工程建设监理档案资料管理规定

1、工程建设监理档案资料管理规定 为提高监理公司在监理过程中形成的具有利用价值的、能如实反映工程建设状况的、应当归档的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、声像资料等科技文件材料的管理。使档案更有效地为公司的监理工作服务，特制定本规定。1工程监理档案资料的编号1.1档案资料编号 工程监理科技档案编号由汉语拼音字母和阿拉伯数字构成，具体格式如下：lyjxxx （xx）xxxxx同类监理资料案卷册顺序号（用01，02，03表示）档案分类代码（用一个字母和两个数字表示）见表（一）工程子项序号（用01，02，03表示，无子项的工程项目，该序号不填）工程编号（“xxx”用001，002表示）1.2工程建设监

2、理档案分类及代码见“表一”。1.3监理过程中出现“表一”中没有的资料，根据实际情况归入“表一”中相应的类别，分类代码的编码顺延。2监理过程中档案资料的收集、分类和整理2.1建立监理资料总目录 项目监理部在进驻现场后，总监应依据表一的资料分类办法，结合工程的实际情况建立资料的总目录清单、子项目录清单，若业主对监理资料有要求，可按业主的要求对资料进行分类整理。 a.无子项的单项工程，只设一个总目录，包含所有的监理资料项目。 b.一个工程项目包含两个以上的子项工程，工程监理资料一般应建立资料总目录清单和子项资料目录清单。总目录上包括工程总体（共公）信息资料和各工程子项名称。 c.总目录内容包括序号、

3、资料名称、资料袋编号。资料名称、资料代码按“表一”及具体工程情况确定；资料袋编号见表五，项目部也可自行编号，但要求资料要便于查找。2.2建立分目录 a.单页分散的资料应按要求进行分类、标识、立卷、每册资料应设目录，目录格式见“表三”。 b.自然成册的资料不必另行装订，可以不设目录。2.3资料的存放 a.现场经过核签的资料，应立即装入相应的资料袋（或盒）中，如现场有特殊原因，也应在一周之内将资料归位。 b.经核签归位的资料，应摆放整齐，资料按资料袋序号顺序摆放，在资料柜的每层、每格上标识清楚，便于查找。3工程监理档案资料的归档要求3.1归档时间 项目监理部自撤离施工现场之日起（包括竣工、合同终止

4、）应在以下时限内必须完成归档工作。 a.兰州三县五区范围内的项目应在2个月内完成监理档案资料的归档工作。 b.外地项目应在4个月内完成监理档案资料的归档工作。 c.特殊情况，需延期归档，应经总工批准，但不得超过1年。3.2归档要求 a.单页分散的资料应装订成册，每册必须编制页码。 b.资料的标识应填写在案卷册封面上，详见“表二”示例，并将封面订在（或贴在）每册资料的第一页。 c.自然成册的资料只需贴上案卷封面进行标识，并编制页码。 d.全部归档资料须设总目录（单独装订成册）。 e.根据各册资料页数的多少，可将一册或多册资料装入一个档案袋，每一个档案袋按要求填写相关信息，详见“表四”示例。 f.

5、归档资料按要求整理完毕后，交公司总监办检查合格总工签字后再送往院科技部档案室归档。 g.对于外省市的监理项目，如当地城建档案要求监理资料归档的，应将监理资料进行复制。原件按照当地档案部门的规定要求整编，归档到当地城建档案管理部门。复印件按上述要求在院科技部档案室归档。3.3归档手续 归档时应填写科技文字材料及附图归档单，一式三份，一份由院档案室保存，一份由监理公司总监办保存，一份由项目总监保存。 归档单上的“资料名称”、“编号”、“份数”、“张数（或册数）”、“保管期限”、“密级”（由院科技档案管理人员与项目总监根据工程项目重要性确定。如果不属“密级”资料，则应注明“内部”或“一般”等字样）、

6、“归档人”、“归档单位负责人”、“归档验收人”、“归档日期”等栏目应填写齐全。保管期限分为永久、长期（十五年至五十年）和短期（十五年以下）三种。3.4工程监理档案标识时用笔要求 工程监理档案标识时一律使用钢笔（蓝黑墨水）或炭素笔，否则不予验收。4工程监理档案的验收、保管和借阅4.1验收要求 档案管理人员验收工程监理档案时应逐项、逐页核对。对签署不合格的档案，应拒绝验收；对缺页或漏编号的档案，要求归档者补齐后方可验收。4.2保管要求 工程监理档案整编后应及时入库装柜。 工程监理档案应存放在专用的装具柜内，每个柜子正面应加区别标识。档案库房内应安排一个工程监理科技档案存入区并加区域标识。4.3借阅

7、规定 院档案室只对监理公司内部的职工提供工程建设监理科技档案借阅服务。 本公司职工借阅监理科技资料应按院档案室的有关规定办理借阅手续。鉴于工程建设监理科技档案大多数具有保管期限长和资料为孤本等特点，特别规定除监理合同、监理投标书、监理规划、监理细则、监理月报、质量事故调查处理报告、工程质量评估报告、监理工作总结可借出外，其余监理档案不得借阅，特殊情况下，征得该项目总监同意，经公司主管经理批准，且只可在院档案借阅室阅览。 工程监理科技档案资料的借阅，应按下列规定办理借阅手续： a.借阅绝密级的档案资料，必须经部门负责人审查同意，经公司主管经理批准，在院档案借阅室阅览，不得随意带出，如必须借出时，应在办理有关借出手续后的规定时间内还回，一般应当天还回。 b.借阅机密级的科技档案资料，经部门负责人审批；借阅时间不得超过一个月。 c.借阅秘密级和一般性的科技档案资料，凭本人“借阅证”借阅；借阅时间不得超过三个月。 以上各类工程监理科技档案资料，到期如需继续使用，又无急需者预约借阅，可在办理归还手续后再重新办理续借手续。 档案管理人员对借出的工程监理