通信设备有限公司档案管理制度

1、通信设备有限公司档案管理制度第一章 总则第一条、 根据国家档案法的规定，为做好 通信设备有限公司（以下简称公司）建档工作，提高公司档案管理水平，特制订本管理制度。第二条、 公司档案是指公司在管理、经营活动过程中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文件材料（包括各类文件、文字材料、图纸、照片、磁带及其它各种方式和载体的文字材料）。第三条、 公司档案是公司的宝贵财富，按照集中统一的管理原则，公司和各职能部门在工作活动中形成的全部档案，由公司行政人事部管理存放，任何部门或个人不得将应归档的文件、材料占为已有。第四条、 档案工作是公司管理基础工作的主要组成部分，是维护公司经济、政治的合法权益，反映公

2、司历史真实面貌的一个重要措施，公司各部门必须增强档案管理意识，把档案工作列为各项管理制度和职责范围之中，并纳入有关人员的“岗位职责”中进行考核。第五条、 本公司档案工作必须严格按照中华人民共和国档案法和国家有关规定条例办理。第六条、 公司档案工作必须严格按照行政人事部总监的要求下进行，业务上受上级档案管理部门的指导、监督和检查。第七条、 档案管理员的基本任务：1、 集中统一管理公司各类档案，并严格执行保密安全制度，确保档案安全完整；2、 检查督促公司各部门立卷情况，协助解决各部门在立卷归档中遇到的困难和问题；3、 根据档案调阅制度，负责办理档案的查阅、调阅工作，做到及时便利；4、 不断提高档案

3、的规范化、制度化、科学化管理，逐步实现电脑化，编制必要的检索工具，负责档案管理制度的建立、健全和修订；5、 按照国家档案局制定、印发的档案分类试行规则和档案保管期限规定，编制“档案材料归档范围”，作为公司各部门收集、立卷、归档的依据；6、 负责对档案的清理、鉴定、销毁工作。第二章 归档制度第八条、档案管理人员必须严格按照本公司归档范围分类立卷。第九条、文件材料必须办理拟稿、审稿、登记等文件处理程序，以保证归档文件的严肃性与完整性。第十条、公司经营活动中的与客户来往信函、传真等应按其内容的联系与有关合同整理、立卷，必须在合同或信件上注明结果，办理完毕后归档。第十一条、各部门向行政部移交，案卷应完

4、整、齐全，并办理必要的交接手续。第十二条、归档时间：上一年度的立卷，一般在第二年的三月底前移交行政部归档；公司重大事件的有关案卷应在工作结束后立即整理归档；基建档案在工程竣工验收后归档；设备档案在设备调试，运转正常后归档；财务档案在第二年三月底前移交行政人事部归档。第三章 保管制度第十三条、各类档案的存放和排列必须做到科学、系统、合理。文书档案按年度组织机构分类；经营客户档案按地区分类；会计档案按报表、帐册、凭证顺序排列；基建档案按工程项目分类；设备档案按使用年限、型号分类；照片、像带等按内容、时间顺序排列。第十四条、档案保管期限按国家档案局有关规定办理：1、 凡是反映公司主要职能活动和基本历

5、史面貌，在经济建设、文化建设和科学研究等方面需要长远利用的档案，应列为永久保管；2、 凡是在相当长时间内本公司需要查考的各类文件材料，均应列为长期保管，期限为十五年至五十年左右；3、 凡是在短时间内本公司需要查考的各类文件材料，均应列为短期保管，期限为十五年以下。第十五条、各类档案每年应全面清查一次，并做出清查报告。第十六条、每逢国定假日前三天，借出资料一律收回，由档案管理员负责清查、催还。第十七条、加强档案保护工作，维护档案完整安全。第十八条、档案管理员工作调动时，应认真办理交接手续，将所保管的档案数量和状态移交清楚方可调离。第四章 借阅制度第十九条、凡借阅本部门或自己经办的档案，只要有本部

6、门负责人签批即可调阅，凡跨部门调阅需总裁办签批后方可调阅。第二十条、凡利用档案的单位和个人，必须严格执行公司保密制度，不得向无关人员泄露密级档案内容。第二十一条、公司档案一般在档案室查阅，如需要借阅，须办理借阅手续，借出时间不超过一天，档案归档时档案管理员应进行检查，核对并办理借阅注销手续。第二十二条、档案管理人员和档案利用人员必须爱护档案，注意维护档案本来面貌，不得对档案进行涂改、勾划、剪裁或损坏。第二十三条、调阅档案人员造成档案损坏，视损坏的情节轻重给予处分。第五章 统计制度第二十四条、行政部应准确地统计本公司各类档案归档入库及利用情况。第二十五条、档案统计工作由专人负责，实行统一的统计方

7、法，采用统一的格式报表。第二十六条、加强对统计数据的综合分析、研究，为领导决策服务并按规定上报档案部门。第二十七条、做好档案利用效率的统计，凡获得效益的利用实例要填写登记表，并经主管部门查阅后方能认可。第二十八条、做好档案查阅、借阅及各类档案目录的登记、统计工作。第六章 档案管理体系第二十九条、为加强档案管理工作，由行政人事部统一管理本公司档案，各职能部门配备兼职档案员，建立二级档案管理网络。第三十条、行政人事部是统一保管和管理本公司档案的内部机构，其基本任务是指导并监督公司各部门文件材料的归档、接受和保管本公司的全部档案和有关资料，积极开展利用工作，为公司经营管理服务，并接受上级档案部门的指导和监督。第三十一条、兼职档案员是各部门档案管理工作的专