展会工作指引

1、深圳市元征科技股份有限公司 工作指引文件名称展会管理工作指引公司编码63ac版次a 页次18 展会工作指引目 录章节内 容页次第一章目的及适用范围1目的42适用范围4第二章定义与职责1定义52职责5第三章参会原则、申请及实施1参会原则72展会申请73展会筹备84促销活动及实施细则10第四章参会费用与展会效果评估1参会费用112展会效果评估12第五章相关工作文件（附表）1地方性展会参展申请流程142全国性展会参展申请流程153参展申请表164展会物资申请表 175展会评估报告18修 订 履 历版 次ecn编号修订项次修订人备 注abcdefghijklmnopqrstuvw第一章 目的及适用范围

2、1 目的1.1 对元征在全国性、地方性的各种展会的筹备与举办提供指导。1.2 规范公司在全国性、地方性的各种展会的筹备与举办，达到有效宣传、提升公司的品牌和企业形象的目的。2 适用范围2.1 市场营销部、国内市场管理部、客户服务部、重点客户部、财务部、各分公司。第二章 定义与职责1 定义1.1 全国性展会：由国家各部委、行业主管、国内外著名展览公司主办的专业性和综合性的展览会、交易会和博览会。1.2 地方性展会：由各省市地区政府、行业主管和一般性商业机构组织的展览会、交易会。2 职责2.1 市场营销部职责：2.1.1制定年度、季度参展计划。2.1.2负责全国性展会的组织及执行工作，当地分公司提

3、供协助。2.1.3负责展会展位的确认和合同办理。2.1.4负责全国性展会的设计、布展及宣传工作，负责对分公司参展提供布展指导。2.1.5撰写月度或季度参展总结报告。2.1.5.1内容：展会选定得失、各分公司执行情况、整体效果评估等。2.1.6负责将当月或当季度的参展计划在公司网上发布，参展完毕后发布简讯，大型展会和取得良好效果的展会则重点报道。2.2 分公司职责： 2.2.1负责地方性展会的组织和执行工作，市场营销部协助。2.2.1.1执行内容：参展申请、客户（嘉宾）邀请、布展、客户（来宾）签到、名片收集、摄影摄像、对手信息收集、产品推介、效果评估等。2.2.2负责该区域展会的信息收集和参展申

4、请，为市场营销部制定参展计划提供参考。2.2.3负责该区域地方性展会的设计、布展及宣传工作。2.3 国内市场管理部职责。2.3.1主要负责展会所需产品的借用（调用）和发货。2.3.2对展会的组织和执行提供支持和协助。2.4财务部职责：2.4.1负责办理展位费用的审核和支付工作。2.4.2负责办理展会后的财务审核和费用报销审核工作。2.4.3监督展会各项政策的执行，有向领导提出建议的权力。2.5市场管理中心总经理职责 对参展策略和参展费用进行审核和评估，并提供指导。2.6其他事业部职责保证各展会所需要产品的正常供需。2.7各经销商参加展会可参照本工作指引。2.8展会项目责任人2.8.1由公司参加

5、的全国性展会：一般责任人为市场营销部经理。2.8.2由分公司参加的地方性展会：一般责任人为分公司部经理。2.8.3参展时其他相关协调部门中：相关责任人为该部门经理。第三章 参会原则、申请及实施1 参会原则1.1 公司按照年初或每季度制定的展会计划和市场拓展规划安排参展和费用审批。1.2 公司总部只参加定期召开的全国性大型展览会。1.3 地方性和其他全国性展会，由各办事处和经销商共同参与组织，总部给予协助。1.4 公司每年至少参加全国性展会2次，每次展位面积为2-4个标准展位，费用控制在15万人民币以内。1.5 各分公司每年至少参加地方性展会4次，每次展位面积为2-3个标准展位，费用控制在1.5

6、万人民币以内。1.6 全国性展会的组织和执行由市场营销部负责。1.7 地方性展会的组织和执行由分公司负责，生产营销部协助。1.8 分公司参加地方性展会，除展位（场地）费由公司总部支付外，其他费用由分公司负责。 2 展会申请2.1 地方性展会申请流程：（见附表1） 2.2 全国性展会申请流程：（见附表2）2.3 申请前期工作：了解该展会性质及对参展进行必要性分析。2.4 申请时间：各分公司或市场营销部提前一个月严格按照附表3填写参展申请表，提出参展申请。2.5 申请参展面积：地方性展会每次参展面积为2-3个标准展位；全国性展会每次参展面积为2-4个标准展位，如果需要大规模参展，则租用空地，空地面

7、积在60-100m2之间。2.6 申请参展费用：参加地方性展会费用控制在1.5万元以内；参加全国性展会费用控制在15万元以内。特殊情况需要总裁经过特批。2.7 市场营销部根据各分公司填写上报的参展申请表制定地方月/季度参展计划后提交市场管理中心经理审批；全国性展会则由市场营销部填写参展申请表后提交市场管理中心经理和总裁审批。2.8 未编入计划的展会，各办事处至少提前45天向市场营销部提出申请。3 展会实施3.1 策划3.1.1 全国性展会策划工作由市场营销部制定。3.1.2 地方性展会策划工作由分公司负责制定，市场营销部协助。3.1.3 策划内容包括确定展会调研、主题和推广、制定计划、展位和展

8、品选择、客户邀请、展场布置、广告宣传、促销活动、人员安排、费用预算等。3.1.4 策划工作要包括制定一个精确的时间推进表（进度表），明确每一项工作的具体负责人和完成时间。3.1.5 策划工作应充分考虑分公司的建议，加强与分公司的多方合作。3.1.6 地方性展会策划方案由市场营销部进行评审；全国性展会策划方案由市场营销部组织评审小组进行评审；重大展会的策划书应交公司领导审阅。3.2 宣传3.2.1 全国性展会宣传工作由市场营销部负责。3.2.2 地方性展会宣传工作由分公司负责，市场营销部协助。3.2.3 宣传品：3.2.3.1宣传品包括： 邀请函、产品宣传彩页、产品目录、汽车后市场、纸袋、报价单

9、、参会纪念品、会场条幅、气球、挂旗、喷绘等物品。3.2.3.2展会所需宣传品由市场营销部负责发放。地方性展会所需宣传品由分公司从每季度一次申领的宣传物资中领取发放。3.2.3.3地方性展会所需纪念品、现场条幅等由分公司负责采购、制作；公司总部统一举办的展会则由生产营销部统一采购、制作。3.2.4 参展人员着装：3.2.4.1参展人员着装原则上应统一，力求干净整洁。3.2.4.2参加展会人员着装为公司统一发放的印有公司标识的制服。i. 3.2.4.3分公司经理、主持人、总部人员等要求身着深色西装并配戴领带。3.2.5 主要宣传工作：3.2.5.1刊登杂志邀请函、派发邀请函。3.2.5.2举办新闻

10、发布会、新产品推广会、培训活动。3.2.5.3专业论坛、讲演等之冠名、赞助。3.2.5.4在会前、会后刊登有关会议的宣传报道。3.2.5.5在会中开展促销活动，如现场调查、有奖竞赛等。3.3 展位的设计：3.3.1 展位设计依照公司vi系统标准，凸显公司形象，标识和主形象要鲜明。3.3.2 展台设计要兼顾展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能。3.3.3 全国性展会由市场营销部负责展位设计或由专业展览公司负责设计。3.3.4 地方性展会可由市场营销部提供设计建议或安排专人去展会协助。3.3.5 展具、展架尽可能形成标准件，以便在不同展会中可重复使用。3.4 展示方式：3.4.1 以多种方式展示

11、公司的实力、产品的性能和服务等。3.4.2 产品展示应该首先突出公司主打产品和新上市产品。3.4.3 主要方式有3.4.3.1图表、资料、照片、投影、模型展示或人员讲解等手段。3.4.3.2仪器设备的动态模拟演示、汽车现场检测。3.5 展示品和展会用物资，3.5.1 展品的选择在填写参展申请表（附表3）和参展物资申请表（附表4）时填写清楚，要体现针对性、代表性、独特性三个原则。3.5.2 全国性展会的展品、现场销售产品的借用由国内市场管理中心安排。3.5.3 地方性展会的展品、现场销售产品由当地分公司安排。3.5.4 展会用物资由市场营销部负责采购和保管，地方展会需要时向市场营销部借用。3.5

12、.5 展品和展会用物资运输由市场营销部负责。3.6 人员组织3.6.1 每个标准展位安排人员2-4名。3.6.2 公司根据展会性质、策划方案选派参会人员。3.6.3 地方性展会分公司可向公司提出人员申请。3.6.4 对参展人员的要求3.6.4.1 着装整洁，热情待人。 3.6.4.2 熟悉展品，熟练操作。3.6.4.3 分工明确、各司其职。 3.7 客户邀请3.7.1 采取方式：电话联系、直接发函、登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传、派发资料等。3.7.2 邀请行业领导、专家参会由市场部或分公司派专人落实。3.7.3 邀请新闻媒体参会由市场营销部或分公司负责。3.7.4 客户、嘉宾邀请应该在参

13、展1个月前发出，2周以前确认。3.7.5 参展时，接待人员应邀请客户、嘉宾在签名薄上签名。4 促销活动及实施细则：4.1 促销活动作为展会策划内容的一个重要组成部分，地方性促销方案由市场营销部审批，全国性有市场营销部报请相关领导审批。4.2 促销方案应该具体，强调细节，要求活动每一个环节都要落实到人。4.3 活动所需物品、礼品由市场营销部统一制作、运输；地方性展会由分公司负责制作，但方案必须事先向市场营销部报批。四章 参展费用与展会效果评估1 参会费用1.1 主要费用包括1.1.1 展位费、会刊广告和会场宣传费用、专场研讨会。1.1.2 宣传品、礼品及印刷费。1.1.3 展架等展示物资费用。1

14、.1.4 展位设计费和装饰费用。1.1.5 运输、搬运费用。1.1.6 发布会、产品促销活动费用。1.1.7 媒体宣传费用。1.1.8 参会人员会务费等。1.2 地方性展会除展位费由公司总部支付外，其他费用由承办分公司支付。1.3 全国性展会费用控制在15万元人民币左右，地方性展会费用控制在1.5晚元人民币左右。1.4 展会费用应根据月/季度展会计划，由市场营销部统一安排，负责制定费用预算，交公司领导和财务审批。1.5 公司总部参加的展会由市场营销部负责提交预算。1.6 地方性展会，公司为各个区域制定每一月/季度的展会费用额度。1.6.1 分公司经理在预算内根据本区域的市场需要统筹安排展会和经

15、费。1.6.2 展会预算、预付金在申请报告中注明，由市场营销部办理，展会后核销。 1.7 费用核算1.7.1 展会结束后，参展负责部门应列出费用明细表，以便审核。1.7.2 展会的费用由市场营销部确认，再由财务部核销。1.7.3 各负责部门在费用报销时，需向市场营销部提供展会效果评估报告和照片资料。1.7.4 市场营销部每季度在网上向各区域通告展会费用开支。1.7.5 展会费用严禁挪作它用,与展会无关的费用不予报销。1.7.6 预算外费用开支须报上级批准。2 展会效果评估：2.1 展会结束后，参展负责部门应列出详细的费用明细表。2.2 展会结束后，参展负责部门必须将签名薄上的客户和留下名片的客

16、户整理成电子文档，供市场营销部留档备案。2.3 展会结束后，参展负责部门应将照片等图像资料整理后供市场营销部存档。2.4 展会结束后应该对展会效果进行充分的综合评估，使每个展会取得良好的效果。2.5 展会评估报告由参展负责部门认真填写，交市场营销部备案。2.6 评估报告的内容、格式见附表5。2.7 无评估报告展会费用不予确认，并请附展会照片，具体内容如下：2.7.1展会的名称、规模、效果。2.7.2公司的展台及现场活动情况。2.7.3竞争对手的展台及活动情况。 2.7.4信息资料的收集情况。2.7.5参观者对公司、产品的建议和意见。2.7.6公司与对手的差距和优势。2.7.7下次该如何改进第五

17、章 相关工作文件（附表）1 地方性展会参展申请流程2 全国性展会参展申请流程3 参加展会申请表4 参展物资申请表5 参展评估报告附表1地方性展会参展申请流程 收集地方性展会信息，进行参展必要性分析，按附表3格式填写申请报告市场营销部/分公司评估展会需求，报国内市场部中心经理市场营销部审核展会需求，并决定是否参加该展会国内市场部中心经理按合同评审流程进行审批，签订参展合同市场营销部 执行，具体职责参照第二章职责之规定分公司/相关协助部门 按第四章2展会效果评估之具体内容做参展总结分公司 附表2全国性展会参展申请流程收集全国性展会信息，进行参展必要性分析，按附表3格式填写申请报告市场营销部审核展会

18、需求，报总裁国内市场部中心经理审核展会需求，并决定是否参加该展会总裁按合同评审流程进行审批，签订参展合同市场营销部 执行，具体职责参照第二章职责之规定 市场营销部/相关协助部门按第四章2展会效果评估之具体内容做参展总结 市场营销部 参展申请表编号： 展会名称时间主办单位规格地点申请展位室内展位 室外空地 展棚面积 平米广告会刊 展场发布广告 彩旗、气球 报纸总费用预计元办事处分摊元预借支 元参展目的目标用户筹备计划参展产品所需宣传品公司是否参加上届展会：是 否上届展会情况：是否需要公司派人或给予策划协助（请注明协助事项）备注：申办单位经办人日期协办单位联系人 同意 不同意 同意 不同意 同意 不同意市场营销部： 年 月 日市场中心经理： 年 月 日总裁：年 月 日*请附参会指南或展位平面图 备注：地方性展会申请总裁签名一栏留白参展物资申请表 编号