培训课件高效会议

1、2021-7-2培训课件高效会议 1 2021-7-2培训课件高效会议 2 2021-7-2培训课件高效会议 3 2021-7-2培训课件高效会议 4 主要内容 2021-7-2培训课件高效会议 5 会议的意义 关键词：关键词： 我存在，故我开会我存在，故我开会 2021-7-2培训课件高效会议 6 会议的种类 按人数分类按人数分类 按开会方式分类按开会方式分类按开会目的分类按开会目的分类 团体会议团体会议 一对一会议一对一会议 面对面会议面对面会议 电话会议电话会议 视频会议视频会议 宣布人事安排、讲解政策宣布人事安排、讲解政策 的会议的会议 当众表扬和批评的会议当众表扬和批评的会议 临时处

2、理突发事件的会议临时处理突发事件的会议 固定的会议固定的会议 集思广益的会议集思广益的会议 关键词：关键词： 万会朝宗万会朝宗解决问题解决问题 2021-7-2培训课件高效会议 7 会议的成本计算 n时间成本参加会议的人数时间成本参加会议的人数（与会者的准备时（与会者的准备时 间与会者的旅行时间会议秘书工作会议服间与会者的旅行时间会议秘书工作会议服 务人员工作时间）务人员工作时间） n金钱成本开会的时间成本金钱成本开会的时间成本与会人员平均每小与会人员平均每小 时的工资时的工资 n直接成本会议设施租用费会议场地费旅费、直接成本会议设施租用费会议场地费旅费、 食宿费文件准备费食宿费文件准备费 n

3、不定损失成本不定损失成本 会议必须成功以回收成本会议必须成功以回收成本 2021-7-2培训课件高效会议 8 高效会议成功法则（1） 2021-7-2培训课件高效会议 9 无需开会的五个如果 如如 果果 2021-7-2培训课件高效会议 10 必需开会的五个如果 如如 果果 2021-7-2培训课件高效会议 11 高效会议成功法则（2） 2021-7-2培训课件高效会议 12 会议准备工作核对清单 1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者

4、座位 11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并 做好事先通知 2021-7-2培训课件高效会议 13 高效会议成功法则（3） 2021-7-2培训课件高效会议 14 高效会议成功法则（4） 2021-7-2培训课件高效会议 15 高效会议技巧（一）主持会议技巧 n如何做开场白如何做开场白 n主持人守则主持人守则 n如何处理会议中的意外和冲突如何处理会议中的意外和冲突 2021-7-2培训课件高

5、效会议 16 开场语练习： n原则：原则： 明确会议议题明确会议议题 限定会议时间限定会议时间 会议内容会议内容 会议方式会议方式 2021-7-2培训课件高效会议 17 主持人的守则与责任 n营造和谐气氛营造和谐气氛 n按照议程进行按照议程进行 n正确总结讨论的内容正确总结讨论的内容 n引导发言者解释令人困惑的发言引导发言者解释令人困惑的发言 n帮助与会者理清不假思索的想法帮助与会者理清不假思索的想法 n尊重别人，避免出现会中意见一边倒尊重别人，避免出现会中意见一边倒 的情况的情况 n减少与议题无关的争辩和讨论减少与议题无关的争辩和讨论 n保持中立态度保持中立态度 2021-7-2培训课件高

6、效会议 18 意外和冲突的处理 蝉的症状：蝉的症状： 讲与主题无关的故事讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点拒绝倾听别人的主要观点 主持人对策：主持人对策： 采用非语言性暗示采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言带入别人发言 2021-7-2培训课件高效会议 19 意外和冲突的处理 鲨鱼的症状：鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见总是给予消极的、否定的意见 主持人对策：主持人对策： 理解对方的想法或情绪理解对方

7、的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断采用非语言性方式打断 2021-7-2培训课件高效会议 20 意外和冲突的处理 驴的症状：驴的症状： 过于敏感过于敏感 防卫性很强，心中有面防卫性很强，心中有面“墙墙” 不能站在别人的立场看问题不能站在别人的立场看问题 主持人对策：主持人对策： 突出他的贡献突出他的贡献 重复问题重复问题 短暂沉默短暂沉默 2021-7-2培训课件高效会议 21 意外和冲突的处理 兔子的症状：兔子的症状： 质疑正在使用的程序质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议总是

8、提议不同的程序或建议 主持人对策：主持人对策： 突出他的贡献突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序，重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方如不奏效，则马上按他的方 法实施法实施 2021-7-2培训课件高效会议 22 意外和冲突的处理 螃蟹的症状：螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论私自进入小团体讨论 时常接电话时常接电话 打瞌睡，走神打瞌睡，走神 主持人对策：主持人对策： 对开小会者，主持人停止说话或者对开小会者，主持人停止说话或者 示意发言者暂停，使会议短暂沉默示意发言者暂停，使会议短暂沉默 问他们是不是觉得应该先分组讨论，问他们是不是觉

9、得应该先分组讨论， 然后集中讨论然后集中讨论 对打瞌睡者，可中间休息对打瞌睡者，可中间休息5 5分钟，分钟， 并加快会议议程并加快会议议程 2021-7-2培训课件高效会议 23 高效会议技巧（二）参与会议技巧 n与会者守则与会者守则 n如何进行信息沟通与反馈如何进行信息沟通与反馈 2021-7-2培训课件高效会议 24 与会者的守则与责任 n会前充分准备会前充分准备 n会中全情投入，贡献自己的创意与意见会中全情投入，贡献自己的创意与意见 n以解决问题为己任以解决问题为己任 n保持开放的心态，摒除部门之见保持开放的心态，摒除部门之见 n尽可能多地获取信息尽可能多地获取信息 n耐心聆听，尊重他人

10、的意见耐心聆听，尊重他人的意见 n勇于发言，言之有物勇于发言，言之有物 n不进行人身攻击不进行人身攻击 n避免出现不当的肢体语言避免出现不当的肢体语言 n会后总结会后总结 2021-7-2培训课件高效会议 25 会议中的信息沟通与反馈 n沟通漏斗沟通漏斗 n沟通金三角沟通金三角 n反馈时的汉堡原理反馈时的汉堡原理 n良好反馈的特征良好反馈的特征 2021-7-2培训课件高效会议 26 沟通漏斗沟通漏斗 别人行动20 别人听懂40 别人听到60 你嘴上说80 你心里想100 2021-7-2培训课件高效会议 27 沟通金三角沟通金三角 自己 对方 设身处地 2021-7-2培训课件高效会议 28

11、 良好反馈特征 n要描述行为，不要判断要描述行为，不要判断 n侧重表现而非性格侧重表现而非性格 n要征求意见，着眼未来要征求意见，着眼未来 n不能伤害别人的自尊不能伤害别人的自尊 n实际可行实际可行 2021-7-2培训课件高效会议 29 高效会议技巧（三）如何达成决议 n彼得彼得德鲁克决议方法德鲁克决议方法 n决策类型及应用决策类型及应用 2021-7-2培训课件高效会议 30 达成决议彼得达成决议彼得 德鲁克决议法德鲁克决议法 用足够多的时间检视困难所在，并使与用足够多的时间检视困难所在，并使与 会者达成共识会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论之列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各

12、提案的优劣，避免意气之争客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率估计各提案之获益率 评估有无采集更多资料的需要评估有无采集更多资料的需要 征求反对意见征求反对意见 以中立角度检视正反意见以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同寻求与会者对各提案之认同 单位对提案做适当的修整与妥协单位对提案做适当的修整与妥协 确认议事结果确认议事结果 组成或指定议案执行的监督组成或指定议案执行的监督 2021-7-2培训课件高效会议 31 无异议决策 权威决策 少数服从多数 共识决策 确保团队每个人都认为所达成的决议确保团队每个人都认为所达成的决议 是最佳的，并公开支持它；意见不和是最佳的

13、，并公开支持它；意见不和 及冲突的发生率最低及冲突的发生率最低 保证所有问题和思想得到公开辩论，每保证所有问题和思想得到公开辩论，每 个团队成员均有机会发表意见；复杂的个团队成员均有机会发表意见；复杂的 决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议会经过深思熟虑，从而产生高质量 的决议的决议 允许多数人对问题发表自己的意见；保允许多数人对问题发表自己的意见；保 证大多数人获胜；决议可以通过简单唱证大多数人获胜；决议可以通过简单唱 票，相对迅速和高效地做出票，相对迅速和高效地做出 决策迅速高效；在急需行动的情况下最决策迅速高效；在急需行动的情况下最 实用；在权利界限明显的地方最有效实用；在权利界限明显

14、的地方最有效 2021-7-2培训课件高效会议 32 会议记录与会后跟进技巧 n会议记录者应具有的技能会议记录者应具有的技能 n与会者会后跟进与会者会后跟进 n主持人的会后跟进主持人的会后跟进 跟跟 跟跟 跟跟 2021-7-2培训课件高效会议 33 会议记录的技巧 n重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间 n主持人，不要兼任会议记录者工作。主持人，不要兼任会议记录者工作。 n会议记录尽可能维持在一页纸内会议记录尽可能维持在一页纸内 n会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名 字、缺席及出席人名单应列在会

15、议记录起头处；字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处； 列出会议重点；工作分派情况及完成日期列出会议重点；工作分派情况及完成日期 n尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者 2021-7-2培训课件高效会议 34 与会者会后跟进 n拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己 工作相关的信息做标记工作相关的信息做标记 n分析一下会议的过程，不同与会者对同一分析一下会议的过程，不同与会者对同一 问题的不同态度和表现问题的不同态度和表现 n分析一下人际关系的状态分析一下人际关系的状态 n考虑会议上所分派给自己的任务完成方案考虑会议上所分派给自己的任务完