档案管理办法(试行)

1、远洋基业物业管理档案管理办法（试行）为了规公司的档案管理工作，保证档案的完整性、提高档案的可利用性，特制定本办法。第一条适用围1、本办法所指的档案是指公司各部门、各物管中心在工作中直接形成的，对本公司和社会有保存价值，以备查找利用的各种文字、图表、声像、照片等不同形式的历史记录。2、本办法适用于远洋基业物业管理，分公司以及所管的各经营项目和物管中心。第二条管理责任（一）、总经理办公室为档案管理的主控部门，主要职责：1、制定档案管理的规章制度、实施细则；2、负责公司本部的档案管理工作，负责监督、指导各部门、各物管中心档案管理。3、指定公司本部个部门专职或兼职人员对部门档案进行管理，各物管中心综合

2、行政部设专人或兼职人员对物管中心的档案进行管理。4、档案管理人员因各种原因有变动时，各部门、各物管中心须及时通知总经理办公室，在总经理办公室的指导下进行相关容的交接工作。（二）、档案管理员的职责：1、认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术；2、指导文员作好文件材料的收集、归档工作，提高归档文件质量；3、做好档案的收集、整理、保管、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；4、保护档案的安全，遵守制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用围，不得泄露档案的容。5、作好档案利用服务工作，编制多种检索工具，迅速准确地查调档案资料。第三条档案工作基本原则集中管理与分散管

3、理相结合、以集中管理为主；即公司级档案由总经理办公室集中统一管理，各物管中心分类管理相关档案，各类有价值资料必须做到及时归档。第四条归档资料容1、由公司总经理办公室统一归档的公司部管理文件：以公司名义发出的规章制度、组织构架、岗位职责、通知通报、人事任免、会议纪要、工作记录、计划总结、签报、发文请示、培训资料、过程记录表格、公司营业执照、税务登记证等重要文件；2、由公司总经理办公室统一归档的公司对外往来文件：以公司名义与政府部门、上级公司、小区业主、相关业务单位及其它单位往来的文件。如：来往信件、各种协议、合同、报告、单据、通知、法规等。3、由职能部门、经营项目归档的文件：以职能部门、经营项目

4、名义发出的规章制度、通知通报、会议纪要、计划总结、请示报告、过程记录等。4、由公司计划财务部归档的文件：公司及控股公司经费预、决算的文件；年度的增收节支计划；经营活动分析；贷款、担保、借款申请等文件。5、由物管中心综合行政部统一归档的物管中心文件：以物管中心名义发出的通知通报、会议纪要、请示报告、计划总结、以及对业主和开发商下属部门发文等。物管中心收到的上级公司发出的通知、通报、岗位职责、规章制度、政策法规等文件。以及项目各部门须存档的各类文件、资料记录等。如：业主档案、与业主签订的各类协议、或业主签字确认的承诺资料、维修派工、反馈单、及各类项目需用表单、工程图纸等；6、重要的科技文件、技术资

5、料、方案、工作经验材料和其它具有保存价值的文件、材料、光盘、照片等；第五条归档要求1、归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则进行归档，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在一个卷要按问题或文件形成的时间，系统地排列。3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复文的年度立卷；没有复文的，放在请示年立卷；4、指定专人将本部门文件及时归档保管，明确标明存档人。存档人将需要归档的文件在办理完毕后进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。5、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限（具体见附表6），原

6、则上分为永久、长期（ 16-50 年）、短期（ 15 年以下）三种，目录应编号排列，专柜保存。6、对各类资料要做到填写及时、项目齐全；填写各类表单须字迹清除、不得在存档资料上乱涂乱画；7、各部门、各项目对需保存的档案要分类存放；需做好档案标签及档案目录工作，档案标签及目录的文字应规，以便查找；8、需要归档的纸制文件，有电子文档的，电子文档必须归档。需要永久和长期保存的电子文件，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规要求的机读目录。9、电子文件形成单位应在电子文件归档时对相关项目进行检查，检查项目包括对纸质文件核对容，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子文件与相应的纸质文

7、件表现形式一致，处理过程无差错。10、归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。11、电子文件按年归档，按规定时间将上年度的电子文件汇总、分类、整理，储存在符合保管要求的脱机载体上，一般情况下应刻制光盘保存，或拷贝到耐久性好的载体上，一式 2 套，一套封存保管，一套提供利用。12、定期归档时间：每年6 月 30 日之前完成上年度的档案整理工作，各物管中心根据工作量可调整为半年或每月整理一次（如派工单、维修单）。第六条归档文件的整理1、装订。归档文件应按件装订，一般以每份文件为一件，文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、来文与复文、

8、多种文字形成的同一文件应立在一起作为一件。每件文件装订在一起附文件封面（文件封面格式见附表1）2、编目。归档的文件应该逐件编目，来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录（见附表2）设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目，可根据文件的性质增加便于查找的栏目。件号：按文件排练顺序从“1”开始标准责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文号：文件的发文字号。题名：文件的标题。没有标题或标题不规的，可自拟标题。日期：文件的形成时间，以8 位阿拉伯数字标注年月日，如20060503 。页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情

9、况。3、装盒将档案文件按件号顺序装入档案盒，并制作档案标签（标签设置见附表3），其中起止件号填写盒第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接；盒号即同类文件编制档案盒的排列顺序号。第七条档案的借阅1、借阅档案要履行借阅手续，档案不得带出公司、如因特殊情况需外借档案、需办理相关手续、得到同意后方可外带、用毕即归还、其间外借者对档案有保管义务；2、借用档案的人员， 对所借档案要负安全、 责任，借档人不得私自转借、 抽取、转借、翻印、拆卸、调换、污损、所借档案、不得在文件上圈点、画线、涂改、未经允许不得复印档案；3、声像、电子档案实行两套制，以复制件提供利用和借阅，借出的声像档案不得在有磁场和

10、不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。 归还时要严格检查防止受损和污染。4、借阅时间，一般档案最长不超过10 天，密级档案最长不超过一周。5、 绝密级文件资料禁止调阅，级文件资料只能在档案室借阅，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过负责人审批，跨部门的由总经理批准。第八条档案的作废4 小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门对于已失去作用的档案和保管期满的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。第九条处罚规定有毁损、丢失、涂改、伪造或擅自复印企业档案等违反本办法的行为将视情节轻重给予处罚。情节轻微者

11、处以 100 元罚款，给公司造成重大损失者，罚款 1000 元并予以除名，同时责任人需承担相应经济及法律责任。第十条本办法自下发之日起试行，由总经理办公室负责解释。附表 1：文件封面附表 2归档文件目录附表 3档案盒标签附表 4文件借阅登记表附表 5档案销毁登记表附表 6：各部门、各项目归档围及保管期限附表 1远洋基业物业管理（此处写文件名称）部门年度件号保管期限页数备注附表 2归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注附表 3文会外件议签来类纪报文别要件年度2005 年度2004 年度2006 年度保管期限短期保管短期保管短期保管盒号第1盒第1盒第1盒起止件号1925 件26 50 件51-

12、70 件附表 4文件借阅登记表文件名所属盒号借阅时间归还时间借阅部门借阅人用途备注附表 5档案销毁登记表序号文件名销毁日期保管期限销毁原因销毁人批准人备注附表 6各部门、各项目归档围及保管期限（参考）归档围董事会会议文件、决议、会议纪要、授权书公司召开的总经理办公会会议纪要及重要汇报公司大事记公司重要的专题会议记要上级机关或公司召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料公司的正式发文、通知通报本部门年度工作计划和工作总结固定资产登记单、固定资产台帐规章制度、组织构架、岗位职责、签报、培训资料公司营业执照、税务登记证党、团的工作计划、总结、报告党员组织关系介绍信职代会、工代会的会议通知、代表对外宣传的相关文件各类合同公司领导人员任免、考核的文件材料公司董事、兼事变更通知本公司职工花名册上级机关有关考试、培训等的通知、规定备注：（归档围及期限