ch08_项目采购管理

1、第八章第八章 项目采购管理项目采购管理 第一节第一节 项目采购管理概述项目采购管理概述 第二节第二节 采购规划采购规划 第三节第三节 发包规划发包规划 第四节第四节 询价询价 第五节第五节 卖方选择卖方选择 第六节第六节 合同管理合同管理 第七节第七节 合同收尾合同收尾 1 了解项目采购的相关概念； 掌握采购规划制定的方法； 熟悉发包规划、询价的做法； 掌握合同价格的类型和特点； 掌握供应商选择的方法； 熟悉合同管理的方法和工具。 第一节第一节 项目采购管理概述项目采购管理概述 一、项目采购管理的含义一、项目采购管理的含义 1.1.含义含义 项目采购管理（项目采购管理（project proj

2、ect procurement management procurement management ）指为了）指为了 实现项目范围而从项目执行实现项目范围而从项目执行组织外部组织外部 获取货物和服务获取货物和服务的过程。的过程。 2.2.分类分类 （1 1）按照采购对象分类）按照采购对象分类 有形采购（有形采购（physical procurement physical procurement ） 货物采购货物采购如原材料等（流动资产）如原材料等（流动资产） 工程采购工程采购如生产系统构建（固定资产）如生产系统构建（固定资产） 无形采购（无形采购（non-physical procuremen

3、tnon-physical procurement） 咨询服务采购咨询服务采购如研究报告、设计、管如研究报告、设计、管 理服务、培训服务等。理服务、培训服务等。 （2 2）按照采购战略层次分类）按照采购战略层次分类 战术采购（战术采购（tactical-level procurementtactical-level procurement） 与项目相关的（与项目相关的（project-relatedproject-related）短期的、）短期的、 战术层次的采购，如货物采购战术层次的采购，如货物采购 战略采购（战略采购（strategic-level procurementstrategic

4、-level procurement） 与组织相关的（与组织相关的（organization-relatedorganization-related） 长期的、战略层次的采购。长期的、战略层次的采购。 在战略层面，核心能力是很少外包的，因在战略层面，核心能力是很少外包的，因 为承包商很可能在未来因此获得竞争优势，为承包商很可能在未来因此获得竞争优势， 如如IBMIBM培养了培养了MicrosoftMicrosoft和和IntelIntel公司。公司。 （3 3）按照采购方式分类）按照采购方式分类 招标采购招标采购 由需求方提出招标条件和合同条件，由需求方提出招标条件和合同条件， 然后许多投标商

5、同时投标报价的采然后许多投标商同时投标报价的采 办过程。办过程。 可分为可分为无限竞争的公开招标无限竞争的公开招标和和有限有限 竞争的邀请招标竞争的邀请招标两类。两类。 非招标采购非招标采购 一般适用于单价较低、有固定标准的产一般适用于单价较低、有固定标准的产 品的采购，相当于日常运作采购，属于品的采购，相当于日常运作采购，属于 项目采购中的大多数情况。项目采购中的大多数情况。 可分为可分为询价采购、直接采购询价采购、直接采购和和自营工程自营工程 等。等。 二、项目采购管理中的有关角色二、项目采购管理中的有关角色 传统的（通用的）工程项目采购管理模式，传统的（通用的）工程项目采购管理模式， 如

6、图如图8-28-2所示，所示，P203P203 三、项目采购管理的过程三、项目采购管理的过程 PMBOKPMBOK中描述的项目一般性采购过程，如图中描述的项目一般性采购过程，如图 8-38-3所示，所示，P204P204 具体内容包括具体内容包括 采购规划（采购规划（procurement planningprocurement planning） 决定采购什么，何时采购及如何采购。决定采购什么，何时采购及如何采购。 发包规划（发包规划（solicitation planningsolicitation planning） 询价过程和卖方选择过程询价过程和卖方选择过程所需文件的所需文件的 准备

7、准备。 询价（询价（solicitationsolicitation） 根据具体情况，从采购供应方获得根据具体情况，从采购供应方获得 报价、投标或者建议书。报价、投标或者建议书。 卖方选择（卖方选择（source selectionsource selection） 接受投标书或建议书，并根据评估接受投标书或建议书，并根据评估 标准选定一个或多个可接受的合格供标准选定一个或多个可接受的合格供 应商。应商。 合同管理（合同管理（contract administrationcontract administration） 管理合同以及买卖双方之间的关系。管理合同以及买卖双方之间的关系。 合同收尾

8、（合同收尾（contract closeoutcontract closeout） 合同的完成和结算，包括解决其他一合同的完成和结算，包括解决其他一 些未定事宜。些未定事宜。 四、项目采购管理的目标四、项目采购管理的目标 其总目标是以其总目标是以最低的成本及时地最低的成本及时地为项目为项目 提供其所需的物料、工程和服务。提供其所需的物料、工程和服务。 一般来说，项目的采购支出约占项目投一般来说，项目的采购支出约占项目投 资总额的资总额的50%50%以上。以上。 第二节第二节 采购规划采购规划 一、采购规划概述一、采购规划概述 1.1.含义含义 采购规划（采购规划（procurement pla

9、nningprocurement planning）就是）就是 明确如何从项目组织的外部获取资源才能明确如何从项目组织的外部获取资源才能 最好地满足项目需求的过程。最好地满足项目需求的过程。 2.2.主要回答的问题主要回答的问题 如图如图8-58-5所示，所示，P205P205 3.3.项目采购规划的主要工作项目采购规划的主要工作 如图如图8-48-4所示，所示，P205P205 二、采购规划的依据二、采购规划的依据 1.1.项目的范围信息项目的范围信息 用项目范围管理说明书、工作分解结用项目范围管理说明书、工作分解结 构及工作分解结构词典进行描述。构及工作分解结构词典进行描述。 2.2.项目

10、资源需求信息项目资源需求信息 指在开展项目活动中需要取得和消指在开展项目活动中需要取得和消 耗的各种资源的全面说明，其中最耗的各种资源的全面说明，其中最 主要的是有关项目对外采购方面的主要的是有关项目对外采购方面的 资源数据和说明。资源数据和说明。 3.3.其他的项目管理计划其他的项目管理计划 在制定项目采购规划中需要参考或在制定项目采购规划中需要参考或 依据的主要有：项目整体计划、项依据的主要有：项目整体计划、项 目工期计划、项目成本计划、项目目工期计划、项目成本计划、项目 质量计划、项目资金计划、项目的质量计划、项目资金计划、项目的 人员配备计划等。人员配备计划等。 4.4.事业环境因素与

11、组织过程资产事业环境因素与组织过程资产 在进行采购规划时要考虑项目所处在进行采购规划时要考虑项目所处 的内外部市场环境、组织的相关采的内外部市场环境、组织的相关采 购规定及项目假设和约束条件等。购规定及项目假设和约束条件等。 三、采购规划的工具与技术三、采购规划的工具与技术 自制自制/ /外购分析外购分析 1.1.导致选择自制而非外购的因素导致选择自制而非外购的因素 （1 1）数量太少，供应商不愿意做；）数量太少，供应商不愿意做； （2 2）质量要求极高或很独特，供应）质量要求极高或很独特，供应 商做不了；商做不了； （3 3）保守技术秘密；）保守技术秘密； （4 4）成本更低；）成本更低；

12、（5 5）供应更有保障，使供需更协调；）供应更有保障，使供需更协调； （6 6）利用或避免设备与人力的闲置；）利用或避免设备与人力的闲置； （7 7）避免对单一供应商的依赖；）避免对单一供应商的依赖； （8 8）竞争、政治、社会或环境等因素）竞争、政治、社会或环境等因素 迫使组织自制。迫使组织自制。 2.2.导致外购而非自制的原因导致外购而非自制的原因 （1 1）组织缺乏管理经验或技术经验，无法）组织缺乏管理经验或技术经验，无法 自制；自制； （2 2）供应商与组织已建立了良好的合作关）供应商与组织已建立了良好的合作关 系，供应商有能力为组织提供优质的产系，供应商有能力为组织提供优质的产 品或

13、服务；品或服务； （3 3）选择供应源与替代品比较灵活；）选择供应源与替代品比较灵活； （4 4）采购费用通常较少；等。）采购费用通常较少；等。 四、采购规划的工具与技术四、采购规划的工具与技术 合同类型选择合同类型选择 1 1、总价合同（、总价合同（教材教材P208P208） 经项目组织和供应商协商，在合经项目组织和供应商协商，在合 同中订立双方同意的固定价格作同中订立双方同意的固定价格作 为今后结算的依据。为今后结算的依据。 适用于技术不太复杂、工期不太适用于技术不太复杂、工期不太 长、风险不太大的项目，因为这长、风险不太大的项目，因为这 种合同界定比较明确，超支的风种合同界定比较明确，超

14、支的风 险较低。险较低。 2 2、成本补偿合同（、成本补偿合同（教材教材P209-210P209-210） 成本加成合同（成本加成合同（Cost Plus Cost Plus Earnings ContractEarnings Contract） 成本实报实销，再加成本利润率成本实报实销，再加成本利润率 容易造成供应商故意抬高成本，使项容易造成供应商故意抬高成本，使项 目组织蒙受损失，故在实践中很少采目组织蒙受损失，故在实践中很少采 用。用。 成本成本+ +固定酬金合同（固定酬金合同（Cost Plus Cost Plus Fixed Fee ContractFixed Fee Contrac

15、t） 成本实报实销，再加固定费用成本实报实销，再加固定费用 不足之处在于不能促使供应商主动地去不足之处在于不能促使供应商主动地去 降低成本。降低成本。 成本成本+ +鼓励酬金合同（鼓励酬金合同（Cost Plus Cost Plus Incentive Fee ContractIncentive Fee Contract） 实际成本超过预算成本时，可以实报实际成本超过预算成本时，可以实报 实销；如有节约，按比例分享实销；如有节约，按比例分享 奖励合同可以激励供应商想方设法降奖励合同可以激励供应商想方设法降 低成本。低成本。 3 3、单价合同（、单价合同（教材教材P210P210） 其结算价格是

16、供应商每单位产品付出其结算价格是供应商每单位产品付出 的劳动与劳动单位的乘积。的劳动与劳动单位的乘积。 适用于那些比较正规，且工作量难以适用于那些比较正规，且工作量难以 预计的项目。预计的项目。 五、项目采购规划的成果五、项目采购规划的成果 1.1.采购管理计划采购管理计划 说明如何对具体的采购过程进行说明如何对具体的采购过程进行 管理。管理。 可以是正式的可以是正式的/ /非正式的，可以非正式的，可以 很详细很详细/ /很粗略。很粗略。 2.2.合同工作说明书合同工作说明书 描述卖方需要完成的所有工作描述卖方需要完成的所有工作 和活动和活动 描述了产品、服务或卖方应该描述了产品、服务或卖方应

17、该 提供的结果提供的结果 在采购过程中更新在采购过程中更新 合同的一个组成部分合同的一个组成部分 3.3.自制或外购决策文件自制或外购决策文件 说明了产品、服务或成果是由说明了产品、服务或成果是由 项目团队自制还是外购，还包项目团队自制还是外购，还包 括是否购买保险或履约保函。括是否购买保险或履约保函。 还可以简要说明决策的原因和还可以简要说明决策的原因和 依据。依据。 第三节第三节 发包规划发包规划 一、发包规划的含义一、发包规划的含义 1.1.含义含义 发包规划（发包规划（Solicitation PlanningSolicitation Planning） 就是就是编制支持询价工作所需要

18、的文件编制支持询价工作所需要的文件 并并确定合同授予的评判标准确定合同授予的评判标准。 2.2.发包规划的主要工作发包规划的主要工作 如图如图8-68-6所示，所示，P212P212 二、发包规划的成果二、发包规划的成果 1.1.采购文件采购文件(Procurement (Procurement Documents)Documents) 用于获得潜在卖方的报价建用于获得潜在卖方的报价建 议书。议书。 当主要考虑价格因素时，通当主要考虑价格因素时，通 常采用常采用“投标投标”和和“报价报价”； 当主要考虑非价格因素时，当主要考虑非价格因素时， 通常采用通常采用“建议书建议书”。 主要类型主要类型

19、 包括：包括： 投标邀请书（投标邀请书（IFBIFB，Invitation for BidInvitation for Bid） 征求建议书（征求建议书（RFPRFP，Request for ProposalRequest for Proposal） 询价书（询价书（RFQRFQ，Request for QuotationRequest for Quotation） 招标通知、洽谈邀请，以及承包商初步建招标通知、洽谈邀请，以及承包商初步建 议征求书。议征求书。 采购文件的主要内容采购文件的主要内容 （1 1）工作说明书）工作说明书SOWSOW （2 2）买方对采购产品的要求）买方对采购产品的要

20、求 （3 3）卖方提供的交付物）卖方提供的交付物 （4 4）买方供应条款）买方供应条款 （5 5）买方想要的合同类型）买方想要的合同类型 （6 6）买方想要的付款方式）买方想要的付款方式 （7 7）采购的时间安排）采购的时间安排 （8 8）有关卖方申请书内容和格式的说明）有关卖方申请书内容和格式的说明 （9 9）买方希望提交的最后期限）买方希望提交的最后期限 2.2.评估标准评估标准 用于评定卖方的建议书或为其用于评定卖方的建议书或为其 评分。评分。 这些标准可以是客观的（例如，这些标准可以是客观的（例如， “所推荐的项目经理必须是认证的所推荐的项目经理必须是认证的 项目管理专业人员，项目管理

21、专业人员，PMP”PMP”）或者）或者 是主观的（例如，是主观的（例如，“所推荐的项目所推荐的项目 经理必须具有记录在案的以往管理经理必须具有记录在案的以往管理 类似项目的经验类似项目的经验”）。）。 第四节第四节 询价询价 一、一、询价的含义询价的含义 1.1.含义含义 就是从可能的卖方那里获得如何满足就是从可能的卖方那里获得如何满足 项目有关要求的意见反馈（投标和建项目有关要求的意见反馈（投标和建 议书）。议书）。 目的是获得最准确的价格信息。目的是获得最准确的价格信息。 2.2.询价的主要工作询价的主要工作 如图如图8-78-7所示，所示，P214P214 二、询价的工具与技术二、询价的

22、工具与技术 1.1.投标人会议投标人会议 也称标前会议，或承包商也称标前会议，或承包商 会议、供应商会议，在准备会议、供应商会议，在准备 编制建议书之前与可能的卖编制建议书之前与可能的卖 方一起举行的会议，对采购方一起举行的会议，对采购 相关问题进行澄清。相关问题进行澄清。 2.2.刊登广告刊登广告 如政府采购如政府采购 3.3.制定合格卖方清单制定合格卖方清单 通过通过“货比三家货比三家”。 三、询价的成果（详见三、询价的成果（详见P215P215） 1.1.合格的卖方清单合格的卖方清单 制定合格的卖方清单，并邀制定合格的卖方清单，并邀 请清单上列出的供应商提供请清单上列出的供应商提供 报价

23、或建议书。报价或建议书。 2.2.建议书建议书 说明潜在卖方能够提供项目说明潜在卖方能够提供项目 所需产品的能力与意愿。所需产品的能力与意愿。 建议书一般分为建议书一般分为技术技术和和商务商务 两部分。两部分。 第五节第五节 卖方选择卖方选择 一、卖方选择概述一、卖方选择概述 1.1.卖方选择（卖方选择（Source SelectionSource Selection） 就是买方接收卖方的标书或建议书就是买方接收卖方的标书或建议书 后，利用评价准则选择一个采购的后，利用评价准则选择一个采购的 供应方。供应方。 评价准则评价准则 价格可能是基本决定因素，但其他价格可能是基本决定因素，但其他 因素

24、也不能忽视：因素也不能忽视： （1 1）交货期是否有保证。）交货期是否有保证。 （2 2）建议书通常分为技术和价格两）建议书通常分为技术和价格两 部分，各部分要单独评价。部分，各部分要单独评价。 （3 3）对于项目的关键产品，可能要）对于项目的关键产品，可能要 求有多个卖方。求有多个卖方。 2.2.卖方选择的主要工作卖方选择的主要工作 如图如图8-88-8所示，所示，P215P215 二、卖方选择的工具与技术二、卖方选择的工具与技术 1.1.加权系统加权系统 加权系统是一种以量化数加权系统是一种以量化数 据来尽量减少卖方选择中个据来尽量减少卖方选择中个 人偏见影响的方法。人偏见影响的方法。 一

25、般来说该系统包括：一般来说该系统包括： （1 1）为每个评审标准分配一个数字权重）为每个评审标准分配一个数字权重 （2 2）根据每个评审标准给潜在的卖方打分）根据每个评审标准给潜在的卖方打分 （3 3）评分乘以权重）评分乘以权重 （4 4）合计乘积结果，计算出汇总分数）合计乘积结果，计算出汇总分数 2.2.独立估算独立估算 多数情况下，采购组织可以多数情况下，采购组织可以自自 己编制己编制或或请第三方请第三方来估算，用以来估算，用以 检查供应商的报价检查供应商的报价 独立估算经常称为独立估算经常称为“合理成本合理成本 （Should CostShould Cost）”的估算的估算 如果独立估算

26、和报价相比如果独立估算和报价相比 较有明显的差异，说明工作范较有明显的差异，说明工作范 围不恰当或者可能的供应商对围不恰当或者可能的供应商对 工作说明书有误解或漏项。工作说明书有误解或漏项。 3.3.筛选系统筛选系统 为一个或多个评估标准建立为一个或多个评估标准建立 最低绩效要求。最低绩效要求。 比如：供方必须通过比如：供方必须通过 TL9000TL9000认证；项目人员必须认证；项目人员必须 有一名具备有一名具备PMPPMP资格人员、资格人员、 两名高级工程师。两名高级工程师。 4.4.卖方评级系统卖方评级系统 信息包括卖方过去的业绩、信息包括卖方过去的业绩、 质量等级等内容，配合报价书来质

27、量等级等内容，配合报价书来 选择卖方。选择卖方。 5.5.合同谈判合同谈判 Contract Negotiation, Contract Negotiation, 指指 在签署合同之前，双方就合在签署合同之前，双方就合 同的内容和要求进行全面磋同的内容和要求进行全面磋 商并达成一致意见的过程。商并达成一致意见的过程。 6.6.专家判断专家判断 7.7.建议书评估技术建议书评估技术 三、卖方选择的成果三、卖方选择的成果 1.1.选中的供应商选中的供应商 2.2.合同合同 合同是一个约束买方和卖方合同是一个约束买方和卖方 的具有法律特征的协议，使的具有法律特征的协议，使 卖方有义务提供规定的产品，

28、卖方有义务提供规定的产品， 使买方有义务付款。使买方有义务付款。 第六节第六节 合同管理合同管理 一、合同管理的含义一、合同管理的含义 1.1.含义含义 合同管理合同管理(contract administration)(contract administration) 是确保卖方履行合同要求的过程，目是确保卖方履行合同要求的过程，目 的是保证卖方的行为和结果符合合同的是保证卖方的行为和结果符合合同 的要求。的要求。 2.2.合同管理的内容合同管理的内容 如图如图8-98-9所示，所示，P219P219 二、合同管理的主要工作二、合同管理的主要工作 1.1.对供应商工作的管理对供应商工作的管理

29、 如实地考察，并监督、指导如实地考察，并监督、指导 2.2.采购质量管理采购质量管理 对供应商提供的物料、工程和对供应商提供的物料、工程和 服务的质量进行检查和验收服务的质量进行检查和验收 3.3.采购合同变更管理采购合同变更管理 4.4.解决合同纠纷解决合同纠纷 主要方式有： 协商解决。 调解解决。 仲裁和诉讼解决。 5.5.项目组织内部对合同变更的协调项目组织内部对合同变更的协调 6.6.支付管理支付管理 按照合同规定和支付程序，严格按照合同规定和支付程序，严格 管理。管理。 三、合同管理的工具与技术三、合同管理的工具与技术 1.1.合同变更控制系统合同变更控制系统 规定了项目合同变更的程序和方规定了项目合同变更的程序和方 法，包括文档工作、追踪系统、法，包括文档工作、追踪系统、 争议解决程序和授权变更的批准争议解决程序和授权变更的批准 等级等内容。等级等内容。 2.2.买方进行绩效审查买方进行绩效审查 确定履约成败情况确定履约成败情况 3.3.索赔管理索赔管理 调解调解 仲裁仲裁 法庭诉讼法庭诉讼 4.4.合同档案管理系统合同档案管理系统 数据记录、更新数据记录、更新 四、合同管理的成果四、合同管理的成果 1.1.来往信函来往信函 指合同双方沟通所形成的文件指合同双方沟通所形成的文件 2.2.合同