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文档简介

1、医院材料物资管理规定为规范医院的库存管理、保证库存物资不流失不浪费,减少积压,控制成本,提高周转及材料物资的利用率。根据医院财务管理制度规定,结合医院实情,特制订本规定。一、材料物资定义1、材料物资分类:(1)医用材料物资:一次性卫生材料、试剂用品、医用低值易耗品、固定资产、特殊医用材料(高值 材料)、美容材料。(2)后勤材料物资:办公用品、生活用品、食品饮料、办公用低值易耗品、维修用品、五金用品、布料用品、印刷品、食堂用品、赠送用品、广告用品、书籍、固定资产、回收品。2、名称解释:(1)医用材料物资,指医疗用直接或间接用于病人材料物资,包括一次性卫生材料、试剂用品、医用低值易耗品、固定资产、

2、特殊医用材料(高值材料)、美容材料。一次性卫生材料:指一次使用并要按规定进行销毁的材料,一般都有严格的消毒与使用规定。试剂用品:指用于检验的各类实际,以及围绕检验,用来承载各类生物标本的一次消耗的材料。如各类化验试剂、各类采血管、采血针等。医用低值易耗品:指医疗用的各类价格较低,但能反复使用,损坏后实物形态基本不发生改变的物品。包括各类手术刀、剪等器械,各类器皿、工具等。固定资产:指临床、护理及医技等辅助部门使用的,价值在500元以上,使用期限在一年以上的设备、设施等。特殊医用材料:指植入人体的,价值很高的各类材料,包括假牙、假体、钢板等。美容材料:指专门为美容整形所用的材料,包括化妆品、矫正

3、用的材料等。(2)后勤材料物资:有别于医用材料的物资,指直接由员工使用的办公、生活用品,围绕行政后勤使用的各类其他物资,包括食品饮料、办公用低值易耗品、维修用品、五金用品、布料用品、印刷品、食堂用品、赠送用品、广告用品、书籍、固定资产。3、编码规则:(1)医院材料物资一次性卫生材料 021医用低值易耗品022 医用固定资产026化验试剂及用品016医用美容材料 034母婴用品017(2)后勤材料物资办公用品012办公用低值易耗品011布料用品013后勤用固定资产014 广告用品015生活用品018 食品饮料019维修材料020赠送用品027装修材料028 五金材料029书籍类030食堂用品03

4、1 回收品032二、库房的分类与管理。(一)、库房的分类:一级库房一一医用物资库、后勤物资库、药库;二级库房一一药房、供应室;三级库房,各科室小药房。1、后勤材料物资库,分别为办公用品库、生活用品库、食堂饮料库、印刷品库,布料用品库、五金维 修品库、赠送用品库、食堂用品库、回收库。后勤物资库不再设二级库房。2、 医用物资库,分别为卫生材料、试剂库。卫生材料的三级库房为科室小库房,由本科室护士长管理。 医院暂不设二级库。3、药库,归药剂科管理,业务与药房合并。药品的二级库房为门诊药房和住院药房,药品的发放全部 由二级库房发放,确保药品的使用安全。(二)、仓库的管理。1、验收入库管理(1)、所有物

5、资均应当天验收入库,不得拖延。验收入库时,须由采购部门和库房管理人员同时验收, 采购部门负责物资的质量、规格和型号等质量指标,库房管理人员应检查物资是否“三证”齐全,清单、 发票、数量是否正确,品种、数量以实物为主。所有货物必须到现场验收,遵循先验收后入库的原则,验 收后双方在送货清单上签字确认。(2)、验收后填制包括供应商名称(全称)、收货日期、货物名称(商品名)、数量和质量等内容的“入库单”,由采购部门验收人和库房管理人员共同在入库单上签字确认,最后由会计审签。入库单后附 送货清单、发票或收据。“白色联”做仓库存根联,留存备查;“黄色联”及发票、收据交采购部作为申请付款、报销的依据。“红色

6、联”及送货清单月末随报表一并交财务部。与采购交接单据时应做好登记,双方签字确认,以免丢失。(3)、入库时应仔细核对供应商名、商品的名称、商品名、规格、价格是否与采购单、送货清单是否 一致,并比对上次进货价格。价格明显过高的要及时与采购部沟通,查明原因后方可入库。(4)、对无清单,或清单内容不健全的(如没有规格、商品名、有效期等),应将货物退还采购部,由 采购补充清单后再入库文案大全(5)、对于不符合采购要求的,如规格不符、质量明显缺陷、数量超过采购量的,以及发现系错误采购 等原因需要退货的,仓库部门应及时与采购部门沟通,采购部门应及时与供应商联系退货,避免损失。(6)、因验收不仔细,造成规格不

7、符、质量问题、数量超量、采购错误,以及无用途商品的,造成损 失的,由由采购部、仓库双方具体验收人承担损失。(7)、对临床急需的物品,应立即验收入库后,立即出库,并即可电话通知科室领取,或配送至科室, 不得延误,更不得不入库直接送入科室。(8)、月末应分类统计当月入库汇总表报,由仓储部门负责人签字后,并附上当月所有入库单,入库 单金额应与报表相符,交财务科。2、出库的管理(1)、仓储部门只有经授权批准的人方能进入。对所有入库物资的接触应严格地限制在指定工作人员之间。(2)、材料物资出库,实行定额配送与计划领用两种方式。A、定额配送名词解释:指材料物品定期消耗量具有较强的规律性,而且在业务量相同的

8、情况下,消耗量变化很小的材料。再按一定规则计算出来后,在规定时间配送规定数量的配送方式。包括:一次性卫生材料、不可 回收的其他材料物资等。定额配送方式 、核定量的计算,前三个月耗用量总和除以90天,计算出日消耗量,作为核定配送量。 、定额配送品种的确定:一次性消耗,消耗量具备较强规律性,在业务量相同的情况下,消耗量变化很小,且每周都会消耗使用的,纳入定额配送范围。 、定额配送周期,以一个星期作为周期配送。 、科室库存基数的计算,库存基数=盘点日至周天的天数x日定额量一当前库存量。即在配送前,盘点科室小仓库,补充消耗至周日的完整定量。 、配送时间:每周五进行配送。因每科室小库消耗量为周一至周天,

9、周五配送,科室小库存余两天的用量,可以防止周六、周天业务量增加而断货。 、配送方式,仓库每周五前根据定额单进行配料,分别以不同科室设立周转箱,周五配送至科室,由科 室在领料单上签名。 、配送范围:各临床科室、医技部门、护理部门,以及其他一线部门。行政、后勤部门不再实行配送, 由科室做好领用计划,至仓库领取。定额配送的管理文案大全 、仓库部门要跟踪定额数据的准确额性,定期对数据进行修正。 、每月25日应对科室小仓库进行清点,发现所存物资材料超过一周用量的要收回,做退库处理。 、因业务发生变化,定额不足、或新增品种的的要及时补充。 、仓库部门每月应针对实际发生数量与定额数量的偏差进行分析,超定额的

10、找出原因,是否存在浪费。 、超定额,且无必要原因的,超出部分从科室奖金中扣除。B、计划领用名词解释:指材料物资消耗量存在不确定性,与工作量大小不存在较强的关系,在相同的情况下耗用 量不一定相同的材料。这类物质需要科室通过实际情况进行请领。包括:各类低值易耗品,以及可以回收 的物品等。计划领用的方式 、计划领用量的计算:除定额配送之外的物资材料,科室一般以一个星期的耗用量作为计划领用量。 、计划领用品种的确定:除定额配送之外的物资材料。 、领用时间:每周二,由科室至仓库领取,必要时可由仓库配送。情况特别紧急的可不受时间限制。 、领取方式:以旧换新的方式领取,凡属于可回收的材料物资,须持旧件领新品

11、。无理由不以旧换新, 否则视为短少由科室照价承担损失。领用单须经本部门负责人签名方可。计划领用的管理 、领用单须所在部门负责人签名。 、凡属以旧换新范畴的物品,须用旧的换取新的领用。不能提交旧件的,按原价格从科室奖金或个人绩 效中扣除。 、除特别紧急的,直接造成工作不能开展的,其他不按规定时间领用的,一律不给领用和配送。 、因计划领用数量不当,造成浪费的,经查实确认的,从科室奖金、或个人绩效中扣除。(3)、工服管理。 、新入职员工办理入职后,凭人事部出具的凭据,可以领用工衣及鞋子。 、员工离职前须奖工衣退还仓库,并由仓库在离职单上签名,财务部门才能结算工资。 、员工工衣发放标准:夏装 2件/人

12、、冬装2件/人,护士鞋2双/人,每三年更新一次,更换时以旧换新, 没有旧件的按原值赔偿。 、仓库应建立工衣领用登记表,记录领用时间、数量、新旧程度、更换时间、数量,以及归还情况。(4)、仓储部门应仔细检查“物资领用单”中申请领用物资部门的负责人和职能部门领导签字批准后, 方能发放各类物资。物资发放后,应要求领用人签名。(5)、严格遵循先进选出的原则。(6)、月末仓储部门通过仓库管理系统生成当月出库报表,当月实际“物资出库单”或“物资领用单” 总金额应与报表相符,由仓储部门负责人签字后,交财务科审核。3、库房管理(1)、经验收合格的物资,库房员应及时按分类类别放入库房或货架。根据库存物资的性质和

13、用途, 分门别类合理安排存放,确保安全,做到防潮、防盗、防震、防变质、防毁损。(2) 、严格按照7S进行管理,即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约。每天下班前1小时要 对物品进行整理、对库房进行清扫,进行安全检查、以及存储环境检查。(3)、设立固定的废品回收区,定期进行报废处理。(4)、未验收入库的物品一律不得进入仓库铁门范围内。(5)、严格管控物品的存量、有效期。杜绝积压、防止断档,以及物品失效。应充分利用计算机系统 做最低库存、最高库存、以及有效期的管理,提高仓库管理效率,提高仓库周转次数。(6)、始终保持账物相符,确保系统数据的真实与准确。(7)、加强旧物的利用,尤其回收的低值易耗

14、品、家具用具、固定资产的再利用,努力降低消耗成本。(8)、办公室、过道等非库房内,一律不得堆放已经验收入库的物品,或科室退回的物品。4、盘点管理(1)、每月最后一天(遇节假日提前至节假日前一天)组织库房相关人员和财务人员对所有材料物资 库进行盘点。(2)、由财务科从库房管理系统中打印出库存物资盘点表,与库房管理人员对当月库存物资进行实地盘点,财务人员负责监盘。 盘点后,由库房管理人员和财务人员在原件上共同签字确认,再录入盘点系统,审核后打印盘点表,生成损益单,报主财务主任审核。(3) 、盘点损溢比例,按金额不得超过2%按数量不得超过 3%超过按核定标准的,查清原因,属 人为原因造成损失的,要落

15、实责任人。并出具“盘点报告书”,由库房管理人员、财务监盘人员、主管部门负责人签字。(4)、对非正常物资损溢,在 3河上的须财务负责人签字批准方可进行帐务处理,对损溢比例在4%次上的须总经理签字批准方可进行帐务处理。(5)、报废物品的处理,报废物品通过系统进行报废,打出报废单,仓库负责人签字,会计核实后交 财务负责人签字入账。如属于人为管理不当造成报废的,由相关责任人存担损失。三、采购计划管理(一)、采购计划的分类1按类型分类:(1 )医疗物资类:一次性卫生材料、医用低值易耗品、医用固定资产、化验试剂及用品、 医用美容材料、母婴用品。(2)后勤材料物资办公用品、布料用品 、后勤用固定资产、广告用

16、品、生活用品(包括食品、食堂用品)、维修材料(包括五金、装修材料)、赠送用品2、按业务分类(1)正常周转业务用采购计划,指医院正常业务,经常所需的材料物资,由仓库直接根据实际消耗量制 定采购计划。(2)新增业务采购计划,指医院或科室新增的业务,需要购进新的材料物资,并且仓库以前没有购入过该类物品的。新增材料的,由科室填写“采购申请单”报部门负责人签字,金额在1000元以上的,报财务审批,总经理签字后,交仓库编制采购计划;新增固定资产的,应填写固定资产申购单,并对该固定资产效益进行分析,由部门负责人签字,报财务审核,最终由总经理签字后,交仓库编制采购计划。仓库在编制计划时,发现仓库有替代品的,应

17、及时与申请科室沟通取消该物品。(3)应急性临时采购,因情况特殊,或仓库不予备库的物资,可以实行应急性临时采购,由仓库通知采 购部临时采购,再集中制定临时采购计划单。即先购买再申报,但应严格控制该类业务发生,减少临时采 购频率。(二)、采购计划的制定1、正常业务采购计划的制定,采购周期为每月2次,个别批量定制的可适当加大采购量,但要结合仓储条件制定。仓库日常最低备库量为10天。按以下公式进行制定采购:某类物品计划采购量=(采购用量天数+最低备库天数)日均消耗量-当前库存某类物品最低备库量 =日均消耗量 X安全用量天数说明:采购用量天数,指所要采购物品将来可以耗用多少天。安全用量天数:也叫最低库存

18、量,指发起采购计划开始,至货物到库日止,仓库库存量足以满足 医院各科室的耗用,称之为安全用量。2、新增业务采购计划,按申购量制定新增业务采购计划。3、临时性采购计划,先口头申请采购部采购,再按到货后入库单申报临时性采购计划。4、仓库制定采购计划,无论正常业务、新增业务、或临时急用,必须仔细核对仓库现有品种、数量、及 其性能,坚决杜绝重复采购造成的浪费。重复采购,并不能退货的,一经查实,相关责任人应承担损失。5、采购计划应提前三天制定。(三)、采购计划的审批1仓库负责人制定采购计划并签名后,交采购部核实并填写报价负责人签名,报财务部负责人审核后,最后由总经理审批后,方可实施采购。2、各审批部门应尽职尽责的审核,如因审核不力造成损失的,由相关责任人存担损失。四、票据、资料的管理 (一)、定义1、票据,本处所指票据包括所有送货清单、发票、收据、出入库单、领料单、申购单等一起以数量、 金额进行计量的,统称票据。2、资料,指包括“三证”、保修卡、使用说明

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