QMY-GDQ4012011波轮公司公文管理工作指引

1、波轮公司公文管理工作指引QMY-GDQ44.011-2011替代：QMY-GCQ44.002-2011b修订说明编制/修订原因说明：早节号修订（内容）说明修订人/时间新编修订（根据公司组织架构设置，更新公文文头标识） 修订（根据公司组织架构设置，更新公文文头标识） 修订（根据公司组织架构设置，更新公文文头标识） 修订（根据公司组织架构设置，更新公文文头标识）耿燕 2010.11.1 相钰星2011.6.6相钰星2011.8.1相钰星2011.10.8相钰星 2011.11.30审核：夏冰 2011.12.3会签： 无批准：胡庆九2011.12.4注：所有文件审批发布必须按照 QMY-GB.00

2、1文件与记录控制规定的审批流程组织审批，并在此处写 明审批流程。例：编制部门（波轮公司无锡工厂管理部） 部门审核一审批（波轮公司总经理）制冷家电集团洗衣机事业部工作指引QMY-GDQ44.011-2011波轮公司公文管理工作指引附件1目的为使洗衣机事业部波轮公司公文制订、接收、发放及存档工作进一步程序化、制度化、规范化，并使 各个使用场所可获得适用文件的有效版本，特制定本标准。2范围本指引适用于洗衣机事业部波轮公司及下属各部门所有公文文件的管理。3引用标准弓|用GML-GC01.002制冷家电集团公文管理、QMY-GC44.001公文管理4定义4.1公文文件-外来公文：指政府部门、行业协会等非

3、本单位以外单位下（转）发给波轮公司及其下属各部门公文。-请示、报告：指向主管领导、部门、公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以波轮公司 名义向洗衣机事业部、美的制冷家电集团或美的制冷家电集团以外单位的请示、报告和波轮公司下属各部 门向事业部领导或主管部门的请示、报告。-波轮公司内部公文：指在波轮公司及下属各部门内部使用的公文，包括波轮公司下发的或各部门下发的 会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。-波轮公司对外公文：指波轮公司对外部发布的公文，需要以独立法人身份进行说明，包括上市公司的公 告，发给外界的申明等。5管理要求5.1公文文种及使用公文按文种分为：通知、通告

4、、通报、规定/规范、决定、请示、申请、报告、会议纪要。5.1.1对波轮公司或各部门内部公布需要周知和共同执行的事项，用“通知”。5.1.2洗衣机事业部告知关于所属任何单位发生的股权变更或公司更名时，用“通告”。5.1.3上级部门向下级部门传达重要情况，用“通报”。5.1.4对操作标准、行为准则等进行指引或定义，用“规定 /规范”。5.1.5对内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排用“决定”文种。5.1.6下级部门向直接上级部门或领导请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种。同一级别请求批准事项时，可 直接用“申请”格式。5.1.7管委会、经营检讨会、总结计划会等重大会议的内

5、容纲要、规定事项和工作指示等，用“会议纪要”。5.1.8小天鹅股份公司对外发布的公文需要以无锡小天鹅股份有限公司的名义对外发布，并根据实际情况 调整。5.2管理机构、人员及其职责5.2.1无锡工厂管理部为波轮公司公文的归口管理部门。无锡工厂管理部负责接收和处理外来文件及各部门对波轮公司领导的请示、报告，负责处理所有以波轮公司名义上报、下发的公文文件，并对波轮公司下 属各部门的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的各部门、人员进行 处罚；5.2.2各部门的管理模块负责本部门上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实波轮公司 转发的外来文件及波轮公司的规章制度

6、、工作指令等文件，负责接收、处理外公司、单位发来的行政、管 理及其它相关文件；5.2.3各部门根据业务需要，设置兼职二级信息员1名，负责信息的传递、接收、处理和跟进落实；5.3发文资格、效力5.3.1发文资格波轮公司及其各下属部门（技术研发中心、各工厂、分厂）为具备发文资格的主体，其它模块、组等根据业 务需要由公司决定发文资格。（具体名单见5.4.2.2表1 ）。5.3.2发文效力公文的效力对该公文的接收对象具备约束力，对该公文的非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该 公文在接收对象的执行、落实给予支持。5.4文件格式及发文流程5.4.1公文格式种类共分为正式公文、会议通知和会议纪要。5.

7、4.2正式公文5.4.2.1 正式公文包括但不限于：波轮公司、各部门范围内的重要人事任免决定、重大事件的处理决定；对部门内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排的正式公文；以波轮公司、各部门名义向洗衣机事业部、制冷家电集团、所属单位领导作的请求指示、批准或汇报 工作；对波轮公司、部门内部需要周知和共同执行的事项的通知、通报；公文的效力需要作用于波轮公司或各部门的；各部门认为需要用正式格式的其他公文。5.4.2.2正式公文格式包括文头、行文、文尾三部分，具体模板参看附件。a）正式公文文头标识、编号及公文署名表1发文机构公文文头标识编号前缀署名波 轮 公 司波轮公司洗衣机事业部波轮公司文件冷

8、洗波字洗衣机事业部波轮公司技术研发中心波轮公司技术研发中心文件洗波研字波轮公司技术研发中心无锡工厂波轮公司无锡工厂文件洗波锡字波轮公司无锡工厂无锡工厂管理部无锡工厂管理部文件锡管字无锡工厂管理部无锡工厂财务部无锡工厂财务部文件锡财字无锡工厂财务部无锡工厂品质部无锡工厂品质部文件锡品字无锡工厂品质部无锡工厂生产部无锡工厂生产部文件锡生字无锡工厂生产部无锡工厂总装分厂无锡工厂总装分厂文件锡总字无锡工厂总装分厂无锡工厂注塑分厂无锡工厂注塑分厂文件锡塑字无锡工厂注塑分厂无锡工厂电子分厂无锡工厂电子分厂文件锡电字无锡工厂电子分厂合肥工厂波轮公司合肥工厂文件洗波合字波轮公司合肥工厂合肥工厂管理部合肥工厂管

9、理部文件合管字合肥工厂管理部合肥工厂财务部合肥工厂财务部文件合财字合肥工厂财务部合肥工厂品质部合肥工厂品质部文件合品字合肥工厂品质部合肥工厂生产部合肥工厂生产部文件合生字合肥工厂生产部合肥工厂总装分厂合肥工厂总装分厂文件合总字合肥工厂总装分厂合肥工厂模塑分厂合肥工厂模塑分厂文件合塑字合肥工厂模塑分厂荆州分厂波轮公司荆州分厂文件洗波荆字波轮公司荆州分厂合肥洗衣机工业园管理合肥洗衣机工业园管理委员会文件合洗园字合肥洗衣机工业园管理委委员会员会注：如为请示则编号行文中加 “请”字，如波轮公司名义向上级请示文件用“洗波请字年度当年顺序号”，以此类推。收文单位应填写附件中的“公文处理单”，以回复请示单位

10、。b）密级按保密程度分为绝密、机密、秘密、敏感和公开五级（仅保密文件可在正文右上角标明，其余省 略相应标识，由各部门信息员根据文件发送范围和自制公文处理单上的说明按要求进行处理）绝密文件指一旦泄漏，将对制冷家电集团或洗衣机事业部利益产生重大影响的文件，只发给制冷家电 集团CEO事业部总裁、副总裁及相应单位负责人阅知。机密文件指一旦泄漏，将对制冷家电集团、洗衣机事业部或波轮公司利益产生较大影响的文件，只发给部 级以上干部阅知。秘密文件指一旦泄漏，将对制冷家电集团、洗衣机事业部或波轮公司利益产生影响的文件，只发给经理级 以上干部阅知。敏感文件指只适宜在波轮公司内部发放不宜对美的以外公开的文件，可以

11、下发至相关工作主管阅知。公开文件指可以对外公开的文件。如会议通知、一般事务性公文、经验介绍、企业宣传资料等。c）急度按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类（特急、紧急文件可在正文右上角标明，其余省略相应 标识，由各部门信息员根据文件发送范围和自制公文处理单上的说明按要求进行处理）特急文件指必须在收文或发文后半个工作日内办理完毕的文件。紧急文件指必须在收文或发文后一个工作日内办理完毕的文件。普通文件指按正常文件处理流程二个工作日内处理的文件。d）公文称谓在本规定中有上述正式公文编号的统称为“各部门”；各部门下属模块、车间、组统称为“各模块”。其余由波轮公司下属部门根据实际情况自行确定。e）文尾部

12、分对上级领导或单位领导用“呈”；对上级单位用“报”；对同级或不相隶属的单位用“送”；对下属单位用“发”。5.4.2.3正式公文签发流程a）波轮公司（以自制公文单格式报批，自制公文单格式见附件二）编制（相关责任人）7部门审核t部门外会签（可缺省）7审批（波轮公司总经理）7下发b）波轮公司下属部门公文编制（相关责任人模块审核t部门外会签（可缺省审批（公司下属部门负责人下发c）项目小组公文编制（项目组成员）T会签T管理职能及相关部门会审T审批（部门负责人或项目负责人）T下发5.4.3会议通知5.4.3.1 会议通知格式模板以附件为准5.4.3.2 会议通知编号A.通知编号前缀表2发文机构编号前缀波

13、轮 公 司波轮公司洗波会字波轮公司技术研发中心波研培字波轮公司无锡工厂波锡培字波轮公司合肥工厂波合培字波轮公司荆州分厂波荆培字波轮公司技术研发中心波研会字波轮公司无锡工厂波锡会字无锡工厂管理部锡管会字无锡工厂财务部锡财会字无锡工厂品质部锡品会字无锡工厂生产部锡生会字无锡工厂总装分厂锡总会字无锡工厂注塑分厂锡塑会字无锡工厂电子分厂锡电会字波轮公司合肥工厂波合会字合肥工厂管理部合管会字合肥工厂财务部合财会字合肥工厂品质部合品会字合肥工厂生产部合生会字合肥工厂总装分厂合总会字合肥工厂模塑分厂合塑会字波轮公司荆州分厂波荆会字合肥洗衣机工业园管理委员会合洗园会字B.通知编号序号序号为年XXX（3为数字）

14、，例2011168 。无锡工厂的发文，序号001,编号为 “洗波锡字2011001 ”5.4.3.3会议通知视会议涉及范围和重大程度经请示公司负责人或部门负责人同意后方可下发。5.4.4 会议纪要5.4.4.1会议纪要格式模板以附件为准。5.4.4.2 会议纪要编号A.纪要编号前缀表3发文机构编号前缀波 轮 公 司波轮公司洗波会纪字波轮公司技术研发中心波研会纪字波轮公司无锡工厂波锡会纪字无锡工厂管理部锡管会纪字无锡工厂财务部锡财会纪字无锡工厂品质部锡品会纪字无锡工厂生产部锡生会纪字无锡工厂总装分厂锡总会纪字无锡工厂注塑分厂锡塑会纪字无锡工厂电子分厂锡电会纪字波轮公司合肥工厂波合会纪字合肥工厂管

15、理部合管会纪字合肥工厂财务部合财会纪字合肥工厂品质部合品会纪字合肥工厂生产部合生会纪字合肥工厂总装分厂合总会纪字合肥工厂模塑分厂合塑会纪字波轮公司荆州分厂波荆会纪字合肥洗衣机工业园管理委员会合洗园会纪字B.纪要编号序号序号为年XXX（3为数字），例2011006 。会议纪要的编号必须与会议通知编号保持一致，如：波锡会字2011001号，则波锡会纪字2011001号;如波锡会字2011002号没有会议记录，则后期波锡会字2011003号相对应的应直接为波锡会纪字2011003 号。5.4.4.3 会议纪要须注明发文范围，发放时按所属级别由相关信息员下发，并严格按发文范围下发。5.5公文处理流程5

16、.5.1波轮公司外来文件统一由无锡工厂管理部负责签收，并转相关部门协助处理。其他部门原则上不得 签收波轮公司外来文件。5.5.2波轮公司向洗衣机事业部或美的集团的相关单位发文时，必须由其一级信息员向文件接收单位的一 级信息员发文，并抄送洗衣机事业部营运与人力资源部或制冷家电集团经营管理部，然后由文件接收单位 一级信息员进行传递、接收、处理和跟进。5.5.3波轮公司的所属部门向其他部门发文时，由该部门的信息员直接向对应部门的信息员发文，再由信 息员发到相关人员。5.5.4请示和报告应严格分开。请示公文应一文一事，不得多头、越级报送，不要同时送同级和下级部门。 请示或报告一律由秘书或资料员签收，对

17、内容涉及多个部门的请示或报告，应有相关部门注明会签意见后，再送主管领导作批示；特殊情况另行处理。5.5.5以波轮公司名义下发的编号公文必须按拟稿、会签、审核、校对、签发、发放等程序执行。5.5.5.1 拟稿拟稿要符合党和国家的方针政策、法律法规及制冷家电集团、洗衣机事业部、波轮公司有关规章制度；情 况真实，观点明确，文字精练，条例清楚，层次分明，用词准确、规范，简明扼要；文种、体式、密级、 急度划分、行文符合规定；文件实施日期要尽可能明确。5.5.5.2 会签拟稿部门自行牵头组织会签，原则上在会签前应发征求意见稿至相关部门征求意见； 会签时间一般不超过 1天，会签部门如有意见须注明，以供拟稿部

18、门和签发领导参考。5.5.5.3 审核所有以波轮公司名义下发的公文必须经无锡工厂管理部审核（部长审核），以各部门名义下发的公文必须经各部门管理模块或相关模块审核，一般审核时间不超过1天。审核的主要内容包括：是否需要行文，以什么名义行文；公文体式、文种、行文是否符合规定；文字表述是否精练，标点使用是否正确，文笔是否通顺流畅，前后行文逻辑思维是否合理；公文内容与党和国家的方针政策、法律、法规及美的集团、制冷家电集团、洗衣机事业部、波轮公司的其 他规章制度是否一致；要求和措施是否明确具体，切实可行；内容涉及的部门是否经过协商会签，达成一致意见；5.5.5.4 校对以波轮公司名义下发的文件由无锡工厂管

19、理部和拟稿部门共同进行校对，文件经校对无误后先按发文编号方法对公文进行编号，在提交领导签发。5.5.5.5 签发以波轮公司名义下发的公文必须由公司总经理或其授权签发。文件一经签发即生效。对已签署但未下发的文稿，如根据实际情况需要修订的由无锡工厂管理部 向签发领导提出修订意见并进行修订；未经领导同意,对公文内容不得自行修改。5.5.5.6 发放波轮公司公文根据文件的密级程度选择发送方式。a）绝密/机密文件：使用 PDF版本，必须经由 MIP系统，通过流程传递；b）秘密/敏感文件：可由电子邮件等方式传递； c ）公开文件：不作限制。5.5.5.7 宣贯波轮公司公文发放后，各部门应进一步在本部门内部

20、组织学习宣贯。5.5.6部门公文拟稿、会签、审核等应参照波轮公司公文处理程序执行，并须由部门负责人或主管领导签 字后方可下发。5.5.6.1公司编号的财务文件须交洗衣机事业部财务管理部备案，相关人事文件须交营运与人力资源部备 案。5.562 波轮公司公文发放后信息员应设电子邮件回执或打电话询问灯方式，确认相关人员已及时收到。 5.6公文立卷归档和销毁各单位应根据各自的职责权限，及时将有关资料整理立卷归档，保证公文齐全、完整，便于保管、查找和 使用。同时要建立相应的磁盘文件。5.6.1立卷归档范围上级部门发来的各类公文；本部门制定的各类正式公文；以本部门名义召开的重要会议及活动的记录、照片、音像资料等；与本部门制定的公文有密切联系的上级单位和下级部门的重要文件；上级部门召开的重要会议文件或资料；重要的信访