ERP采购管理实务

1、InrDa2 / 15ERP采购管理实务采购管理实务课程一、管理目标按照适时、适制、适量、适价、适地原则，向供应商购买生产所需原物料是采购人员的主要职责。 其中采购人员购买的物品范围包括：生产所需原物料，包括主要材料，辅助材料；工具及零配件。办公用品及杂项用品，包括文具，纸张，拖把，清洁用品等；适时、适制、适量、适价、适地原则是：适时指在要用的时候，很及时地供应物料，不会断料； 适质购买回来的材料必须符合品质标准；适量购买数量控制适当，不能多买也不要少买，防止呆料; 适价用合理的，最低的成本取得所需之原物料； 适地从距离较近或能最快速供应的地方购买，保证发料。采购部组织结构图二、米购员岗位职责

2、1. 熟悉企业所需要原物料的特征、规格、价格。2. 开发、甄选合格供应商。3. 向供应商询价、比价、议价、定价。4. 下采购订单订购所需物品。5. 处理可能发生的订购单变更。6. 跟催采购物品及时到货。7. 联系供应商退回不良品。8. 考核评估供应商。9. 月底与供应商核对交易明细。二、四、采购作业的一般流程1 熟悉企业所需要原物料的特征、规格、价格（一）充分了解请购材料的品名、规格1. 1.到工程部查阅产品资料或向同事请教。2. 2.到生产现场实习，了解企业产品的生产过程及原物料构成。3. 3.到仓库实习，进一步熟悉原物料的特性、库存、用量等信息。（二）掌握原物料市场信息及变化趋势1. 1.

3、通过互联网、行业协会、展览会等途径，了解原物料市场行情。2. 2.通过互联网查询、电话问价等方式，了解原物料市场资讯及价格变化。3. 3.通过对比历史资料，掌握原物料市场走向。（三）搜集有关生产厂家的资料（四）搜集有关替代材料的资料3 / 15ERP采购管理实务（五）搜集有关品质及其它方面的资料2开发、甄选合格供应商（1）（ 1） 通过查黄页，行业厂商名录，互联网等多种途径寻找材料的供货厂商；（2）（ 2） 会同品管、工程等单位对厂商进行供货资格评估；（3）（ 3） 符合资格的厂商请其提供样品并进行检验结果比较和确认；（4）（ 4） 确立合格供货厂商 3-5 家，完成筛选程序。（5）（ 5）

4、详细作业流程见附档 1开发 、 甄选合格供应商程序3向供应商询价、比价、议价、定价（1）经成本分析后，研拟底价，设定议价目标（ 2）选择合格供应商，询问价格并请其报价（3）整理报价资料，选择议价对象（4）按照要求的采购条件（向供应商详细说明品明、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、交货、 交货地点、 付款办法、 供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否保障等、 是否必要开发其他供应 商或外购）同整理供应商议价，直至确定价格。（ 5）详细作业流程见附档 2供应商报价、议价程序4下采购订单（ 1） 按请购单上的数量和交期发出订购单，订购单传真给供应商（ 2） 确认价格、交期、交货条件是否可满足

5、，对能否达到交期，要求供应商及时回复，不能达到者 及时协调联络，以确定一个合适的交货期（ 3） 敦促供应商按照交期及时交货，无法于约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交期异 常控制，已逾期交货者加紧催交。（ 4） 督促收料单、督促暂收区材料进行检验和入库。（ 5） 协助财务部与供应商进行月结对账、付款。（ 6） 详细作业流程见附档 3采购物品下单订购程序 ，区分为按单订购和计划采购的生产性物品，非生 产性物品的采购程序。5处理采购订单变更（1）及时、准确按照生管物控的“内部联络单” ，传真“订单变更通知书”给供应商。（2）已经交货无法变更的报请主管或经理。（3）详细作业流程见附档 4

6、采购订单变更处理程序6交期管理与跟催 管理与跟催采购订单的主要目的是于必要的时候，获得必需的物料，避免停工待料，满足企业生产 活动对物料的需求。（1）采购订单发出后，要及时以电话或传真的形式进行跟催。（2）紧急的物品，必要时可到供应商工厂，现场跟进。（3）如供应商按时按量交货有问题，应加紧跟催并通知相关部门研究对策，或采用其他方式，如上门取货、 向其他供应商采购、更换供应商、扣款等，以保证企业的需要。（1） 订单跟踪 订单跟踪是采购员花费时间最多的环节，对于长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行订单 跟踪。 但对于一些重要紧急的物料或新的供应商， 采购员则需全力跟踪。 其跟踪范围主要有以下几

7、项： 跟踪加工工艺是否符合要求 跟踪原材料是否准时到达 跟踪加工过程是否按照进度 跟踪组装测试是否合格 跟踪包装入库（2）物料检验物料检验主要包括： 确定检验日期 通知检验人员 进行物料检验 处理检验问题（3）物料进仓物料进仓主要包括：协调供应商及时送货协调仓管员及时接收协调品管员及时检验协调仓管员物料入库处理接收问题物料跟催的方法 按订单跟催：按订单预定的进货日期提前一定时间进行跟催 联单法：将订购单按日期顺利排列好，提前一定时间进行跟催 统计法：将订购单统计报表，提前一定时间进行跟催 定期跟催：于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催7供应商退货（1）接到仓管或品管部开

8、来的退货单，通知并联络供应商。（2）传真品检报告单给供应商，通知其拉回（或帮其寄出）待退货物。（ 3）讨论退货对生产的影响和改善对策，采取补救措施，如果可以，请供应商重新补货。 （ 4）详细作业流程见附档 5供应商退货处理程序8供应商管理、考核、评估（1）每月每年对供应商交货的交期、品质记录进行统计和评估（2）召开评估会议，制定考核项目，对供应商进行打分，并做出评定（ 3）召开评估会议对供应商进行打分，并做出等级 （）评定（ 4）请供应商提出改善措施或取消供应商资格，重新寻找合适供应商。（ 5）详细作业流程见附档 6供应商考核评估程序三、五、 采购管理常见问题点1、1、交期延误 交期延误的异常

9、原因通常有：供应商抢单、出现生产及材料异常 针对供应商抢单，常见对策是：到厂了解供应商实际生产能力在以达到多少，其生产任务是否太紧，供应商个人的为人和品质， 了解供应商的品质水平， 让供应商先打样确认其品质能力， 对供应商的产品品 质细心研究，充分吃透，不可有含糊和误会，有时还有了解供应商是否将订单转包。 针对供应商出现的生产及材料异常， 则应积极跟催及协助其解决问题， 同时还要知会厂内生管， 业务部 门，以应对可能出现的影响。2、品质异常 品质异常的原因主要有：第一，品质描述不清楚。第二，品质资料有问题（如：旧版图纸） ，品质异常 不只是影响交期，而品质异常的责任也常引起争执，谁来承担品质异

10、常的经济损失呢？ 这里的关键在于：品质要求的描述要非常的清楚，不能有歧义，不能模糊不清，事情开始之前就要交割 干净，打样确认非常重要，因为可以样品为基准严判是否品质界定不清楚。六、物料进度落后的对策 物料进度落后时，会影响生产计划的排期，此时采购人员应采取以下措施： 与供应商协调，并得到确定的进货时间 通知物控人员，告知准确的进货时间与技术和物料人员进行协商，有否替代品 在必要时间变更生产计划，协调和通知客户七、采购文件的准备和整理 对材料的规格定义，说明要求，图样及检验规范都要有确认的书面文件，以方便供应商执行和遵守。 选择合格的供应商： 品质保证协议、验证方法协议、解决争端协议、进货检验控

11、制、与采购有关的品质记录八、部门主管及经理的主要工作1.1. 考核、评估、确认新开发的供应商；2.2. 审核、确认供应商报价；3.3. 审核采购订单；4.4. 帮助采购员跟催物品；5.5. 与供应商沟通协调；6.6. 管理采购部日常工作；7.7. 管理采购部人员；8.8. 处理与其他部门的关系；9.9. 负责完成本部门工作计划及目标。九、工作经验分享1. 了解及熟悉采购的原物料，别人就不会欺负你不懂。2. 要积极利用互联网、行业协会、展览会、电话等途径，了解产品原物料市场信息及变化趋势；同时可查 阅采购历史单据或资料，掌握之前的采购情况。3. 让供应商生畏 -开发选择供应商时，要主动细心，尽可

12、能多地了解供应商的情况，比如企业环境、机器 设备、员工素质、现有客户、样品、配合度、价格等，通过综合比较，从而对供应商有一个全面深入地 了解。4. 采购物品价格也是一样，多问问、多找找、多谈谈，做到货比三家，自然就可以找到质优价廉的产品。5. 在下达采购订单时，要注意采购物品、数量、单价、金额、交期等有无错误；同时要避免口头订单，不 管是下订单还是修改订单，最好采用书面的形式，并请主管审核，以便日后查询和追溯。6. 如果订单发生变更， 要及时通知相关部门及供应商， 最好采用书面的形式； 如果有些事情自己不能决定， 要及时向上级报告，寻求上级的支持。7. 对于计划性采购的物品，可根据以往的经验确

13、定采购数量；如数量难以确定，也可给供应商下达预测订 单，先让其备料，然后再根据实际需要通知供应商交货过来。8. 采购很大一部分工作在跟催物品，所以催货要尽早主动，采用多种方法，如电话、传真、到厂催货等， 如自己实在搞不定，要寻求上级的支持，确保物品按时按质按量送交企业，满足需要9. 单据要及时准确输入，如供应商的报价单、采购订单、退回单等单据要及时准确输入、整理，做到当日 事当日完成。10. 所有工作文件要整理，归档保存，例如材料检验规范，首件确认书，图纸，供应商的报价单、采购订单 等资料，以便查询。11. 新的或不是很了解的供应商，先不要把订单一次下给他，而应先给他小的订单，再逐步加大。12

14、. 交期长（或其他重要）的材料一定要设置安全库存并进行计划性采购。13. 为避免出现异常，应会同主管对于主要材料设置安全库存，防止缺料。14. 不同的供应商，采用不同的跟催策略，尤其对于信誉不良的供应商要多多照看，防止纰漏。15. 尽量使用传真机。十、 考核指标采购绩效指标迟延数交货进度达成率 =1-应进料总数x 100%6 / 15ERP采购管理实务退货总数品质达成率=1-应进料总数x 100%1、采购管理表格供应商一览表采购已订未交跟催表采购交期异常分析表采购品质异常分析表供应商一览表序 号供货种类供应商名称地址联系人电话传真手机供货周期采购已订未交跟催表订单编号供货商订购日期预定交期订购

15、数量已交数 量入库数量未交数量是否延误采购交期异常分析表订单编号供货商订购日期订购数量已交数量未交数量预定交期实际交期延误天数采购品质异常分析表供货商年月交货总数检验总批 数合格批数不合格批数不良 率评核 得分评核等级8 / 15ERP采购管理实务附1:开发、甄选合格供应商程序责任人 员作业流程操作叙述作业表 单11 / 15采购部采购/ 品管/ 工程部采购部品管/ 工程/ 生产部采购部采购部门主管/经理采购部 1、开发供应商现地供应商海外供应商3、供应商资格评审1L4、供应商送样品5、样品检查测试r6、样品单价确认1r7、主管审核1&合格供应商确认1.通过查黄页、互联网上找、咨询行业协会、参

16、加 展览会、他人介绍等途径，了解供货厂商地址、规模、 负责人等基本信息。2. 现地厂商，要求会同品管、工程等单位，按照如下 方面到厂实地考察：（1）是否有向客户交货的实际业 绩（2）是否有一定的厂房及生产车间，是否有满足 订货的生产能力（3）是否具有必需的机器设备及使 用说明（4）是否拥有熟练的工作人员（5）是否设有 工程技术部门（6）是否设有品质管理部门（7）是否 通过了质量体系认证（8）工厂生产及生活环境是否 整洁（9）是否有向作业人员进行相关操作、品质、管理等培训（10）向该厂商其他客户咨询交期、品质、信用等状况。3. 海外厂商，要求其提供相关登记注册证明、产品说明、客户交货记录、品质状

17、况、技术力量等相关资料， 如果有其他客户在现地，要向该客户咨询交期、品质等状况。4. 联系三家或更多经过初步确认的潜在供应商，向其提供设计（图纸）、原料、工艺、品质等方面的要求， 让其在一定的时间期限内送交样品过来；如果设计、原料、工艺、品质要求有变动，要及时通知厂商重新 送样品。5. 样品在约定的期限内送达后，要知会品管、工程、 生产部门测试各项参数指标是否符合要求，测试完成 后，根据测试结果确定潜在供应商制作工艺、使用原 料及品质状况的排名。6. 完成样品测试后，应向通过测试的潜在供应商发出 询价单，要求其对不同数量的产品进行报价，商议价 格、交货期、付款方式等内容，待价格等内容确定后，

18、再做出潜在供应商价格的排名。7. 将以上两份排名表及新供应商选择方案报送部门 主管或经理审核，确认正式交易供应商。开发供 应商记 录表潜在供 应商考 核表供应商 送样通 知单样品使 用状况 表新品询 价单供应商选择表8.建立正式及潜在供应商记录资料，装订成册。正式/潜 在供应 商基本 资料附档2供应商报价、议价程序ERP采购管理实务责任人贝作业流程操作叙述采购部采购部采购部采购部采购部门主管/经理采购部1.结合物品使用需求，协助财务、工程部门，根据 其原物料及生产工艺，遵循企业成本控制原则，估算 出采购物品的成本。2.采购做出询价单，准备向几家供应商询价。3. 供应商根据我方询价单，做出相应商

19、品报价。4. 采购比较不同供应商的商品价格。5.与供应商就产品价格进行商议，尽可能降低采购成本。6.采购价格初步确定后，报请主管审核。7.主管审核后，确定物品的采购价格。附档3采购物品下单订购程序1.生产性物品按单采购：指客户先下订单过来，然后生管或物控部门根据客户订单数据，计算原物料需求，并通作业表 单 成本估 价单采购询价单13 / 15责任人员作业流程操作叙述作业表单ERP采购管理实务知采购部门下达相应的采购订单，以满足生产及向客户出货的需要。业务部生管部（）仓库部/采购部生管部（）采购部采购主管/ 资材经理采购部品管部仓库部财务部生产部1.业务部门接获客户订单，并将其 转换为内部销售订

20、单。2.生管部（）根据订单交期、订单 数量、生产产能、仓库库存，做出 生产计划或生产排程。3.生管部（）根据产品分解生产计 划或排程。4.仓库部或采购部确认材料库存是 否可以满足生产所需。5.生管部（）根据材料库存及生产 所需开出物品请购单。6.7.8.“销售订单”“生产计划 或排程”库存查询表 单“请购单”6. 采购部开出材料采购订单。7. 采购订单经过主管审核。 审核之后出现订单变更， 订单变更处理程序。采购订单下单给供应商。9.区域。“采购订单”如 则参照供应商送货过来，物品进入暂收10.品管部门进料品检。不良品直接 退回给供应商；良品送交仓库验收。11. 仓库验收材料入库。如产品入库

21、后又检测出不良品，则再退货给供 应商。12. 财务根据仓库验收记录做发票 记账。13.生产部门领料生产。“品检单”仓库验收 单”“发票、记账凭证”“领料单”2.计划性采购物品：指客户并没有正式订单过来，是生管或物控部门根据市场预测或客户的预测订单，估算出10 / 15ERP采购管理实务原物料的需求数据（一般是采购交货期较长的物品），并通知采购部门下达相应的采购订单，准备库存以满足日后生产所需。作业流程操作叙述作业表单责任人员生管部（）采购部采购主管/资材经理采购部品管部仓库部财务部1市场预测或预测订单2、开物品采购单n i3、主管审核14、下单给供应商15、供应商；6、进料品检17、仓库验收1

22、8、财务记帐1.生管部（）根据业务部市场预测或 客户预测订单做出相应的请购计划。“请购单”2.采购部开出采购订单。3.采购订单经过主管审核。如审核之后出现订单变更，则参照订单变更处“采购订单”理程序。4.采购订单下单给供应商。5.供应商送货过来，进入暂收区域。6.品管部门进料品检。不良品直接退“品检单”回给供应商；良品送交仓库验收。7.仓库验收材料入库。如产品入库仓库验收单后又检测出不良品，则再退货给供应商。8.财务根据仓库验收记录做发票记“发票、记账账。凭证”3.非生产性物品采购： 指没有建立到中的辅料、零配件及机器设备、办公用品、生活用品等其他物品的采购过程。责任人员各部门采购部采购主管/

23、资材经理采购部请购部门财务部作业流程操作叙述1.各部门根据实际所需开出物品请 购单。2.采购部开出物品采购订单。3.采购订单经过主管审核。如审核 之后出现订单变更，则参照订单变 更处理程序。4.采购订单下单给供应商。5. 供应商送货过来。6. 品质确认。7. 仓库验收材料入库。8. 财务根据仓库验收记录做发票记 账。附档4采购订单变更处理程序作业表单“请购单”“采购订单”仓库验收 单”“发票、记账凭证”12 / 15ERP采购管理实务责任人员作业流程操作叙述作业表14 / 15各部门采购部采购主管/经理采购部采购部1.业务、生管()、请购、采购单位提出采购变更 或修改需求。2. 如果采购订单还

24、没有发给供应商，或订单已发 送给供应商，但供应商还没有确认签回，这时可 直接变更或修改采购订单，再报请部门主管或经理审核。3. 如果采购订单已经确认签回，或供应商已经部 分交货了，这时要先报请部门主管或经理审核， 再确认如何变更。4. 主管审核确认后，采购部做出订单变更通知 单，详细记录变更内容。5. 订单变更通知单经过上级主管审核确认。6订单变更通知单发送给供应商，跟供应商确认 物品、数量、交货期等变动内容。7.供应商确认无误后，签回并按变更后指示作业。内部联络单新采购订单订单 变更通 知单附档5供应商退货处理程序责任人员作业流程操作叙述作业表 单仓库部1.供应商送货过来后，仓库部门点收物品

25、，采购暂i、仓库点收物品并通知品管部门检验。收/采购验收单2、进料检验2.品管部门做进料检验。进料品来料来料I来料3.品管部门在检测过程中， 如发现品质问题，检单不良短装|超交主要有来料不良、来料短装和来料超交，要I做品管判定，并写出品质异常报告，记录不品管部3、品管判定良原因、处理结果等数据。1品质异L_4.品管部门负责把处理情况通知采购、生管常报告4、相关部门确认()、生产、业务等其他部门，并结合实际情况看采用什么处理方式。5、采购联系供应商品质异采购部5.采购联系供应商，通知其不良处理情况，常通知6、供应商如果是退回，开出退回单。6.供应商根据收到的品质异常报告，做出相采购退7、供应商补

26、货应的对策。回单7.供应商补货过来。ERP采购管理实务责任人作业流程操作叙述附档6供应商考核评估程序作业表单采购/品管部采购/品管部采购/品管部采购/品管部采购/ 品管/ 工程/ 生产部1. 对供应商的管理、 考核、评估，主要由采购及品管 部门按月记录、考核供应商的日常交货情况、品质状况、改善情况等数据，月底召开评估会议，做出供应 商评价报告，并通知供应商改进； 年底做出该供应商 一年的考评。2. 交货考核标准，主要从交货物品是否正确、交货数 量是否有误、交货时间是否按时、价格是否适宜等几 方面来考核，并依据投诉次数来给供应商打分定级。3. 品质考核标准，主要从交货物品是否品质异常来考 核，并依据批次良品率来给供应商打分定级。4. 配合改善考核标准，主要考察供应商在发生交货投 诉或品质异常时， 有无配合及时持续地