办公用品日常管理制度

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX管理规章制度WI-XZ-001-2015办公用品日常管理制度（试行）版 次： A.01编 制：审 核：批 准：分发号：持有者：2015年9月15日颁布2015年9月20日实施分发单位:部门/人员数量:部门/人员数量常务副总经理1份财务部1份生产副总经理1份安全保卫部1份设备、技术副总经理1份基建工程部1份总经理助理1份保安队1份1份存档1份1份1份1份1份1份1份1份1份目录1 .目的 42 .定义 43. 相关部门职责 44. 办公用品日常管理 54.1办公用品申购及领用流

2、程 54.2电脑的使用管理 54.3电话的使用管理 54.4打印机、复印机的使用管理 54.5传真机使用管理 64.6投影仪使用管理 64.7笔记本电脑 64.8相机、摄像机的使用管理 64.9办公文具的使用管理 74.10办公用品保养、维修管理 74.11办公用品使用监督 74.12办公设备的盘点及赔偿 74.13办公设备报废处理 81 .目的为了加强对公司办公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度2. 定义2.1办公用品：主要包括办公文具（如笔、打印纸、文件夹、刀片、 胶水、标签便条、计算器等易耗品）、办公设备（如电脑、打印机、 电话、传真机、投影仪、笔记本电脑、相机、摄像机、桌椅、点钞机

3、、 POS机、碎纸机、文件柜等耐用品）。2.2涉密办公用品：凡是经审批需要产生、传递、存储秘密文件资 料的办公用品。2.3报废：非自然或人为原因引起的不能正常使用称为报废，只适 用于办公设备。2.3.1 达到报废年限，且不能满足正常工作需要；2.3.2 没有达到报废年限，但不能通过更换配件提升性能继续使 用或该设备已不能满足正常工作的需要。3. 相关部门职责3.1行政部：负责办公用品的申购单受理、维修保养、监督使用等 事宜。3.2保密办：负责涉密办公用品申购的审批及涉密办公用品使用的 监督管理。3.3综合计划部：负责办公用品的采购。3.4库房：负责办公用品的暂存、发放及台账管理。3.5各部门：

4、主要负责办公用品的申购、使用、日常保管等事宜。4. 办公用品日常管理4.1办公用品申购及领用流程4.1.1各部门每周五下班前上报下周办公用品需求计划，填写办 公用品申购单，报部门负责人批准后，由行政部统一汇总，交综合 计划部进行采购。其中大宗及贵重或涉密物品需打物品购买报告书报 部门负责人、保密办、行政部、分管副总经理、常务副总经理或总经 理批准后，由行政部统一汇总，交综合计划部进行采购。4.1.2办公用品购回后统一入库，由库房管理员在办公用品台账 上登记，并通知申购部门领取。4.1.3申购部门到库房签字验收，领取所申购的物品，流程结束。4.2电脑的使用管理详见公司网络安全管理责任制度4.3电

5、话的使用管理4.3.1电话由行政部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使 用。4.3.2每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金，拨打长途 电话前加“ 96688”。4.3.3禁止拨打私人电话，接听私人电话时间控制在1分钟以内。4.3.4电话出现故障的可报设备部进行维修。4.3.5严禁在电话中谈论涉密内容。4.4打印机、复印机的使用管理4.4.1为确保打印机、复印机的正常运转，每天开机使用的时间不 宜过长。442打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。443禁止打印或复印私人资料。4.4.4不准在非涉密打印机、复印机上处理涉密信息。4.4.5涉密打印机、复印机按照涉密办公用品管理制

6、度进行。4.5传真机使用管理4.5.1传真机指定专人负责管理。4.5.2不得使用传真传送个人资料。4.5.3严禁在传真机上传递涉密信息。4.6投影仪使用管理4.6.1投影仪安置于公司会议室，各部门如需使用应填写 办公 设备借用登记表。4.6.2投影仪仅用于公司、部门会议以及培训。4.7笔记本电脑4.7.1个人因办公需要申请的笔记本电脑，由申请人负责管理，行 政部监督使用，严禁处理涉密信息。4.7.2公用笔记本电脑放置于行政部办公室，部门若需使用应填写 办公设备借用登记表。4.8相机、摄像机的使用管理相机、摄像机由行政部负责管理，其他部门若需使用应填写办 公设备借用登记表，严禁摄取涉密图片、涉密

7、视频等信息，保密办 对使用情况进行监督。4.9办公文具的使用管理4.9.1公司所有办公文具由使用部门指定专人管理。4.9.2办公文具的使用秉持“节俭为公”的原则。4.10办公用品保养、维修管理4.10.1各个部门需按照产品使用说明正确使用办公用品，如因操 作失误造成损坏由当事人承担相应的经济责任。4.10.2办公用品发生故障无法使用时，使用部门应报行政部处理, 并填写办公用品维修登记表。4.10.3涉密办公用品的维修必须由保密办具体负责。4.11办公用品使用监督4.11.1行政部负责对办公用品的使用情况进行不定期检查，对违 规使用办公用品的人员有处罚权。4.11.2保密办对涉密办公设备的使用监

8、督管理严格按照涉密办 公用品管理制度进行。4.12办公设备的盘点及赔偿4.12.1行政部负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设 备管理台帐，每半年盘点清查一次，做到账物相符。4.12.2在规定的使用年限内，因个人原因造成办公设备毁损、丢 失等，所造成的经济损失由个人承担。4.12.3涉密办公设备的盘点及赔偿由保密办具体负责4.13办公设备报废处理4.13.1报废年限设备名称使用寿命设备名称使用寿命笔记本电脑5-8年办公电话（手机）2-3年台式电脑3-5年投影仪1-3年U盘7-10 年相机8-10 年打印机（喷墨）6-8年碎纸机2-5年打印机（激光）3-5年打印机（针式）5-7年传真机5-

9、10 年POS机1-3年办公电话（座机）1-3年办公桌椅、柜子5-8年注：设备的使用寿命与设备的使用频率及使用方式有直接关系，此表仅作为参考4.13.2报废审核对于各部门提交的报废物品清单， 要认真审核，确认不能再次使 用后，经部门负责人、行政部、分管副总经理、常务副总经理或总经 理签字后方可作报废处理。一一办公设备报废审批表、报废审核 权限明确。报废审批权限设备采购价格12000行政部审批设备采购价格20005000分管副总审批设备采购价格500010000常务副总经理审批设备采购价格10000以上总经理审批4.13.3对报废的办公用品，行政部应在办公设备报废登记表 上做好登记。4.13.4报废品由库房集中存放，由行政部根据报废处理意见，对 库房集中处理报废品进行监督。4.1