物业公司物资采购管理程序

1、本文格式为word版，下载可任意编辑物业公司物资采购管理程序 物业公司物资采购管理程序 1.0目的 对物资采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求，价格达到成本控制的目的。 2.0适用范围 适用于丽江花园物业管理公司对服务所需的原材料采购的控制，对供方进行选择、评价和控制。 3.0职责 3.1行政部负责物资采购（各相关部门协助），负责按要求组织对供应采购物资及承包合同的供方进行评价，编制合格供方名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案，执行采购作业。 3.2各部门或机构负责提供国家标准和行业标准、采购物品验收依据、准则或标准。技术部或使用部门、机构负责采购物品的检验或

2、验证，协助核定分类物品及有关费用支出的价格。行政组织各使用部门的质量信息反馈，对分类物品供应的评价。 3.3财务部负责从资金上保证审批后项目的实施。 3.4管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。 3.5使用物品的相关部门人员负责对采购物资的质量进行检测。 4.0定义 4.1采购物资分类，根据对服务质量影响程度分为： 4.1.1a类：次采购金额在5万元（含5万元）以上的零星采购。 4.1.2b类：次采购金额在1万元（含1万元）以上，5万元（不含5万元）以下的零星采购。 4.1.3c类：次采购金额在1万元以下的零星采购。 4.1.4d类：紧急物品采购。 4.1.5e类:所有经常性采购的

3、物品。 4.2供方：提供产品的组织或个人。 示例：制造商、批发商、产品的零售商或商贩、服务或信息的提供方。 注1：供方可以是组织内部的或外部的。 注2：在合同情况下供方有时称为承包方。 5.0工作程序 5.1物资采购的审批 5.1.1审批要填写用款/采购计划，由部门经理确认，财务总监审核后，报总经理批准。 5.1.2e类物品采购需专题报财务总监、总经理批准；d类物品由行政部组织，各相关部门协助进行招标，工作程序参照rgpm-7.2.1-b-01执行；c类物品采购由需求部门根据年度费用预算提出采购计划；b类物品采购需专题报告交财务总监、总经理批准，批准后由行政部组织货比三家，必要时签订合同，结果

4、报财务总监、董事长批准；a类物品采购参照b类程序进行公开招标，并签订合同。 5.1.3用款/采购计划应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。 5.2采购实施 5.2.1行政部负责实施采购，各相关部门协助。对于重要物资，必须在合格物资供方名录中选择供方。 5.2.2采购前采购员必须对用款/采购计划核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。 5.3采购物资的验证方式 5.3.1对采购的物资可以有如下几种验证方式： a)由行政部组织相关部门进行进货验证； b)由本公司在供方现场实施验证； 5.3.2行政部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。 5.3.

5、3验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。根据采购物资分类明细表，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。 5.4采购信息 采购信息表达拟采购的产品，适当时包括： 5.4.1产品采购批准的要求。 5.4.2对产品的验收要求。 5.4.3适用的质量管理体系要求。 5.4.4其他要求，如价格、数量、交付、人员等。 5.5公司的采购文件 文件包括：用款/采购计划、采购物资分类明细表、采购合同及附件等，由行政部保管。在与供方沟通前，原则上，应确认采购要求是，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。 5.6对采购物资供方的评价 5.6.1合格供应商的条件 a)有营业

6、执照和相应的经营资格，具备持续稳定的合格产品供货渠道； b)具有良好的供应物资业绩； c)具有质量保证能力的证明（必要时）； d)价格合理； e)服务良好。 5.6.2行政部根据采购物资要求，组织有关人员对物资的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写物资供方评定记录表。对同类的供货物资，应同时选择几家合格的供方以作比较。行政部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据供方物资的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。 5.6.3对有多年业务往来的重要物资供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容： a)质量管理体系认证证书； b)本公司

7、对供方质量管理体系进行审核的结果； c)本公司及供方其他顾客的满意程度调查； d)供方产品的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录； e)供方的财务状况及服务和支持能力等。 5.6.4对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下： a)新供方根据提供的技术要求提供少量样品； b)使用部门对样品进行验证，并填写物资供方评定记录表； c)样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次； d)小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。 e)样品验证、小批量试用均合格的供方经行政部审核，总经理批准后，可列入合格物资供方名录； 5.6

8、.5零星采购物资供方，使用部门对其进货验证记录即为对此供方的评价。 5.6.7对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。 5.7对合格供方的定期复评 行政部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，填写物资供方业绩评定表，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，连续第二次评分仍不合格，应取消其供货资格。 6.0相关文件 6.1土建维修材料采购标准rgpm-7.4.1c-01-01 7.0质量记录 7.1用款采购计划rgpm7.4.1d-01-01 7.2合格物资供方名录rgpm7.4.1d-01-02 7.3采购合同rgpm7.4.1d-01-03 7.4采购物资分类明细表rgpm7.4.1d-01-04 7.5物资供