据；电子信息；档案管理1 大数据背景下电子信息档案管理的重要性1.1 保障企事业单位的信息安全电子信息档案中必然会包括关于企事业单位的重要信息，有不少信息还具有高度的法律效力，如若丢失或损坏，将会直接影响企

2、事业单位机构的正常运转，造成非常不良的社会影响，因此，开展有效的电子信息档案管理工作是非常有必要的。1.2 有利于我国各行各业的健康稳定发展电子信息档案管理工作旨在保存重要的电子信息档案信息，这些信息有时会影响我国各行各业的发展状态和发展方向，因此，开展科学、高效的电子信息档案管理工作，将有利于我国各行各业的健康稳定发展。2 当前企业电子档案管理现状及存在问题2.1 档案管理设施与技术相对落后对企业单位而言，其在对人事档案相关管理队伍进行建设的时候，缺乏不但精通档案管理相关技术，而且精通计算机相关技术的综合性人才。企业在进行档案信息化管理过程中需要计算机方面的技术支持，尽管目前大部分企业都具备

3、档案管理的信息系统，但因为对人事管理方面基础设备的相关投入不够，导致现行的技术手段仍相对落后，部分企业甚至还采用传统的管理模式，档案优势无法得到最大化的发挥，对企业发展造成了一定的影响。2.2 档案管理制度欠缺目前大部分企业在其人事档案相关管理方面缺乏完善的管理制度，档案收集及档案管理缺乏规范性，经常出现档案丢失现象或者信息缺失现象。此外，企业在其档案利用及相关评估方面也缺乏合理性，无法体现档案真正的利用价值。2.3 档案管理人员素质相对低现阶段我国大部分企业中从事档案管理方面工作的人员通常都身兼数职，其档案缺乏专人管理，导致档案管理工作效率低下；从事档案管理方面工作的人员其学历普遍较低，且年

4、龄也普遍偏大，因此对新事物方面及新知识方面的接受能力不强；大部分档案管理者缺乏相关培训，专业知识匮乏，专业技能较差。目前大部分企业仍采取传统的档案管理模式，信息化管理的程度普遍较低。3 大数据背景下电子档案管理完善措施3.1 建成互相联通的平台，实现资源共享要实现档案资源的多样化，依法管理档案资源，各级国家机关、团体、企业事业单位档案实现应归尽归、应收尽收；档案资源更加齐全完整、丰富多元，覆盖人民群众的档案资源体系更加完善。而为了满足这一要求，建立一个相互联通、资源共享的档案平台就显得至关重要。目前，国家批准的各级档案室已初步形成一个档案传输、利用的平台，如何深化档案馆信息化建设、提高不同档案

5、馆间信息的匹配程度、满足跨领域和部门间信息查询多样化的要求，是大数据时代背景下电子档案管理进一步发展需要思考和解决的问题。3.2 注重一体化、标准化的管理模式未来的档案馆将是一个集合了多部门、多领域、多层次的综合信息存储、查询平台，各级档案馆内部的资源分级、有效管理，是大数据技术运用的必备条件。因此，对现有的档案应当按照规范合理分类、分级，以确保档案传输、查询的效率。数字档案馆建设过程中，各种标准规范相互联系、相互制约，构成了一个动态的、高效的数字档案馆标准体系。因此，在数字档案馆建设的过程中，需要考虑到各方面、各层次、各领域要求的相互平衡与制约，既要遵循电子政务相关标准要求，又要遵循档案信息

6、化相关标准要求；在考虑档案需求的同时，兼顾文件的需求；运用现在电子档案的同时，考虑传统档案数字副本的需求。由此形成一个协调统一，兼顾各方的综合档案管理系统。3.3 完善档案管理制度企业单位在收集档案相关信息、整理信息以及提取信息的过程中需采取一体化形式的控制，而且还应在档案管理相关工作中实施相应的考核机制，特别是基于大数据社会环境下，其相关工作者必须不断丰富自身的专业知识、不断提升自身的专业技能，做到与时俱进，此外还能对其相关工作者进行督促，激励其工作积极性。3.4 提升档案管理人员素质伴随大数据的广泛应用，对于档案管理而言，传统的管理模式已无法与社会发展需求相适应，必须对其进行创新，提升相关

7、工作者的综合素质。主要可从两方面改进：其一，从事档案管理的工作者必须具有较强的时代意识，确保其知识水平和技术能力做到与时俱进，以符合大数据社会背景的发展要求；其二，从事档案管理的工作者必须熟练掌握大数据相关技术，可以利用这些技术对档案数据进行开发、利用，增加其利用范围。3.5 提高档案管理员队伍建设档案管理的效率很大程度上取决于档案管理员的素质，因此，应当提高档案管理员队伍的建设。（1）档案馆招聘时应当选择专业的、综合性的档案管理人才。档案管理员的工作不仅限于档案的整理，还应当包括电子档案的接收、存储、修改档案格式、监控系统分类等。因此，需要管理人员同时具备档案管理知识和计算机知识，对于档案管

8、理人员的招聘也应当注重全方位专业技能、专业素质综合考量。（2）定期进行管理人员培训。档案信息化建设改变了传统档案的管理方式，但部分管理人员没有意识到信息技术对于档案管理的重要意义，认为信息技术只是帮助档案更好的保存，而忽视了信息技术起到的集中、筛选、分析等功能，阻碍了档案管理水平的提高。因此，应当定期举行档案管理者培训，普及信息技术及其在档案管理方面的应用知识，增加档案管理人员的业务能力和业务水平，加强管理人员素质培养，建立信息时代、高水准的档案管理员队伍。（3）建立良好健康的竞争机制，合理设置岗位的同时，做到各岗位人才的互通、配合，真正发挥人才的价值，真正调动起档案管理人员的积极性、主动性。

9、3.6 完善网络查询平台的建设各电子档案馆的网络查询平台，成为用户接触到电子档案馆的首要媒介。如果网络平台上档案信息分类不明确、查询方法过于复杂，会造成用户，尤其是中老年阶层，对于电子档案查询无从下手，大量蕴含价值的信息无法很好的为用户、社会服务。因此，电子档案馆应该加强对其网站的建设，实现电子档案信息分类清晰；电子档案查询操作简单化，在页面上设置查询引导；对于需要查询纸质档案的用户，提供当地档案馆的地址，或帮助预约查询时间；对于需要对数据进行分析、预测的用户，可通过专家通道，找到与用户需求相匹配的专家。完善网络平台的建设，不仅能提高电子档案服务于用户的水平，更能够为建立人性化、智能化的电子档案管理系统提供帮助。4 结语在大数据的社会背景之下，档案管理相关工作也必将面临新的挑战，但是有挑战便会有机遇，所以其相关工作人员需积极学习相关理论知識及技术知识，不断提升自己的业务能力，牢牢抓住机遇，那么其档案管理工作便会获得新的发展