做秘书需要具备什么条件.doc

1、做秘书需要具备什么条件提起秘书一词大多数人都会想到花瓶儿，似乎当秘书 只要年轻漂亮就可以了。下面是我为你整理的做秘书需要具备什 么条件，希望对你有用！做秘书需要具备什么条件在市场经济不断完善，中国加入世贸组织的今天，全球经 济发展对企业构成外部压力的同时，企业内部自身发展的要求也 使各企业高层管理者越来越重视秘书的选拔，他们都想拥有一个 具备全面的能力与素质的全才秘书，以辅助其更好的工作，推动 企业向更好更宽的方向发展。一、现代秘书应具备的能力(1)专业能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力， 如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能 力。秘书人员工作中的一个重要任务就是从事

2、大量的文书工作， 文稿的草拟与修改语法、修辞、格式和逻辑知识，还要掌握一定 的写作规律，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式又 要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作实践，熟练掌握各类 应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料， 不断提高写作水平，注意文风的改革，培养精练的文字表达能力。 对于秘书而言，也一定不可忽略了外语的学习和掌握。加入wto后的中国，外贸出口已经在很多企业的贸易总额 中占据了相当大的比重，对外贸易中多多少少都会用到外语，因 此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操 作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要熟悉 office办公

3、软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用 软件的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种 录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要能够以最快的速度记 录到工作笔记中或录入电脑中，从而大大减少了工作时间，提高 工作效率。(2)上传下达能力。作为现代秘书还需要较强的理解与沟 通能力，秘书必须很快理解管理者说话或发布命令的意思，协助 管理者思考，用正确的思维方式和有效解决方案为管理者出谋划 策，并能简练、精确、顺畅的传达相关信息。这要求秘书具有亲 和力，能起好承上启下的桥梁作用，协助管理者将工作做好。(3)组织协调能力。现代秘书还需要有较强的组织协调能 力。现代秘书不是单纯的文书工作者，

4、也不是捆、扎、收、发的 简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责 的要求，秘书要经常按照领导的意图组织各类活动，如果玦乏现 代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。因此秘书人员 一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具 体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增 加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排 组织好工作，协调好领导及部下及各部门之间的关系，当然还要 安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。(4)适应能力。现代秘书要有准确的观察、判断和适应能 力。秘书就像气象局一样，管理者及办公室的风吹草动都唯你是 问。要适应环境而非

5、环境适应你，要改变自己而非改变他人。同 时对领导的动作语言的领悟能力以及对领导的办事风格的适应 能力也相当重要。凡是要有悟性。要领会领导的意图，学会根据 领导的习惯，工作的主次和轻重缓急安排领导工作。(5)应变能力。现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危 机的能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务， 减少外界一般性事物对上司的干扰，这需要秘书的随机应变。在 一些正式或非正式场合中，秘书是上司的代表和发言人，这要求 秘书默契的配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和 营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时，有良好的 应变能力并能在短时间内作出处理方案，这也是秘书要具备的非

6、 常重要的能力之一。(6)公关能力。现代秘书还需要具有较强社交和公关能力。 当前，社交交往、企业公关已成为社会各阶层的一项热门活动。 社交与公关对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视 野，增长知识，在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的 知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作能 更好的发挥参谋助手作用。社交也是办事的辅助。秘书人员办理 公务，联系事物，自然是公事公办，但社交可以帮助其选取捷 径，克服阻力，提高办事效率。秘书经常陪同上司出席一些必要 场合，这就理所当然成为了他的参谋助手。秘书工作还会涉及更 多的客户服务，这也将秘书推向了公关经理人或者公开发言人的 角色

7、，因此秘书需要有外交家的平衡术，具有较强的社交和公关 能力。二、现代秘书应具备的素质(1)要有分寸。在管理者眼里，秘书是最值得新来的人， 在员工眼里，秘书是与管理者关系最亲近的人，也是了解管理者 情况最多的人，所以无论是对上还是对下，什么该说什么不该说 是一名优秀秘书必需要掌握的分寸，特别是管理者让你处理一些 私人事务时，不要做一个八卦，到处宣传上司的私事。(2)要谦虚、礼貌。无论是在接听电话，还是陪同管理这 出席各种场合，秘书的言谈举止都代表着管理者及整个单位的形 象，保持谦逊、礼貌的态度是赢得赞赏的最佳途径。(3)要有敏感的意识。敏感是指面对一件事情时要敏锐的 意识到是否与管理者或单位有直

8、接关系，敏锐科学的做出判断， 愚钝则会导致错误产生。(4)要有责任心和平常心。作为秘书有着对管理者，对各 部门员工的责任，对整个集体的责任，高度的责任心，是胜任秘 书工作的前提。现代秘书必须要有一颗平常心，因为很多时候秘 书的功劳是不被发现的，往往成为了管理者的功绩，有时你还会 为上司挡一些麻烦，替代它承担了一些责任，也许你会受到一些 不公平待遇，但上司会对你刮目相看，所以一定要用平常心去对 待。(5)要有极高的忠诚度，要保守秘密。忠诚与守密决定了 秘书能否更好的协助管理者工作，也决定了面对外界能否与管理 者达成一致意见，对管理者没有忠诚度，不能保守秘密的秘书不 可能将工作做好。秘书人员要掌握

9、一定的工作原则、方法和艺术 工作原则: 在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如 过河：你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实可 行的方法。工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性 的工作方法，和享受。顺利地完成工作任务，同时给人以美的感 觉。秘书的招聘条件1、负责文书工作，包括各类文件(如讲话稿、发言稿、 总结报告稿的起草工作)的起草、打印、收发、传阅和归档工作;2、负责协助有关会议的会务安排事宜，做好有关的会议 记录、服务等工作；3、负责日常办公用品采购、发放、登记管理，办公室设 备管理工作；4、负责员工人事信息管理与员工

10、档案的维护工作；5、负责员工考勤系统维护、考勤统计及外出人员管理工作;6、负责员工入职、转正、异动、离职等手续办理工作； 7、完成领导临时交办的其他任务。任职条件：1、全日制大专及以上学历，中文相关专业毕业，1年以 上相关工作经验；2、熟悉办公室行政管理、人事管理知识及工作流程，熟 悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力，熟练运用office 等办公软件及文件档案管理；3、具有良好的语言表达能力，思维清晰敏捷；4、性格活泼开朗，责任心强，做事认真、细致，具有较 好的团队协作精神和服务意识；秘书工作的说话技巧长期以来，从使用秘书的领导到秘书本人，受‘ 君子欲纳于言敏于行&rsquo

11、;, ‘病从口入，祸从口出 ’等训诫的影响，重写而轻说。不少秘书把‘少说多 做’作为自己的行为准则，处处‘谨言慎行’。 1显然，这种现象与新时期秘书应有的素质和形象是不相容 的，它在很大程度上抑制了秘书人员个性的发挥和自身能力的全 面提高。随着社会变革和国家开放政策的不断深入和发展，在国内 外各项事务交往中，如接待来访、情况统统、通信联络等，秘书 说话的技巧显得越来越重要。现代社会中，秘书说话是秘书人员 顺利完成秘书工作的桥梁和枢纽。但是，秘书的说话不是日常生 活中简单的说话、聊天，而是具有技巧性的说话。秘书的说话技 巧主

12、要包括以下四个方面：一、去伪存真，敢言善言秘书为领导、部门、群众服务，应做到说老实话，办老实 事，做老实人，事事以诚相见，不虚与应付。秘书人员作为领导 的参谋和助手，作为单位的枢纽，无论是提供信息、协调人际关 系，还是处理事务、解决矛盾，都应去伪存真。工作中，秘书人 员语气要温和，与人友善，要以真挚的感情说话，态度诚恳，便 于缩短与听者的距离，忠实倾听他人，给人感觉你是真诚、可信 赖的。最重要的是，不论所要反映的情况是好是坏，是喜是忧， 都应如实地向领导人和单位汇报。一般情况下，如实反映情况以 及信息的真实与否对领导的决策尤为重要，它能帮助领导认清形 势，对症下药，保证领导决策的正确。说老实话

13、、办老实事、做老实人应有个限度，绝不意味着 什么都可以说，什么事都可做，老实得头脑简单，丧失主见，给 工作带来问题，甚至给单位造成不良的影响。秘书在与领导交往 中，不要因为个人情绪的宣泄随意透露领导之间的意见分歧，以 致损害领导之间的团结;在协调部门之间的关系时，不要客观主 义的充当传话筒，沟通情况应有取舍，不致扩大相互关系的对 立。三是上报情况须经核实，下达领导指示要忠实愿意，决不能 似是而非，阳奉阴违。四是对外要做好单位的保密工作，做到莫 谈公事，对涉密事宜守口如瓶。秘书不仅要有敢言的决心，还应有善言的艺术。在对 待领导的错误和缺点时，秘书应表达出真实的想法，而不是一味 的阿谀奉承。但是在

14、规劝领导时，秘书应注意自己的言语，说话 不能过于直白。对领导的缺点直言不讳，可能有适得其反的作用, 不仅让领导尴尬也，让自己有面临解雇的危险。因而，面对这种 情况，秘书应该通过比较婉转的提示性话语话语，让领导自己注 意到自己的不足，这样就可以避免不好的局面出现。二、把握分寸，谨言慎行秘书是一种特殊的职业，因而其特殊的工作性质和工作环 境，要求他们说话要慎。秘书说话一定要看对象，掌握好分寸， 避免简单、片面、主观和武断。如当有人想要见领导时，秘书不 能直接让他人进入领导的办公室，而是要征求领导的同意。如果 秘书经常出现武断的行为，不但给领导带来困扰，也给自己带来 麻烦o说话有分寸，实际上是讲究表

15、达艺术。秘书要时刻认清自 己的身份，说话时注意切合身份，注意场合和环境，该说的说， 不该说的不说。在有些情况下，不合时宜的话语会造成不佳的后 果，而有时，不要别人问一句答一句，保持沉默也会给人不好的 印象。当他人在参观公司是，秘书对参观者的问题始终保持沉默, 这样的秘书室不称职的，而且也使得客户对公司留下不好的印 象。而且说话时要让人乐于接受，听得顺耳。特别是对重要问题 的说明，需要格外注意措辞。说话还得看准时机，该早讲的不能 晚讲，该晚说的不能先捅出去。如果交谈中发生争执，秘书不可 火上浇油，应抑制感情，冷却降温。同时，秘书不应将个人 情绪带入工作中。说话的语调往往会泄露个人的情绪，因而秘书

16、 不能把生活中的不满表现在对领导或同时的言语中。为了使话说得有分寸，秘书有时还得借助委婉含蓄的表现 手法。特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情, 采用商量询问的语气，能够避免被动。例如在对待领导的玦点和 错误、群众的反映等方面，秘书都要学会掌握分寸。当接待来访 的群众时，对于有些过于不便回答或无法回答的提问时，秘书应 委婉地拒绝或者提出建议，而不能表现出不耐烦的说话语调。三、长话短说，讲求效率现代社会生活的快节奏，更加注重秘书的概括能力，秘书 要顺应时代潮流讲短话，对所说的内容要分清主次，确定详略, 有点有面，努力提高说短话的能力。在工作中，秘书要确保自己 讲出的话一语中的、逻辑

17、严密，要学会用最少量的语词传递尽可 能多有用的信息，使说话耗费的时间与说话效果成正比，提高效 率。秘书对领导讲话语言要简明扼要，思路要清晰，概念要准 确，层次要分明，逻辑要严谨，主题要集中，重点要突出，不能 浪费领导时间。当领导要求秘书汇报工作时，应提前打好腹稿， 以最快的速度把重要的信息概括地输送给领导，如果简单一两句 话可以讲明的问题，却不断地添词加句，显得累赘而冗长，不仅 耽误领导的时间，有可能还将汇报的主旨掩盖，将不该省略的省 略的了，贻误工作。秘书将领导的命令下达给各部门时，要将内 容整理妥当，确保万无一失。例如，领导要秘书转告各部门开会 的通知时，如果秘书打电话通知，往往比较简短，

18、所以要将会议 的时间、地点、人员等重要事项准确及时地通知到各部门。为了提高说话的效率，从而提高工作效率，秘书应注意选 词，在说话时少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句，不 要用口头禅，也不要随意使用新词语，多用基本词和常用词，做 到通俗易懂，直抒胸臆，便于沟通感情，传递信息。否则，就会 影响对方的理解，导致交谈兴趣减退，达不到交际的目的。四、随机应变，处变不惊秘书的地位及秘书工作的被动性，决定了秘书说话的语境 千变万化。有些工作，在特殊的时间、地点、条件下，经常出现 始料未及的情况，秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静 的应变能力，针对突发事件随机应变，临场调整内容，改变方式, 机敏、巧妙地应付意外，以避免尴尬和失误。当领导人之间产生 分歧，彼此向秘书抱怨时，一旦说话不当，便会处在尴尬的境地。 面对这种这种情况，秘书应从维护领导的团结出发，运用恰到好 处的语言，促进领导之间矛盾的化解。接待来访者是秘书人员的经常任务。在这些来访者中，不 乏有修养差、偏激执拗，或有意刁难、出言不逊，或自以为是、 以势压人，或观点不同、故意添乱的人。对于这些突然出现的情 况，秘书应保持镇定、处变不惊，首先表现出宽容和大度，依旧 礼貌地与来访者沟通，这表示秘书谅解别人冲动的情感和行为， 切不可因为几句过头的话而同来访者唇枪舌剑，使别人对你的 工作抱有成见。此外，幽默是消