文件及资料控制程序

1、文件名称文件及资料控制程序页 次第2页 , 共8页版 次b/6文件编号qsp-001生效日期22-08-2009修 订 记 录序 号新版本修订日期修 订 内 容修订人文件名称文件及资料控制程序页 次第3页 , 共8页版 次文件编号qsp-001生效日期1.0 目 的:为有效对本公司品质系统与环境管理体系相关文件进行合理发放、回收及废止,且确保各文件均在受控之状态下运行.2.0 范 围:适用于本公司品质系统文件与环境管理体系.(包括质量手册、产品含有化学物质管理手册、程序、指导书、技术标准、表单及一些外来文件.)3.0 权 责:3.1文件制订、审核及批准规定:文件类别制订部门审核单位批准单位原案

2、保管单位质量手册产品含有化学物质管理手册管理者代表管理者代表总经理文控中心程序文件各部门主管管理者代表总经理文控中心指导书各部门各部门主管管理者代表文控中心技术标准(内部)图纸绘图员香港营业部香港营业部文控中心工艺文件各部门各部门主管部门经理文控中心品质控制计划质检部部门主管部门经理文控中心记录表单各部门各部门负责人 部门主管或经理文控中心3.2 外来文件:由各部门收集,经管理者代表确认后交文控中心依需要发放.4.0 定 义: 4.1 质量手册:涵盖iso9001:2008标准与品质相关的纲要文件;4.2 程序文件:说明什么人在什么时候在哪里做什么的品质相关文件;4.3 指导书:指导与品质相关

3、的活动具体怎样开展;4.4 技术标准:包括顾客提供的和本公司编制的工艺文件和图纸、控制计划资料等;4.5 品质记录:证明品质系统运作情况记录.(品质系统文件所引出之表单); 4.6 记录性表单:指一般性的记录表单.(品质系统文件中未曾引出之表单);4.7 外来文件:指一些客户提供与品质相关资料或文件以及与产品相关的国内、国际法律、法规等,以及本公司程序文件或工作所依据并引用之标准均属之.5.0 工作内容:5.1 文件编写规定: 5.1.1 文件编号原则 (附参考页一). 5.1.2 文件编写格式规定:5.1.2.1 质量手册、程序文件: 1.0 目的; 2.0 范围; 3.0 权责; 4.0

4、定义; 5.0 工作内容; 6.0 相关文件(手册可视需要适当调整.) 5.1.2.2 作业指导书、表单:由各部门自行定义格式. 文件名称文件及资料控制程序页 次第4页 , 共8页版 次b/6文件编号qsp-001生效日期22-08-2009 5.1.2.3 技术标准: 由各制订部门自行设计或根据客户的要求制订.5.1.3 文件版次规定:a/0(a表示版本号,由a z,0表示文件修订次数,若同一版本修订9次后或文件修订的内容变化太多,须调整版本号,如a b,以此类推(修订内容太多而直接换版的文件在填写文件修改/废止申请单和修订记录时可不需详细记录修改内容).有修改的文件需在新版文件修改处用波浪

5、线“”标识.5.1.4 文件页次规定: 第_页, 共_页.一二阶文件总页数包括封页正文和附件部份,表单不计入总页数,由该文件引出之表单需附于文件后面,由其余文件引出之表单而该文件也用到者,不再附于文件后面,以表单编号管制.5.1.5 文件生效日期格式规定: 日-月-年.5.2 文件的制定、审核及批准程序5.2.1 文件的制定:由各制定部门视其需要,将所拟订的文件初稿统一交由文控中心进行打印,打印时应依5.1相关内容进行.5.2.2 文件的审核:由文控中心将已按要求打印出来的文件交由对应的审核部门(审核权限依3.1)进行审核,审核过程中,若发觉有疑问或需要更改时,应返回至原制定部门重新修改后,再

6、度审核,直至无误后方可转批准部门,审核完毕后应将文件返回至文控中心.5.2.3 文件的批准:文控中心将审核部门审核无误的文件转交给文件的批准部门(批准权限依3.1进行),由批准部门再度对审核后的文件进行确认,无议后交由文控中心,若有修订意见参照5.2.2相关内容执行.5.2.4 文件制定、审核及批准人员的签名要书写规范,以便于辨认.5.3 文件的颁布、保存程序5.3.1 经批准部门确认无议之文件,由文控中心统一保管其原案.原案的背面加盖”原稿”章以便于区分（”原稿”印章样板见参考页二）.5.3.2 文件颁布5.3.2.1 质量手册: 应颁布给总经理、财务部、总务部、epe部、eps部、烘室部、

7、包装部、货运部、质检部、工程部、人事部、营业部、厂务部、手工部.5.3.2.2 程序文件、指导书、外来文件:由管理者代表确认其颁布对象,图纸、样办生产品质规格书、样板评审确认表、试模指示表、试模资料除外(包括有盖epe公司发行印章的所有外来文件).5.3.2.3 文控中心将已确认的文件依5.3.2.1及5.3.2.2规定,复印相应份数,且于复印后之文件上加盖红色 “受控文件”章或 “外来文件”章后,除样办生产及品质规格书、样办评审确认表、试模指示表、试模资料,直接于原稿文件背面加盖“文件签收”印章外,其它文件需登记于文件分发/回收记录表相关栏内,均于发放时由接受部门做好签收之动作（“受控文件”

8、印章、 “外来文件”印章、“文件签收”印章样板见参考页二）.5.3.2.4 当客户或本厂其它部门需要本厂的品保体系文件或标准时,由相关部门提出申 文件名称文件及资料控制程序页 次第5页 , 共8页版 次b/6文件编号qsp-001生效日期22-08-2009请,经管理者代表批准后交由文控中心复印相应的份数,且在每一页上加盖蓝色“仅供参考”章后予以发行,并记录.且该文件如有升版时,不予回收及不作相关记录. （“仅供参考”印章样见参考页二）.5.3.2.5 磁盘内之系统文件,如须分发或保存也须依照本程序在磁盘标签上加盖 “受控文件”章,予以分发及管控.5.3.2.6 文控中心需对已发放的文件建立文

9、件分发一览表，以便对文件的建立、修改、评审、批准、分发、回收、归档及处置进行管理,且满足识别文件的变更和现行修订状态的需要. 将文件分发一览表以共享形式保存在电脑服务器,让各部门随时都可以查询文件的现行状态.5.3.2.7 文件接受部门将所得文件依实际状况需要,应对其所在部门进行培训,培训具体参照培训控制程序.5.3.3 文件保存作业 5.3.3.1 现场使用之文件须置于工作现场,由部门主管指定专人集中管理. 5.3.3.2 使用部门不得影印正式发行之文件,第四阶文件不限影印. 5.3.3.3 文件如发现有遗失破损,字迹模糊或份数不足等需被发时,由需求部门填写文件补发申请单注明申请原因,经部门

10、主管审核,管理者代表核准后,由文控中心予以补发文件及回收损坏文件并做记录于文件分发/回收记录表上. 5.3.3.4 任何人不得于一、二、三阶文件上加标记或任何字符,所有的记录表单不可乱涂、乱改,若要改动,需在原处用横线划掉,再改正过来并在修改处签名,以确保文件的准确性.5.3.3.5 文控中心之资料由文控文员专门管理，文件管制需纳入内部品质稽核项目中,以确保文件资料之正确使用。5.4 文件的变更与作废5.4.1 文件经正式颁发后,在运作过程中若发觉有不妥之处时,应由原制订部门提出申请,填写文件修改/废止申请单,经管理者代表批准后交由文控中心进行版本晋升及做好修改记录,按5.2相关内容进行处理.

11、(三阶文件只需升版,修改无需记录.)5.4.2 经批准无议后的文件,由文控中心按5.3.2.3中内容进行,且须将之前所颁发的文件予以回收,回收时应注意份数及内容的完整性,且于回收后的文件上加盖 “作废”章进行处理,于文控中心历次版本原案的文件上加盖 “旧版”章,不可作废,作为今后历史参考文件.（“作废”章样板及“旧版”章样板见参考页二） 5.5 文件的废止作业:当有文件需要废止时,由提出部门填写文件修改/废止申请单交原制订部门审核,管理者代表核准后,由文控中心负责回收与作废,原文件编号列入管制,不得重复使用.5.6 文件的定期评估:文控中心应于每次管理评审会议评估近期来文件的使用状况等内容.文

12、件名称文件及资料控制程序页 次第6页 , 共8页版 次b/6文件编号qsp-001生效日期22-08-20095.7 本程序中所涉及到的表单记录的保存依品质记录控制程序进行管制.5.8 外来文件资料的管制5.8.1 客户提供之图面、规格或技术资料由相关部门审查后,转文控中心统一管制;如是制 造部门所必用之生产资料时,由文控中心按5.3.2.3外来文件之颁发要求分发给相关 部门,各接收部门按5.3.3要求进行保管. 5.8.2 外来之标准、规定等经由相关部门审查核准后,由文控中心保管,供各单位供阅参考,除有实际生产或使用需求经申请核准发行外,原则不予分发. 5.9 技术标准类文件资料的管制 5.

13、9.1 技术标准类文件的制订、审核、批准权限参见3.1执行,制订格式参见5.2执行. 5.9.2 技术标准类文件的制订时机: 5.9.2.1图纸: 绘图员在接到香港营业部指示时开始绘制,并在指定时间内完成.5.9.2.2 控制计划: 在样品试制ok后,由质检部主导相关部门立即制订. 5.9.2.3 工艺文件: 各责任部门在样品试制ok后立即制定产品相关之标准文件. 5.9.3 技术标准类文件的颁布、保存参见5.3执行. 5.9.4 技术标准类文件的变更与作废:当某产品有发生变更时(包括货号、产品规格、重量等变更),相关部门需及时更新相关之技术标准文件,其它要求参见5.4执行. 6.0 相关文件

14、6.1 培训控制程序 qsp-003qsp-003培训控制程序.doc6.2 品质记录控制程序 qsp-002qsp-002品质记录控制程序.doc 6.3 文件分发/回收记录表 qr-001.品质记录文件发放回收记录.pdf 6.4 文件分发一览表 qr-002.表格受控表单(002)文件分发一览表.xls6.5 文件修改/废止申请单 qr-003.表格受控表单(003)文件修改-废止申请单.dc 6.6 文件补发申请单 qr-082.表格受控表单(082)文件补发申请单.doc文件名称文件及资料控制程序页 次第7页 , 共8页版 次b/6文件编号qsp-001生效日期22-08-2009一

15、.文件编号原则(参考页一)1.质量手册: q s m - xxx 流水号 quality system manual2.程序文件: q s p - xxx 流水号 quality system procedure3.指导书 : w i xx - xxx 流水号 代表部门 working instruction4. 品质记录: q r - xxx x/x 版次 流水号 quality record5. 记录性表单: for - xx xxx - x/x 版次 流水号 部门代码 form缩写备注：iso14001体系文件编码原则与iso9000体系文件编码相同,只是质量手册、程序文件、品质记录的编码的第一位由“”改成“”,指导书的编码在“”之前增加“”.二.部门代号一览表:部 门代 码部 门代 码总经理办公室mreps生产部pc厂 务 部faepe生