2021年会务工作手册

1、资料来源：来自本人网络整理！祝您工作顺利！2021年会务工作手册 会议是集思广益、聚众议事的一种争论形式。上海工程技术大学对在校区内进行的会议管理，目的是追求会议之必需，会议之效率，避开凡事开会之会海现象。下面是我细心为你们整理的会务工作手册的相关内容，盼望你们会喜爱! 会务工作手册 一、会议管理 会议是集思广益、聚众议事的一种争论形式。上海工程技术大学对在校区内进行的会议管理，目的是追求会议之必需，会议之效率，避开凡事开会之会海现象。我校将会议分成周支配会议、部门会议、外单位借场(托付)会议三类。 1、周支配会议管理 周支配会议是通过校长办公室将由校指导主持的重要活动和会议组织支配在一周会议

2、支配中之会议活动。 为使一周会议支配准时精确，做到一周会议早知道，要求有关部门做好向校办报送工作，报送截止时间要求为每周四下午15:00。 2、部门会议管理 部门会议是由部门组织、召集，部门负责人主持的各种会议。 为了使部门会议有序进展，请有关部门提早三天到校办办理睬场用法登记手续。 3、外单位借场(托付)会议管理 外单位借场会议是外单位借用我校会议场所进展相关活动的会议。外单位托付会议是外单位托付我校有关部门组织施行，并用法我校会场的会议。 外单位借场会议需要该单位与校办联络，签订借用协议，并经校指导批准，才予进展。外单位托付会议需由我校有关承接部门以部门报告形式向学校申请，并经批准，在校办

3、组织协调下进展各项会务预备工作。 二、会务预备工作内容 会务预备工作是保证会议进行质量和效果的重要局部，需仔细严谨地完成。会前应制订会务预案。 1、明确会议主题 主题是进行会议要完成的任务和目的。主题往往与会名相关，会名要名实相符，稳妥恰当。 依据会议主题预设出席会议人员范围和人数，以到达会议举办效果。 2、明确会议议程 会议议程通常是指会议要进展的逐相内容的支配，也是主持者主持的方案。应经有关指导审定通过，并作为会议文件一局部发放给与会者。 3、明确会场布置与设备要求 会场是开会的场所，要结合参与会议的人数和会议效果来综合考虑会场的选用;会场布置要简约，与会议内容相符。依据会议的不同类型进展

4、桌台、席卡、话筒、投影、鲜花等的预备。 4、明确会议责任人 会议筹备班子的人员组成和工作安排是保证会议组织完成重要前提，以使各部门(人员)分别根据其职责要求完成会议筹备和会议工作任务，做到人有专责，事有专人。 5、会议通知拟定发放 会议通知必需简明扼要。通常须具备会名、会期、开头时间、地点、会议参与人员范围、入场凭证、筹备会议的联络人(单位、联络方式)等七要素。 上述七要素，可据会议的特点，相取选用。通知发放应当与会议进行时间有一提早量，保证有途中时间和反应时间。通知发出后，应跟踪落实。 邀请市指导、委办指导出席，提早一个月报上级主管部门;邀请校指导出席，提早五十个工作日报两办。 6、会议文件

5、预备 会议文件在经有关方面审定完成后，应事先印制成册(页)，在会议期间发放至每位与会者。 7、会前检查 会前检查是落实预案、保证开好会议的重要步骤。现场检查的主要内容有会议文件材料的预备、会场布置以及会场扩音、播放设备等。这一工作应在会议正式开头前2小时完成，如是隔天上午进行的会议应在前一天下午完成。 三、会间效劳 1、入场礼仪 会务效劳人员在会议开头前须站在会场入口处礼貌热情地向客人问好，并引请客人进入会场入座。先到达的客人入座以后，准时供应效劳。 2、会议签到 准时理解精确把握与会人员出席状况，准时正确地把出席、列席及缺席人数统计出来，报告主办方有关人员。 会议进展半小时后，将签到册、签到

6、台的整理、搜集工作。 3、标准效劳 会议期间，效劳员站于会议室门口随时供应效劳，直至会议完毕。 效劳员20-30分钟为客人添加茶水、更换烟缸等，特别状况按客人要求效劳。 会议中间休息，要尽快整理睬场，补充和更换各种用品。 4、技术保障 影像、扩音设备操须保持高度的留意力，要有内外场分工，协调联络保持工况正常。 5、互相协作 相关会务工作人员保持在会场内外岗位工作，以便做好协调联络，临机应变。 6、会议记录 做好有关如会议录像、照相、录音等会议记录工作。 7、外延工作 如布置休会茶歇，文体活动、与会人员合影及住宿交通返程等有关效劳。 8、平安保卫 指定专人维护会场秩序，保持良好的会场秩序，确保会

7、场平安。 四、会后工作 1、礼仪效劳 会议完毕时，效劳员、工作人员应站在会场门口，微笑着向客人道别。 2、会场检查 与会人员完全离场后，会务人员准时认真地检查会场，查看是否有遗忘的东西和文件，争取准时交还。对未准时交还的物品要有专人负责保存，尽快与主办方获得联络，及早送还。 3、设施、设备检查 将会议举办中用法的用具、设备整理好，对借用的用具、设备准时归还。关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。并对会场设备设施的用法情况做好检查并记录。 4、材料、记录整理 做好会议材料的整理工作。文件、席卡及相关材料的清退、搜集、归档工作。 5、工作总结 对会务工作进展总结，确定成果，找出问题。对赐予会议关心的有

8、关人士，准时寄感谢信表示谢意。 五、会务工作的分类与要求 1、会 见 在商定时间、场合和方式为前提，接待者与来访者彼此对面相见的活动。各种级别的会谈、交往、沟通活动。双方要共同协商支配好会见方案，明确时间、地点、议程及内容。 2、晚 会 晚上进行的以文娱节目为主的集会。重大庆典等系列沟通活动的组成局部。要依据来宾的性质、身份、风俗习惯、双方的互相关系，本地的传统文化和实际力量拟定，应以具有本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主，必要时可参加一两个来宾所在地知名节目或来宾本人宠爱的节目。正装出席。演出时应印制特地的节目单，人手一份，对每个节目略加介绍。来宾座位的支配要便于平安保卫，位置要最正确，通

9、常最好的座位在第七至九排的中间。还要让宾主集中就座，来宾进场、退场要比拟便利。演出前，接待人员要在门口等候，并特地设立休息厅，主人与来宾共同步入剧场，其他观众应起立鼓掌欢送。演出完毕时，主人与来宾要一同上台，向演员献花、见面、合影，来宾退场后，观众才分开。 3、茶 会 用茶点款待来宾的社交活动集会。休闲、轻松、随便的社交活动。进行茶话会的最正确时间是下午四点钟左右。有些时候，亦可将其支配在上午十点钟左右。茶话会时间的长度，假设是将其限定在一个小时至两个小时之内，效果最正确。适合进行茶话会的大致场地主要有学校的会议厅、学校的多功能厅、宾馆的多功能厅、包高档的营业性茶楼或茶室。支配详细座次时，主要

10、实行环绕式、散座式、圆桌式、主席式。除主要供给茶水之外，在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是小吃。要求品种对路、数量充分，并且便于取食，最好同时将擦手巾一并上桌。 4、座 谈 是在商定的时间、场所中，双方不拘形式地争论的活动。各种争论性、增进性、多边性的沟通活动。进行双边洽谈时，应用法长桌或椭圆形桌子。在进展洽谈时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐，其余人员那么应遵循右高左低的原那么，按照职位的凹凸自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。进行多边洽谈时，为了避开失礼，根据国际惯例，一般均以圆桌为洽谈桌来进行圆桌会议。 5、展 览 以相关的主题，通过某种表现方式将展品陈设，供参观者观看的

11、活动。可作为参观活动的一局部。工作内容主要包括参展单位确实定、展览内容的宣扬、展现位置的安排、平安保卫的事项、帮助效劳的工程等等。对参展人员要求在整体形象、待人礼貌、讲解技巧等三个主要方面特殊的重视： (1)、努力维护整体形象。在一般状况下，要求在展位上工作的人员应当统一着装,男士应当剃须，女士那么最好化淡妆。 (2)、时时留意待人礼貌。当观众走近自己的展位时，工作人员都要面含微笑，主动地向对方说：您好!欢送光临!当观众离去时，工作人员应当真诚地向对方欠身施礼，并道以感谢光临，或是再见。 (3)、三要擅长运用讲解技巧。在实事求是的前提下，要留意对其扬长避短。不过，争抢跟随观众兜售展品，弄虚作假

12、，或是强行向观众推介展品，那么不行取。 6、发布会 以肯定的主题向社会、新闻界传播信息的活动。具有重要意义的信息传播、宣扬活动。发布会组织工作应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个主要方面的内容。筹备新闻发布会，要做好主题确实定、时空的选择、人员的支配、材料的预备等项详细工作。新闻发布会主持人应擅长把握大局，长于引导提问，并且具有丰富的会议主持阅历。 (1)、材料的预备： .发言提纲; .问答提纲; .宣扬提纲; .帮助材料。 (2)、会后的事宜： .理解新闻界的反响; .整理保存会议资料; .酌情实行补救措施; .对于失误，要主动实行一些必要的对策。 六、座次支配常识

13、1、关于会议主席台座次的支配 (1)、主席台必需排座次、放名签，以便指导同志对号入座，避开上台之后相互谦让。 (2)、主席台座次排列： .指导为单数时， 主要指导居中，2号指导在1 号指导左手位置，3号指导 在1号指导右手位置。 主席台人数为奇数时 .指导为偶数时， 1、2号指导同时居中，2号 指导依旧在1号指导左手位 置，3号指导依旧在1号领 导右手位置。 主 主席台人数为偶数时 .几个机关的指导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可敏捷把握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同 志，也可适当往前排，而对一些较年轻的指导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不肯定非得按职务凹凸来排，通常把握的原那么是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方指导的，可支