sharepoint工作流应用系统开发

1、-作者xxxx-日期xxxxsharepoint工作流应用系统开发【精品文档】Microsoft Office 2007 工作流系统概述目录Microsoft Office 2007 工作流系统概述11. 什么是工作流系统？32. 什么是我的审批文档库？3提交文档51. 创建待审批的文档并将其保存。62. 设置审批流。133. 附加文件234. 为文档加上图章并提交。25批准381. 检查待批准的文档392. 批准41检查文档状态511. 检查已提交的文档532. 检查已批准的文档55存档其审批已完成的文档591. 存档其审批已完成的文档602. 浏览已批准的文档62我的配置和其它内容661.

2、 设置外出代理672. 连接证书703. 检查所用的证书801. 什么是工作流系统？Microsoft Office 2007 工作流系统是一个电子审批解决方案，可允许组织基于 Office SharePoint Server 2007 以电子方式执行整个审批过程。通过该系统，您可以高效地执行和审批有关的所有活动，从创建待审批的文档，到在已创建路径中传送文档、使用图章或签名进行审批、决策制定（如拒绝或待定）、加入审批者的批注以及使用文档 ID 联机管理审批文档，而以前您只能通过书面流程来处理这些操作。 2. 什么是我的审批文档库？如果您使用 Windows 凭据或窗体身份验证登录到安装有 Mi

3、crosoft Office 2007 工作流系统的 Office SharePoint Server 2007 网站，将会在其主页屏幕的左边列表中看到“工作流”链接。 单击此链接，会为您导航到工作流系统的“我的审批”文档库。您可以在“我的审批”文档库中创建一个待批准的文档，检查是否存在待批准的文档，并验证您已提交或已批准文档的状态。此外，还可以在整个组织中传送已审批的文档。在“我的审批”文档库主页（“我的审批主页”）屏幕中，顶端显示的是当前登录用户的帐户信息，左边是“我的审批”文档库的层次结构。“我的审批”文档库中包含“个人文件夹”和“存档文件夹”。“个人文件夹”又分为“由我提交的审批”、“

4、指定给我的审批”、“我被拒绝的审批”和“已由我批准的审批”。在整个审批过程期间，系统将对这些文件夹中的文档分类并显示为未激活或进行中。可以在屏幕的右边一次显示每个文件夹的所有内容，这便于您一眼看出由您提交或批准、但其审批过程尚未完成的文档审批状态和相关信息。当文档完成审批过程时（即已经过审批流中的所有用户的批准），系统会自动将它们从“个人文件夹”移到“存档文件夹”进行存档。 可以基于系统管理员设置的组织层次结构自动创建存档文件夹。还可以将其审批过程已完成的文档自动存储在提交者所属部门的存档文件夹中，这样可以按部门高效管理文档。“由我提交的审批”文件夹中显示“我的审批”文档库中由您提交、但其审批

5、过程尚未完成的文档。该文件夹中显示的审批状态如下所示： 正等待审批 文档正等待当前审批者进行审批。 未激活 文档已创建但尚未请求对其审批。在某些情况下，可能会因为文档错误而无法启动审批过程。如果文档在提交后仍显示为“未激活”状态，请与您的系统管理员联系。 待定 当前审批者将已提交文档指定为“待定”，没有确定是否对其审批。 取消 提交者取消正在执行的文档审批请求。“指定给我的审批”文件夹中显示您需要审批的文档。“我被拒绝的审批”文件夹中显示由您提交但被拒绝的文档。您可以修改并重新提交被拒绝的文档，也可以将其删除。“已由我批准的审批”文件夹中显示由您批准但其审批过程尚未完成的文档。对于经过审批流上

6、所有用户批准、已完成审批过程的文档，系统会将它们自动移到存档文件夹中，不再显示在“已由我批准的审批”文件夹中。 提交文档1. 创建待审批的文档并将其保存。2. 设置审批流。3. 附加文件。4. 为文档加上图章并提交。注释：工作流系统的使用要求1. 在计算机上安装 Microsoft Office 2007。 2. 获取在服务器上安装工作流系统所需的权限（如有问题，请与您的系统管理员联系）。3. 根据需要，基于公司策略来决定是否要将该证书与系统相连接（如果需要，请与您的系统管理员联系）。1. 创建待审批的文档并将其保存。如果工作流系统提供有默认的文档模板或您注册了管理员已将其用作工作流模板的模板

7、，则可以基于已注册模板创建待审批的文档。与组织的其他成员共享相同的模板，可以使整个组织内文档的使用标准化，这可确保实现组织内所用的不同模板的规范化。1. 在“我的审批主页”左边选择“个人文件夹”中的任一文件夹，可以在屏幕右边显示该文件夹的内容。2. 单击命令栏中“新建”按钮右边的“下箭头”，以显示可用的模板列表。单击“新建”按钮以在应用程序中打开默认模板。如果列表中没有您需要的模板，请与您的系统管理员联系。3. 为待提交的文档选择一个模板。 4. 此时所选模板会在应用程序中打开。Microsoft Office 2007 工作流系统仅支持在 Microsoft Office Word 2007

8、 或 Excel 2007 中创建的文件，因此只能使用 Word 2007 的 doc 和 docx 文件类型以及 Excel 2007 的 xls 和 xlsx 文件类型。5. 在应用程序中创建待审批的文档。注释：文档 ID 字段文档 ID 字段的使用取决于相关的公司策略。 - 如果文档 ID 字段中显示有字段名称，在审批过程启动时会自动指定文档 ID，因此您不必在该字段中输入值。 - 如果文档 ID 字段中没有显示字段名称，可能需要您输入文档 ID。- 根据相关的公司策略，也可能不需要文档 ID 字段。注释：设置文档的公开范围根据文档顶端属性区域中的“公开范围”下拉框的值，确定审批结束后有

9、哪些员工可以传递存档文件夹中的文档。如果为文档的公开范围选择“公共”，则公司内的所有员工都可以传递该文档。如果选择“个人”，则只允许审批流上指定的人员传递该文档。公开范围的默认值为“公共”。6. 如果文档创建已完成，在工作区上方单击“工作流”消息栏上的“启动”按钮，可以先将文档保存在“我的审批”文档库中。也可以通过单击“快速启动”工具栏上的“保存”按钮来保存文档。“另存为”对话框的文件列表中只显示由您提交但尚未请求其审批过程的文档。实际上，审批过程中由您提交的文档以及其他用户创建的文档都会存储在“我的审批”文档库中。因此，您指定的文件名可能会替换列表中未显示的其它文件名。在这种情况下，会显示警

10、告消息，以提醒您指定的文件名会替换库中的另一个文件名。单击“取消”按钮，然后为其指定其它名称。为避免文件名重复，创建自己的文件命名方案不失为一个好方法。重要！如果已在 Word 2007 创建了文档，应留出足够的时间来识别文档中包含的图章控件，然后单击“工作流”消息栏上的“启动”按钮。这可能需要 5 10 秒钟，具体情况取决于文档大小。如果所花费的时间与上述不符，单击“启动”按钮保存文档时可能会显示下面的信息框。在这种情况下，应留出所需的时间，然后再次单击“启动”按钮继续审批请求过程。7. 若要在保存文档后立即请求审批权限，请继续“工作流”对话框中的审批请求过程。若要稍后启动，请单击“工作流”

11、对话框中的“关闭”以关闭文档。编辑不是由您提交的现有文档1. 打开“我的审批主页”或“由我提交的审批”。“由我提交的审批”文件夹中显示审批过程尚未完成的所有文档，包括由您提交但未请求审批过程的文档。 2. 如果在文件上移动鼠标以进行编辑，然后单击“下箭头”选择“在 Microsoft Office Excel 中编辑”或“在 Microsoft Office Word 中编辑”，则该文档将以编辑模式打开。也可以单击要编辑的文档将其以只读方式打开，然后在应用程序工作区上方单击消息栏中的“编辑文档”或“编辑工作簿”按钮，将文档切换为编辑模式。重要！只能编辑其“状态”字段值为“未激活”的文档，而不能

12、编辑“进行中”状态的文档。如果编辑状态为“进行中”的文档，则已加上的签名将会失效。3. 以多种方式编辑文档。如果想在编辑时将文档设置更改为“个人”，请参考“创建待审批的文档并将其保存”中的第 5 步。如果屏幕上未显示属性区域，请依次单击 Microsoft Office 按钮、“准备”和“属性”来显示属性区域。无需打开文档，即可更改其公开范围设置。在“我的审批主页”或“由我提交的审批”文件夹中，将鼠标移到所需的文件名上，然后单击右边的“下箭头”以选择“编辑属性”。在显示的屏幕上设置文档的公开范围。4. 完成编辑后保存文件。2. 设置审批流。按照提交者指定的从审阅到审批的审批流完成审批。1. 新

13、建待审批的文档或以“编辑模式”打开保存在“由我提交的审批”文件夹中的文档。只能为“未激活”状态的文档指定审批流。 2. 单击“工作流”消息栏上的“启动”按钮。 也可以依次单击 Microsoft Office 按钮、“工作流”和“工作流”对话框，然后单击“工作流”下的“启动”按钮。重要！如果提交者属于多个部门，则会同时显示“工作流”对话框和“选择部门”对话框。选择提交者所属的部门，然后单击“确定”按钮。3. 单击“工作流”对话框中的“设置审批流”按钮。4. 在“设置审批流”对话框中的“标准审批者”框中，单击并突出显示审批步骤中要设定的“签署人”。提交者姓名会默认显示在“标准审批者”框中的第一步

14、中。5. 使用以下方式之一选择所需的人员或角色。如果选择了重复的人员或角色，会显示一条错误消息。 单击“组织”选项卡以从组织结构图中选择所需的人员。人员信息将显示在下面的“审批者属性”区域中。 单击“角色”选项卡以选择所需的审批角色。角色信息将显示在下面的“审批者属性”区域中。注释：指定一个审批角色作为审批者请求审批时，有时更适合指定一个审批角色而不是某个人作为审批者。如果指定人员与组织内的多个部门相关，可以指定审批角色（例如财务部门的采购员），而不必检查并指定其它部门的代理人姓名。尤其是在代理人经常变更的情况下，通过指定审批角色作为审批者，可以避免在发生审批延迟和审批流修改时出现混淆。此外，

15、可以将审批角色指定为多位人员，并让他们共享审批授权。在这种情况下，如果将请求提交至属于审批角色的所有用户，并经过审批角色的任一成员批准后，则审批过程将继续执行下一步骤。代表审批角色的 图标会显示在角色名称前。 使用“搜索”选项卡基于合适的搜索条件查找并选择所需的审批者。6. 单击 按钮或双击选定的人员或审批角色以将其添加到“标准审批者”框中。若要删除已添加的审批者或审批角色，请从“标准审批者”框中将其选中，然后单击 ，或双击该审批者或角色。如果添加一个审批角色，先选中所需的角色名称，然后该名称即显示在“标准审批者”框中。再次单击该名称以将其显示在下拉框中，您可以在此框中查看该角色的所有成员而不

16、是角色名称。7. 选择所有审批者，然后单击“确定”按钮。即使单击“工作流”对话框中的“关闭”稍后请求审批，也会保存已设置的审批流。 将已完成审批的文档存档在属于提交者部门的存档文件夹中。如果要将已完成审批的文档副本保存在其它部门的存档文件夹中，请单击“副本存档”旁边的 按钮，以在“选择部门”对话框中选择所需的部门名称。有关已完成审批的文档的存档状态信息，请参阅“已完成审批文档的存档”一章。在同一审批步骤中设置多个审批者1. 若要在一个审批步骤中指定多个共同签署人，在“设置审批流”对话框中的“标准审批者”框中，请在要执行并行审批的步骤中选择“签署人”，并单击 按钮。通过并行审批步骤会添加上面所选

17、的“签署人”。2. 如果需要在同一审批步骤中指定的多位审批者的一致审批，请从“并行审批”中选择“共同审批”。如果不需要，请选择“合作审批”。合作审批仅在需要参考或查阅其他部门或人员的意见时使用。共同审批：审批过程仅在所有的共同签署人一致批准文档后才能继续执行下一步骤。如果任一共同签署人拒绝批准，则该文档将被拒绝。合作审批：只要任一共同签署人批准文档，审批过程就能继续执行下一步骤。如果所有的共同签署人一致拒绝批准，则该文档将被拒绝。重要！不管是合作关系的审批还是共同关系的审批，共同签署人都必须批准文档，文档才能转到下一审批步骤或被拒绝。如果不经过任一共同签署人的批准，整个审批过程都将会延迟。3.

18、 从“并行审批”框中选择所需的“共同签署人”。选择所需的人员或审批角色作为共同签署人，与上述的指定标准审批者的步骤相同，但是若要添加/删除并行审批者，请单击“并行审批”框左边的 和 按钮。3. 附加文件可以将文件附加到要提交的文档。 1. 在“工作流”对话框中单击“附加文件”下的“插入项”。2. 单击“单击此处以附加文件”以显示“附加文件”对话框。3. 选择要附加的文件并单击“插入”按钮，然后附加文件。一次只能附加一个文件。4. 重复步骤 1 3 ，附加所需的多个文件。若要删除附加的文件，右键单击要删除的文件名，然后选择“删除”或“删除附件”。4. 为文档加上图章并提交。提交的最后一步是将用户

19、图章与证书相连接，并提交文档以请求审批。将证书与图章或签名相连接，以确保由该用户签署文档。Microsoft Office 2007 工作流系统支持商业证书颁发机构或内部证书颁发机构基于证书标准颁发的所有数字证书。但是，可以使用哪些证书还要取决于您的组织策略。您可能需要使用不同的过程将证书与您的图章或签名相连接。请与您的系统管理员核实是否需要不同的过程。1. 单击“工作流”对话框中的“提交”按钮。如果“工作流”对话框未显示，单击“工作流”消息栏上的“启动”按钮。 2. 如果此时显示有关签名的法律授权的信息框，请单击“确定”。3. 确保“签名”对话框中心是您的图章。4. 如果您需要让审批者知道一

20、些信息，请在“签署此文档的目的”框中加上批注，并检查与该图章连接的证书信息，然后单击“签名”按钮。与您的系统管理员核实是否需要根据您的公司策略更改证书。若要更改证书，请参阅“更改与图章连接的证书”。5. 单击“签名确认”信息框中的“确定”按钮，并确认文档的审核字段中显示的图章。6. 关闭文档并退出程序。 取消审批请求提交者可以在审批过程中取消文档的审批请求。如果取消审批请求，将使用电子邮件向现有审批者和当前审批者发送取消通知。此后当前审批者的“指定给我的审批”文件夹和现有审批者的“已由我批准的审批”文件夹中将不再显示该文档。但是，其状态更改为“取消”的文档在删除前仍继续显示在提交者的“由我提交

21、的审批”文件夹中。 1. 打开“由我提交的审批”文件夹。在审批过程完成前，已创建的文档将一直显示在“由我提交的审批”文件夹中。2. 单击要取消文档的“取消”链接。只显示已请求审批的文档的“取消”链接。3. 单击“修改工作流”页面中的“是”取消审批请求。 4. 确认已取消文件的“状态”字段是否更改为“取消”。可以修改已取消的文档并重新请求审批。有关详细信息，请参阅“修改并重新提交已拒绝或已取消的文档”。 5. 若要永久删除已取消的文件，单击将鼠标移到该文件名上时出现的“下箭头”，然后单击“删除”。从由我提交的审批文件夹中删除文档可以从“由我提交的审批”文件夹中删除状态为“未激活”和“取消”的文档

22、，但不能删除其它状态的文档。1. 打开“由我提交的审批”文件夹。 2. 将鼠标移到要删除的文件名上并单击“下箭头”，然后单击“删除”。 3. 当显示要求您确认删除的消息，请单击“确定”删除文档。修改并重新提交被拒绝或取消的文档提交者可以修改“我被拒绝的审批”和“由我提交的审批”文件夹中已拒绝或已取消的文档，并重新请求审批。 1. 将文档移到包含要修改文档的文件夹中并重新提交。 2. 单击所需的文档，然后在应用程序中打开。 3. 单击 Microsoft Office 按钮菜单上的“另存为”。4. 在“另存为”对话框中指定文件名，然后保存副本。 5. 在“选择文档类型”对话框中选择使用的模板，然

23、后单击“确定”按钮。6. 在要求确认保存副本的信息栏中单击“是”按钮。7. 退出程序。8. 单击保存在“由我提交的审批”文件夹中的副本，将其在应用程序中打开。9. 在应用程序工作区上方单击消息栏中的“编辑文档”或“编辑工作簿”按钮，将文档切换为编辑模式。10. 在通知编辑会导致签名失效的信息框中单击“是”按钮。11. 单击“工作流”消息栏上的“启动”按钮。 12. 显示要求确认删除现有签名的消息时，请单击“是”。显示通知签名已被删除的确认信息框时，请单击“确定”按钮。必须删除所有的现有签名，才能重新请求审批。13. 修改文档内容。 14. 如同新建并提交文档一样，您可以使用相同方法重新启动审批

24、请求过程。批准1. 检查待批准的文档2. 批准注释：工作流系统的使用要求1. 在计算机上安装 Microsoft Office 2007。 2. 获取在服务器上安装工作流解决方案所需的权限（如有问题，请与系统管理员联系）。3. 根据需要，基于公司策略来决定是否要将该证书与系统相连接（如果需要，请与您的系统管理员联系）。1. 检查待批准的文档可以在“我的审批主页”或“指定给我的审批”文件夹中检查待批准的文档。 此处是您可以在“我的审批主页”中使用的信息。 类型：一个图标表示一个文件类型名称：文件名提交者：创建并提交文档的人当前审批者：具有当前级别的审批授权的人员。如果指定了多位审批者，则同时显示

25、合作关系和共同关系的签署人。如果请求您所属的审批角色来批准文档，则显示您的审批角色名称。如下是您可以在“指定给我的审批”文件夹中使用的其它信息：审批类型：当前级别的审批授权类型 标准 如果任一审批者批准了文档，审批过程就能继续执行下一步骤。 合作审批 多位审批者必须都批准文档，才能将其转到下一审批步骤。如果任一共同签署人批准了文档，就能将其转给下一位审批者。如果所有的共同签署人一致拒绝批准，则该文档将被拒绝。 共同审批 多位审批者必须都批准文档，才能将其转到下一审批步骤。如果所有的共同签署人都批准了文档，就能将其转给下一位审批者。如果任一共同签署人拒绝批准文档，则该文档将被拒绝。提交日期：提交

26、待审批文档的日期。审批者：已批准文档的审批者。附件：显示已提交文档是否附加有文件。如果有，“附件”字段中会显示“查看”链接。单击“查看”链接可转到显示附件内容的页面。请与您的系统管理员核实附件大小和附加文件的审阅页面。您不但可以在网站上检查待批准的文档，还可以在工作流系统连接到您的电子邮件系统时收到一封电子邮件，通知您有一个待批准的文档或由您批准的文档的审批过程已完成。当您需要批准文档时，将会收到一封电子邮件，其中包含用来打开文档以批准的链接。单击该链接以在应用程序中打开文档，您可以立即批准。2. 批准1. 在“我的审批主页”或“指定给我的审批”文件夹中单击待批准的文档。2. 审阅文档内容。重

27、要！必须以只读方式打开待批准的文档。如果以编辑模式打开文档，或者打开文档后单击消息栏上的“编辑文档”或“编辑工作簿”按钮将其切换为编辑模式，已签署的签名可能会失效。3. 在应用程序工作区上方单击“工作流任务”消息栏上的“批准”按钮。 4. 在该对话框中审阅文档内容。单击“查看审批流”按钮以检查审批流设置或检查是否有附件。如果有，双击文件将其打开，然后进行审阅。如果提交者或以前的审批者有批注，可以在“审批批注”区域中审阅这些批注。 5. 选择“批准”、“拒绝”或“待定”按钮以进行审批。 批准：单击“批准”按钮，如果出现有关签名的法律授权的信息框，请单击“确定”按钮以显示“签名”对话框。系统管理员

28、已注册的图章显示在屏幕的中心。如果需要，可以在“签署此文档的目的”框中加上批注。与系统管理员核实是否需要根据您的公司策略设置并更改证书。 拒绝：单击“拒绝”按钮，如果出现有关签名的法律授权的信息框，请单击“确定”按钮以显示“签名”对话框。默认的“拒绝”图章显示在屏幕的中心。如果文档被拒绝，所有的审批者将使用系统管理员已设置的相同“拒绝”图章。如果需要，可以在“签署此文档的目的”框中提供拒绝原因。 待定：单击“待定”按钮可以保留文档以供审批。保留文档后，可以重复上述步骤来批准或拒绝文档。注释：使用决定性审批批准文档若要使用决定性审批批准文档，请选中“按我自己的授权完成审批”复选框。 如果选择“决

29、定性审批”并进行签名，将以当前级别完成审批，并使用审核字段中的图章或签名为“决定性审批”加上标记。如果提交者已设置了下一审批步骤，将自动取消下一位审批者的审批授权。如果使用决定性审批完成了审批，将向现有审批者以及您的上司发送一封电子邮件。如果为合作审批者或共同审批者，将禁用“决定性审批”选项，您无法选择该选项。6. 单击“签名”对话框中的“签名”按钮。 7. 如果出现通知审批成功的信息框，单击“确定”返回文档。 8. 检查在文档的审核字段中显示的图章。审核字段中显示有审批者的头衔、图章和姓名。9. 关闭文件并退出程序。单击“审批”对话框中的“查看审批流”按钮可执行的操作可以审阅待审批文档的审批

30、流，但无法做出更改。然而，如果审批者之间存在审批角色，可以基于该审批角色指定审批者。为此，需要执行以下步骤：1. 在“标准审批者”框或“并行审批”中选择所需的审批角色。代表审批角色的 图标会显示在角色名称前。2. 单击审批角色名称右边的“下箭头”以显示属于该角色的所有用户。3. 选择所需的人员。只能将审批请求发送给所选人员。如果没有从审批角色中指定人员，会将其发送给角色的所有成员。从审批角色中获取审批授权如果您是具有审批授权的审批角色成员，并已请求您批准文档，则可以基于角色使用已提交文档的审批授权。1. 在“我的审批主页”或“指定给我的审批”文件夹中单击待批准的文件，将其打开。 2. 在应用程

31、序工作区上方单击“工作流任务”消息栏上的“批准”按钮。3. 如果希望从指定角色作为审批者的文档的审批角色中获取审批授权，请单击对话框顶端的“要求任务”。此时该对话框会关闭。4. 关闭文档并退出程序。 5. 确认在“个人文件夹”中已更改为您作为文档的当前审批者。该文档将从属于审批角色的其他用户的“指定给我的审批”文件夹中消失。 将审批授权归还审批角色如果已从所属的审批角色中获取审批授权，可以将其返回审批角色。1. 在“我的审批主页”或“指定给我的审批”文件夹中单击待批准的文件，以将其在应用程序中打开。 2. 在应用程序工作区上方单击“工作流任务”消息栏上的“批准”按钮。3. 单击对话框顶端的“释

32、放任务”以将审批授权归还角色。此时该对话框会关闭。 4. 确认文档的审批者已返回到“个人文件夹”中最初指定的审批角色。检查文档状态1. 检查已提交的文档2. 检查已批准的文档注释：工作流系统的使用要求1. 在计算机上安装 Microsoft Office 2007。 2. 获取在服务器上安装工作流系统所需的权限（如有问题，请与系统管理员联系）。3. 根据需要，基于公司策略来决定是否要将该证书与系统相连接（如果需要，请与您的系统管理员联系）。1. 检查已提交的文档通过 Microsoft Office 2007 工作流系统，您可以随时检查文档从提交到审批完成的审批状态。只要您创建了文档并将其保存

33、在服务器中，在审批过程结束前，都可以查看“由我提交的审批”文件夹中的所有文档。 如下是您可以在“由我提交的审批”文件夹中使用的信息：类型：文件类型名称：文件名当前审批者：当前已具有审批授权的用户分配日期：请求当前审批者进行审批的日期状态：文档的审批状态 正等待审批 文档正等待当前审批者进行审批。 未激活 文档已创建但尚未请求对其审批。在某些情况下，可能会因为文档错误而无法启动审批过程。如果提交后此类问题仍然存在，请与系统管理员联系。 待定 当前审批者将文档指定为“待定” 取消 在审批过程中提交者或系统管理员取消文档的审批请求。附件：显示已提交文档是否附加有文件。如果有，“附件”字段中会显示“查

34、看”链接。单击“查看”链接可转到显示附件内容的页面。请与系统管理员核实附件大小和附加文件的审阅页面。取消：显示用来取消审批请求的链接。如果没有取消文档的审批请求，“取消”链接就不会显示在“取消”字段中。对于经过审批流上的所有用户批准后其审批过程完成的文档，系统会将它们自动移到提交者小组的文件夹中进行存档。如果提交者或系统管理员已指定了一个单独的文件夹，也会将文档副本保存在该文件夹中。提交者在提交时可以指定或更改在“设置审批流”对话框中存档副本的部门。但是，会将被拒绝审批的文档移到“我被拒绝的审批”文件夹中。如果需要，可以通过确定拒绝原因和修改文档来重新启动审批过程。若要了解如何修改并重新提交已

35、拒绝文档，请参阅“修改并重新提交已拒绝或已取消的文档”。 工作流系统与您的电子邮件系统相连接后，您可以收到一封电子邮件，通知您审批作为“批准”或“拒绝”已结束。请与系统管理员核实通知邮件的设置。 2. 检查已批准的文档如果您批准了文档： 如果您作为中间审批者批准了文档：可以继续查看“已由我批准的审批”文件夹中的审批过程，直到您批准的文档的审批结束。可以打开显示在“已由我批准的审批”文件夹中的文档并查看为其添加的图章，也可以在屏幕顶端单击“签名”消息栏上的“查看签名”按钮以按顺序检查审批者。可以通过两种方法检查文档状态：一是通过查看“已由我批准的审批”中显示的字段，另一种是不打开文档就将其移到属

36、性屏幕中。若要将文档移到其属性屏幕，请将鼠标定位在“已由我批准的审批”中所需的文档名上面，单击“下箭头”，然后选择“查看属性”命令。 如果您作为最后审批者批准了文档：将作为“已批准”完成审批的文档移到提交者小组文件夹中并存档。为确保该文件名不会替换小组文件夹中的其它文件名，应在该文件名后添加审批结束日期和时间。此外，还可以将文档副本保存在其它小组文件夹中。有关详细信息，请参阅“设置审批流”的第 8 步或与系统管理员联系。 如果您拒绝了文档： 如果审批流中的标准审批者拒绝了文档：如果审批者拒绝文档，将立即完成对其的审批。将该文档移到提交者的“我被拒绝的审批”文件夹中，并取消后续过程。如果文档被拒

37、绝，将向参与该过程的所有用户发送一封摘要电子邮件。如果指定为合作审批的审批者拒绝了文档：一旦拒绝，文档即不再显示在“指定给我的审批”和“已由我批准的审批”文件夹中。但是，除非在同一审批步骤中指定的所有合作审批者一致拒绝文档，否则将继续执行下一步骤。因此，在审批过程结束前，提交者可以检查“由我提交的审批”中的文档，但不能检查“我被拒绝的审批”中的文档。由于审批过程尚未结束，因此不会发送概要介绍过程的电子邮件。如果您和其他所有合作审批者都拒绝了文档，则已提交的文档将被拒绝且其审批过程也会结束。该文档将被移到提交者的“我被拒绝的审批”文件夹中，并向参与该过程的所有用户发送一封摘要电子邮件。 如果指定

38、为共同审批的审批者拒绝了文档：如果指定为共同审批的任一审批者拒绝了文档，则无论其他审批者是否将其拒绝，该文档都将被拒绝。但是，无论是批准还是拒绝，其他所有的共同审批者都必须审批该文档，以确保将其移到提交者的“我被拒绝的审批”文件夹中，其审批过程也将结束。如果文档被拒绝，将向参与该过程的所有用户发送一封摘要电子邮件。如果将文档设为了待定：如果选择“待定”，文档不会转到下一步骤，而是在当前审批者选择“批准”或“拒绝”前一直保留在其“指定给我的审批”文件夹中。提交者可以检查文档在“由我提交的审批”文件夹中是否为“待定”状态。如果您是合作审批关系或共同审批关系的共同签署人，并且指定审批者作为审批角色，

39、则文档的审批无法选择为待定。如果使用决定性审批批准了文档：决定性审批意味着中间审批者接管了最后审批者的审批授权并签署文档。如果选择“决定性审批”并批准文档，将以当前级别完成审批，并自动取消下一级别的审批过程。然后将文档移到提交者小组的文件夹中。将向所有的现有审批者、您的上司以及提交者发送摘要电子邮件。 存档其审批已完成的文档1. 存档其审批已完成的文档2. 浏览已批准的文档注释：工作流系统的使用要求1. 在计算机上安装 Microsoft Office 2007。 2. 获取在服务器上安装工作流系统所需的权限（如有问题，请与系统管理员联系）。3. 根据需要，基于公司策略来决定是否要将该证书与系

40、统相连接（如果需要，请与您的系统管理员联系）。1. 存档其审批已完成的文档对于经过审批流上的所有用户批准后其审批过程完成的文档，系统会将它们自动移到提交者小组的文件夹中进行存档。小组文件夹的层次结构应与部门的层次结构相符合。系统管理员可以为每个模板指定其它存档文件夹，如果需要，提交者也可以在提交级别指定并更改存档文件夹。如果要将文档移到存档文件夹，系统将在文件名后自动添加审批结束日期和时间。以下是您可以在“存档文件夹”中使用的信息：类型：一个图标表示一个文件类型模板名称：用来创建文档的模板名称：文件名。在原始文件名后添加审批结束日期和时间。 提交者：创建并提交文档的人提交日期：提交待审批文档的

41、日期。默认情况下，将基于该字段降序存储文档。 审批者：批准文档的所有审批者。也显示拒绝文档的共同签署人。附件：显示已提交文档是否附加有文件。如果有，“附件”字段中会显示“查看”链接。单击“查看”链接可转到显示附件内容的页面。保存为“公共”的文档意味着组织的所有成员都可以传递该文档，但提交级别设置为“个人”的文档只能由参与审批过程的人员传递。系统管理员也可以控制传递文档的权限。已批准文档将永久存档在“存档文件夹”中，但系统管理员仍可以为组织设置合适的存档期限。不应修改已批准文档。如果尝试修改已批准文档，签名或图章上会显示一条红色的警告消息“无效签名”以避免伪造文档。 2. 浏览已批准的文档可以使

42、用文件名、排序以及筛选来搜索“存档文件夹”中的文档。执行下面的步骤以使用排序来搜索所需的文档。 1. 在“我的审批主页”左边的“存档文件夹”中单击所需的文件夹。 2. 在右边屏幕的顶端，将鼠标移到所需的字段标题上。 3. 单击标题右边的“下箭头”并选择“升序”或“降序”。 执行下面的步骤以使用筛选来搜索所需的文档。 1. 执行上面的第 1 步，然后在右边屏幕的顶端，将鼠标移到所需的字段标题上。 2. 单击标题右边的“下箭头”并选择所需的值。 单击“清除对模板名称的筛选”禁用筛选。3. 从第 1 步开始重复执行上述步骤，选择所需的字段值以进行筛选。我的配置和其它内容1. 设置外出代理2. 连接证

43、书3. 检查所用的证书注释：工作流系统的使用要求1. 在计算机上安装 Microsoft Office 2007。 2. 获取在服务器上安装工作流系统所需的权限（如有问题，请与系统管理员联系）。3. 根据需要，基于公司策略来决定是否要将该证书与系统相连接（如果需要，请与您的系统管理员联系）。1. 设置外出代理审批者可以选择一个人代表其批准文档，即使在审批者出差、外出度假以及其它原因外出的情况下，其代理人也可以快速高效地执行事务处理。如果在设置“我已外出”时指定某人作为您的代理人，则指定您作为审批者的所有文档的审批请求将都发送给您的代理人。如果由代理人批准文档，在文档顶端的审核字段中将包含“代理”标记和代理人姓名，以表示该文档是由代理人批准的。此外，审批由代理人批准的文档后，除代理人外，也会给原始审批者发送一封摘要电子邮件。因此，审批者在返回工作岗位后可以查看有关其代理人批准的所有文档的详细信息。1. 在“我的审批主页”左边的“个人文件夹”中单击所需的文件夹，可以在