制造业中关联公司交易自动化系统的设计和实现

1、制造业中关联公司交易自动化系统的设计和实现摘 要：论文提出了关联公司内部各个公司之间进行关联交易的系统自动化方法。首先对关联交易的原业务流程进行了分析；然后在原业务流程的基础上，建立了总公司和分公司的基础数据输入、业务数据输入业务的新流程；最后根据关联公司中关联交易的需求分析，分别就主数据登录工具，关联交易自动化以及按交易凭证流的实现方法进行详细设计并实施。在集团企业中对关联交易的自动化进行了实施验证，并且对实施效果进行总结，以便在今后的实施中持续改进。关键词：关联交易，自动化，流程再造，凭证process reform and system design of intercompany tr

2、ade automation in manufacturing business【abstract】 this paper puts forward the correlation between various internal company related transaction system automation method. the affiliated transaction of the original business flow is analyzed; and then in the original based on business processes, establ

3、ish a company and branch of basic data input data input, business business processes; finally according to the related company connected transaction in demand analysis, respectively on the main data logging tools, automation and related transactions by transaction flow method to implement the detail

4、ed design and implementation. in the group of affiliated transaction automation were implemented for verification, and the implementation effect was summarized, so that in the future the implementation of continuous improvement.1. 引 言企业在规模逐渐扩张以及产品线逐渐扩大的背景下，无论是外部地域上的要求，还是企业内部生产整合的需要，将会形成多家公司或者工厂进行协作生

5、产，从整体上以集团公司的方式，来统一投资规划，协调各分公司之间的资源整合。而企业的信息处理的能力，即信息系统是否能够融入企业业务，符合企业流程，满足业务处理的需要就决定了企业是否能够够合理安排资源，提高业务的影响力，获取利润的能力以及控制风险的能力，特别是整合总公司以及分公司之间资源的能力。简单地说，信息系统的处理能力对于企业的生存，发展和壮大有着至关重要的影响力。1而关联交易在集团企业中的应用，也就要求信息管理部门设计并实施一个适应以及符合企业的这种流程变化的系统。从主数据来看，产品信息在erp系统中需要在集团公司中相关公司中分别录入，容易造成业务部门主数据的重复输入，效率低下，并且数据的一

6、致性无法保证，容易产生错误。从凭证输入效率上看，由于关联交易需要将集团公司于外部客户、供应商的凭证输入系统的同时，需要将集团内部企业之间的凭证也输入系统2，这些凭证的数据根据业务部门实际的反应来看，会需要输入相当于普通采购和销售输入凭证量的大约3倍左右，如何做到这些凭证的输入的自动化和高效化也是一个重要的任务。从凭证查询效率上看，外部/内部审计时，如何在海量的凭证中，找出相关的凭证，整合成一个凭证流，关联起外部/内部采购，外部内部销售的凭证关系是一个重要也是必要的课题3。本文按照业务流程再造和工作流技术的理论，将其应用于关联交易自动化的流程优化和信息系统开发中，在国内没有类似的比较简便的解决方

7、案的情况下，设计、开发和实施了该系统。2. 系统流程的现状及优化2.1关联交易自动化系统的基本要求关联交易自动化系统的主要业务要求包括：1）业务部门在获取研发中心发来的新物料应用书之后，确定新物料的生产工厂，并在erp系统中的母子公司中输入物料的基础数据，使得系统的总公司以及关联交易相关的分公司的关联交易中，能够使用相关的物料主数据。这些业务数据中，除了所对应的公司/工厂以及一些个别的设定以外，其他的基础数据内容都是相似的。42）在总公司对外采购的流程中，需要保留erp的标准物流流程所涉及的凭证。其标准流程是母公司从外部供应商采购时先生成对外的采购订单，并在子公司实际入库时，生成母公司对外采购

8、订单的入库处理。接着，母公司同时生成对内（子公司）的销售订单，对内订单中的价格以及数量都将与外部采购订单的价格保持一致，且完成此销售订单的出库处理。与此同时，子公司也同时生成采购订单，其数量和单价也同对外的采购订单一致。并在生成的采购订单上完成库存入库处理。2.2 流程分析及优化针对关联交易自动化流程的三个业务，需要在流程上重新进行分析和优化，最大程度上减少不必要的业务步骤，帮助企业是实现关联交易处理的自动化，提高工作效率。第一，考虑的是基础数据的管理，在原有的业务中，由于集团企业处于减少采购以及销售的沟通成本，形成集团采购以及销售的规模效应，所有的物料都由总公司设定的采购部门以及销售部门，通

9、过关联交易的方式，统一进行。而关联交易在系统的实现上，需要在总公司以及对应的子公司的双方进行物料买卖及管理，因此，需要在总公司和子公司之间分别建立物料主数据。这些主数据的建立在标准的erp系统中，每一个物料需要分别在总公司以及子公司的的帐套（工厂域）中分别进行，而这个物料本身在实体上是一个东西，而在两个工厂域中的数据并没有太大的实质性差别。例如，安全在库、标准成本，物料组等等信息都是一致的，但是在不同的工厂域中，又需要保证数据的一致性，避免数据产生歧义性的错误。第二，是业务数据输入高效化。关联交易中，按照标准的erp处理流程，需要对母子公司均进行在库管理，与子公司相关的采购以及销售业务均需要通

10、过母公司来进行。原则上，经由子公司的业务经由母公司，母公司的公司域中，该物料在母公司的域中，关联交易处理前后，物料库存数据不应该发生变化。例如，在母公司进行对外销售处理的时候，为了保证母公司有库存进行出库，需要先在母公司的公司域下进行采购入库处理的同时，在子公司进行相应的销售出库处理，这两步完成之后，母公司才有适合的库存进行对外客户的出库处理，并且整个销售处理前后，母公司的物料库存不发生变化。同样在母公司进行对外采购的时候，同样为了母公司的库存不发生变化，需要先在母公司的公司范围下进行销售出库的同时，在子公司进行采购入库处理，而整个采购的关联交易处理也不应该对该物料在母公司的库存有影响。销售订

11、单母公司向外部客户销售建立订单销售出库母公司向客户进行销售出库发票开具向外部客户开具增值税发票内部订单关联交易用的订单生成对内出库子公司向总公司的销售出库对内开票子公司向总公司的增值税发票处理对内入库总公司向子公司的采购入库处理对内收票总公司获取子公司开具的增值税票手动处理自动处理这里的虚线部分标示系统自动处理，无需业务部门输入第三，由于上次关联交易中生成大量的相关凭证，各个公司之间的凭证又有有关联性的，在纷繁的凭证中针对某一个业务发生时所生成的相关凭证的检索就变得是一个较为重要的内容。从财务的角度上来讲，每个公司凭证中所涉及的明细行所对应的科目余额在月末统计的时候，就会出现某种勾稽关系。例如

12、在对外采购的业务中，母公司的对外采购金额应该等于所有母公司对内销售的金额，同时也应该等于所有子公司向母公司的采购金额。从如果从期末余额的角度上来看余额上的勾稽关系没有达成，那必然意味着关联交易的一张或者几张凭证中必然存在错误，需要在在相关凭证上进行调查以期找到出现问题的凭证，此时相关凭证流的查询就变得尤为重要了。3. 设计与实现3.1系统架构设计erp的标准画面中，主数据输入画面都是采用标准界面，画面中的字段都是按照系统的运行逻辑来定义和设计的。而这些字段之间根据不同的客户公司进行是适当的客户化之后，实际上用户需要输入的字段远远小于标准画面上所显示的字段。为了能够保证用户输入最少的字段，较少不

13、必要的误操作，需要准备建立一个用户友好的互动的工具。3.2 主数据登录工具设计business logic layerpresatation layeruser interface: internet explorer系统架构图data access layererp input helper modulemaster input logicmaster validation logicmaster export logicmaster input status logicinterface of data access layersql server data access layerdat

14、abasesql servermodelo-r mappingmaster data processingclient page creator主数据登录系统的架构由表示层、业务逻辑层和数据访问层三层组成：(1)表示层，即用户界面（user interface，ui）：客户端即属于表示层，它可以通过web方式表示，接受用户的请求，传入业务逻辑层进行相应的处理。同时，将服务器上传来的信息在客户端的界面上呈现给用户。(2)业务逻辑层（business logic layer，bll）该层针对具体问题进行操作，也可以说是对数据层的操作，或对数据的业务逻辑处理。(3)数据访问层（data access

15、 layer，dal）该层所做事务为直接操作数据库，针对数据的增添、删除、修改、更新、查找等，完成对原始数据的基本操作。3.3关联交易自动化的设计（1）关联交易出入库自动化在系统的配置过程中，按照sap的asap的方法论，尽力保持系统原有的配置。但是在采购和销售的系统处理上，对外的采购销售订单由业务部门手动生成，而对内的采购和销售订单是外部采购订单的入库操作中自动产生的。因此在配置上，需要将对外的采购/销售订单类型和对内的采购/销售订单类型进行区分。（2）关联交易发票处理自动化3.4凭证流查询的设计在实际的业务中，每天都有大量的采购以及销售的产生，而在月结的过程中，在大量的内部以及外部采购销售

16、凭证中，如果发生任何一笔凭证的错误，需要对相关的业务凭证进行处理的话，都需要查询该凭证所相关的一整套凭证关联数据，以便于对这些关联凭证进行处理。同时，如何在纷繁的各类凭证中，将采购，入库，销售，发票等业务串接起来，形成一条凭证流，使得企业在业务查询时，能够及时地了解到每笔业务的进行状况，便于针对每种状况进行处理。4. 实施效果4.1主数据登录工具实施效果对于企业的运营而言，在导入主数据登录工具之前，平均每月统计的故障报告中，主数据的错误比率从2011年上半年的平均43.7%，急剧降低到下半年的平均17.5%，大大地降低了由于主数据的输入错误造成的系统故障的问题。同时，由于关联交易采用了业务自动

17、化的功能，一旦主数据的输入错误，往往会造成系统自动生成的大批业务数据的错误，为了恢复这些错误往往需要维护人员投入大量的时间和精力。而主数据登录工具的实施，大大地降低了主数据出错的比率，最终系统的故障解决时间由主数据登录系统导入之前的平均2.78（人*小时/故障）缩小到系统导入之后的1.87（人*小时/故障）。同时，由于主数据登录工具的导入，给用户提供了一个有好的界面，能够简单地打开ie即可输入业务数据，而无需安装erp系统，节省了工厂的设备安装人员的工时，也降低了业务部门培训的时间，无需工厂的业务人员面对标准erp中纷繁复杂，字段众多的窘境，实现了上手简单，培训容易，一学就会，简洁明了的方针。

18、而且，使用了主数据登录系统之后，业务部门的主数据登录人员可以无需进入erp软件即可登录主数据，在erp软件的license费用高昂的时代，为制造型企业节省了相当大的费用，以更低的费用来更简洁高效地完成主数据输入的业务。目前我所在的公司一共8个工厂，每个工厂4个部门，每个部门2-3个主数据输入人员来计算的话，就节省了60个以上的license，相当于每年节省了100万以上的成本。月12月1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月故障（件）8912496949888120675343463946工数11017398.58312386.5107584737393441每件故障时间1.21

19、.41.00.881.250.980.890.870.890.860.850.870.9图5-10 系统导入前后故障及对应时间比较表4.2凭证相关业务自动化实施效果关联交易的自动化从业务的行为角度出发，将外部采购与销售行为所引起的对外相关凭证以及关联公司之间的相关凭证合并到这一行为所对应的系统处理中去。凭证相关业务的自动化的实现，解决了业务部门需要在关联交易中，由原先死板地从系统的实现角度，将关联公司相关的凭证分解为母公司与子公司的业务，分别进行处理。即需要输入母公司的凭证，同时也需要在相应的子公司中生成相应的凭证。（如集团公司采购一批材料，就需要母公司中做对外的采购凭证之外，还需要对内做销售

20、凭证，以及在子公司中对内做采购凭证）。实现了凭证的自动化之后，只需要业务部门制作一个对外采购凭证之后，系统能够自动实现母公司的对内的销售，以及子公司的对内采购，基本上可以将业务相关凭证所耗用的时间减少1/3左右。不仅如此，按照原先的流程，将关联公司的交易分别由跟各个关联公司的业务人员处理时，需要关联公司之间进行沟通和业务同步，以保证母公司的业务处理和子公司的业务处理的一致性。业务部门之间的沟通同时，由于凭证相关业务自动化的实现，使得业务部门无需多次输入凭证，减少数据出错的可能，极大地提高了业务数据的可信性，也在月结的处理中减少了由于数据恢复而进行recover的时间，使得公司的加班大幅度减少。

21、从人事部门获取的加班资料中，间接职能部门（包括采购，销售，财务和生产管理）的加班时间为28小时/月，而实施了关联公司交易自动化之后，间接职能部门的加班时间降低至17小时/月。（由于人事无法将业务部门的凭证输入相关人员的加班时间单独进行统计，实际的下班时间降低效果将大大大于这里的统计数据）4.3凭证流的查询实现实施效果凭证流的实现，可以将系统所生成的凭证都关联起来，大大地强化了业务部门针对某个业务中，所生成凭证查询的功能，弥补了标准系统中针对关联交易凭证繁多时，查询繁琐的不足。特别是月结期间，业务上需要在较短的时间内就针对某一个业务所涉及的凭证进行精确地定位，并做相应的处理。而凭证流查询功能的实现，正是业务部门实现此需求最好的解决方案。按照目前财务的月结中，外部或者关联交易的众多凭证中的某一张凭证发生错误，而需要定位到其他相关的采购，出入库凭证以及发票凭证的话，按照标准的查询时间，大约定位每张凭证需要2分钟左右，所有的凭证号码的定位一共大约需要15分钟。而利用了凭证流的查询功能，只需要一键式输入，相关的凭证都会显示出来。而整个月结期间，一般发生凭证退回，修正等处理，需要定位的业务一般每对母子公司关联都需要发生上百次，由此而节省的凭证查询时间可以节约25小时左右，大大降低了企业的加班时