公司印章管理制度

1、印 章 管 理 制 度公司二一年一月十八日印章管理制度1. 目的和适用范围1.1 目的为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、启用、使用、保管、封存及废止，保证印章使用的严肃性，维护公司的合法权益，特制定本制度。1.2 适用范围本制度适用于公司的印章管理与控制工作。2. 相关文件国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定（国发199925号）3. 术语、缩写3.1 术语印章在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。3.2 缩写4. 职责4.1 公司印章由总经理办公室归口管理。其主要职责包括：根据公司需要，确定

2、公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、回收、封存、销毁；管理公司印鉴档案；制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。4.2 公司各有关部门对所分工管理和使用的印章负直接责任，承担用印后果。5. 主题内容5.1 公司印章的种类5.1.1 公司公章 公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。5.1.2 公司钢印 用钢材制作，加盖于各种证件，等同于公司正式印章。5.1.3 公司法定代表人章 刻有公司法人代表名字具有法人效用的法人专用章。5.1.4 公司领导公务私章因职责需要而刻制的公司领导人名章。5.1.5

3、专用章有关职能部门代表公司行使某项专项权力而使用的印章。印文除刊有公司的名称外，还刊有部门名称或专门的用途。5.1.6 各部门方形章 刻有公司简称及各部门名称，只对公司内部使用的方形印章。5.1.7 戳记 带有标识性字样的印章，常加盖在显要位置上，起提示作用。如“急”、“秘密”、“绝密”等字样。5.2 公司印章的申请、刻制、启用、封存、废止、销毁5.2.1 申请 新制印章及损毁印章改制，相关单位应以书面形式向总经理办公室提交“刻制印章申请表”（附件一）。申请表必须由部门主要领导签字确认并经公司总经理批准。5.2.2 刻制5.2.2.1 由总经理办公室根据公司总经理批准的部门申请或公司颁布的正式

4、文件的要求，按国家的有关规定统一刻制。5.2.2.2 公司印章的刻制由总经理办公室统一负责，严禁各部门私自刻章。5.2.3 启用5.2.3.1 印章刻就后，由总经理办公室发文启用。未下达启用通知的印章不得使用。5.2.3. 2 重新启用封存印章，有关单位应以书面形式向总经理办公室提交“封存印章启用申请表”（附件二）。申请表必须由部门主要领导签字确认并经公司总经理批准,由总经理办公室发文通知相关单位后方可重新启用。5.2.3.3 印章发放前，总经理办公室应将待发印章登入“印章登记表”（附件三）内，建立公司印鉴档案。印鉴档案应定期归档，永久保存。5.2.3.4 印章发放时，总经理办公室应书面确认该

5、印章的使用范围，并建立公司“印章发放登记表”（附件四）。5.2.4 封存、废止5.2.4.1 由于机构变更或其他原因需封存或废止的印章，应以书面形式向总经理办公室提交“印章（）申请表”（附件五），申请表必须由部门主要领导签字确认并经公司总经理批准。印章由总经理办公室统一收缴后移交公司档案管理部门保存。5.2.4.2 封存、废止印章，由总经理办公室发文通知有关单位，并在通知中说明原因。5.2.4.3 封存、废止的公司公章、公司钢印、公司法定代表人章、公司领导公务私章、专用章，应永久保存；其余印章应保存十五年或以上。 5.2.5 销毁废止印章保存到期后，由总经理办公室填写“废止印章销毁申请单” （

6、附件六） 并经公司总经理批准并报集团公司备案后，由总经理办公室和公司档案管理部门共同监督焚毁。5.3 保管5.3.1 公司印章保管应遵循“审用分离”的原则。负责签批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章。5.3.2 原则上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。5.3.3 印章保管人不得擅自将印章委托他人代管代用，必须委托的需经部门领导批准。5.3.4 所有印章应由专人妥善保管，平日随用随锁，假日加封。5.3.5 印章应在被批准持有、保管的部门内使用，不得将印章带离办公室。特殊情况确需携带的，专用印章须经公司分管领导书面批准；公司公章须经公司总经理书面批准。5.3.6 移交5.3.6.1 印章保管

7、人印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分。印章保管人调离岗位时，应进行严格、细致的交接工作，须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。5.3.6.2 交接双方应在监交人的监督下，仔细清点、查看移交的印章，并应填写“移交印章清册”（附件七）。5.3.6.3 移交人应将印章相关表格分门别类装订成册并附上封面（封面模板见附件八），在监交人的监督下进行移交。5.3.7 各部门应将印章保管人名单书面提交总经理办公室备案。5.3.8 公司印章在受到散失、被盗的情况时，有关部门应立即向总经理办公室递交说明原因的报告书，报告书须经公司分管领导和总经理确认，然后由总经理办公室依本制度办理改制。5.4 公司

8、印章的使用使用印章必须严格执行首长负责制的原则，未经领导审签，任何人不得使用。5.4.1 使用范围5.4.1.1 凡以公司名义发出的公文、公函、报表、通知、申请、证书、奖状等，加盖公司公章。公司对外签订的各种合同、协议，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章，不允许使用公司公章。5.4.1.2 公司钢印主要用于与公司正式员工有关的证件，不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志，不能独立使用。5.4.1.3 法人印章主要用于公司法人代表授权证书、人事劳动合同、任命书、招标书和投标书等，用印时须与公司公章或公司财务专用章同时使用。5.4.1.4 专用印章由有关部门按国家的法律法规、部门职责权

9、限、申请时批准的使用管理规定及在公司印鉴档案中登记的使用范围执行并负直接责任。专用印章只代表印章上刊明的使用范围。5.4.1.5 各部门方形印章只能以部门名义在公司范围内使用，对外没有法律效力，不能对外签订具有法律效力的合同及其他契约类文书，其主要用途为： 向公司领导及有关职能部门报送的请示、报告、情况通报等；因公务需要由部门开出的向总经理办公室申请办理“介绍信”的介绍信；与公司内同级（含以下）单位联系、商洽工作的介绍信和公函等。5.4.2 审批职权5.4.2.1 以公司名义上报、平送的公文、公函，凭总经理和各主管部门负责人签字用印。5.4.2.2 凡涉及到需以法人代表名义签署的合同、协议和相

10、关文书，凭公司分管领导、法人代表（或法人代表委托代理人）和各主管部门负责人签字用印。5.4.2.3 以公司名义签订的合同、协议，财务报表和与银行的业务，各类业务、统计报表，各类申批材料，以公司名义颁发的证书、证件、奖状及请柬，办理因公、因私出国（境）手续，汽车年审手续介绍信等，凭公司分管领导和各主管部门负责人签字用印。5.4.2.4 公司正式员工工作证件等照片的压印，须经人力资源部门核查准确后，方可用印。5.4.2.5 各类证明用印，申请部门（申请人）应先到有关职能部门开具证明，经总经理办公室审核后，方可换取公司统一印制的带有存根的介绍信，并盖公司骑缝章。有关职能部门开具的介绍信留存总经理办公

11、室备查。5.4.2.6 其它特殊情况用印，需经总经理办公室负责人审定签字后，方可用印。办公室总经理负责人不能确定的由公司领导审定。5.4.3 用印要求和责任5.4.3.1 用印时，用印申请单位经办人要按规定填写“印章使用审批单”（附件九）并请相关领导签批后方可办理用印。5.4.3.2 使用印章的范围应与批准人的职权相适应。用印若出现不良后果，由批准人负责。5.4.3.3 印章管理人员应自觉履行用印审批手续，严格执行印章管理制度，做到先审批后用印；必须坚持一次审批一次使用，不得一次审批重复使用；用印时，须认真审核用印文档签批手续是否完备，了解用印内容，核实、清点用印数量，认真填写“印章使用登记表

12、”（附件十）；对审批手续不符合规定的，印章管理人员有权拒绝用印。5.4.3.4 介绍信存根填写内容必须和所开介绍信填写的内容一致。5.4.3.5 严禁开具盖有公司公章的空白介绍信、证明。确因工作需要或其它特殊情况而需开具的，必须经公司总经理书面批准，总经理办公室做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向总经理办公室汇报、登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。5.4.3.5 凡需要公司盖章的公文、公函、协议书、合同书以及各种报表、申批材料等，申请用印单位或部门要指定专人负责，并分类登记，以备查询、存档。5.4.3.5 印制文件需要使用公司印章印模时，须申请单位和总经理办公室须指定专人监

13、印，严格按照印章管理制度使用并做好用印登记手续，并及时销毁印模。5.4.3.6 对于数量较大的文本，使用公司印章时，可由申请单位委派专人自行用印，总经理办公室监印。5.4.3.7 用印人员盖章时要规范，应骑年盖月，使盖出的印章端正、清晰，便于识别，避免歪斜或颠倒。5.4.3.8 加盖印章中产生的废件，须及时做销毁处理。5.5 其它5.5.1 保管人应妥善地保管本制度涉及到的各类表格，不得污损、散失，并应分类、按年度将本制度涉及到的各类表格订成册，并附上封面（封面模板见附件八）后定期归档。5.5.2 “印章登记表”、“废止印章销毁登记表”和“移交印章清册”应由公司档案管理部门永久保存。5.5.3

14、 在印制各类表格时，“填表说明”应印在表格的反面。5.5.4 表格编号要求 年度 月份 序列号5.6 罚则违反印章刻制、保管、使用规定的，将分别追究分管领导和管理人的责任。涉嫌违反法律者，将提请司法机关依法追究有关责任人的法律责任。6. 附则6. 1 本文件由总经理办公室起草。6. 2 本文件由总经理办公室主任审核并负责解释。6.3 本规定自发布之日起执行。附件一：刻制印章申请表申请部门（盖章）： 编号：申 请 日 期印 章 文 字 年 月 日用途说明：申请印章种类材质形式旧 印 模新 印 模申请部门经办人员：年 月 日 总经理办公室经办人员：年 月 日申请部门领导： 年 月 日公司分管领导：

15、 年 月 日公司总经理： 年 月 日填 表 说 明1. “印章文字”必须准确填写欲刊在印章上的全部内容。2. “用途说明”必须准确全面地列出印章使用业务范围。3. 需要签字的地方要亲自用钢笔或签字笔书写，不能用签字章。4. 因磨损严重而申请换发，请于本表“旧印模”栏拓具当前印章。5. 因损毁或遗失而申请补发，请另附原印章的印模、制发日期、损毁或遗失经过。6. 本表由总经理办公室统一编号。编号须连续，不得中断。7. 本表一式两份，分别由总经理办公室和申请部门留存。附件二：使用封存印章申请表申请部门（盖章）： 编号：申 请 日 期印 章 文 字 年 月 日申请理由：申请印章种类材质形式用途说明：

16、印 模申请部门经办人员：年 月 日公司档案管理部门经办人员：年 月 日 总经理办公室经办人员： 年 月 日部门领导： 年 月 日公司分管领导： 年 月 日公司总经理： 年 月 日填 表 说 明1. “印章文字”必须准确填写刊在印章上的全部内容。2. “用途说明”必须准确全面地列出印章使用业务范围。3. 需要签字的地方要亲自用钢笔或签字笔书写，不能用签字章。4. 本表由总经理办公室统一编号。编号须连续，不得中断。5. 本表一式三份，分别由总经理办公室、公司档案管理部门和申请部门留存。14附件三：印 章 登 记 表 编号：印章文字制印单位登记日期制成日期用途说明： 年 月 日年 月 日登记经办人员

17、：年 月 日制印经办人员：年 月 日 废止日期焚毁日期 年 月 日年 月 日废止经办人员： 年 月 日焚毁经办人员： 年 月 日印 模废止理由：填 表 说 明1. “印章文字”必须准确填写刊在印章上的全部内容。2. “制印单位”必须准确填写制印单位的全称。3. “用途说明”必须准确全面地列出印章使用业务范围。4. 需要签字的地方要亲自用钢笔或签字笔书写，不能用签字章。5. 经办人员须在其签字处留有指印。6. 本表由总经理办公室统一编号。编号须连续，不得中断。7. 本表一式二份，分别由总经理办公室和公司档案管理部门留存。18附件四：印章发放登记表 编号：序号印章种类印 章 文 字形状材质领 用

18、部 门发放人名 称责任人保管人12345678 填 表 说 明1. “印章文字”必须准确填写刊在印章上的全部内容。2. “领用部门名称”必须准确填写领用部门的全称。3. 需要签字的地方要亲自用钢笔或签字笔书写，不能用签字章。4. 保管人和发放人须在其签字处留有指印。5. 本表由总经理办公室统一编号。编号须连续，不得中断。6. 本表由总经理办公室留存。附件五：印章（）申请表申请部门（盖章）： 编号：申 请 日 期印 章 文 字 年 月 日申请封存 申请印章种类材质形式申请废止 申请理由： 印 模申请部门经办人员：年 月 日公司档案管理部门经办人员：年 月 日 总经理办公室经办人员： 年 月 日部

19、门领导： 年 月 日公司分管领导： 年 月 日公司总经理： 年 月 日填 表 说 明1. “印章文字”必须准确填写刊在印章上的全部内容。2. “申请理由”中必须用文字明确说明印章是封存或是废止。3. 需要签字的地方要亲自用钢笔或签字笔书写，不能用签字章。4. 本表由总经理办公室统一编号。编号须连续，不得中断。5. 本表一式三份，分别由总经理办公室、公司档案管理部门和申请部门留存。26附件六：废止印章销毁申请表 编号：印章文字申请印章种类材质形式申 请 日 期封 存 日 期销 毁 日 期 年 月 日 年 月 日 年 月 日申请理由： 印 模公司档案管理部门经办人员：年 月 日 总经理办公室经办人

20、员： 年 月 日总经理办公室主任： 年 月 日公司总经理： 年 月 日填 表 说 明1. “印章文字”必须准确填写刊在印章上的全部内容。2. “需要签字的地方要亲自用钢笔或签字笔书写，不能用签字章。3. 本表由总经理办公室统一编号。编号须连续，不得中断。4. 本表一式两份，分别由总经理办公室和公司档案管理部门留存。附件七移交印章清册部门： 移交日期： 年 月 日印章文字印章种类材质形式颗数印 模备注印 模印 模移交人： 接收人： 监交人： 共 页第 页填 表 说 明1. “印章文字”必须准确填写刊在印章上的全部内容。2. “部门”必须准确填写部门的全称。3. 需要签字的地方要亲自用钢笔或签字笔书写，不能用签字章。4. 移交人、接收人和监交人须在其签字处留有指印。5. 本表由移交人和接收人所在部门留存。附件八（ 年度，编号 起至 止）保管人第一次移交第二次移交第三次移交移交人接收人监交人移交人接收人监交人移交人接收人监交人填 表 说 明1. “”