电子文件归档与管理PPT参考幻灯片

1、电子文件归档与电子档案管理电子文件归档与电子档案管理1 2 一、 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3 办公系统(如office系统） （2）各类业务信息系统4 （三）电子文件的分类n1、文本文件：在计算机上使用文字处理软件和在磁介质上生成的文件，如Word、Wps文件。n2、数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等，一般是以数据库的形式存在的。n3、图形文件：采用计算机辅助设计（CAD）或绘图获得的静态图形文件，如设计模型、图纸、图画等文件。5 n4、图像文件

2、：采用扫描仪、数码相机等生成的静态图像文件，如bmp、jpg文件。n5、影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件，如数字影视片、动画片等。n6、声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的记录声音的文件。n7、命令文件：即计算机程序，如常用的office、金山办公软件等。 6 7 是指保证电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等必须没有缺损。 8 9 10 （一）电子档案的含义（一）电子档案的含义 电子档案电子档案 是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。11 n1、电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整

3、理。 n2、电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。n3、电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。n4、电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用。12 把带有归档标识的电子文件按照规定的格式，集中拷贝（刻录）至耐久性好的载体上，脱离原载体。13 14 15 16 n基本要求：归档的电子文件文字版本目前要转换成Word格式，同时转换成纯文本（Text）格式一份。同时，必须使电子文件的文件名与归档的电子文件的题名一致。17 18 n（二）逻辑

4、归档方法（二）逻辑归档方法：n1、可以在任何逻辑硬盘（除C盘以外）上建立一个以本单位全宗名称命名的文件夹，然后在该文件夹中再建立三个分别以“永久”、“30年”、“10年”为名称的子文件夹。n2、按照归档的纸质文件的保管期限对应地将电子文件以word格式复制到该对应的文件夹中同时转换成一份纯文本（TXT）格式。n3、最后在根文件夹中建立一个所有归档的电子档案的说明文件（Text格式），在目录中注明每一份归档的电子文件的背景信息和元数据信息。19 XX单位文书类归档电子文件说明文件年度永久30年10年办公室史志科业务指导科文件目录20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 n（1）

5、光盘的选择 刻录光盘的选择根据规定只能选取一次写入金色光盘，在购买光盘时一定要购买品牌的有黑色底盘盒的金盘。n（2）光盘的标签的制作 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等项目。决不允许在光盘上粘贴口取纸一类的小纸贴。30 随县档案局2010年度电子档案全宗号：类别：办公室、业务科、史志科保管期限：永久、30年、10年存入日期：序号：201000131 随县档案局2010年度电子档案全宗号：类别：办公室、业务科、史志科保管期限：永久、30年、10年存入日期： 随县档案局2010年度电子档案序号：201000132 （3）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 （4）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。（5） （6）环境温度选定范围： ；相对湿度选定范围： 。33 （7）归档电子档案的份数实行三套制。 电子档案按规定须归档三套，一套归档保存，一套提供利用，一套异地保存。这是因为电子公文在利用时可能造成其损坏，必须有一套保存不用；电子公文归档后存储载体很难