外贸公司业务操作流程

1、1 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 20092009年业务基础培训年业务基础培训 业务操作流程业务操作流程 撰写人：李玥臣撰写人：李玥臣/赵楠赵楠 Version 1.0 20090810Version 1.0 20090810 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 一一. . 交易会认识客人交易会认识客人/ /老客人老客人 二二. . 客人跟踪客人跟踪 三三. . 寄样寄样 四四. . 确认订单确认订单 五五. . 跟单跟单 六六. . 出货出货 七七. . 后期跟踪后期跟踪

2、 附 业务流程图.doc 3 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 一、一、交易会认识客人交易会认识客人/ /老客人老客人 1. 新客人：交易会上结识客人、主动介绍公司优 势，并尽可能多地了解客人性质、规模、购买方 向等信息；详细记录客人询过盘的产品及价格。 交易会结束后及时主动与客人联系(交易会之后一 周内整理好价格报给客人, 需要马上跟踪的，则需 要2天内完成)，客人接待原则见 交易会客人接待 原则.doc. 2. 老客人：各届交易会前一个月发邀请函, 约好 来我司展位的时间，准备相关谈判资料，将新产 品推荐在客人来访前整理好发给客人

3、。 4 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 二、客人跟踪二、客人跟踪 1.新客人代码建立 结识有价值的客人后，需第一时间在系统内建立客人代码，建立之前应在中艺 系统的统计分析-客户信息统计-客户资料查询中输入客人名称查找是否是我司 老客人，若为老客人，交给原负责业务员处理 新客人代码建立：中艺系统-基础资料-客户代码 见 中艺外贸管理信息系统客人代码和工厂代码建立原则.doc 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 2.公司简介 向客人发China Arts Company Prof

4、ile.ppt 根据客人购买方向，在产品类别上作针对性增减 3.新产品推荐 中艺系统-业务管理-产品推荐 根据产品类别推荐新产品，点击”生成报价单“直接生成报价单 若有需要拜访客户，需填 出国拜访客户申请表.xls，经部门经理和副总审批 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 4.报价本使用 1）需向客户报价的产品先查询报价本，了解最新定价、工厂报价和最新成交价 2）中艺系统-点击“报价本”快捷图标-打开“基准报价本”-输入货号查找 3）报价不得低于“对外报价”基价；若报价本内工厂价不在最近2个月内，再 考虑询价 5.询价管理 1）遵照询价

5、管理规定.pdf 2）询价前查询也可进中艺系统-点击“货号”快捷图标-输入货号后点击 “￥”图标查询最新内销成交价 3）常规情况工厂2小时内可回复 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 6.报价管理 1）中艺系统-点击“复式报价单”快捷图标 2）仔细检查描述、装柜信息是否正确，在草稿上备注所询工厂价及其他 可参考信息，由业务经理定价后发给客人 3）客人来访前制作报价分析单，中艺系统-业务管理-对外报价分析- 点击“增加货物”，输入相关信息 4) 对外报价见 对外报价及报价分析.ppt 7.邮件联络标准及文件归档 1）见对外函电标准格式的相

6、关规定及注意事项.pdf 2）见业务文书档案分类存档制度.pdf 3) 业务对外函电范文集包括催交货邮件、如何回复新客人的第一封 询价邮件、如何向客人解释迟到、通知客人涨价邮件、向工厂索赔 邮件、向客人理赔邮件，如有需要请向部门经理借阅参考 8 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 三、寄样三、寄样 1.ITEM CARD 制作标准 1）中艺系统-点击“ITEM CARD”快捷图标 2）制作原则见ITEM CARD制作流程2007修订版.xls 3）一般3内完成，经部门经理审核后交给市场发展部发布 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操

7、作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 2.索样单 1）中艺系统-样品管理-索样管理，见索样打样管理规定.pdf及 样品费支付原则.doc 2）主货号生成的描述需仔细核对，跟客户要求一致 3）若是根据客人图片打样，请客人提供尽量多的信息，若没有则请设计部定出 常规尺寸供工厂参考，避免工厂单方理解盲目打样；对于藤编产品，在工厂 管架出来后请工厂立刻拍6面图以检查尺寸弧度以及结构是否正确，在编藤 完之后再拍一次6面图和细节图，以控制藤编品质是否达到我司要求。 见 打样产品拍摄要求.doc 4）经部门经理审核后发给工厂 5）一般情况工厂打样7-10天（莱瑞15天），工厂的异常时间反馈需

8、告知上级，辨 别信息是否正确 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 3.寄样审批单 1）样品收到后仓管员将以邮件形式作收件通知 2）一般2天内处理，核对外观、规格、颜色无误后拍照留底，请上级 看过后寄出，见业务寄样检查表.xls 3）业务员需了解样品流程图.pdf 和 打包规范.pdf 4）从展厅借样，需填写 借样申请单.xls，经部门经理签字交给样展人员 4.运单 1）运输方式上按照首选海运，次选空运，最后快递原则 2）各运输方式价格见空运、快递对比表.xls或进入网上邻居 Lisa快递价格查询表 3）运单经部门经理签字后方生效 4）样

9、品出运后及时向客户反馈跟踪信息，确保客户收到样品 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 5.空运单据制作 1）货物基本信息填好后将托书发给货代，模板见杭州中艺托书.doc 2）从单证处领报关委托书、报关单、核销单（注意出运港口） 3）制作发票、箱单，模板见样品发票.doc 和 样品箱单.doc （各针打2张， 纸头从单证处领，在右下角处盖“杭州中艺经贸有限公司”章，纸头的 抬头与公司章一致） 4）给货代的报关资料为 进仓通知书/地址/报关委托书/发票/箱单/报关单/ 核销单/空白发票/空白箱单 5）外箱贴好唛头，将进仓通知/地址/运单给打

10、包师傅交快递 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 6.拍照流程技巧 1）需拍照产品放于摄影棚门口 2）在相关工作人员处登记需拍产品，有特殊细节要求需说明 3）已拍照产品需当天从摄影棚门口拿走，当天命名 4）网上邻居进入Duzhiping本地磁盘 (g)09第三季度，命名原则 “拍照日期-客户代码-工厂代码-货号-描述-颜色（喷塑和面料）-命名人” jpg和CR2格式都要命名 5）命名后的照片复制归档于自己电脑 XX Faxfiles2009 Faxfiles2009 Factory 和网上邻居Dellserver2009年图片库工厂 杭

11、州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 7.客人谈判，客人来访准备清单 1）与客人提前确认来访时间、人数、交通安排 2）至少提前3天告知样展组人员：客人代码( 新客人则需要告知国别代码)、客人 数量、来访具体时间、主要参观的样品类别 、及样品间需特别配合的事宜 3）安排客人接送车辆，出车申请表.xls 经部门经理、综合管理部行 政经理签字后交给驾驶班，接待标准见 礼宾制度.pdf 4）从信息技术部领用笔记本电脑 笔记本电脑领用申请单.xls，由部门经理签字； PDA的使用见 PDA样展系统操作说明.doc 5）其他所作准备见 推销准备工作和技

12、巧.pdf、客户谈判准备 CHECK LIST.pdf 和 业务员接待 CHECK LIST.xls 14 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 四、确认订单四、确认订单 1.合同制作 1）拿到合同后，先核对合同信息、价格是否无误，有疑问的地方及时跟 客户沟通清楚 2）合同登记 中艺系统-合同管理-合同登记-点击“登记”按钮 3）建立客人货号 见 中艺外贸管理信息系统客人货号信息录入及修改原则.pdf 4）2天内制作外销合同，主要信息将根据客人货号自动跳出，经部门经理审核后 发给客人，并督促客人回签 5）采购内容确定后2天内制作采购合同草

13、稿，主要信息将根据客人货号自动跳出， 以套装成交的产品见 套装合同制作规定.pdf 6) 作价格分析 中艺系统-采购合同管理-点击“价格分析”-点击“增加”，输入 相关信息后“换汇成本”将自动生成，历史价格参考栏点击“查询”将列出 历史参考价，打印时选择“5.价格分析”，经业务经理审核后打印正式合同 交部门经理审核，落给工厂后督促工厂2天内回签 7）参考落单流程.pdf，合同制作时若有修改请保证客人货号与合同内容同步修改 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 2.合同进程提醒 登陆中艺系统时将跳出进程提醒，时间如下；请及时审查各类提醒是否

14、及时完成 若未能完成需立刻上报，节奏的把握见 把握工作节奏,控制工作节点.pdf 预警状态 预警条件 布标/警告标确认 采购落定两周内没确认 彩卡/彩盒确认 采购落定两周内没确认 吊牌确认 采购落定两周内没确认 采购合同回签 采购合同落定一周内未回签 说明书确认 采购落定两周内没确认 条形码确认 采购落定两周内没确认 验货计划、配柜 货物出运前一周 验货通过 货物出运前三天 采购样品确认 采购落定两周内没确认 包装材料确认 采购落定后两周内样品未确认 订金确认 外销合同回签后一周内订金未确认 外销合同回签 审核后一周内未回签 外销唛头确认 合同回签后一周内唛头未确认 采购落定 合同回签后两周内

15、采购未落定 信用证确认 合同回签后一周内订金未确认 外销样品确认 采购落定后两周内样品未确认 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 3.样品确认流程 1）见落单流程.pdf 第六步订单样品确认 2）业务人员确认样品外观、颜色正确后，填写 新版样品测试申请表090730.xls， 经部门经理审核后连同测试样品送至测试室QA主管收（为避免混淆，挂好吊牌） (组装类产品将产品及说明书送到测试室，同测试员一同完成组装，并于当天补交 测试申请） 3）测试结果出来后，根据情况向工厂发样品测试结果书(通过)NEW.doc 或 样品测试结果书（不通过）.

16、doc 或样品确认书（品质同某业务员某客人 的）.doc） 抄送整个品管部，并按工厂类别存档于Zygateway业务&品管共享资料样品测试 结果书；以上最新模板在Zygateway业务&品管共享资料 4）样品确认后工厂方可进行大货生产 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 4.工厂验厂申请 新工厂需邮件向品管部经理提出验厂申请，写明工厂代码、所落合同、产品 5.公司不同抬头的用法 见业务类别操作比较.xls 18 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 五、跟单五、跟单 1.内销合同出

17、运查询 1）中艺系统-综合查询-采购合同查询-采购合同出运查询 2）选定“合同日期”、“客人代码”、“合同状态与标记”等生成列表 3）点击左上方“数据”-“数据排序” 或“格式” 下选择所需内容进行排序， 可打印或另存为excel 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 2.彩卡制作流程 1）先确认彩卡由客人提供还是我司设计 2）若由我司设计，业务部门所有下单文件全部放在Iris2008设计作业单 vivian的文件夹下，尺寸、图片、文字、条码、货号等资料齐全，写明 具体要求时间；并电话联系vivian 3）彩卡设计完成后发给兴隆，并传真印

18、刷联系单.doc, 写清楚要求,单价可参考 兴隆包装资料价格.jpg 4）电子版经客人确认后开始印刷，若无需拼版4天内可完成，由兴隆发货给工厂 5）包装材料的制作见 唛头制作.ppt 和 彩卡吊牌等包装材料的制作.ppt 3.交期跟踪 业务员注意适时跟进工厂生产进度，要点见 浅谈工厂生产交货进度的控制.pdf 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 4.验货申请表 1）了解工厂货好时间，在本周三之前向品管提交下周验货计划 2）中艺系统内打开相应采购合同，点击验货-验货计划，生成验货申请 3）若有多个采购合同，在采购合同出运查询生成的列表中，选中需验货的合 同，右键“生成验货计划” 5.预配通知单 1）较出运日期最迟提早15天填好 预配通知单.doc，(如为套装合同,需注明 相应的套装内销合同号码），经业务经理审批后交给单证部 2）所需注意事项见 集装箱空间利用管理制度.pdf 21 杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程 六、出货六、出货 收汇，结汇，寄单申请 1）LC 由我司寄单给银行，银行收到单据后放款 2）TT 货物出运后将提单副本发给客人，客人即