XX集团公文管理制度

1、xx集团公文管理制度1.0 目的为了更好的规范公司文件的管理、统一编辑、审核、下发流程口径、规范公司管理作业流程、提高文件精神传达和执行力；适应公司标准化、规范化科学管理的需要，做好公司文件管理工作，特制定本制度。2.0 范围与传达对象集团各中心、部门，各子、分公司及所属部门、营业厅的所有管理人员和行政工作人员。3.0管理程序与要求3.1 公文种类：根据公文内容及发传达对象不同，常用公文形式有：红头文件；制度、规定、办法、实施细则；公告、通知、通告、通报；决定、决议、会议纪要；请示、报告、批示、批复；指令、函；工作计划、工作总结等。3.1.1红头文件：公司重要管理制度、规定、办法和重要人事任命

2、等文件。3.1.2普通文件：就是公司一般的管理制度、规定、办法、其他管理制度和文件，以下其他的文件，简称便文。3.2公文格式3.2.1公文内容格式3.2.1.1公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。3.2.1.2文头主要由文件标题和发布文件字号组成。3.2.1.3正文主要由文件目的、适用范围和传达对象、术语、职责、管理程序与要求、附则和落款等八个主要部分构成。3.2.1.4文尾主要由主送部门、抄送部门、发文部门、落款、印章、发文时间、附注（主题词、抄报、抄送、打印、校对、印章、传阅范围）等部份组成。3.2.3公文发布版面格式3.2.3.1公文用纸为标准a4 纸（在60至90g之间），左侧装订，

3、封面采用公司统一印刷格式。3.2.3.2公文中如有大于标准a4纸的，按照a4纸大小进行对折；如小于标准a4纸的，将其贴于标准a纸上。3.2.4公文页面设置格式3.2.4.1内部使用的公文a、纸张规格为：a4(宽210mm高297mm)；页边距设置：上、下、左、右均为：2mm，装订线：0.5 mm，装订位置在左。b、页面行距：文件正文文字行距使用1.5倍行距。3.2.4.2外部使用的公文a、纸张规格为：a4(宽210mm高297mm)；页边距设置：上、下均为：2.5mm，左、右均为：3mm，装订位置在左。b、页面行距：文件正文文字行距使用1.5倍行距。3.2.5公文字体设置格式3.2.5.1内部

4、使用的公文a、正标题使用标准“宋体”字，且为二号，加粗；副标题使用标准的“宋体”字，且为三号，加粗。b、正文使用标准的“宋体”字，且为四号；对于大标题和小标题要加粗，以示提醒。c、文尾使用标准的“宋体”字，且为四号，加粗。3.2.5.2外部使用的公文a、正标题使用标准“黑体”字，且为一号，加粗；副标题使用标准的“黑体”字，且为二号，加粗。b、正文使用标准的“仿宋gb2312”字，且为三号；对于大标题和小标题要加粗，以示提醒。c、文尾使用标准的“宋体”字，且为四号，加粗。3.3公文的下发形式3.3.1集团公司通过标准系统（如oa系统）发文的时候，必须在发文的名称前加上发文单位，如集团公司须加“集

5、团发文”，成都公司须加“成都公司发文”，重庆公司须加“重庆公司发文”等字样。3.3.2为了控制文件发放数量,规范文件管理,根据公文的重要性和有效时限不同，公司公文分为“红头文件”和“便文”两种形式。重要且有效时限长的以红头文件形式发文，其它的以“便文”形式发文。3.3.3集团公司各中心、部门向各子、分公司或向全集团发布文件时须以集团公司名义发布。3.3.4红头文件发文号为：a、集团公司为：艾企发【 】第号；b、成都公司为：蓉子发【 】第号；c、重庆公司为：渝子发【 】第号；d、昆明公司为：昆子发【 】第号；e、增值事业公司为：增子发【 】第号；其中：【 】内填写发文年号，发文年号后的上填写文件

6、流水号，流水号每年一编，从1号开始顺序编制。3.3.5便文的发文字号为：a、集团公司为：艾企办字（便）【 】号（总字号）；b、各子、分公司为：蓉子字（便）【 】号（总字号）；其中：【 】内填写发文年号，发文年号后的上填写部门文件流水号，流水号每年一编，从1号开始顺序编制；（总字号）上填写文件总流水号，流水号每年一编，从1号开始顺序编制；职能部门发文简称：第一个填发文部门的第一个字的简称，如集团公司办公室简称“办”字、成都公司综合管理部简称为“综”字。.3.3.6各子、分公司因工作需要，在不与集团公司文件精神相抵触的情况下，可以向其下属单位与部门发通知、要求等工作方面的便文，其编号可自行按自然顺

7、序进行，自成体系，但在发之前应及时上报集团行政管理部门审核、备案，集团行政管理部门应按其紧急程度在一个工作日的时间内给予答复（成都公司向其分公司发文时，须上报至集团办公室进行审核备案）。3.3.7发文内容与其它部门相关，需要相关部门协助执行或需在全集团公司范围内禁止或倡导的公文均应以集团公司的名义下发，统一编号。3.3.8以集团公司名义下发的红头文件和便文由集团公司行政管理部门统一确定发文字号、统一保存；各子、分公司下发的，由其行政管理部门按照集团管理标准进行管控。3.4收文处理3.4.1收文一般包括签收、登记、分办、承办、催办、立卷、归档等程序。3.4.2收文部门或单位应指定专人负责本部门或

8、公司公文的收发、传阅，收文后登记，并贴上收文签，请本部或公司负责人批示。3.4.3本部或公司负责人签注处理意见后，由文件收发人员送相关人员传阅或承办并负责催办落实，相关人员必须认真阅读文件后，在公司收文签上签字确认，以备行政监督查阅。凡是文件需要员工学习了解的，员工必须学习文件后在公司收文签中“员工签署意见栏”签署意见和姓名，表示以学习文件，知晓文件里应该知晓的内容，并严格遵守和执行。3.4.4公司文件凡是加上“秘密”、“机密”“绝密”字样的为加密文件，所有加密文件，不准翻印或复印，违者按泄密处理。加密文件在年终由发文部门或行政主管部门进行清退，遗失加密文件者也按泄密者处理。4.0 术语无。5.0 引用/支持性文件档案管理制度。6.0附则6.1相关表格6.1.1文件发放与回收记录表。6.1.2公司收文签。6.2本管理制度最终解释权归集团人力资源中心，本制度从下发之日开始实施，以前相关的制度在执行中与本制度相冲突的时候，以本制度为最终版本进行执行。文件发放记录表文件名称受控状态文件编号存档份