文书档案工作规范

1、文书档案工作规范为了加强对上海文广科技发展有限公司本部各部门立卷归档的管理，促进立卷归档工作的规范化、科学化，有效地为公司各项工作服务和为国家积累档案史料，根据中华人民共和国档案法、档案工作业务建设规范的有关规定，结合本公司实际情况，制定本规定。一、文件归档（一）归档范围凡是反映本公司工作活动，具有查考利用价值且已办理完毕的各种文件材料，均应由各部门负责随时收集、整理，按时立卷、归档，具体归档范围按上海文广科技发展有限公司文件材料归档和不归档范围和其他档案管理办法的有关规定执行。（二）归档要求立卷归档总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用

2、。具体做到以下几点：1、归档文件的分类组卷各部门归档文件可按“年度组织机构”的特征分类组卷。重要问题、重要文件材料，可组专卷。同一文件的正文与附件、正式印件与定稿，请示与批复，转发件与原件，应合并组卷。跨年度的文件，请示与批复按复文年（没有复文的按请示年）；计划、规划按文件内容针对的第一年；总结按文件内容针对的最后一年：会议材料按会议开幕时间；条例、规章、制度更按发布或批准年。归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。非文字或非纸质的特种载体归档材料（包括照片、领导题词、音带、像带、光盘以及有关实物等）。必须说明记录对象、形成时间，主要内容等。2、卷内文件的排列密不可分的文件材料

3、依次排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规的历次修改编依次排列在定稿之后。会议材料按会议通知、议程、报告、讲话、决议、纪要、讨论通过的文件、名单等次序排列。3、卷内文件的整理和装订卷内文件应按顺序排列，依次编写页号，应统一在有文字的每页材料正面的右上方、背面的左上方填写页号。声像档案和领导题词等也应在装具或在其背面逐件标号，并单独存放。案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的也应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。声像材料应用文字标出摄

4、像或录音的对象、时间、地点、主要内容和责任者。有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。案卷题名要简明，确切地反映文件内容，一般包括责任者，内容和名称三要素。装订线的位置不得少于1厘米，如边沿过窄，纸张太小，应加边并用a4纸托裱。卷内文件纸张过大的，要在不超过装订线的篇幅内逐张折叠齐边。字迹已扩散或用铅笔、圆珠笔、红墨水书写或签发的文件，应全部复制后与原件一并立卷。卷内文件要去掉金属装订物，案卷用三孔一线的方法装订；（三）归档移交1、各部门于每年6月底前将上一年的归档材料整理、装订后移交公司档案室，办理移交手

5、续。2、部门自行保管的归档材料，由保管人编制目录（一式两份），保管部门和办公室各存一份。二、档案保管公司办公室对已接收的档案应采取有效的保管措施。（一）公司办公室接收的文书档案按文档一体化要求组卷以后，分三个流水号编号排列，即永久、长期、短期，案卷编目后，竖放在档案柜式密集架上，妥善保管。（二）声像档案应在干燥处设专柜存放，录音带、录像带应每年十月下旬倒带一次。（三）对上架的档案，应绘制案卷存放示意图，以便迅速取放档案。（四）档案库房应配备“八防”设施，保持清洁和适宜的温湿度（温度1424摄氏度、相对湿度4565）。（五）档案管理人员要熟练掌握计算机信息档案管理系统，不断提高科学管理水平和服务

6、效率。（六）档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况，要及时、准确地记录和统计，按规定时间和要求向市档案局或集团档案室报送统计表。三、档案借阅（一）公司员工利用档案应按规定填写档案借阅登记表，所借档案必须在规定时间内归还，逾期如需续借必须办理相应手续。（二）外单位人员需查阅公司档案材料时，应持介绍信，写明查阅人身份、调阅目的、范围，在档案借阅登记表上逐项登记后，一律在档案室查阅。（三）涉及“绝密”、“机密”、“秘密”及一些重要内容的档案，需经办公室领导或公司分管领导批准。（四）案卷利用完毕立即归还，不准拆卷、抽页，不准任意涂改、批注、勾划，不准转借，保持案卷安全和整洁。违者按档案法和档案条例的

7、有关规定处理。（五）档案人员必须认真贯彻执行档案借阅制度与保密制度，确保档案安全。五、档案鉴定、销毁（一）根据国家档案部门规定，归档文件保存期限分为永久、长期和短期三种。1、凡反映公司主要职能活动和基本历史面貌、今后工作中需要长远利用的文件，作永久保存。2、凡反映公司一般工作活动、在较长时间内对集团有查考利用价值的文件，作长期保存。3、凡在较短时间内对公司有查考利用价值的文件，作短期保存。永久和长期保存的档案在公司保存20年左右，连同案卷目录和有关检索工具、参考资料，一并向市档案馆移交。（二）短期档案必须经过鉴定才能销毁，公司成立鉴定小组，由公司分管领导、办公室主管人员、文书档案管理员和有关部门的同志组成，对保管期进行逐卷逐页鉴定。（三）对已到