2021年工程咨询有限公司接待工作制度

1、制度2021年工程咨询有限公司接待工作制度单位名称：XXXX部门：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年工程咨询有限公司接待工作制度工程咨询有限公司接待工作制度接待工作是展示公司风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会有突发和易变的特点。因此在接待工作中，应严格遵守领导指示和公司的有关规定。一、接待工作基本要素接待工作主要应注意5W要素：What(什么事)、When(什么时间)、Who(什么人)、How(怎样做)和Where(什么地方)。1、What(事由)首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，通

2、常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。2、When(时间)这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。3、Who(人员)人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。4、How(方式)方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布置。5、Where(地点)

3、地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如：举行大会或典礼，当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。二、准备接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充;确定接待规格;制定接待计划等方面。(一)确认来访信息来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到接待任务

4、后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：1、来访客人情况：包括来访人数;主要成员姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族(在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯)、随行联系人及联系方式等。2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。此外，还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。(二)补充相关信息由来宾方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圆满完成。因此，接待人员要根据已知情况扩展信息。1、来访单位的情况：包括来访

5、单位的概况、特色和所处地区的概况等。这些信息摘录、整理、打印后分送参与接待的主要领导和工作人员。2、重要来宾的主要经历：来宾地位尊贵，需要进行一对一的接待时。接待人员应了解嘉宾的个人信息，包括个人资料、主要经历等。这样才能在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。(三)规格定位在掌握有关信息后，主要依据来访人员情况、时间与目的，及时向主管领导汇报，确定我方接待规格及参与人员，并制定接待计划。接待规格依据公司公关接待管理制度执行。(四)制定计划重要来宾来访，应及时向主管领导汇报，听取领导对接待工作的安排意见，同时召开接待工作会议，在交通用车、陪同人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点

6、、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传拍照等方面做出准确、恰当的部署，接待计划的关键内容包括以下三方面：1、物质准备，包括：住宿安排、用餐安排、会谈地点、接待用车和有关文字材料等。2、参加人员，根据对方来访目的、活动需要来确定，其中的重点是落实我方出面接待的最高领导。3、资金准备。(五)检查准备准备工作完成后，应从头到尾将整个接待计划梳理一遍，查漏补缺。主要关注整个接待流程安排是否合理、是否遗漏某个环节等，确保每个环节应出席的人员和需要的物资都已落实。提前半天须再次落实人员、地点、车辆和经费等的准备情况。三、迎送(一)车辆安排1.无论是接机接站，还是陪同宾客参观，应首先了解对方到达的车次、航班，

7、安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的人员不能前往，前去迎接的人应向客人作出礼貌的解释。接送车辆要求：接送车辆必须保持卫生，整洁,提前30分钟到达接送地点;必须提前30分钟开启空调等待顾客上车接送时必须与顾客主动打招呼，自报姓名，并主动提行旅，开关车门司机在车内严禁吸烟车内须备饮料供顾客饮用车内音响音量应调适得当，应当播放轻音乐，当顾客电话或交谈时应及时关闭太阳过大时要为女性顾客提供太阳伞，雨雪天气时要为顾客准备雨伞顾客询问时要礼貌应答道路颠簸时要及时提醒顾客如遇晕车顾客要提供胶袋，行驶速度应当放慢并适当开启玻璃窗接送人员及司机要求：接送人员及司机要注意自身修养，注重

8、仪容仪表。接送陪同客人前不允许吃带味食品;接送人员及司机须全程陪同，中途不可换人。接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来北京”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍。接送人员及司机要保持手机24小时畅通。接送人员及司机着装要求2.所安排车辆座位数(不含折叠座位)应略大于总乘坐人数(来访人数+接待人数)。在保证车辆交通安全基础上，兼顾乘车者舒适度和临时增加人员乘车空位等问题。在接待重要领导时，一般应为其单独安排一辆小车。3.接待人员应及早落实车型、车牌号码、司机姓名和手机号码，并提前与司机本人确认，保证本次出车的时间、地点准确。除司机本人联系方式外，接待人员还应储存车辆调度

9、人员的电话号码，以便出现突发情况时可以快速做出调整，及时解决问题。4、乘车礼仪小轿车小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席如果由客人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人，如果坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽吉普车无论是受访人亲自驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车商务车我们在接待团体客人

10、时，多采用商务车接送客人。商务车以司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减(二)机场接待1、接机时，首先要确认对方的人数、航班号、起飞时间和随行联系人电话。接待人员要提前落实航班到达时间，并及时更新航班信息，安排好接机车辆，制作接站牌。接到来宾后，应热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。待来宾到齐、行李件数确认后，接待人员应尽快带领来宾返回。如重要贵宾，接待人员必须提前联系机场，申请贵宾通道并提前到达贵宾厅，交费办理接机手续等。接到贵宾后可询问贵宾是否需要稍事休息再上车。2.送机时，应确认对方人数、航班号、起飞时间，并提前两小时达到机场，为其更换登机牌，将其送到

11、安检口。若是重要贵宾，接待人员应安排专人提前到机场安排，申请贵宾通道，更换登机牌等，等到贵宾乘航班离港后方可离开。(三)火车站接待1、接待人员应提前落实接站车辆和制作接站牌，并在出发前致电来访方的随行联系人，确认火车是否正点运行，告知对方自己将在何处等候。若对方身份比较尊贵，则需提前办理相关手续，到站台迎接。接到来宾后，接待人员要热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。接待人员应提醒来宾注意保管好行李和随身物品，并尽快引领来宾离开火车站广场，返回。2、送站时，接待人员应提前与宾客确认时间、车次，提前一个小时将客人送达车站，并送至检票口。若是VIP客人，需安排专人提前联系，到站台送人。(四)来宾自驾

12、车来宾自行驾车来到公司。接待人员要提前与来宾约定好时间和下车地点，向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。当日，接待人员应提前致电来访方的联系人，询问对方位置，再次确认下车地点并表明自己将在那里等候。如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。四、住宿1、来宾如需住宿，应尽早为其预定住宿房间。接待人员将来宾送至宾馆后，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，清楚的告知对方随后的日程安排及下次见面的时间地点，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。如有需要，接待人员可要求宾馆提供“早上叫醒”服务，以免延误时间。如果来宾迟到，接待人员应拨打房间电话，向

13、来宾询问情况。切忌直接到对方房间外敲门。将客人送到住地后不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。视来宾情况可在房间里准备适量的水果和鲜花，若是大型活动，可提前在房间内放置会议流程和公司简介。五、餐饮接待餐饮的主要原则为：节俭大方、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好，避免铺张浪费。(一)确定宴请规格和形式宴请的规格，以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而

14、定，例如是采用中餐还是西餐或自助餐等。(二)确定宴请地点确定宴请地点应遵循以下原则：与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应;能够充分表达对客人的敬意;同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。接待人员应准备好经费和车辆。接待人员应根据就餐人数提前预定进餐地点，用餐房间或席位，并预留余地。提前将用餐的时间和地点通知有关参加人员，举行正式宴请应发请柬。若是级别较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。(三)现场布置若较正式的宴请，接待人员应提前到场进行布置。其具体工作内容有：在餐厅门口设立欢迎指示牌，调试灯光音响等设备，如重要宴请，应布置领导致辞稿;席位的分配和

15、摆放;领导桌座位排位。现场布置应庄重大方，可适当点缀鲜花。(四)中餐宴请1、点菜：接待人员应提前联系餐厅，确定菜单。菜式一般以清淡为宜，突出餐厅特色，同时充分考虑客人、尤其是主宾的饮食习惯、口味好恶、宗教禁忌、健康状况等具体情况，切忌奇巧怪异的食品。点菜应量力而行，适当控制，略有盈余，用餐标准应按有关规定执行。在宴请重要客人时，可以采用分餐上菜的形式。要准备适当的酒水饮料，规模较大的宴会，酒水最好准备三种以上。2、进餐：宴请前，主人应提前到达宴会地点迎接客人;如果客人之间不认识或不熟悉，主人应热情地为其介绍;有一定社会地位的贵宾到来后，应先将其迎进接待室休息，并安排身份相同的人员陪同，待客人到

16、齐后，主人再陪同贵宾一同进入宴会厅。接待人员坐在餐桌最靠外的位上，并在自己身旁略腾出空间以方便上菜。开餐后，工作人员应留意上菜、饭的进度，适时提醒服务员上茶水、饮料、饭菜和水果。如饭菜数量不够，应及时加菜。宴会一般控制在一个半小时左右为宜，最多不超过两个小时。接待人员应避免当着客人面看帐或付款。3、用餐礼节就餐还是以中餐为主。招待客人进餐时，必须判断上、下位的正确位置，窗边的席位、里面的席位、能眺望美景的席位都是上位。安排座位时，请客人先人座;和上司同席时，请上司在身旁的席位坐下，你应站在椅子的左侧，右手拉开椅子，而且不发出声响。预订场地时，应交待店方留好的位置，不要卫生间旁或高低不平的角落。

17、中餐的餐桌礼仪比较简单，只要留意以下要点即可：主客优先。主客还未动筷之前，不可以先吃;有人夹菜时，不可以转动桌上的转盘;不可一人独占喜好的食物4、座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。中餐桌:4、送别：如有司机另外进餐，工作人员应在进餐即将结束时及时通知司机到位。宴请结束后，可由工作人员将来宾送至下榻酒店。五：西餐事先预约，在预约时，首先要说明人数和时间，其次要表明是否要吸烟区或视野良好的座位。如果

18、是生日或其他特别的日子，可以告知宴会的目的和预算。在预定时间到达.无论是作主人、陪客或宾客，都应与同桌的人交谈，特别是左右邻座。不要只同几个熟人或只同一两人说话。邻座如不相识，可先自我介绍。碰杯时，主人和主宾先碰，人多可同时举杯示意，不一定碰杯。祝酒时注意不要交叉碰杯。在主人和主宾致辞、祝酒时，应暂停进餐，停止交谈，注意倾听，也不要借此机会抽烟。西餐桌：(六)自助餐自助餐，有时亦称冷餐会，依照惯例，自助餐大都被安排在各种正式的公务活动之后，作为其附属的环节，自助餐的具体时间要受到正式公务活动的限制。自助餐时要依从一般的西餐礼仪，还应该注意以下几个要点：1.排队按顺序取食物;2.每次少取;3.要

19、分类，不要把冷热食物同时放在一个盘子上;4.西餐的食物先后大约是：沙拉开胃菜汤主菜甜品咖啡/茶。 篇2：公司接待工作手册公司接待工作手册1、目的：规范公司接待规格和接待工作流程。2、适用范围：适用于北京区域公司本部的接待工作，下属公司参照执行。3、定义：本程序所述接待是指集团高层出差由北京公司负责的接待、公司级接待、接待其它子公司高层及其他人员的接待、部门级的接待任务。4、职责：北京公司行政人事部负责公司级以上接待及其他接待任务的协调,各部门负责部门级接待。5、程序：5.1公司级接待5.1.1接待任务的安排：由行政人事部行政秘书统筹安排。5.1.2接待标准：(1)会务：公司提供会议用茶叶、水果

20、、配专门接待服务人员。(2)住宿餐饮：住宿安排按接待标准(BJ-02-XZ-C06-F01)预订酒店，用餐根据客人需要预定餐厅，采取实报实销制，费用分别计入各公司或自行支付。(3)车辆：接待活动期间调配专车全程陪同;接车(机、船)、送车(机、船)指定司机接送。(4)其它：行政人事部在客人到访之前，安排好以下事项：会议室布置，指示牌放置，前台电子屏幕的欢迎词显示，接待用车安排，公司宣传资料。如涉及公司楼盘参观，由行政人事部协调各项目或相关部门。如接待任务遇周末或节假日，则以电话通知到相关人员。5.1.3接待任务流程：(1)行政秘书在获知贵宾来京信息(航班、到京时间、人数、住宿地点、住宿天数)后发

21、邮件告知行政人事总监、行政人事部经理、车队、前台及后勤等相关人员，并确认收到邮件后，安排后续工作。(2)行政秘书负责接待工作：落实接待贵宾果篮采购情况、会议室布置情况、显示屏使用情况等。5.1.4工作人员详细职责：(1)行政秘书：根据接待任务及时高效作好安排跟踪。会场与接待用品，需在会议前做好准备，包括：会场布置：包括横幅悬挂、指示牌放置。接待用品：提前准备好茶叶，水果。水果提前半天购买交会议服务人员清洗及摆盘。住宿预定与用餐安排：按客人要求安排酒店预定与用餐安排：订房之后在客人入住酒店之前需与酒店前台再次确认预订情况，确保客人的入住无差错。接送机需落实到接送司机，并由司机认真核对航班号、起飞

22、时间及降落时间。行政秘书需对司机所知的航班信息进行确认，对飞机可能较晚到达的，需在晚上再次与酒店进行沟通，以免房间被取消。(2)IT人员：在会议开始前将话筒、投影、视频、电话系统进行调试，保证会议使用。(3)前台：按行政秘书要求的时间完成大屏幕的欢迎辞录入，并确保播放质量。(4)车队队长：5.2集团高层领导在京出差：5.2.1信息告知：由集团行政管理部高层事务秘书负责将集团高层领导出差的信息通知到北京公司行政人事部负责人及行政秘书。5.2.2酒店与机票预定：由集团高层事务秘书根据领导行程安排，配合安排集团高层领导在北京的酒店及往返机票的预订。5.2.3信息传递：北京公司在获知集团高层来京信息后

23、，由行政秘书和车队长将集团高层来京信息以邮件或电话形式通知总经理、行政人事总监、行政人事部经理。5.2.4接待安排：由北京公司行政秘书协助落实集团领导在京的车辆安排，餐饮安排;5.2.5返程信息：北京公司在获知集团高层返程信息后，应及时将返程信息提供给车队长安排送机，同时以邮件方式或电话形式通知集团行政管理部高层事务秘书，由集团行政管理部安排接机工作。5.3兄弟公司高层领导在京出差：5.3.1收到接待通知的工作人员，将信息以邮件或电话方式通知行政人事部行政秘书。5.3.2根据对方要求由行政秘书协助订房及回程机票，如需在公司用餐，需提前一天告知行政人事部，以便安排订餐，并用邮件形式反馈给其它公司

24、秘书。5.3.3集团各部门总经理来京参照“兄弟公司高层”接待，集团员工来京参照“兄弟公司员工”接待。5.4部门级接待5.4.1接待任务的安排：(1)公司各部门秘书负责统筹安排，如果与会人数在8人以上行政人事部将安排车辆服务，由车队队长负责调配车辆。(2)如接待任务遇周末或节假日，则以电话通知到相关人员。5.5凡集团部门总经理通知用车接待的均按需要满足接待要求。6、附件：BJ-02-XZ-C06-F01接待标准项目接待等级职级预定酒店用车安排接待水果一类接待集团高层按标准预定优先安排、全程陪同水果集团部门总经理按标准预定根据需要斟情安排无二类接待兄弟公司高层按相应标准和要求协助预定根据需要斟情安排无三类接待部门级按相应标准协助预定根据需要斟情安排无四类接待兄弟公司高层以下其他人员按相应标准协助预定根据需要斟情安排无篇3：海尔集团接待工作管理规定海尔集团接待工作管理规定第一百八十五条为维护公司的形象，使相关接待工作做到操作规范、有章可循，特制订本细则。第一百八十六条本制度适用于管理中心、筹建处、各项目因公务需要对外的一切接待工作，及各单位之间的因工作发生的相互接待工作。接待原则