办公自动化系统设计方案

1、办公自动化系统设计方案一. 创业园及各部门工作内容简介 留学生创业园是广州市政府于 1999 年成立的，创业因为留学人员回国创业的高科技产业的 孵化器，为留学人员提供研发用地、税收返还等优惠政策，以及创业咨询、投资、融资、市 场开发、人才、信息、咨询、后勤等各方面的扶持服务。共同办公的部门有：招商部、 拓展部、 物业部、 财务部和办公室五个部门。 招商部作为创业园的主要业务部门肩负着双重 的责任： 经常需要向公司领导部门提供各种不同的报表、 以及项目管理工作； 拓展部主要负 责企业入园以后的作为一个重要的商务部门； 物业部主要负责公司的物业管理： 入住、 返园 手续办理、房租、水电、押金、履约

2、金、工程装修管理等工作；财务部主要是负责款项的收 取，财务状况说明，以及提供资金流向说明：办公室主要是对公司整体情况的掌握。 目前没有一套完善的系统可以对创业园的所有工作进行管理， 并能提供灵活的接口， 协同办 公，这样给各个部门带来大量的不必要的重复性文字录入工作， 工作进展的不协调， 各部门 沟通不及时等等问题，这些问题制约了创业园的发展和工作效率的提高。 由于创业园的以上问题原因， 以及多个部门之间存在着的业务往来接口较多， 纸张文档的传 递使工作效率底下， 不能及时、 有效、安全的传递商务信息， 以及数据资料的重复录入占用 了大量的人力物力， 没有将目前创业园已经完善的计算机网络利用上

3、， 闲置、 浪费了现有资 源。二. 创业园信息化建设目标信息化建设目标： 用现代化的手段将所有项目资料管理起来， 实现项目资料电子化管理， 任 意生成各种报表， 为领导及时提供战略决策依据； 重组和优化业务流程， 用计算机网络来 对 部门之间的业务往来进行电子化传递和管理。 运用信息技术对企业的物流、 资金流、 信息 流 进行有效的控制与管理，降低企业营运（人力）成本，优化管理，提升形象。具体内容是：1、Intranet 技术组建招商部、拓展部、物业部和办公室的内部通讯网络平台；2、建立创业园内部业务流程管理系统，实现对入园企业（项目）在立项、入园、日常管理 和毕业出园的企业信息流管理；3、建

4、立拓展部的数据资料管理系统：国家级项目资金、财政资金、除财政之外的资金等分 开记录处理，以及企业设备、人员进场、纳税记录等；4、建立物业管理数据库，对企业入园手续（资料及流程）进行管理：押金、约金支付、水电表初试抄录、 钥匙管理、 房租、 水电费收取、 装修方案、 装修押金管理， 缴费通知单打印， 滞纳金管理，以及退园管理等；5、建立财务部流水帐管理系统，以及进园押金收取，押金管理，滞纳金管理，建立退园管 理资金处理、往来处理；6、建立办公室流程管理系统，对办公室日常工作进行管理；7、建立符合创业园物业部、招商部、拓展部和办公室内部工作流程的管理系统，实现对商 务资料统计、核算，财务核收，物业

5、管理、信息收集，拓展部资料管理等数据的自动转接信 息化管理，并通过项目管理实现创业圆项目报表汇总；8、实现企业邮件通讯、信息共享、信息交流、内部审核工作流管理和业务报表查询，实现 电子商务无纸办公。三. 创业园信息化建设规划 针对创业园的管理特点，从入园企业（项目）管理和部门阅业务流考虑，提出企业信息先以商务信息化为基础， 通过商务信息化的成功实施， 逐步向企业信息化推进。 我们建议 以 商业管理为核心，财务管理、物业管理系统为主，拓展部，办公室为辅助的业务流为基础平舍的信息化管理系统。根据市场多年的企业信息化经验，企业信息化系统的建立按照整体规划、分布实施”的指导思想开展。创业园可以以招商部

6、管理信息化为先锋，分阶段实现企业信息化。创业园信息化整体规划如图 1所示：i!划层应用个人办公公文管理格窠管理工作流迪知公告至统管理心敦据智能工具HTTP协议(ASP/JSP)关系型数据卑(Oracle/ SQL Server等)惬W信庶（非鳏构化）裁抿应対城蛇*.诙骨理-嶷务管理系轲业管理I图1创业园整体信息化解决方案四创业园信息化实施步骤及费用1、项目分析及软件规划对创业园各个部门的工作流程，工作内容以及需求收集阶段，我方提供免费信息咨询及信息 化方案规划；对创业园各个部门需要的软件结构、功能进行按需分析规划阶段，提供免费服务，并提供软件规划方案，时间：5个工作日；2、软件编写双方签约后立

7、即进入软件编写阶段，时间：45个工作日3、安装调试将软件安装在各个相关部门，并进行调试，进入试用阶段，时间25个工作日；4、软件应用及修改意见收集软件安装后的正式使用过程，需要相关部门协同指出软件系统中的不足之处问题找出，并提出改进的需求，时间：5个工作日到15个工作日；5、软件二次开发根据软件改进需求修改，完善软件，时间：5个工作日到10个工作日7、售后服务以后每年的维护费将按合接收二次开发后的软件， 免费提供第一年的系统维护与技术支持 同额的 20%收费）。8 、全部费用以上全部周期 3 个月，费用合计 30000 元。五. 创业园招商部信息化建设效益分析 从创业园的需求看， 信息化建设必

8、须从创业园业务体系的基础出发， 进行总体设计和规 划， 分阶段有计划有步骤地进行实施， 使制搁经营管理存在的工作流、 资金流、 物流和信息流得 到全面有效地管理。 锐锋科技工作室将以招商部的内部业务流程管理系统为先锋， 在将来做 好创业园的全面信息化解决方案，组成创业园整体信息化应用体系。创业园通过实施信息化管理系统，下面对招商部的内部业务流程管理系统效益进行分析： 招商部的入园企业（项目）管理系统将全面管理目前创业园的所有入园企业（项目）资料， 并能随时提供各种领导需要的报表，使招商部从日常繁琐的低价值工作中解脱出来； 拓展部对不同性质资金项目的管理，资料统计； 财务管理，以此来对招商部的项

9、目款项数据，进行核实和作为收款，催收，罚款依据，为作 好基础；利用物业管理系统作为招商部的信息收集平台，进行管理费、租金催收，水电 核 查 的 工作部门的基础数据收集以及进出口业务管理； 将整个项目各个相关管理部门组建成一个整体，各部门协同办公，建立企业级 Intranet /Internet 通讯平台 , 实现无纸化、信息化办公；结束语 创业园目前正处于飞速发展期， 信息化运作已是迫在眉睫， 创业园在此关键时刻， 适时提出 以信息化促进发展。 但目前公司信息化建设中， 创业园更重要的是针对公司的具体情况， 制 定出适合公司运用的管理系统。选择一套好的信息化管理系统， 不但增强基础管理的规范性和计划性，