中国移动XX公司业务广告宣传费管理效能监察工作的汇报

1、关于xx公司开展业务广告宣传费管理效能监察工作的汇报省公司:根据集团公司、省公司关于开展业务广告宣传费管理效能监察的通知及业务广告宣传费管理效能监察实施方案文件要求，xx公司党委高度重视，为进一步规范公司业务广告宣传费用的管理，建立健全业务广告宣传项目招投标管理有关制度和工作流程，防止违法违纪问题的发生，特成立了效能监察领导小组，对市公司市场部、综合办物流采购中心、财务部及各县（市）分公司中认真开展了业务广告宣传费管理效能监察工作。现将本次业务广告宣传费管理效能监察工作汇报如下：一、领导重视，机构健全，实事求是进行自查和检查在此次业务广告宣传费管理效能监察自查工作中，由公司党委书记、总经理袁民

2、同志亲自担任业务广告宣传费管理效能监察工作领导小组组长，由公司副总经理苏卫鸣、徐孟强同志为副组长，市公司各部门/分公司的经理为业务广告宣传费管理效能监察工作领导小组成员。领导小组负责此次效能监察工作的部署和指导，处理效能监察工作中的重要事项；领导小组下设工作小组，负责此次效能监察项目的具体指导和督办工作。由公司党群办主任任组长，市公司市场部、综合办物流采购中心、财务部及各县（市）分公司等相关人员为工作小组成员。 根据上级公司的文件精神和要求，xx公司及时制定业务广告宣传费管理效能监察工作计划、具体措施、时间要求、落实分工，明确责任。于7月3日下文全面进行贯彻和布置，根据省公司附件1中规定的此次

3、效能监察的6个方面内容，严格按照要求进行自查和检查，并将结果汇总的相关数据填写在附件2、3、4的表格中，由效能监察工作小组进行统计、汇总及监察工作。市公司市场部、综合办物流采购中心、财务部及各县（市）分公司全部按要求进行了严格、详细的自查。自查过程中，相关部门/分公司对发现的问题如实地进行了记录，不弄虚作假，针对存在的问题，认真分析原因，认真落实措施，并认真地进行整改。在部门/分公司自查的基础上，7月17-19日市公司工作小组对各相关部门/分公司提交的自查工作报告及附件“三张表”,进行了全面的核对及有重点地抽查，发现不清楚的地方，认真弄清原委，严格依照省公司规定的检查过程、必要程序和方式，进行

4、认真核对。 二、明确对象，认真自查，严格检查（一）明确效能监察对象、内容根据省公司文件规定，公司业务广告宣传费是指：与公司市场经营活动相关的业务广告宣传支出，主要包括：广告投放费用、宣传品采购费用、代理服务费用、赞助及活动费用等。根据省公司业务广告宣传费管理效能监察实施方案的要求，xx公司结合实际情况，明确了2006年1月1日至12月31日发生的业务广告宣传费为此次效能监察对象，同时明确了以下6项内容为此次效能监察的主要内容：1、业务广告宣传项目的制度建设情况；2、业务广告宣传项目招投标管理；3、业务广告宣传项目财务及预算管理；4、业务广告合同执行情况管理；5、业务广告宣传的监测评估管理；6、

5、业务广告宣传项目档案资料的管理。（二）具体实施时间安排公司效能监察工作小组根据要求，认真学习省公司文件，领会和把握精神实质，明确具体要求、细节，认真抓落实、抓过程，在时间上分三个阶段进行。1、7月5日17日，相关部门/分公司开展自查，并按要求填报统计数据，于7月17日前将自查报告递交效能监察工作小组（党群办）。2、7月1719日，市公司组织由各部门/分公司组成检查组，对效能监察完成情况进行检查。3、7月20日，工作小组汇总全市相关统计数据，并提交效能监察工作报告。三、自查和检查的基本情况（6项）1、业务广告宣传项目的制度建设情况通过自查和检查发现：公司在业务广告宣传上有较完善的预算管理制度。目

6、前xx公司每一笔广告宣传费用从项目设立到最终的支付都严格根据sox法案的规定进行执行。在业务广告宣传项目立项、策划到执行、审批流程和决策机制、跟踪评估机制方面，相关各部门/分公司均严格按照省公司要求。在各项广告执行的关键点，设有审批流程，只有通过部门领导，公司领导的审批，才执行该广告或宣传项目，并对审批单进行保存。在费用上年初市公司各部门/分公司均根据上年的使用情况，结合当年的宣传计划进行预算上报。公司预算管理层根据公司的总体情况进行审批后，下达给各部门/分公司当年广告宣传费的预算额。在招投标管理制度方面，我们也都有健全的制度管理，针对广告投放费用，我们也均按年度预算安排进行跟踪。在业务宣传的

7、使用方面，我们建立发放审批、稽核管理机制。在业务宣传费用的预算等过程中，我们也严格按照sox要求，及时找出风险控制点，进行“查漏补缺”。汇总附件1的制度建设情况，监察工作小组发现：市公司各部门/分公司在业务广告宣传费的管理制度建设方面，均根据“2006年4月”制订的sox法案制度要求，该法案其流程健全合理。其中，海盐分公司，在制度建设方面，除遵从sox法案外，还按照“海盐移动发200628号”关于对大项费用支出实行竞价操作的通知文件要求，对广告大项费用支出进行竞价管理操作，其相关流程也较明确合理。2、业务广告宣传项目招投标管理 针对此项监察内容，监察工作小组根据采购来源，将广告宣传项目分为：非

8、单一来源的广告宣传项目和单一来源的广告宣传项目。通过自查和检查我们发现，市公司市场部和分公司在非单一来源的广告宣传项目的招投标管理中存在一定的差别。对于非单一来源的广告宣传项目，公司市场部一般都采用招投标的方式进行操作，向公司综合办招投标办公室提交招标需求，通过招标会议将结果报公司相关领导后确定最终的广告宣传供应商，签订合作协议进行广告宣传制作发布。嘉禾分公司则一般自行不做招投标，而是根据嘉禾分公司确定的招标供应商，根据嘉禾分公司签署的协议内容进行操作。而其它分公司则因市公司已经采取了集中招投标和采购管理，所以在业务宣传方面各项大项费用支出项目都是在市公司的统一安排下，积极配合市公司通过招投标

9、确定供应商；同时对临时性的广告宣传费用支出项目，也能够通过分析比较，选择诚信度高，质优价廉的广告公司，确保宣传费用的实际效能。对于单一来源的广告宣传费用，市场部一般均通过立项、审批流程和决策流程来落实相关的广告投放情况，立项采用书面报告的形式向公司领导进行汇报。除部分简单的合作协议外，业务合同都按照省公司统一模版签订。分公司则一般按照市公司的统一规定，严格执行合同审批流程，除部分简单的合作协议外，广告宣传合同都能按照省公司下发的统一模版去签订。在招标方式的确立方面，各分公司也都做得较合理。一般均采用邀请招标的方式，向3个以上（含3个）具有业务资质的组织发出邀请书。根据市公司规定，凡涉及到户外广

10、告宣传，一律报市场部审批，由市场部核价后再行操作。同时在选择投标单位时，各分公司也充分考虑本地广告费用成本支出的节省。如：海盐分公司于2006年8月制定了关于对大项费用支出实行竞价操作的通知文件。电视广告每年初与电视台洽谈包年价格，并签定相关协议。平湖分公司于2006年4月就日常营销频繁使用的宣传横幅的制作加工费在经过详细市场了解的基础上，把横幅制作费从原来的8元/米降到6元/米，预计全年可节省上万元。当地电视广告每年初与电视台洽谈包年价格，并签定相关协议化，力求宣传效益最优。汇总附件2业务广告宣传项目招投标情况统计表得出：现我公司广告宣传项目可分为4类：代理服务类，广告投放类，宣传品采购类，

11、赞助及活动类，每一类都含有：招标项目、来源采购方式、竞争性谈判及询价购买谈判等内容。从统计表中可以看出：1）“代理服务类”市公司市场部和嘉禾分公司发生过相关费用，共计24.6万元。其中市公司市场部该类项目名称为：“客户数突破200万系列活动代理”，实际发生费用18万元，为非单一来源采购，是通过广告公司比稿的形式来确定此次招投标。嘉禾分公司该类项目共实际发生费用6.6万元，多数项目为非单一采购来源、询价购买。其余部门及分公司均未有过该项招投标项目。2）“广告投放类”则为市公司各部门/分公司主要发生的招投标项目费用支出。数据汇总统计得出：市公司各部门/分公司在此类项目中共发生费用约为1145.4万

12、元，其中市公司市场部为860万元，均为单一采购来源，且为询价买卖；桐乡分公司为71.41万元，均为单一采购来源；海宁分公司为81.23万元，均为单一采购来源；嘉善分公司为35.5万元，除“中邮专送平面广告发布项目”为非单一采购来源，其余均为单一采购来源，且都是询价买卖；海盐分公司为67.15万元，除横幅为部分单一来源，其余均为单一采购来源；平湖分公司为28.1万元，均为单一采购来源，且为询价买卖;嘉禾分公司为2万元，均为单一采购来源。3）“宣传品采购类”共计实际发生费用516.84万元，其中市公司市场部为217.3万元，均为非单一采购来源，且是通过招标形式确定3家印刷品制作供应商；桐乡分公司为

13、4万元，为询价买卖；海宁分公司为72.77万元；嘉善分公司为51.27万元；海盐分公司为25.2万元；平湖分公司为20.5万元，均为非单一采购来源;嘉禾分公司为125.8万元，均为非单一采购来源。4）“赞助及活动类”共计发生费用81.89万元，其中市公司市场部为67.23万元，基本均为单一采购来源；海宁分公司为0.3万元；海盐分公司为5万元；平湖分公司为8.5万元，为单一采购来源;嘉禾分公司为0.86万元，均为单一采购来源；桐乡、嘉善分公司无该项费用支出。3、业务广告宣传项目财务及预算管理针对该项内容，监察工作小组主要在财务部自查的前提下进行了检查。我们总结发现：1）相关部门/分公司在年初根据

14、将要投放的业务广告宣传项目提交了预算,公司预算管理层根据公司的总体情况进行审批后,下达给相关部门/分公司当年的广告宣传费用的预算额.2）业务广告宣传费的支出和使用.固定的广告费支付时是经办部门提供签字后的发票,广告合同,付款申请单后财务部门审核后再支付的,零星的广告费和宣传用品支付时是经办部门提供签字后的发票,经各级领导审批后的广告制作发布单(或业务宣传品制作单)和制作单位的清单,财务部门审核后支付的.并且支付的流程符合sox的相关控制点。3）根据附件2的业务广告宣传费财务预算执行情况统计表可以看出：06年度各部门/分公司的业务广告宣传费的支出和使用均未超出预算额度,06年xx分公司的广告宣传

15、费预算额为1550万元,另加省公司下发的宣传品151万元,共1701万元,实际06年度xx分公司共支出广告宣传费为1681万元，其中广告费支出943万元，占比56%；宣传品采购支出494万元，占比29%；赞助及活动费用支出17万元，占比1%；其他费用支出227万元，占比13.5%；06年xx分公司实际完成情况工占预算情况比98.82%。所以xx分公司的业务广告宣传费支出是在年初的预算调控下执行的,不存在支出偏差的情况。4）在自查中没有发现业务广告宣传费发生时有“返点”现象发生。4、业务广告合同执行情况管理自查、检查发现： 在合同执行情况方面，各部门/分公司均按照合同的约定付款；在广告决策中，均

16、有签写决策会议记录；合同的签订一般都采用省公司统一的合同文本；大多数业务广告宣传项目供应商按照合同约定的义务履行责任，没有履行责任的公司按照合同约定进行相应的处理。汇总附件3的业务广告宣传项目五大合作供应商情况统计表得出：市公司各部门/分公司和五大供应商的合同总价值为：990.96万元。其中市公司市场部为544.6万元，桐乡分公司为105.4万元，海宁分公司为92.16万元，嘉善分公司为35.5万元，海盐为38万元，平湖为48.1万元，嘉禾为127.2万元。合作商基本均为当地有影响力，且信誉、质量良好的企业；以国有企业和股份制企业为主，合作类型基本为业务广告类和业务宣传类；合同履约情况大多为执

17、行中，且情况良好。5、业务广告宣传的监测评估管理公司在广告投放的跟踪、检测及执行过程中，宣传物料的使用通过营业厅和渠道的月检进行执行情况的反馈，并对相关的落实情况进行通报。横幅通过各区域中心安排人员检查核实数量，费用报销根据各区域中心。户外媒体采用每月不定期抽查的方式进行并填写书面抽查报告。对于报纸媒体采用报纸实物保存的方式进行检查，并在广告费用支付时付上广告的复印件。对于电台和电视媒体，也采用不定期抽查的方式进行执行情况的跟踪。在检查中非常注意广告投放的及时性和准确性，确保广告效果。6、业务广告宣传项目档案资料管理各相关部门/分公司基本都能按照sox内部管理的控制要求，确保业务广告宣传项目的

18、相关资料按照类属进行整理归档，保持资料的完整性。四、监察中发现的主要问题及产生问题的原因在自查和检查中我们也发现了一些问题及原因，主要有如下几点：1、对于赞助类的广告宣传项目并没有完整的评估报告。只是针对某些事件，进行宣传上的跟进，比如文章的后续报道，公司内部信息的传播等。原因：缺乏有效的评估方法，缺乏对相关事件有效数据的采集以及活动过程相关信息的收集，对赞助类的相关缺乏持久的跟踪。2、宣传资料的申请及对宣传品的管理不够完善原因：宣传没有计划，虽然我们也制定了宣传物料的申请流程，但是经常出现各区域未按规范进行事先申报，主要是各区域中心没有确定宣传分管员，对所属区域没有宣传计划概念，经常性事后补

19、报。3、宣传资料使用情况跟踪制度不完善原因：宣传资料使用情况跟踪制度不完善，各地相关负责人职责不明确，部分广告宣传物品发放至分公司时，分公司虽然通过签字确认来确定是否有收到广告宣传物品，但很多由传达室保安或者不是负责人代签的情况，事后无法有效的稽核。各分公司的二级资料分发流程（分到乡镇，分给当地渠道和营业厅）缺乏管理，经常出现渠道说渠道的资料被营业拿走，营业的被渠道拿走。造成各条线之间对宣传品进行争夺，反之就是积压。4、各分公司广告宣传费用使用情况比例不一原因：缺乏对分公司广告宣传费用进行有效的管理。5、分公司在临时大项广告费用支出项目上，招标管理灵活性受限原因：分公司实际上也存在着数额比较大

20、的广告费用支出项目，比如阶段性的营销活动中的横幅、单页宣传等，但在市公司统一招投标管理办法的实施前提下，分公司缺乏对这一办法的有效补充，对供应商的确定还存在比较简单的个人决策。6、少数分公司06年广告宣传费用小额超支。原因：一是由于市场竞争因素后期制作横幅、宣传单页量较大费用超过预期，二是市公司制作宣传品费用通报不及时不利控制。7、少数分公司对于小量宣传制作及合作，没有完整书面记录原因：对于一些支出较小的项目如少量的宣传单页制作，乡镇广播站的宣传合作等，虽也先询价再确认，但由于少数分公司的管理监控疏忽，没有进行完整的书面记录。8、个别渠道的一些过期广告没有及时进行撤换原因：个别渠道管理条线对于

21、渠道广告的跟踪、检查等，不够及时。五、改进措施1、建议引进专业的广告公司对广告宣传活动进行活动全过程的市场调查和评估。2、建立完善的广告宣传物流管理系统，制作专门用于广告宣传宣传品配送的电子流，确保每张单页都有明确的使用流向。3、市公司相关部门与分公司充分沟通，在合理利用当地广告资源的基础上，进行有效的意见指导。4、组织各条线相关人员集体讨论针对缺陷流程的措施。5、进一步建立并完善广告费用支出项目的竞价操作办法，通过建立分公司的考评小组来确定供应商，确保更加合理、公正、公平、廉洁、有效。6、针对少数分公司06年广告宣传费用小额超支情况，建议改进措施：1）经办人员做好估测加强预算控制2）市公司相关部门及时通报分摊费用通报，便于分公司经办人员作好预算控制。7、对于业务广告宣传的制作、合作，及广告的实效性问题，建议营业、渠道、客服“三条线”，应加强管理、跟踪及监控。六、效能监察建议1、以省公司此次业务广告宣传费管理效能监察专项工作为契机，进一步建立、健全并完善已有的相关规章制度，重新梳理并形成新的文件下发。以本次效能监察为契机，要求相关职能部门进一步加强对业务广告宣传