档案数字化技术规范

1、纸质档案数字化 技术规范介绍 2009年年4月月 丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班 主要内容 一、一、规程规程基本情况基本情况 二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范 三、照片档案数字化技术规范三、照片档案数字化技术规范 四、声像档案数字化技术规范四、声像档案数字化技术规范 一、基 本 情 况 1 1、编制的原则和依据、编制的原则和依据 2 2、研究、起草过程、研究、起草过程 3 3、数字化范围、数字化范围 1 1、编、编 制制 原原 则则 系统性原则系统性原则 档案信息是国家信息化建设工作的一 个组成部分，档案的数字化也是档案信

2、息管理工作的一个方面，技术规范的制 定应符合国家信息化建设有关技术要求， 保证可持续性发展。 1 1、编、编 制制 原原 则则 通用性原则通用性原则 应基本满足国内正在进行的档案数 字化工作，对档案数字化的结果数据要 给予较明确的指标要求，以保证数据的 通用交换能力 。 1 1、编、编 制制 原原 则则 先进性原则先进性原则 在制定过程中对目前比较常见的档案 数字化技术进行论证评估，同时也要对 新出现的技术进行研究。基本思路是肯 定成熟技术，探讨新技术发展态势，适 当进行指导。 1 1、编、编 制制 原原 则则 实用性原则实用性原则 作为技术规范首先要把握宏观指导原 则，对于档案数字化具体实施

3、步骤、方 法，应给予较明确的规范要求，以及在 加工过程中所需的技术参数给与较明确 的指标要求，提高本规范的实用效果。 1 1、编、编 制制 原原 则则 适度性原则适度性原则 就是合理地确定一些需要统一的技 术范围和技术指标。范围过大或者过小， 指标水平过高或过低，都会对标准的实 施效果产生不良影响。 编编 制制 依依 据据 nGB/T 18894 2002 电子文件归档与管理 规范 nDA/T181999档案著录规则 nDA/T 22-2000归档文件整理规则 n档发20016号 档案管理软件功能要求 暂行规定 nDA/T 312005纸质档案数字化技术规范 2 2、研究、起草过程、研究、起草

4、过程 丹东市档案馆从丹东市档案馆从1993年开始进行档案年开始进行档案 的数字化的工作，对纸质档案、缩微胶片的数字化的工作，对纸质档案、缩微胶片 档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等 多种载体的档案进行了数字化转换，有一多种载体的档案进行了数字化转换，有一 定的实践经验，有针对性的对各种载体数定的实践经验，有针对性的对各种载体数 字化的技术参数进行了反复试验、比较，字化的技术参数进行了反复试验、比较， 取得了较科学、合理的技术参数。并参考取得了较科学、合理的技术参数。并参考 了国家档案局的相关标准和规范，借鉴了了国家档案局的相关标准和规范，借鉴了 兄弟单位的

5、研究和实践成果。兄弟单位的研究和实践成果。 3 3、数字化范围、数字化范围 n纸质档案纸质档案 n纸质档案包括文书档案、专门档案等门类。纸质档案包括文书档案、专门档案等门类。 3 3、数字化范围、数字化范围 n文书档案文书档案 n文书档案数字化范围包括永久和长期保存文书档案数字化范围包括永久和长期保存 的重要的文件正本。的重要的文件正本。 3 3、数字化范围、数字化范围 n文书档案文书档案 n文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 n 1密级文件，包括绝密、机密、秘密的文件材料。密级文件，包括绝密、机密、秘密的文件材料。 n 2上级机关颁发的不易公开的文件

6、材料。上级机关颁发的不易公开的文件材料。 n 3本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领 导会议记录。导会议记录。 n 4本机关或本机关汇总的统计报表。本机关或本机关汇总的统计报表。 n 5人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、 来访形成的记录。来访形成的记录。 3 3、数字化范围、数字化范围 n文书档案文书档案 n文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 n 6本机关党员、干部、职工名册。本机关党员、干部、职工名册。 n 7涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有涉及司法、监

7、察、纪检及组织人事工作中对有 关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成 的文件材料。的文件材料。 n 8本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、 行政、党、团、工会组织介绍信及存根。行政、党、团、工会组织介绍信及存根。 n 9本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。 n 10下级机关报送的不易公开的文件材料。下级机关报送的不易公开的文件材料。 3 3、数字化范围、数字化范围 n专门档案专门档案 n本机关形成的，可以对社会提供利用的、本机关形成的，可以对社会提供利用

8、的、 利用率较高的专门档案应数字化。利用率较高的专门档案应数字化。 3 3、数字化范围、数字化范围 n照片档案照片档案 n 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、 代表会议等形成的照片。代表会议等形成的照片。 n 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、 指导工作形成的照片。指导工作形成的照片。 n 3本机关历届领导人的照片。本机关历届领导人的照片。 n 4本机关主办或承办的重大活动的照片。本机关主办或承办的重大活动的照片。 n 5本机关重要外事工作形成的照片。本机关重要外事工作形成的照片。 n 6本

9、机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦 旗、奖杯等）翻拍形成的照片。旗、奖杯等）翻拍形成的照片。 3 3、数字化范围、数字化范围 n录音录像档案录音录像档案 n 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、 代表会议等形成的录音、录像带。代表会议等形成的录音、录像带。 n 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、 指导工作形成的录音、录像带。指导工作形成的录音、录像带。 n 3本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的 录音、录像

10、带。录音、录像带。 n 4本机关重要外事工作形成的录音、录像带。本机关重要外事工作形成的录音、录像带。 n 5本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录 像带。像带。 n 6新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。 二、纸质档案数字化 技术规范主要内容 n基本原则基本原则 n基本工作流程基本工作流程 n基本技术参数基本技术参数 n技术实现方法技术实现方法 n成果管理成果管理 二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范 基本原则 n是使档案信息资源准确方便快捷地是使档案信息资源准确方便快捷地 提供利用提供利用; ;

11、n使可以公开的档案信息资源得到共使可以公开的档案信息资源得到共 享，以满足社会各界对档案利用的享，以满足社会各界对档案利用的 需求。需求。 二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范 数字化对象的确定原则数字化对象的确定原则 1 1）符合国家法律法规的原则：）符合国家法律法规的原则：符符 合国家档案开放规定。合国家档案开放规定。 2 2）价值性原则：）价值性原则：属于归档范围且属于归档范围且 应永久或长期保存的、社会利用价值高应永久或长期保存的、社会利用价值高 的。的。 二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范 基基 本本 环环 节节 n档案整理 n目录建库 n档案扫描

12、n图像处理 n图像存储 n数据挂接 n数据质检和验收 n数据备份 n成果管理 二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范 过过 程程 管管 理理 1、应加强纸质档案数字化各环节、应加强纸质档案数字化各环节 的安全保密管理机制，确保档案原件和的安全保密管理机制，确保档案原件和 数字化档案信息的安全。数字化档案信息的安全。 2、在数字化工作的同时建立起完整、在数字化工作的同时建立起完整、 规范的加工记录。即各个环节均应进行规范的加工记录。即各个环节均应进行 详细的登记，并及时整理、汇总，装订详细的登记，并及时整理、汇总，装订 成册（形成加工档案）。成册（形成加工档案）。 （一）（一） 档

13、档 案案 整整 理理 1、目录数据准备、目录数据准备 2、拆除装订、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件、区分扫描件和非扫描件 4、页面修整、页面修整 5、整理登记、整理登记 6、档案装订、档案装订 （一）（一） 档 案 整 理 1、目录数据准备、目录数据准备 按照按照档案著录规则档案著录规则(DA/T18) 、 DA/T 22-2000归档文件整理规则归档文件整理规则和和 丹东市文书档案目录数据库结构和交换丹东市文书档案目录数据库结构和交换 标准（试行）标准（试行）等标准的要求，规范档案等标准的要求，规范档案 中的目录内容。中的目录内容。 （一）（一） 档 案 整 理 目录数据准备目录数据准备

14、 n一是确定档案目录的著录项、字段长度 和内容要求； n二是修改错误或不规范的目录内容，如 案卷名、文件名、责任者、起止页号和 页数； n三是没有目录的档案按照原件内容建立 目录。 （一）（一） 档档 案案 整整 理理 2、拆除装订、拆除装订 不去除装订物影响扫描工作的档案，不去除装订物影响扫描工作的档案， 应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护 档案不受损害。档案不受损害。 （一）（一） 档 案 整 理 3、区分扫描件和非扫描件、区分扫描件和非扫描件 按要求把同一案卷中的扫描件和非扫按要求把同一案卷中的扫描件和非扫 描件区分开。普发性文件区分的原则是：描件区

15、分开。普发性文件区分的原则是： 重份的文件，有正式件的文件可以不扫描重份的文件，有正式件的文件可以不扫描 原稿。原稿。 （一）（一） 档档 案案 整整 理理 4、页面修整、页面修整 对纸张破损严重、无法直接进行扫描对纸张破损严重、无法直接进行扫描 的档案，应先进行技术修复。如折皱不平的档案，应先进行技术修复。如折皱不平 的原件应先进行压平或烫平，再进行扫描。的原件应先进行压平或烫平，再进行扫描。 （一）（一） 档档 案案 整整 理理 5、整理登记、整理登记 详细记录档案整理后每份文件的起始页详细记录档案整理后每份文件的起始页 号和页数，号和页数， （一）（一） 档档 案案 整整 理理 6、档案

16、装订、档案装订 扫描工作完成后，拆除过装订物的扫描工作完成后，拆除过装订物的 档案应按档案保管的要求重新装订。恢档案应按档案保管的要求重新装订。恢 复装订时，应注意保持卷内档案的完整，复装订时，应注意保持卷内档案的完整， 档案的排列顺序不变，做到准确、无遗档案的排列顺序不变，做到准确、无遗 漏。漏。 （二）（二） 档 案 扫 描 1、扫描方式、扫描方式 2、扫描色彩模式、扫描色彩模式 3、扫描分辨率、扫描分辨率 4、扫描登记、扫描登记 （二）（二） 档 案 扫 描 1、扫、扫 描描 方方 式式 n根据档案幅面的大小根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等等) 选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪选择

17、相应规格的扫描仪或专业扫描仪 (如如 工程图纸可采用工程图纸可采用0号图纸扫描仪号图纸扫描仪)进行扫进行扫 描。描。 n纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚 的档案，应采用平板扫描仪进行扫描；的档案，应采用平板扫描仪进行扫描； 纸张状况好的档案可采用高速扫描已进纸张状况好的档案可采用高速扫描已进 行扫描，以提高工作效率。行扫描，以提高工作效率。 （二）（二） 档 案 扫 描 2、扫描色彩模式扫描色彩模式 n 黑白二值黑白二值-页面为黑白两色，并且字迹清页面为黑白两色，并且字迹清 晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进 行

18、扫描。行扫描。 n 灰度模式灰度模式-页面为黑白两色，但字迹清晰页面为黑白两色，但字迹清晰 度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字 的档案，可采用灰度模式扫描。的档案，可采用灰度模式扫描。 n 彩色模式彩色模式-页面中有红头、印章或插有黑页面中有红头、印章或插有黑 白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需 要采用彩色模式进行扫描。要采用彩色模式进行扫描。 （二）（二） 档 案 扫 描 3、扫描分辨率、扫描分辨率 n采用黑白二值、灰度、彩色几种模式进采用黑白二值、灰度、彩色几种模式进 行扫描时，其分辨率一般建议选择

19、行扫描时，其分辨率一般建议选择 200dpi。特殊情况下，如文字偏小、。特殊情况下，如文字偏小、 密集、清晰度较差等，可适当提高分辨密集、清晰度较差等，可适当提高分辨 率。率。 （二）（二） 档 案 扫 描 4、扫描登记、扫描登记 认真填写相关登记表单，登记扫描的 页数，核对每份文件的实际扫描页数与 档案整理时填写的文件页数是否一致， 不一致时应注明具体原因和处理方法。 （三）图 像 处 理 1、图像数据质量检验、图像数据质量检验 2、补扫、补扫 3、纠偏、纠偏 4、去污、去污 5、图像拼接、图像拼接 6、裁边、裁边 7、图像处理登记、图像处理登记 （三）图 像 处 理 1、图像质量检验、图像

20、质量检验 n对档案漏扫、图像偏斜度、清晰度、失 真度等进行检查。发现不符合质量要求 时，应对图像进行相应的处理。 n发现扫描图像的排列顺序与档案原件不 一致时，应及时进行调整。 （三）图 像 处 理 2、（补扫）、（补扫） n对操作不当，造成扫描的图像文件不完 整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。 n发现文件漏扫时，应及时补扫并将图像 插入正确位置。 （三）图 像 处 理 3、纠偏、纠偏 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理， 以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对 方向不正确的图像应进行旋转还原，以 符合阅读习惯。 （三）图 像 处 理 4、去污、去污 对图像中出现的影响图像质量的杂质 如黑点、黑线、

21、黑框、黑边等应进行去 污处理。处理过程中应遵循在不影响可 懂度的前提下展现档案原貌的原则。 （三）图 像 处 理 5、图像拼接、图像拼接 对大幅面档案进行分幅区扫描形成 的多幅图像，应进行拼接处理，合并为 一个完整的图像，以保证档案数字化图 像的完整。 （三）图 像 处 理 6、裁边处理、裁边处理 对采用彩色模式扫描的图像应进行 裁边处理，去除多余的白边，以有效缩 小图像文件的容量，节省存储空间。 （三）图 像 处 理 7、图像处理登记、图像处理登记 记录质检结果和处理意见。 (四) 图 像 存 储 1、存储格式存储格式 2、图像文件的命名、图像文件的命名 (四) 图 像 存 储 1、存储格式

22、、存储格式 1） 采用黑白二值模式扫描的图像文件， 用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和 彩色模式扫描的文件，用JPEG格式存储。 存储时的压缩率的选择，应保证图像清 晰可读，尽量减小存储容量为准则。 (四) 图 像 存 储 TIFF格式 （Tag Image File Format 标记图像文件 格式） 通常用来描述产生于扫描仪的数据， 被用于专门存储灰度值、二值的标准格 式。 (四) 图 像 存 储 JPEG格式 （Joint Photographic Expert Group联合 图像专家组） 是一种“有损”压缩的文件格式， 已经成为非专业数字照像和在互联网上 应用的标准格式。 (

23、四) 图 像 存 储 2）提供网络查询的扫描图像，也可 存储为CEB、PDF或其他格式。 (四) 图 像 存 储 2、图像文件的命名、图像文件的命名 1）纸质档案目录数据库中的每一份文件， 都有一个与之相对应的唯一档号，以该 档号为这份文件扫描后的图像文件命名。 如：72-1-101-1 2）多页文件可用该档号建立相应文件夹， 按页码顺序对图像文件命名。 （五）目 录 建 库 1、数据格式选择、数据格式选择 2、档案著录、档案著录 3、目录数据质量检查、目录数据质量检查 （五）目 录 建 库 1、数据格式选择、数据格式选择 目录建库应选择通用的数据格式。目录建库应选择通用的数据格式。 所选定的

24、数据格式应符合所选定的数据格式应符合丹东市文丹东市文 书档案目录数据库结构和交换标准（试书档案目录数据库结构和交换标准（试 行）行）的要求。的要求。 （五）目 录 建 库 2、档案著录、档案著录 按照按照档案著录规则档案著录规则(DA/T18) 和和DA/T 22-2000归档文件整理规归档文件整理规 则则和和丹东市文书档案目录数据库结丹东市文书档案目录数据库结 构和交换标准（试行）构和交换标准（试行）的要求进行著的要求进行著 录录，建立档案目录数据库。，建立档案目录数据库。 （五）目 录 建 库 3、目录数据质量检查、目录数据质量检查 采用人工校对或软件自动校对的采用人工校对或软件自动校对的

25、 方式，对目录数据库的质量进行检方式，对目录数据库的质量进行检 查。核对著录项目是否完整、著录查。核对著录项目是否完整、著录 内容是否规范、准确，发现不合格内容是否规范、准确，发现不合格 的数据应进行修改或重录。的数据应进行修改或重录。 （六）数 据 挂 接 1、数据汇总、数据汇总 2、数据关联、数据关联 3、数据挂接、数据挂接 4、数据挂接质量检查、数据挂接质量检查 5、核对登记、核对登记 （六）数 据 挂 接 1、数据汇总、数据汇总 将已形成的目录数据与图像数据， 通过进一步核实数据，检查文件名、页 数、文件数、档号的唯一性等，及时进 行汇总。 （六）数 据 挂 接 2、数据关联、数据关联

26、 要认真核查每一份图像文件的名称名称 与档案目录数据库中该份文件的档号是 否相同，图像文件的页数页数与档案目录数 据库中该份文件的页数是否一致，图像 文件的总数总数与目录数据库中文件的总数 是否相同。 （六）数 据 挂 接 3、数据挂接、数据挂接 通过编制程序或借助相应软件，实现 目录数据与相关联的图像的自动挂接。 （六）数 据 挂 接 4、数据挂接质量检查、数据挂接质量检查 对图像文件与目录数据的挂接质量进 行检查，核对目录与图像文件对应是否 准确，发现不合格的应及时进行修改。 （六）数 据 挂 接 5、核对登记、核对登记 填写相关登记表单，记录数据关联 后的页数，核对每一份文件关联后的页

27、数与档案整理、扫描时填写的页数是否 一致，不一致时应注明具体原因和处理 办法。 （七）数 据 验 收 1、数据抽检数据抽检 2、验收指标、验收指标 3、验收审核、验收审核 4、验收登记、验收登记 （七）数 据 验 收 1、数据抽检、数据抽检 1） 以抽检的方式检查已完成数字化转换 的所有数据，包括目录数据库、图像文 件及数据挂接的总体质量。 2） 一个全宗的档案，数据验收时抽检的 比率不得低于5%。 （七）数 据 验 收 2、验收指标、验收指标 1） 目录数据与图像文件挂接错误，或目录数据、 图像文件出现不完整、不清晰、有错误等问题 时，质量标记为“不合格”。 2） 一个全宗的档案，数字化转换

28、质量抽检的合 格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收 “通过”。 合格率 = 抽检合格的文件数 / 抽检文件总 数 100% （七）数 据 验 收 3、验收审核、验收审核 验收“通过”的结论，必须经分管领 导审核、签字后方有效。 （七）数 据 验 收 4、验收登记、验收登记 填写纸质档案数字化验收登记表单 （八）数 据 备 份 1、备份范围、备份范围 2、备份方式、备份方式 3、数据检验、数据检验 4、备份标签、备份标签 5、备份登记、备份登记 （八）数 据 备 份 1、备份范围、备份范围 经验收合格的完整数据应及时进行 备份。 2、备份方式、备份方式 为保证数据安全，备份载体的选择 应多样化硬盘、光盘、磁带等，可采用 在线、离线相结合的方