文秘实务与案例（第二版） 张勇 第四章 一般会议的组织1新

1、第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 在线教务辅导网：在线教务辅导网： :/shangfuwang 更多课程配套课件资源请访问在线教务辅导网更多课程配套课件资源请访问在线教务辅导网 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 案例导入： n某单位准备召开一次大型会议，办公厅主任老宋把一切准备工作都作了 安排，也具体组织操办了各项会务工作。到会前检查那天，突然因公外 出。临行前，他反复交代要认真仔细地检查，秘书们都点头答应，可他 仍不放心。大会开展那天，老宋赶了回来。到主持大会宣布奏国歌时， 扩音器里传出的却不是国歌，场面顿时混乱起来，与会者交头接耳、议 论纷纷

2、，本来严肃的脸上露出不满、不屑的神色原来是音响设备在 会前未做检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑 的声音唱道：“起来不愿”指挥与会者唱国歌。人们这才从国 歌声中思想聚集到会场上来。 n 问题讨论： n秘书在会议筹备过程中应注意哪些问题？ 第一节 会前准备工作 导入 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 一、一、 确定会议名称确定会议名称 n会议名称应当根据会议的议题或主题来确定。会议名称要体现和 强调会议的内容、性质、范围和任务等，同时还便于会议通知、 会场布置、会议记录和会议的宣传报导等。 第一节 会前准备工作 学习新知 会议名称命名方式会议名称命名

3、方式 命名方式示例 单位名称+会议内容公司第二次职工代表大会 单位名称+年度+会议内容公司2011年度优秀员工表彰大会 时间+内容+类型2011年度公司服务项目定价听证会 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 二、确定会议议题、议程和日程二、确定会议议题、议程和日程 n1.确定会议议题 n会议议题是开会的前提，是会议所要讨论，报告的主要内容. n会议议题主要有三个来源： n一是来自上级机关和领导者根据需要进行制定； n二是来自下级部门提交的，需要以会议的形成研究和决定 的问题； n三是来自秘书向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要 研究和决定的事项。 n会议议题的形式一般

4、有书面形式和口头形式。 第一节 会前准备工作 学习新知 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 第一节 会前准备工作 学习新知 n 二、确定会议议题、议程和日程二、确定会议议题、议程和日程 n2.制订会议议程制订会议议程 n（1）标题。如“北京公司客户联谊会议程”。 n（2）题注。在标题下方说明该议程通过的日期、会 议名称，题注的内容要用括弧，例如“（2004年3月 26日第一届教职工代表大会第三次预备会议通 过）”。一般性会议用括弧注明会议的起讫日期， 例如，“（2004年3月26日3月29日）” n（3）正文。 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 第一节

5、 会前准备工作 学习新知 n 二、确定会议议题、议程和日程二、确定会议议题、议程和日程 n3.制订会议日程制订会议日程 n会议的日程是指会议议程在时间上的具体安排，它 不仅细化围绕会议主题的全部活动，还包括会议过 程中的其他辅助活动，如聚餐、娱乐、参观、考察 等等。 n会议日程多采用表格式来表达。 日期时时 间间内容安排内容安排地点地点参加人参加人负责人负责人备备 注注 上 午 下 午 晚 上 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 第一节 会前准备工作 学习新知 n 三、确定会议时间和地点三、确定会议时间和地点 n1.确定会议时间 n一是指召开会议的特定日期与具体时刻； n二

6、是指会议全程所需要的具体天数之和； n三是指每次会议所需要的时间长短。 n2.确定会议地点 既是指会议召开的所在地，又是指会议召开的具体 会场。 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 四、确定会议人员四、确定会议人员 n1.参会人员 一般有会议主办方根据会议的内容、主题和所达到的 目的来确定。 n2.会议主持人 n3.会议辅助人员 包括秘书和其他服务人员，主要职责是负责会议的文 字工作和其他事务性工作。 第一节 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 第一节 会前准备工作 学习新知 n 五、拟写并发送会议通知五、拟写并发送会议通知 n1.会议

7、通知类型 n可分为书面通知和口头通知两种形式。 n2.会议通知格式 n标题。 n通知对象。 n正文：包括会议的目的、名称和主题，会议的时间和地点，以及参加 对象等 n落款与日期。写明主办单位的全称，并注明发出通知的日期。 n3.会议通知的发送 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 六、编制会议经费预算六、编制会议经费预算 n 1.文件资料费。主要指印制文件、证件等方面的支出。文件资料费。主要指印制文件、证件等方面的支出。 n 2.办公经费。主要指会议日常办公支出。办公经费。主要指会议日常办公支出。 n 3.设备和用品费。主要指购置会议设备和物品的支出。设备和用品费。主要指

8、购置会议设备和物品的支出。 n 4.场地租赁费。主要指租赁会场的支出。场地租赁费。主要指租赁会场的支出。 n 5.通讯费。主要指为了发送会议通知、会议信息而使用通讯费。主要指为了发送会议通知、会议信息而使用 、 等通讯工具，以及采用电视、等通讯工具，以及采用电视、 、网络等有关设备系统的、网络等有关设备系统的 费用。费用。 n 6.宣传费。主要指进行宣传工作所产生的费用，例如现场宣传费。主要指进行宣传工作所产生的费用，例如现场 录像的费用。录像的费用。 学习新知第一节 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 第一节 会前准备工作 学习新知 n 六、编制会议经费预算

9、六、编制会议经费预算 n7.住宿补贴费。承担参会人员的住宿费用。 n8.伙食补贴费。主办方所承担的会议用餐费用。 n9.交通费。如果主办方承担参会人员往来的费用。 n10.其他费用。除了以上列出的项目之外，会议过程中还会产生一 些难以提前预测的费用支出，也应当在编制预算时留有适当余地。 n除了这些费用支出项目外，不同类型的会议还可能有其他项目， 例如服装费、劳务费等。这些项目也应当给予必要考虑。 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 七、准备会议文件和用具七、准备会议文件和用具 n1.准备会议文件 n（1）会议文件的类型。包括以下几种类型： 主旨性文件，程序行文件，信息性

10、文件，管理性文件。 n（2）会议文件的准备程序。 n（3）会议文件的审核。 第一节 会前准备工作 学习新知 领导确定要点，秘书成稿，领导审阅，秘书修改，打印装 订 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 2.准备会议用品准备会议用品 第一节 会前准备工作 学习新知 类型类型主要物品和设备主要物品和设备 会议必备用品和 设施设备 桌椅、茶具、水、扩音设备、照明设备、空调设备、通风机、安 全通道、消防设施等 会议特殊用品和 设备 装饰物品如鲜花、绿色植物、天幕、会标、条幅、充气拱形门、 充气气球、投票箱、计数设备、签到簿或电子签到机、指示牌、 礼品、打印机、复印机等 视听器材计

11、算机、投影机、屏幕、电视机、录音设备、摄像设备 通讯设备和设施电话机、传真机及相应的通信网络设施 文具、文件类用 品 笔、墨、大会专用信封、信纸、文件袋、便笺纸、图钉、曲别针 裁纸刀、剪刀、胶带（宽窄均备）、双面胶、胶水、计算器、 代表证、座位名签、胸卡、奖品（奖状、荣誉证书）、宣传品、 海报、会议通知、宣传册、报名表、餐券等 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 八、确定会议场所八、确定会议场所 n1.会场的选择 n（1）会场大小要适中。 n（2）会场交通要方便。 n（3）会场环境要适宜。 n（4）会场设施要齐备。 n（5）会场规格要适当。 n（6）应考虑有无停车场和安

12、全设施问题。 n（7）会场周围有没有必要的餐饮和娱乐设施。 第一节 会前准备工作 学习新知 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 第一节 会前准备工作 学习新知 n 八、确定会议场所八、确定会议场所 n2.会场布局会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。 n（1）教室型。 主主 席席 台台 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 八、确定会议场所八、确定会议场所 n2.会场布局会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。 n（2）礼堂型。 学习新知 第一节 会前准备工作 主 席 台 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 八

13、、确定会议场所八、确定会议场所 n2.会场布局会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。 n（3）全围式。 学习新知 第一节 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 八、确定会议场所八、确定会议场所 n2.会场布局会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。 n（5）分散式 。 学习新知 第一节 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 八、确定会议场所八、确定会议场所 n2.会场布局会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。 n（5）分散式 。 学习新知 第一节 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理

14、一般会议的组织与管理 n 八、确定会议场所八、确定会议场所 n3.会场布置会场布置 n（1）会场环境布置。会场的环境布置包括整个会场 色调的选择、会场的装饰、会场内座位的布置。 n（2）主席台的布置。 n1）会标。红色横幅，一般用艺术字写出会议名称。 n2）会徽。体现或象征会议精神的图案性标志。 n3）讲台。为了突出报告人的地位，显示报告的重要性，一 般需设专门的讲台。讲台一般设在中央，或设在主席台的 右侧。 学习新知 第一节 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 八、确定会议场所八、确定会议场所 n4.安排座次安排座次 n（1）主席台座位安排。 学习新知

15、第一节 会前准备工作 3号领导1号领导 主席台 2号领导 主席台 6号领导4号领导2号领导1号领导3号领导5号领导 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 八、确定会议场所八、确定会议场所 n4.安排座次安排座次 n（2）代表席座次。 n1）横排法。 n2）竖排法。 n3）左右排列法。 学习新知 第一节 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 九、会前检查九、会前检查 n会前检查可以采用两种形式进行： n一是领导人听取大会筹备处各组汇报； n二是现场检查。 n会前检查的主要内容有： n检查音响设备，照明设备；检查材料分发是否到位；检查桌、

16、椅台布鲜花、标语会场内布置是否合理；检查气模是否漏气， 升空气球是否有破损；餐饮住宿检查，提前登记不同民族风俗 的忌讳；检查通风、温度、湿度是否适中，做好会场环境准备。 学习新知 第一节 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 实训题目一、拟写会议通知实训题目一、拟写会议通知 n 食品药品监督管理局定于食品药品监督管理局定于2012年年4月月29日在北京召开化妆日在北京召开化妆 品生产经营企业座谈会。邀请湛蓝蓝集团股份等品生产经营企业座谈会。邀请湛蓝蓝集团股份等26家有家有 关单位派代表参加。关单位派代表参加。 n 请根据实训背景，拟写一份会议通知请根据实训背

17、景，拟写一份会议通知 实训题目 第一节 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 实训题目二、拟订会议日程表实训题目二、拟订会议日程表 n 扬天计算机应用技术拟在扬天计算机应用技术拟在2012年年6月月16日上午日上午9：00，在，在 北大世纪讲堂召开北京市计算机应用技术交流大会。该公北大世纪讲堂召开北京市计算机应用技术交流大会。该公 司邀请了全国计算机应用技术方面知名的专家和相关公司司邀请了全国计算机应用技术方面知名的专家和相关公司 的负责人参加本次会议。的负责人参加本次会议。 n 请根据实训情景，拟订会议日程表请根据实训情景，拟订会议日程表 实训题目 第一节

18、 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 实训题目三、会场布置实训题目三、会场布置 n 扬天计算机应用技术拟在扬天计算机应用技术拟在2012年年6月月16日上午日上午9：00，在，在 北大世纪讲堂召开北京市计算机应用技术交流大会。开幕北大世纪讲堂召开北京市计算机应用技术交流大会。开幕 式之后，与会人员将被分成式之后，与会人员将被分成8个小组进行讨论。个小组进行讨论。 n 请根据实训情景，做出主、分会场布置方案请根据实训情景，做出主、分会场布置方案 实训题目 第一节 会前准备工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 一、会议接站工作一、会

19、议接站工作 n1.组成接待小组并完善接站信息 n（1）完善接站信息。 n（2）确保车辆安排。 n（3）完善人员分工。 n（4）提供详细路线图。 学习新知 第二节 会中服务工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 一、会议接站工作一、会议接站工作 n 2.2.接站工具接站工具 n 准备好车辆、会议代表接站安排表、手提式扩音器、工准备好车辆、会议代表接站安排表、手提式扩音器、工 作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品， 以及相关的以及相关的 号码。号码。 n 接站牌有两种接站牌有两种 n最基本的形式最基本的形式 学

20、习新知 第二节 会中服务工作 为重要客户单独准备的接站牌 为团体和一般客户接待所准备的接站牌 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 一、会议接站工作一、会议接站工作 n3.接站工作注意事项接站工作注意事项 n一般要在班机、火车、轮船到达前15分钟赶到，并在出口处比 较醒目的地方高举接站牌等待客人到来。 n服饰穿着要整齐、大方，体现出公司的形象与风貌，不可过于 随意。 n接到客户后，首先要核实客户身份，以免错接。 n做好服务。与到站的嘉宾简单寒暄后，应主动帮嘉宾把行李搬 上汽车，在车辆返途中，可以选择合适的话题跟嘉宾交流。 学习新知 第二节 会中服务工作 第四章第四章 一般

21、会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 二、组织报到与签到二、组织报到与签到 n1.组织会议报到 n查验证件。 n登记信息。 n接收材料。 n预收费用。 n发放材料。 n安排住宿。 学习新知 第二节 会中服务工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 二、组织报到与签到二、组织报到与签到 n2.组织会议签到 n秘书代签。 n簿式签到。如： n卡片签到 n电子签到。 学习新知 第二节 会中服务工作 序号姓名职务或职称单位联系电话电子邮箱备注 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 三、做好会场服务三、做好会场服务 n1.引导就座 n2.分发会议材料 n

22、3.维持会场秩序 n4.内外联系，传递信息 n5.提供会议饮水服务 学习新知 第二节 会中服务工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 学习新知 第二节 会中服务工作 n 三、做好会场服务三、做好会场服务 n6.会议集体摄影 n国内合影的排位 主方人员居右，客方人员居左 n涉外合影的排位主方人员居左，客方人员居右 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 11 摄影师位置 10 8 6 4 2 主人 1 3 5 7 9 摄影师位置 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 三、做好会场服务三、做好会场服务 n7.处理特殊情况 n会议进行过程中，随时可

23、能出现一些临时变动的情况，如日程、 议程、议题、地点、人员的变动，这就要求会务工作人员随机 应变，采取应急措施，灵活调度，妥善处理。 n此外，根据会议的性质，还要做好代表大会的选举投票、机票 工作，表彰大会的奖品准备、领奖顺序排列和组织工作，室外 集会的现场组织工作，集体合影的组织工作等。 学习新知 第二节 会中服务工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 四、做好会议记录，编制会议简报四、做好会议记录，编制会议简报 n1.会议记录 n常用的方法有详细记录和摘要记录两种。 n会议记录应包括以下内容：会议的组织情况，包括 会议的名称、开会的时间、开会的地点、出席和列 席人

24、员、主持人的姓名、记录人的姓名，有些会议 还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。 学习新知 第二节 会中服务工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 四、做好会议记录，编制会议简报四、做好会议记录，编制会议简报 n2.会议简报 n报头。报头包括简报名称、期号、编印单位和印发日期。 n报核。报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。 n报尾。 学习新知 第二节 会中服务工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 五、会议期间的值班和安全保卫工作五、会议期间的值班和安全保卫工作 n1.会议的值班工作 n2.做好会场内安全保卫工作 学习新知 第二节 会中服务工

25、作 n 六、会议期间突发事件的处理工作六、会议期间突发事件的处理工作 n1.会议突发事件的类经济与预防和应对措施 n2.处置突发事件的基本原则处置突发事件的基本原则 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 根据以下场景完成实训练习。根据以下场景完成实训练习。 n由中国腐蚀与防护学会、中国机械工程学会、中国力学学会、中 国金属学会、中国航空学会和中国材料研究会联合主办的“第十 六届全国疲劳与断裂学术会议”定于2008年11月10-13日在福建厦 门召开。这将是一次内容丰富、形式多样、人员广泛的学术盛会。 本届会议旨在通过广泛的学术和信息交流，活跃学术思想，明确 研究方向，推进

26、我国的疲劳与断裂研究的发展。 n 问题：问题：如果你是组委会办公室秘书，请拟订一份会议接站工作方案和 报到工作方案，要求格式正确、规范，要素齐全。 课后实训 第二节 会中服务工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 一、会后事务性工作一、会后事务性工作 n1.合理安排与会人员返程 n2.整理会场 n3.结清会议费用 n4.清理会议文件资料清退与归档 学习新知 第三节 会后善后工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 二、编发会议纪要二、编发会议纪要 n1.会议纪要的含义 n会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项， 是根据会议情况、会议记录和各

27、种会议材料，经过 综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具 有情况通报、执行依据等作用。 学习新知 第三节 会后善后工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 二、编发会议纪要二、编发会议纪要 n2.会议纪要的格式 n标题。通常由“会议名称+会议纪要”构成，例如：“公 司第五届职代会会议纪要”。 n正文。会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。 n导言。主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的名称、 时间、地点、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要 问题等。 n主体。是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事 项、会议上达成的共识、会议上布置的

28、工作和提出的要求、会议 上各种主要的观点等 。 n结尾。一般写对与会者的希望和要求 。 学习新知 第三节 会后善后工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 二、编发会议纪要二、编发会议纪要 n3.会议纪要的写法 n集中概述法。用概括叙述的方法，对会议内容进行整体的阐述 和说明，篇幅相对短小。 n分类标项法。把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上 标号或小标题，分项来写。 n记录摘要法。把会议上具有典型性、代表性的发言加以整理， 提炼出内容要点和精神实质。 n指挥命令式。主要用于写会议决定事项，多用于安排部署重要 工作的会议。一般都这样写：“会议决定：”，“会议同 意

29、”，“会议通过了”等。 学习新知 第三节 会后善后工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 三、会议总结评估工作三、会议总结评估工作 n1.会议总结的目的 n2.会议总结的内容 n3.会议总结的方法 n可以采用问卷调查、测评表测试、座谈会访谈、书 面总结等多种方法对会议质量进行评价。 n4会议总结的要求 学习新知 第三节 会后善后工作 第四章第四章 一般会议的组织与管理一般会议的组织与管理 n 实训题目一实训题目一 为期三天的美发美容行业协会三届一次常务理事（扩大）会议 暨2011年年会顺利闭幕了。此次会议邀请了国内各地区美发美容行业 的会长、理事和知名业内专业人士到场，共商行业发展大事。会议在 国际饭店1