OUTLOOK培训PPT学习教案

1、会计学1 OUTLOOK培训培训PPT课件课件 课程内容 l概述概述 l邮件编辑与发送邮件编辑与发送 l邮件接收与管理邮件接收与管理 l联系人创造与管理联系人创造与管理 l日历功能日历功能 l应用任务管理应用任务管理 l应用便签功能应用便签功能 第1页/共38页 课程内容 概述概述 第2页/共38页 概述概述 全球 据2009年12月份的用户调查数据和Office应用程序匿名报告，目前全球有5亿Office用户，其中Outlook每天的使用时间达到410亿分钟。 我们公司 以每年250天工作日，每天接收发送10封邮件，每封邮件需要5分钟处理计，每年我们使用Outlook的时间达到12500分钟

2、。 第3页/共38页 课程内容 邮件编辑与发送邮件编辑与发送 第4页/共38页 创建新邮件 邮件编辑与发送 l执行“文件”|“新建”|“邮件”命令 l打开“收件箱”文件夹，直接单击常用“常用”工具栏上的“新建” 按钮。 l单击“常用”工具栏上的“新建”下拉列表框中选择“邮件”命令。 第5页/共38页 编辑邮件头 邮件编辑与发送 步骤1：将鼠标定位在“收件人”文本框中，输入收件人的地址，多个收 件人地址中间用分号（;）分隔开 步骤2：如需将邮件副本发给另外一个人，可以采用抄送形式 步骤3：在“主题”文本框中，输入邮件的主题 在抄送邮件中如不希望其他收件人看见此收件人，可以在工具栏上的在抄送邮件中

3、如不希望其他收件人看见此收件人，可以在工具栏上的“选项选项”下拉列表中选择下拉列表中选择“密件抄送密件抄送”选项。选项。 第6页/共38页 设置邮件等级、敏感度、安全性 邮件编辑与发送 单击工具栏上的“选项”|“邮件选项”， 在“邮件设置”区域设置邮件重要性及 敏感度。 执行“工具”|“选项”命令，打开“ 选项对话框”，选择“安全”选项卡 ，根据安全级别需要进行设置 第7页/共38页 使用信纸 邮件编辑与发送 步骤1：执行“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“邮件格 式”选项卡 步骤2：在“默认情况下使用该信纸”下拉列表中选择默认信纸名称，也可 以单击“信纸选取器”按钮，在“信纸”

4、下拉列表中选择信纸名称，单击 确定。 如系统提供信纸不能满足需要，还可以通过如系统提供信纸不能满足需要，还可以通过 打开打开“信纸选取器信纸选取器”对话框，单击对话框，单击“新建新建” 按钮，打开按钮，打开“创建新信纸创建新信纸”对话框，创建属对话框，创建属 于自己的信纸。于自己的信纸。 第8页/共38页 在邮件中使用签名 邮件编辑与发送 在邮件中签名可以由文本组成，也可以由图片组成，或者两者的组合。 步骤1：打开“工具”|“选项”命令，选择“邮件格式”想选卡。在“签名”选项区域单击“签名”按钮，打开“创建签名”对话框 步骤2：单击“新建”按钮，打开“创建新签名”对话框。 第9页/共38页 设

5、置投票和跟踪选项 邮件编辑与发送 OUTLOOK可以通过一些简单操作，帮助用户了解收件人的想法，统计投票结果，从而做出正确的决策。 而邮件跟踪功能则是告知发件人邮件是否已送达而设置的。 第10页/共38页 设置电子邮件的后续标志 邮件编辑与发送 在邮件编辑器中单击工具栏上的“后续标志”按钮 ，打开“后续标志”对话框设定邮件标志，用户在收到有后续标志的邮件后，在该邮件的标记对话框上方就会显示发件人设置的后续标志。 第11页/共38页 撤回或替换已发送的邮件 邮件编辑与发送 如果想撤销或替换一个邮件，必须符合两个条件： n发件人和收件人都使用OUTLOOK处理软件 n收件人尚未阅读该邮件 打开“已

6、发送邮件”文件夹，打开需要撤回的邮件，执行“动作”|“撤回该邮件”命令，打开“撤回该邮件”对话框，按需要进行操作。如果要跟踪撤回操作的结果，选中“告诉我对每个收件人撤回操作是成功还是失败”复选框 第12页/共38页 课程内容 邮件接收与管理邮件接收与管理 第13页/共38页 使用组织面板创建新的文件夹 邮件接收与管理 执行“工具”|“组织”命令即可在收件箱上方打开“组织收件箱”面板 各部分功能：各部分功能： 使用文件夹：可以在其中创建新的文件夹，以方便将相同属性的文件统一存放 使用颜色：可以将某个发件人的邮件标记为某种颜色，同时也可以对格式进行设置 使用试图：改变邮件的排列方式，方便查找 第1

7、4页/共38页 创建规则 邮件接收与管理 利用OUTLOOK的规则向导功能，可以通过使用规则对邮件自动执行某些操作来帮助用户管理邮件。规则就是制定一个或多个条件，并告诉OUTLOOK怎样处理满足这些条件的邮件。 例如我们要创建一个将来自发件人为孙珏（）的电子邮件并且主题包含词语“OUTLOOK培训”的电子邮件标记为重要性为高的规则 第15页/共38页 创建规则 邮件接收与管理 执行“工具”|“规则和通知”命令，选择“电子邮件规则”选项卡 单击“新建规则”按钮，打开“规则向导”对话框 单击“由空白规则开始”单选按钮，在“选择检查邮件的时间”列表中选择“邮件送达时检查”选项 第16页/共38页 创

8、建规则 邮件接收与管理 单击“下一步”按钮，进入规则向导的“想要检测何种条件”对话框 在“选择条件”列表框中选中“收件人为个人或通讯组列表”和“标记为重要性” 复选框 在“编辑规则说明”中对条件进行设定 单击“完成”按钮完成规则设置 第17页/共38页 查找邮件 邮件接收与管理 n快速查找 n高级查找 打开收件箱，执行“工具”|“查找”|“高级查找”命令，打开“高级查找”对话框，按照搜索条件进行设定 第18页/共38页 课程内容 联系人创造与管理联系人创造与管理 第19页/共38页 创建联系人 联系人创建与管理 创建新的联系人 执行“文件”|“新建”|“联系人”命令，打开“未命名-联系人”对话

9、框 第20页/共38页 创建联系人 联系人创建与管理 添加来自同一单位的联系人 如果要创建的联系人与已有联系人是来自于一个单位，他们有 一些共同信息，就可以使用“添加来自相同单位的联系人”功 能来添加新联系人。 在到岗窗格中单击“联系 人”按钮，切换到“联系 人”文件夹，执行“动作 ”|“来自相同单位的联系人 ”命令，OUTLOOK将相同 信息就复制到相应位置上 了。 第21页/共38页 创建联系人 联系人创建与管理 在收到的电子邮件中创建联系人 打开收件箱，在邮件列表中双击要创建联系人的邮件把它打开 在打开的邮件编辑窗口上，在发件人字段上单击鼠标右键，弹出一个快捷菜单，选择“添加联系人” 第

10、22页/共38页 将联系人分组 联系人创建与管理 在Outlook左侧的导航窗格中选择“联系人”，单击工具栏中“新建”按钮 右侧的下拉箭头，选择“文件夹”。显示“新建文件夹”对 话框，在“名 称”中输入联系人的类别 可以选中刚才建立的联系人类别，单击工具栏中“新建”按钮右侧的下拉 箭头，选择“通讯组列表”，显示“通讯组列表”对话框，在“名称”中 输入联系人组别，并单击“选择成员”按钮，就能够将联系人列表中的成 员加入到这个组中。 写邮件过程中，在选择收件人时，从“显示名称来源”中选择相应组别 第23页/共38页 将联系人分组 联系人创建与管理 利用现有的通讯簿导入联系人信息 将通讯簿复制到本地

11、，打开OUTLOOK EXPESS ，打开“文件”|“导入”，选 择 第24页/共38页 课程内容 日历功能日历功能 第25页/共38页 创建日历 日历功能 设置工作日和工作时间 选择“工具”|“选项”命令，选择“首选参数”选项卡 添加假日 选择“工具”|“选项”命令，选择“首选参数”选项卡，在“日历选项”选项区域单击“添加假日” 第26页/共38页 使用约会 日历功能 创建一次性约会 切换到“日历”试图，执行“文件”|“新建”|“约会”命令，打开“约会”对话框，按照条件进行设定 第27页/共38页 使用约会 日历功能 创建定期约会 创建定期约会与一次性约会的不同是，需要设定约会的循环周期 在

12、“定期模式”选项区域选择“按天”单选按钮，在“重复范围”选项区域的“开始”文本框中选择开始时间，单击“结束日期”设定结束时间。 第28页/共38页 使用约会 日历功能 自动创建约会 将包含有约会信息的邮件直接拖拽至导航格“日历”图标上，自动生成约会项目。 第29页/共38页 召开会议 日历功能 执行“动作”|“安排会议”命令，在“全部与会者”中添加与会者邮件地址，在“会议开始时间”中选择会议时间，单击“安排会议”按钮，打开会议对话框，输入“主题”、“地点”等信息 第30页/共38页 管理日历 日历功能 同时跟踪两个日程同时跟踪两个日程 在在“我的日历我的日历”列表中右击列表中右击“日历日历”，

13、在快捷菜单中选择，在快捷菜单中选择“新文件夹新文件夹”命令，打开命令，打开“新建文件夹新建文件夹”对话框对话框 在名称中输入新建日历名称在名称中输入新建日历名称 第31页/共38页 课程内容 应用任务管理应用任务管理 第32页/共38页 创建任务 日历功能 任务的创建与管理类同与会议、提醒等，在导航窗格中单击“任务”按钮，切换到“任务”视图，执行“动作”|“新建任务”命令，打开“任务”对话框 第33页/共38页 课程内容 应用便签功能应用便签功能 第34页/共38页 便笺功能 应用便签功能 在OUTLOOK导航窗格中单击“便笺”按钮，切换到“便笺”视图，执行“动作”|“新便笺”命令，打开便笺编辑窗口。 直接在光标闪烁处输入要写入的