工厂跟单作业

1、本文格式为word版，下载可任意编辑工厂跟单作业 跟单作业的主要工作是在工厂业务流程运作过程中，以定单为依据，跟踪产品(服务)运作流向并督促定单落实的基础性业务。它根据已签署的商务合约中的相关要求，选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度，以确保货物按合约要求如期装运、发货等工作。 第一节生产主导型工厂跟单流程 对于跟单业务的管理，可以采取工厂采购部门主管运作，也可以采用建立独立部门负责。因为，跟单业务关系到采购、物料、财务、企划、营销等多个部门，单一的采购部门很难进行全方位的管理。因此，本书在介绍完相关知识之后，才对本业务进行详细介绍。 1.分析市场需求 工厂订单管理部门应根据销售预计、生

2、产加工计划、实际采购能力以及其他一些相关的因素，制定切实可行的采购订单计划，并下达订单部门执行。因此，首先接受订单任务的就是采购部门。 采购计划制定的前提是准确地分析市场需求，进而制定销售计划。因此采购部门除了考虑生产需求外，还要兼顾市场战略、潜在的需求等，联合营销部门、销售部门进行联合运作，分析好市场需求的各类信息。为此，仔细分析市场合同签订数量、合同剩余量(包括延时交货合同)的各种数据，研究其变化趋势，全面考虑计划的规范性和严谨性，参照相关历史要货数据，确定市场需求。要对市场需求有一个全面的了解，远期发展与近期切实需求相结合。年度销售计划在上一年末制订，并报送至各个相关部门，下发到销售部门

3、、计划部门、采购部门，来指导全年的供应链运作并根据年度计划制定季度、月度的市场销售需求计划。 2.物料需求计划确定 销售计划决定着生产计划，而生产计划要想尽快地完成，首先要确定生产所需要物料的多少，这就是物料需求计划。物料需求计划于：主生产计划、独立需求的预测、物料清单文件、库存文件等。物料需求计划=生产计划量-库存量+预测的实际浮动量。 预测的实际浮动量主要是指：在实际生产中，由于各种情况的出现，生产计划量所需要的物料往往会多余或少于理想的计划量。比如，生产a产品，a产品由3个b物料组成，计划生产c个a产品，那么需要b物料就是3c。但因为，生产过程中、物料运输过程中、物料存储过程中等，会出现

4、d个不合格物料。因此，在生产中实际只有3c-d个物料，这样就造成了缺货，需要临时采购。工厂可以在制定物料需求计划前，首先假定一个产品损害的幅度e，这一幅度是百分比，比如根据经验从运输到生产全过程，100个物料，会有3个物料损害，那么就是3%;如果10000个物料，有个3个损害，就是0.03%。那么最终的物料需求计划就是3c(1+e)。 3.确定订单计划 在制定订单计划时要综合考虑市场、生产、订单容量等各个要素，采购的数量和时间应由以下公式进行确定。 下单数量=生产需求量-物料需求计划-现有库存量+安全库存量 下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间 4.进行一般跟单工作 一般跟单工

5、作详见本章第二小节中的销售订单跟踪流程 订单合并汇总表 商品名称 产品名称 交货 日 订单 号 说明 数量 合并 交货 日 订单 号 说明 数量 合并 交货 日 订单 号 说明 数量 合并 订单安排记录表 产品名称 编号 规格 接单 订单 编号 订制 规格 数量 交货 业务员 客户 预定生 合并 合并后数 制造令号 备注 完工记号 订单统计表 接 单 日 期 制 造 单 号 品 名 规 格 订 货 量 单 价 金 额 需 要 日 期 物料供应状况 预定日 期 品 质 记 录 完 工 日 期 其 他 自 至 第二节订单主导型工厂跟单分类 订单主导型工厂主要是根据客户订单来进行生产的工厂，它与生产

6、主导型主要以生产定销量有着本质的区别。它要求工厂必须由一定量的成熟客户，否则这种生产类型将很容易受到市场风险的干扰。根据订单主导型工厂的主体工作，我们可以把跟单业务氛围以下几大类。 1.销售跟单流程 销售跟单是任何生产类型工厂都需要面对的问题，只不过生产主导型的工厂是以销量确定跟单量;订单主导型的工厂是以跟单量确定生产量。因此，前者的任务相对来说，比后者要轻松一些。但其工作性质和流程都是相同的。 工作性质。与采购人员寻找供应商一样，销售业务跟单员也必须具有：谈判能力、产品相关知识、沟通能力、应变能力、分析能力等。其工作方法，在本质上、形式上都是相同的。都是在客户和工厂之间做好协调工作，把双方的

7、有效信息都传递给对方。当然，对于客户来说，要保证机密信息不能泄露。 跟单流程。跟单业务员经过市场信息收集后，确定初步客户，将样品或通过快递形式寄给客户或直接上门拜访，如果是快递必须询问好ups号; 客户受到样品前后，要进行积极沟通，保证客户订购产品。客户确认样品出不符合要求后，会将样品进行修改后寄回或副相关说明。若客户对工厂实力有信心，此时会给工厂下订单，如果没有信心，则将等待工厂修改样品的成果是否符合要求;跟单员根据修改样品信息，并将此信息通报业务经理，经过其批准后，联系技术部门进行工艺修改; 客户确认样品合格后，双方签订合同。并将样品技术、规格说明等记录在合同内，客户正式下单; 订单员将订

8、单复印五份，分别交给生产管理、品质管理、财务管理、物控管理、仓库运输管理等，正本自己留存;将工艺流程也复印五份，正本交给技术部，副本留给自己、财务部、物控部、仓库运输、生产部门。合同复印2份，副本自己保存，副本交给业务经理或业务部以及财务部门; 根据生产情况和客户进行联系，如果出现各种变动，应该做好文字记录，文字记录应至少两份，一份正本自己保存，副本作为传达信息的载体，分发给生产部门; 生产完毕后，联系客户告知生产完毕，并联系货物运输事宜。与此同时，时刻关注品质检验等相关环节是否出现问题; 产品符合要求后，按照合同约定进行产品出货，出货通知单要复印3份，副本份表交给生产、品管、运输部门。如果，

9、出厂前，产品方在仓库内，还需要复印一份留给仓库管理部门，出货通知单正本自己留存; 出货后，按合同约定跟踪货款结算问题。 3.物料采购跟单流程 因为在第一部分内，我们已经非常详细地介绍了物料采购问题，因此，本章只进行简单的叙述。采购跟单的流程可以包括：根据请购单定制采购单寻找供应商(有成熟供应商则跳过此步)订单跟踪(主要是根据采购要求、合同要求对供应商进行工艺、流程、品质、数量、包装运输等工作进行检查、调查)物料检验(通知检验人员并陪同检验人员对物料进行检验)物料入库(协调送货单位将物料运送到仓库，之后联系仓管人员进行入库检验后入库，最后进行财务方面的交接) 在进行上述工作中，由于实际与预计往往

10、会出现问题。例如不能如期交货、物料品质出现问题等等，如果在与供应商接触时发现这些问题的苗头，就应该进行采购更催。 采购跟单员工作。物料采购订单发给供应商之后，应对订单进行跟踪或催货。当订单发出的时候，同时要确定相应的跟踪接触日期。当供应厂商出现有交货延迟、品质不符要求等情况出现时，要对订单进行跟催工作。在跟催过程中，要根据采购进度、供应方生产加工进度、合同交货日期等对供应商进行提醒，要求按要求进行工作;联合采购人员、同品质管理人员直接前往查看工作进展情况;建立跟催表或管制卡，切实掌握实际进度;将目前累计交货的结果，以报表或警示告知供应商，督促其改进速度或品质。 跟单方法。采购跟单员在跟单过程中

11、可以采用两种方法。其一是按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催;或在固定的时间或时间间隔，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。 4.生产跟单流程 对于生产跟单员来说，其最需要的技能便是对生产工艺的了解，有一些技术储备。它的主要供做是了解生产进度，能否满足交货日期;生产产品品质能否达到交货品质;生产数量能否满足交货塑料要求等满足订单要求的项目。 跟单流程。但生产跟单员接到客户订单后，应该立刻进行生产能力分析。主要是分析工厂是否有足够的时间和能力完成订单。如果不能完成，是否需要进行外包; 制定生产计划。生产计划包括外包计划、生产进度的确定等我们在前面章节已经涉及到的诸多问题

12、; 分析完毕后，就需要通知进行生产。因为，生产有先后顺序的问题、生产部门准备物料的时间问题等前置时间，因此，生产通知单内要注明：生产具体时间和订单要求的产品品质、数量、规格、包装、交货日期、特殊要求(往往作为备注形式)等; 跟踪生产进度。如果生产进度或其他原因出现，跟单员应该分析进度落后的原因。如果进度提前，就应该总结出生产计划实效的原因，并引以为戒。如果，出现进度提前或落后后，就需要与客户进行协商，或提前运送或进行改单(改单不仅仅适用于进度问题，还涉及到数量、品质、包装、运输方式等一切与订单要求不符的事项都需要与客户协商进行更改)。 5.运输跟单流程 运输更单的目的是为了核实运输效果、改善运

13、输方式而进行的一种更单。更单员要根据工厂产品的销售范围、产品属性等，选择最有效的运输方式。最有效不仅仅是要求时间短，还要求成本低、运输过程可以更多地减少浪费等。 运输更单的流程。跟单员接到运输任务后，应该首先通知仓库管理或生产部门准备运输，并开具提货单; 跟单员确定运输方式。跟单员与物流部门进行协商，采取何种方式。运输方式主要有：海(河)运、陆运、空运;自己运输还是外包运输等。 根据提货单(送货单)进行提货。提货单至少一式三份，一份自己留存作为出场凭证、一份交给提货对象(仓管或生产部门)、一份交给财务部门; 运输跟单。在运输中应该检查货物是否完整，运送到客户时，应该要求客户在提货单上给与签名。

14、 第三节跟单员的素质 因为跟单员工作性质属于综合性工作，因此，要求跟单员应该具有业务员、计划部门工作人员、生产管理人员等多方面应有的素质，特别是协调能力。 1.跟单员的角色定位 跟单员可以作为独立工种存在，也可以是一种隐性工种。例如，对于采购跟单，采购人员可以兼任;对于销售跟单，销售业务人员可以兼任;对于运输跟单，可以由运送人员兼任;对于生产跟单，可以由调度人员担任等等。 独立跟单员的益处。但对于一些较为大型的工厂来说，独立设立专职的跟单员却有着很大的好处。首先，它可以起到监督相关人员的职责，而且跟单员对于订单的跟踪属于流程式的跟踪。从接受订单到运送订单形成一体，可以有效连接各个部门，使得工作

15、开展会更有效率。 跟单员与各部门关系。独立的跟单员有效防止了工厂内的某些强力部门，过多犯错误的机会，并对其进行了有效监督。例如，销售业务部门，当销售业务部门进行各类公关获得了客户后，就交给订单人员进行处理，可以有效降低销售业务部门在日后工作中以权谋私的现象;同样采购订单也是这样的道理。综述而言，独立的跟单员可以不进行销售业务、采购工作的具体开展。只负责，两部门签署订单后的一切工作的协调、监督、处理。两部门也将订单交给订单元后，完成了自己阶段性的工作，而应去开展其他市场工作。 2.跟单员素质 对于隐性跟单员来说，需要有各跟单类型的相关知识储备，例如销售跟单员就需要有：市场开拓能力，特别是积极自主

16、的主导性意识;对于运输跟单，需要了解物流知识、运输工具特点、道路过程中的各种需要注意事项，如果各类政府收费等等。 对于显性跟单员，也即独立跟单员来说，除了拥有上述所有业务类型需要掌握的知识外，还特别需要一种全局意思、协调意识。因为独立跟单员要与生产部门、销售部门、品管部门、物控部门、仓储部门、运输部门、企划部门、调度部门、行政部门、财务部门等多个部门进行协调。因此，必然要更多地进行协调配合。 第四节涉外订单处理 对于涉外订单在处理过程中，除了以上我们需要清楚的知识外，特别要注重细节问题的审核。因为，国外客户或厂家，特别是西北欧和北美等西方经济体内的组织，因为市场经济运行时间比较长，相关配套法律

17、比较健全，而且执法力度颇严，因此养成了审视细节问题的习惯。对于国内厂商，却不可掉以轻心，防止某个细节问题的理解偏差，而造成订单违规等问题出现。 1.采购环节 对于采购环节的订单跟踪，除了要进行合同的详细检验外，还需要对运输单局方面特别注意，是否符合国际、所在国、我国的相关法律法规等。例如，单式海运或港对港提单的正确处置，就需要注意：整套正本提单应该注有张数;是否按信用证条款呈交;提单正面是否打明承运人的全名及承运人一词，若已经有了明确界定，采购人员进行提单时就必须要写上公司的全名，如果没有则必须要写上全明;若提单印有已装船字样的，就不必写明装船批注，如果只有收妥待运字样，则必须再加装船批注并加上装船日期、船名、装货港口、卸货港口等项目打明，即使和预期(intended)的船名和装卸港口并无变动，也需重复打出。如果是单式海运即港对港运输方式下，只须填写装货港、海轮、卸货港;如在中途转船，转船港的港名不能打在卸货港栏内;收货地点、交货地点/最后目的地等栏目是用作多式联运或联合运输运输单据时采用的项目，单式海运时不能填注等诸多问题。 2.运输跟单环节 对于运输跟单环节，对外跟单要求做好三项工作：报关审批、保险事宜、运输工具的确定。每种运输工具都有不同的优缺点，跟单员要非常清楚、明白。还要