SAP-PS在机电安装企业财务风险控制中的应用

1、 sapps在机电安装企业财务风险控制中的应用 张玮玮摘要：ps模块是sap中的项目管理模块，具有组织结构独立性、集成性、综合性等特点，近几年在国内的大中型机电安装企业中得到了广泛的应用。由于市场竞争日益激烈，机电安装企业的财务风险也日趋增大，文章在分析了机电安装企业财务风险具体表现的基础上，重点探讨了利用ps项目管理模块，在机电安装企业加强财务风险控制的基本思路。关键词：机电安装；sap-ps模块；财务风险随着建筑市场的迅猛发展，作为建筑行业重要分支的机电安装工程也受到越来越多的重视。机电安装工程相对于整个建筑工程来说，它的体量较小，但是却具有安装工程系统复杂、涉及范围广、对安装技术要求高等

2、特点。因此，对于机电安装企业而言，除了要面对日益严酷的市场环境， 还要面对日益复杂化的客户需求。在这种情况下，如何有效的防范财务风险、加强财务控制是机电安装企业在不断提高自身的核心竞争力，谋求稳定发展的过程中亟须解决的现实问题。一、机电安装企业财务风险的主要表现机电安装企业在运营中，面临的主要财务风险具体表现为投标报价风险、合同风险、资金风险和盈利风险等方面。（一）投标报价风险机电安装企业取得工程项目主要是通过公开招标的方式，投标时的风险按其成因可分为外部原因和内部原因。外部原因主要包括业主公布的项目信息不足，导致对项目内容范围了解不清；设计基础资料缺乏，无法对实施阶段进行科学预测，设计易出现

3、失误等。而内部原因则主要包括报价人员的设计能力；所参考的报价依据的准确性等。上述原因都有可能造成投标价格不准确。如果采取高报价，则极有可能导致不能中标；而采取低报价，一方面会扰乱市场，另一方面也会加大后期项目管理的难度，导致利润过低甚至亏损，出现“赔本赚吆喝”的局面。（二）合同风险面对竞争日益激烈的市场环境，机电安装企业大多数时候不得不采取压价竞标的方式，获得施工合同，甚至还要接受一些明显不利的合同条款，比如被要求垫付大量资金、收取各类保证金等。这样的合同从签订之初就给企业带来巨大的财务压力，增大了财务风险系数。另外，机电安装工程施工过程复杂，施工中存在许多不确定因素，特别是工程变更方面，如果

4、合同中没有明确规定，出现条款模糊、责任不明，那么也会导致合同风险的爆发。（三）资金风险机电安装项目虽然体量相对较小，但是一个机电安装企业往往同时进行十几个甚至几十个项目。在目前垫资合同如此普遍的情况下，很容易造成企业流动资金的紧张。由于我国筹资渠道并不是十分灵活，大多数企业只能选择银行贷款来取得资金，继续生产经营。企业能取得的银行贷款规模是有限的，也就是说机电安装企业在运营中必须能够及时回收工程款，才能保证其他项目的正常运作。如果大量工程款不能及时回收，就无法使企业的资金处于一种良性循环的状态，最终导致无法偿还到期贷款，资金链断裂，给企业带来巨大的经营风险和合同违约风险。（四）盈利风险机电安装

5、工程中，施工企业的盈利风险主要体现在其对成本的控制能力上。在目前的市场环境下，机电安装企业往往是低价中标，利润空间很小。这就对企业的成本管控能力提出了很高的要求，如果不能在项目运作中进行有效的成本控制，不仅会造成材料费、人工费、机械费以及管理费用上的浪费，导致整个项目成本超出预算，还会使该项目陷入无利润甚至是亏损的境地。二、ps模块在财务风险控制中的应用sap-ps模块是sap-r3中专门用于项目管理的模块，主要用于那些日常运作中以项目为运作主体的企业。典型的项目制运作的企业，其项目管理过程包括询价报价销售订单处理设计采购与分包项目现场施工和进度确认竣工验收质保期等。ps模块具有如下特点：首先

6、，具有組织结构独立性。ps模块用work breakdown structure（工作分解结构，以下简称wbs）和network（网络）作为主数据来串联其他模块的主数据，而无需对应现实的组织机构，ps模块中这种组织结构的方式更符合项目运作的特点；其次，具有集成性。ps模块与sap系统中的许多模块均有不同程度的集成，与系统中的co模块（财务控制模块）的集成度更高，几乎能够实现在常规co 模块中的全部功能；最后，具有综合性。ps模块实际上是所有与项目相关的其他模块功能的一个综合体。在机电安装企业面临众多风险的情况下，ps模块应该在风险管理中发挥更大的作用，具体表现为：（一） 加强投标报价的风险控制

7、由于投标报价阶段的财务风险来自外部和内部，对于外部风险，企业可以通过规范报价依据的资料种类和详细程度来进行控制，再借助通过提高报价人员的责任心和经验值来降低相应风险。而对于内部的风险，企业通过ps模块的应用可以做到更好的控制。首先，ps模块提供了标准的项目成本结构（wbs结构）和多版本的成本计划，比如报价版的成本计划、预算版本的成本计划等等。通过将一定期间内项目的预算版成本计划与报价版成本计划进行比对，便可以总结出企业对某一类项目的报价精度，甚至可以具体到某一位报价人员的报价精度，从而有针对性的进行改进，不断提升企业总体的报价水平；再者，ps模块的成本计划编制依托的是sap系统实时的物料价格数

8、据库，将报价设计人员的物料清单导入之后，可以快捷、准确的输出项目的单位物料成本，大大提升了报价效率。（二）规范销售订单处理安装合同签订后，企业就已经承担了相应的合同风险。那么，如何在项目的运作过程中，将这种风险的影响降到最低，便是财务控制的重点所在。首先，在输入电子合同的时候，对于特殊条款一定要重点标明，以便合同后续执行的每一个环节都能清晰的加以注意；然后，在ps模块中进行项目立项时，可以根据合同要求和项目的特点进行项目结构的搭建，但是项目结构必须要做到标准化和明晰化，标准、明晰的项目结构是项目后续一切计划、监控、分析活动的基础，对项目管理而言具有及其重要的意义。ps模块在项目立项阶段还有一个

9、重要的工具就是里程碑管理。在项目立项时，严格按照合同的条款设立收款里程碑和开票里程碑，能够使项目管理人员在项目执行的全过程中轻松监控这些重点风险控制点。（三）优化项目计划与项目预算ps模块在成本控制方面的两个行之有效的工具就是成本计划与成本预算。1. 成本计划。ps模块的成本计划包括单位成本计划和成本要素计划。单位成本计划（材料成本计划）可以根据设计bom匹配系统标准价格自动生成，成本要素计划主要涉及人工成本、费用等。将预算版本的成本计划与项目结算后的实际成本进行比对，能清楚的分析出项目中各个成本项或者项目的各个阶段预算执行的情况，从而对施工成本的控制进行全方位的评价。2. 项目预算。精确、科

10、学的项目预算是项目成本控制的基础，一定程度上决定了项目最终的经营成果。ps模块中的项目预算是由预算版本的成本计划乘以预算系数转化而来的，项目可以按执行阶段或者按系统适用不同的预算系数。项目预算的本质就是要将项目的成本计划通过一定的分配规则分配到项目的各个成本控制项上，以确定项目各个成本控制项的成本定额，通过差异化的预算系数设置可以实现对项目各个成本控制项的差异化管理。（四）加强项目实施的过程控制项目实施的过程控制与企业的盈利风险息息相关，ps模块的应用可以有效的加强项目实施的过程控制，提高项目管理的规范性、精确性和时效性，从而降低企业的盈利风险。1.ps模块的项目管理平台可以将项目的主计划执行

11、节点设置到项目涉及的各个部门，部门之间以项目的生命周期为主线无缝链接，大大提高了部门间的协同效率。2.项目管理人员对项目的进度一目了然，对项目的跟踪工作大大简化，这就使一个项目管理人员可以同时管理几个甚至十几个项目，管理效率大大提高。3.通过项目mrp（物资需求计划）的运算，能够及时匹配企业的呆滞库存，从而降低企业的库存水平，减少企业资金占用。4.项目信息高度集成，项目的成本控制人员能够及时了解项目进度以及成本的投入情况，及时将某一阶段发生的材料成本、人工成本以及其他费用与阶段预算作对比，以便对其预算分配做出合理的调整。5.项目财务信息同步，便于财务人员对项目的执行进行有效的监控。财务人员通过

12、对相关指标的对比、分析，能够及时发现项目执行过程中诸如开票及时性、成本投入及时性、teco状态及时性等问题，与业务单元共同促进项目管理能力的提升。（五）强化项目资金管控对项目资金的管控，核心内容就是要将资金的收与付匹配起来，进量减少企业的资金压力，降低资金风险。合同签订的垫资条款不可怕，重点在于在项目应该收款的节点要及时的把款收回来。ps模块在项目立项时，便会依据合同中约定的来款进度设置收款里程碑。在进度达到收款条件，里程碑被确认后，便会自动传递收款需求至信控部门，信控部门根据收款信息及时催收进度款。如果款项經信控部门催收后客户仍未支付，企业可以及时的中止项目的继续投入，减少资金损失。对于质保金的催收也是如此，系统依据项目的实际验收时间和合同约定的质保期，算出质保金的到期时间，待质保金到期时传递需求至信