VISIO画职能流程图规范性培训文档(内附模版)[沐风书苑]

1、 本资料在AMT咨询的文档控制范围之内，在得到许可后方可使用 流程描述规范培训 联合项目组联合项目组 目录目录 为什么做流程梳理第一部分 第二部分如何进行流程梳理 第三部分流程梳理注意事项 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 2 页 共 页 1.流程梳理及描述的意义流程梳理及描述的意义 n流程描述为什么？将我们的经验总结出来、传递下去、共享开来。流程描述为什么？将我们的经验总结出来、传递下去、共享开来。 n流程描述做什么？流程不能停留在人的头脑中，必须外化，书面化来规范流程描述做什么？流程不能停留在人的头脑中，必须外化，书面化来规范 流程描述流程描述 书面流程书面流程 部门

2、部门部门部门部门部门部门部门部门部门部门部门部门部门部门部门 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 3 页 共 页 n1.对于做之间事情的人：知道为什么要做这件事情？了解做这件事情对于做之间事情的人：知道为什么要做这件事情？了解做这件事情 的价值和目的是什么？的价值和目的是什么？ n2.对于做这件事情的人：知道这件事情从什么活动开始，什么活动结对于做这件事情的人：知道这件事情从什么活动开始，什么活动结 束？以及我们可以提供哪些方面的服务束？以及我们可以提供哪些方面的服务? n3.对于参与这个流程的部门：知道各自的责、权、利对于参与这个流程的部门：知道各自的责、权、利 n4.对

3、于流程管理者：可以知道企业各项业务之间的相互关系（这个流对于流程管理者：可以知道企业各项业务之间的相互关系（这个流 程和其他流程的关系）程和其他流程的关系） n5.对于管理者和操作者：知道流程中的关键点和这些关键点应该怎么对于管理者和操作者：知道流程中的关键点和这些关键点应该怎么 做，做到什么程度？做，做到什么程度？ n6.对于参与者：知道流程业务存在的问题。比如哪些事情可以同时做，对于参与者：知道流程业务存在的问题。比如哪些事情可以同时做， 哪些事情必须先做，哪些事情必须审批？哪些事情必须先做，哪些事情必须审批？ 2.通过流程我们能够知道什么？通过流程我们能够知道什么？ AMT咨询咨询 专业

4、实用专业实用 为您着想为您着想 第 4 页 共 页 看看这些流程描述是否能够给我们这些信息看看这些流程描述是否能够给我们这些信息 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 5 页 共 页 目录目录 为什么做流程梳理第一部分 第二部分如何进行流程梳理 第三部分流程梳理注意事项 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 6 页 共 页 1.流程描述内容规范流程描述内容规范变更记录变更记录 意义：？意义：？可追溯，可积累可追溯，可积累 版本变更说明详细描述版本变更版本变更说明详细描述版本变更 的原因，或者是变更的内容的原因，或者是变更的内容 变更记录：变更记录： 记录每次

5、版记录每次版 本变更本变更 单位：填单位：填 入责任部入责任部 门门 流程清单中流程清单中 的流程编号的流程编号 填入编制人填入编制人 员姓名员姓名 填入审核人填入审核人 员姓名员姓名 填入批准人填入批准人 员姓名员姓名 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 7 页 共 页 2.流程描述内容规范流程描述内容规范流程图流程图 n责任部门：即流程的主要职责有责任部门：即流程的主要职责有 谁负责推动和完成，一般在流程谁负责推动和完成，一般在流程 图甬道图的最左边图甬道图的最左边 n目的目的：我们为什么要做这件事情，：我们为什么要做这件事情， 这件事情能够带来什么价值？这件事情能够带

6、来什么价值？ n范围范围：这个流程的起点和终点是：这个流程的起点和终点是 什么，适用于哪些业务类型？什么，适用于哪些业务类型？ n角色：流程中涉及到哪些部门？角色：流程中涉及到哪些部门？ 这些部门的工作内容是什么？这些部门的工作内容是什么？ n逻辑关系逻辑关系：每个流程活动之间的：每个流程活动之间的 逻辑关系；流程和流程之间的关逻辑关系；流程和流程之间的关 系系 n输入输出物：流程中涉及到哪些输入输出物：流程中涉及到哪些 信息的传递信息的传递 n流程的客户：即流程最终产出是流程的客户：即流程最终产出是 给谁的，通常情况下客户都放在给谁的，通常情况下客户都放在 甬道图的最右边甬道图的最右边 AM

7、T咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 8 页 共 页 2.1如何描述流程目的如何描述流程目的 流程目的思考流程目的思考 方式方式 n充分考虑流程的客户需要我们提供什么？为此需要思考我们的客户是充分考虑流程的客户需要我们提供什么？为此需要思考我们的客户是 谁？谁？ n充分考虑流程的下一个环节需要提供的需求？对于难以辨别客户的，充分考虑流程的下一个环节需要提供的需求？对于难以辨别客户的， 需要思考流程最终的产出是向哪个环节提供的，而哪个环节对我们有需要思考流程最终的产出是向哪个环节提供的，而哪个环节对我们有 什么要求？什么要求？ n通过实施一系列管理措施以后，能够为企业带来什么？主要

8、针对管理通过实施一系列管理措施以后，能够为企业带来什么？主要针对管理 类流程类流程 流程目的描述流程目的描述 举例举例 n及时准确的提供信息，为及时准确的提供信息，为业务提供参考依据业务提供参考依据 n管理管理业务业务/事情，从而提升事情，从而提升整体水平整体水平 n加强加强业务的管理，以降低业务的管理，以降低风险风险 n及时提供及时提供产品产品/服务服务/数据数据 辨别是否正确的描述目的的关键是要打破砂锅问到底辨别是否正确的描述目的的关键是要打破砂锅问到底 为什么要做这项工作？管理这些业务有什么价值和意义？为什么要做这项工作？管理这些业务有什么价值和意义？ 这项工作是为谁服务，为哪些环节提供

9、产品？这项工作是为谁服务，为哪些环节提供产品？ AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 9 页 共 页 2.2确定流程适用范围确定流程适用范围 n明确流程的起点和终点明确流程的起点和终点 n明确流程适合哪些类型的业务明确流程适合哪些类型的业务 采购采购 材料采购材料采购 设备采购设备采购 劳保用品劳保用品 生产原材料生产原材料 办公用品办公用品 生产设备生产设备 试验设备试验设备 办公设备办公设备 部门部门1部门部门2部门部门3部门部门4 输输 入入 输输 出出 流程的起点和终点流程的起点和终点 n流程适用的业务类型，首先需要对业务进行分类流程适用的业务类型，首先需要对业务进行

10、分类 n业务分类后再判断这个流程适合于哪些业务类型。业务分类后再判断这个流程适合于哪些业务类型。 如招标采购可能适用于生产原材料、生产设备、试验设备的采购如招标采购可能适用于生产原材料、生产设备、试验设备的采购 如某个绩效管理流程可能适用于公司领导、中层员工的绩效管理如某个绩效管理流程可能适用于公司领导、中层员工的绩效管理 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 10 页 共 页 n分类（分类（Classification） l流程分类：按照流程运转的异同对流程进行分类，划分为不同的类别，如设备采购、材料采购流程分类：按照流程运转的异同对流程进行分类，划分为不同的类别，如设备采

11、购、材料采购 l流程分级：按照流程运行的先后顺序或者阶段进行分级，如采购：采购申请、定点定价、采购合同管流程分级：按照流程运行的先后顺序或者阶段进行分级，如采购：采购申请、定点定价、采购合同管 理理 人 男人 老人 人 男人 已婚人士 人 男人 未婚女士 北大学生 男生 女生 女博士 人 男人 已婚女人 未婚女人 分类标准不统一越级分类子类相容不完全分类多子类分类 人 男人 女人 已婚男人 未婚男人 已婚男人 未婚男人 标准统一：每个层次的分类必须按照同一标准或准则进行 层次一致：必须按照事物的属种包含关系分层次进行 子项互不相容：分类得出的两个流程之间必须是不相容（相互独立） 的 子项穷尽母

12、项：分类所产生的各项流程之和必须等于上级流程所包含 的内容 2.2如何确定流程适合的类别如何确定流程适合的类别 性别性别 年龄年龄性别性别 性别性别+状态状态 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 11 页 共 页 2.3逻辑关系逻辑关系 n先后关系，即先做什么，后做什么先后关系，即先做什么，后做什么 拟定合同拟定合同合同审查合同审查签订合同签订合同 n并列关系，即必须同时完成或者同时开展的工作并列关系，即必须同时完成或者同时开展的工作 提出配送提出配送 需求需求 拣货拣货 物资配送物资配送 组织配送组织配送 车辆车辆 并并并并 n选择关系，即从多个内容中选择一个选择关系，即

13、从多个内容中选择一个 提出质量提出质量 问题处理问题处理 技术问题技术问题技术改进技术改进 生产问题生产问题 或或 组织生产组织生产 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 12 页 共 页 2.4流程和流程之间的关系流程和流程之间的关系 n由于流程范围的界定，当下一个流程需要链接上一个流程时，需要明确出由于流程范围的界定，当下一个流程需要链接上一个流程时，需要明确出 流程和流程之间的关系流程和流程之间的关系 需要链接上一流程需要链接上一流程 采购需采购需 求管理求管理 开始开始 活动活动 活动活动 结束结束 需要链接下一个流程需要链接下一个流程 开始开始 活动活动 活动活动

14、结束结束 付款流付款流 程程 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 13 页 共 页 3流程描述内容规范流程描述内容规范关键控制点工作标准关键控制点工作标准 部门代码部门代码+节点：活动名称节点：活动名称 这个活动能够实现什么目的这个活动能够实现什么目的 n工作要求：时间要求、质量工作要求：时间要求、质量 要求、成本要求要求、成本要求 n工作方式：如何做以达到工工作方式：如何做以达到工 作要求作要求 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 14 页 共 页 流程描述基本内容流程描述基本内容 流程变更记录流程变更记录 流程图流程图 流程关键点说明流程关键点说明

15、AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 15 页 共 页 目录目录 为什么做流程梳理第一部分 第二部分如何进行流程梳理 第三部分流程描述注意事项 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 16 页 共 页 在在VISIO途中描述流程的方式途中描述流程的方式 n两个维度两个维度 n活动流转活动流转 n流程要素流程要素 部门部门/岗位维岗位维 阶段维阶段维 每一个流程每一个流程 都是由不同都是由不同 的阶段组成的阶段组成 的，要识别的，要识别 每一个流程每一个流程 大的阶段，大的阶段， 这是认识流这是认识流 程的第一步，程的第一步， 不要一开始不要一开始 就深入细节就

16、深入细节 某活动是由哪某活动是由哪 个部门或岗位个部门或岗位 来完成的来完成的 活动的流转活动的流转 流程的目标流程的目标 流程的客户流程的客户 流程的触发事件流程的触发事件 流程的输入、输出流程的输入、输出 流程的关键控制点流程的关键控制点 流程的要素流程的要素 每个网格内的活动是由该部 门该岗位在该阶段作的活动 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 17 页 共 页 流程描述格式规范流程描述格式规范流程使用符号说明流程使用符号说明 n多选一的时多选一的时 候用或候用或 n必须同时必须同时 具备具备 n并须同时并须同时 做做 n当活动为当活动为 关键控制点关键控制点 时使用

17、时使用 n接入下一接入下一 个流程个流程 n用于链接数据和活动用于链接数据和活动 的关系的关系 n箭头指向活动，表示箭头指向活动，表示 输入输入 n箭头背向活动，表示箭头背向活动，表示 输出输出 n用于链接流程各项用于链接流程各项 活动活动 n用于表示输入输出用于表示输入输出 物等信息物等信息 n包括电子版、纸质包括电子版、纸质 的表单、数据等的表单、数据等 n整个流程图的内容整个流程图的内容 框架框架 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 18 页 共 页 3流程描述规范流程描述规范流程符号使用示例流程符号使用示例 动作动作 数据线，箭头的数据线，箭头的 方向代表？方向代表

18、？ 业务流业务流 转线转线 表单，包括纸质表单，包括纸质 传递及系统中的传递及系统中的 判断，一定产判断，一定产 生？个结果生？个结果 流程之间流程之间 的？关系的？关系 和版本变更记录和版本变更记录 中必须一致中必须一致 纵向部门展示了每个部纵向部门展示了每个部 门的责、权、利门的责、权、利 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 19 页 共 页 流程描述规范流程描述规范流程图和版本变更记录以及流程图和版本变更记录以及 关键点说明的关系关键点说明的关系 动作动作 数据线，箭头的数据线，箭头的 方向代表？方向代表？ 业务流业务流 转线转线 表单，包括纸质表单，包括纸质 传递及

19、系统中的传递及系统中的 判断，一定产判断，一定产 生？个结果生？个结果 流程之间流程之间 的？关系的？关系 和版本变更记录和版本变更记录 中必须一致中必须一致 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 20 页 共 页 流程描述规范流程描述规范关键点说明关键点说明 部门代码部门代码+节点：活动名称节点：活动名称 这个活动能够实现什么目的这个活动能够实现什么目的 n工作要求：时间要求、质量工作要求：时间要求、质量 要求、成本要求要求、成本要求 n工作方式：如何做以达到工工作方式：如何做以达到工 作要求作要求 AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 21 页 共 页

20、D不能 按照你自己的想当然绘制流程按照你自己的想当然绘制流程 D不能 把流程图局限在你自己的部门把流程图局限在你自己的部门 D不能 在真空中工作在真空中工作 D不能 在确认起点和结束点前试图绘制在确认起点和结束点前试图绘制 D不能 陷入太多的细节陷入太多的细节 D不能 单兵作战单兵作战 C需要 按实际情况绘制流程按实际情况绘制流程 C需要 在整个组织内思考流程在整个组织内思考流程 C需要 与流程牵涉的人员沟通与流程牵涉的人员沟通 C需要 在开始前确认流程的起点和结束在开始前确认流程的起点和结束 C需要 高层级的流程图高层级的流程图 C需要 部门之间协作绘制部门之间协作绘制 流程描述注意事项（一

21、）流程描述注意事项（一） AMT咨询咨询 专业实用专业实用 为您着想为您着想 第 22 页 共 页 流程描述注意事项（一）流程描述注意事项（一） n业务流程现状描述时，首先打开业务流程现状描述时，首先打开“宝成仪表宝成仪表_流程管理流程管理_流程描述模板流程描述模板 V1.0.vsd”文件，该文件将自动带有描述符号体系（如果没有，可以文件，该文件将自动带有描述符号体系（如果没有，可以“打开打开” 文件，在文件类型处选择模具，将已存的符号体系打开）。文件，在文件类型处选择模具，将已存的符号体系打开）。 n从从“符号体系符号体系”中，将中，将“部门分隔线部门分隔线”等符号拖至流程图相应位置。等符号

22、拖至流程图相应位置。 n整个图表的外框尺寸、各部分的相对位置不应改变。整个图表的外框尺寸、各部分的相对位置不应改变。 n各部分的字体格式用各部分的字体格式用“楷体楷体_GB2312”，大小为，大小为10pt n流程编号、流程名称、版本号，根据具体情况填写。流程编号、流程名称、版本号，根据具体情况填写。 n“部门部门”写部门名称，如果是多个部门的，则对这些部门的性质进行归类，写部门名称，如果是多个部门的，则对这些部门的性质进行归类， 然后填入然后填入XX部门，如需求部门部门，如需求部门 n如果流程内容太多，建议调整流程图页面的大小。文件如果流程内容太多，建议调整流程图页面的大小。文件页面设置页面设置 页面尺寸页面尺寸预定义的大小（根据需要选择预定义的大小（根据需要