OA系统建设方案

1、*办公自动化系统 需求分析文档客户编号：说明本文档中所包含的内容是 xxxx 公司为*办公自动化（oa）系统建立的项目开发计划书，其 中用到了我方产品和技术的专有信息。这些信息不应该被扩散到以外。版本日期作者版本说明2012 年 1 月xxxx1.0建立目录目 录 . iii1 引言 . 11.1 编写目的 . 11.2 背景 . 11.3 定义、缩写词、略语. 11.4 参考资料 . 21.5 读者对象 . 22 项目概述 . 22.1 项目目标 . 22.2 系统功能概述. 32.2.1 个人办公. 32.2.2 公文管理. 32.2.3 公共信息. 32.2.4 档案管理. 42.2.5

2、 辅助工具. 42.2.6 系统设置. 42.3 系统涉及的组织结构. 42.4. 工作交流方式. 42.5 主要项目实施人员. 52.6 文件 . 52.7 验收标准 . 52.8 项目完成的最后期限. 53 系统功能描述 . 53.1 系统功能设计原则. 53.2 个人办公模块. 63.2.1 代办事宜. 63.2.2 催办信息. 63.2.3 工作代理. 63.2.4 日程安排. 63.2.5 个人邮件. 73.3 公文管理模块. 73.3.1 发文管理. 71 流程. 72 流程说明. 83 流程描述. 84 表单内容. 95 模板格式. 103.3.2 收文管理. 101 流程图.

3、102 流程说明：. 123 流程描述. 134、模板格式. 133.3.3 请示管理. 141 流程. 142 流程说明. 153 流程描述. 154 输出格式. 163.3.4 出差申请. 171 流程. 172 流程说明. 183 流程描述：. 183.3.5 出差汇报. 191 流程. 192 流程说明. 203 流程描述：. 203.3.6 请假申请. 211 流程. 212 流程说明. 223 流程描述：. 223.3.7 来电管理. 231 流程. 232 流程说明：. 243 流程描述. 243.3.8 公告管理. 251 流程. 252 流程说明. 263 流程描述. 263

4、.3.9 用车申请. 261 流程. 262 流程说明. 273 流程描述. 273.3.10 车辆维修管理. 281 流程. 282 流程说明. 293 流程描述. 293.4 人事管理 . 293.4.1 人员考勤. 293.4.2 人事档案. 293.5 档案管理 . 333.5.1 档案管理. 333.5.2 档案借阅. 343.5.2.1 流程. 343.5.2.2 流程说明. 343.5.2.3 流程描述. 353.6 公共信息 . 353.6.1 政策法规. 353.6.2 大事记. 353.6.3 公共文档. 363.6.4 图片库. 363.7 辅助工具 . 363.8 系统

5、管理 . 363.8.1 用户管理. 363.8.2 权限设置. 373.8.3 表单定制. 373.8.4 流程定制. 373.8.5 系统日志. 374 实施计划 . 384.1 工作任务的分解和人员分工. 384.2 接口人员 . 384.3 关键问题 . 385 运行环境规定 . 385.1、硬件平台 . 385.2、软件平台 . 391 引言1.1 编写目的本文档为* 办公自动化系统的项目开发计划。该开发计划将为所有的项目参与人员明确描述待开发项目的主要工作内容、主要参与人员、开发的产品和验收标准、完成项目的时限、具体的实施计划（包括任务的分解、接口人员、进度、预算、关键问题），以及

6、为支持本项目的开 发所需要的各种条件和设施。将在所原有信息化建设的基础上，增加新的办公流程，使用新的开发技术，以适应信息化发展的需要，形成一个对整个系统的需求描述文档，使* 参与办公自动化系统建设的人员对以下的内容有充分的了解，并在此基础上形成*办公自动化系统需求分析文档，此文 档将贯穿整个项目的始终，作为系统设计和应用开发的依据。1.2 背景本项目开发的系统的名称是“ *办公自动化系统”。* 提出了该项目的开发需求， 由 xxxx 公司负责开发工作，完成后的系统将由* 使用。1.3 定义、缩写词、略语lllllll需求：用户解决问题或达到目标所需的条件或权能；系统或系统部件要满足合同、标准、

7、规 范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。需求分析：包括提炼、分析和仔细审查已收集到的需求，以确保所有的风险承担者都明白其 含义并找出其中的错误、遗憾或其它不足的地方。模块的独立性：指软件系统中每个模块只涉及软件要求的具体的子功能，而和软件系统中其 他的模块的接口是简单的。组织机构：* 内部的行政组织机构。流程：各业务处理部门事务处理时从开始至结束的整个过程。环节：业务部门事务处理过程中每个岗位或涉及人员的处理动作。路由规则：业务部门事务处理时每下步处理的选择确定。1.4 参考资料ll* 办公自动化系统技术协议 iso9000 标准1.5 读者对象本需求分析说明书预定的合法读者为：llll

8、本项目的所有责任人和决策者。参与需求分析和需求确认的* 有关业务人员和技术人员。 本项目的软件开发人员。已授权可查阅本文档的其他人员。2 项目概述* 目前使用了 ms office 等一些桌面办公系统，只能实现简单的文件撰写、打印功能，不能对文件的内容做完备的处理，尚处在办公自动化的初级阶段。现有的办公自动化应用系统基本上是模仿手工处理信息的过程，没有充分利用计算机管理的特点彻底改进办公手段和管理手 段。另一方面，业务系统的发展带来公文、信函、报表等信息的迅速增加。因而* 应开发出一套具有先进水准、高质、高效、智能型的办公自动化系统。通过该系统的应用，准备和提供具有统一标准格式的准确信息，实现

9、计算机辅助的业务信息生成、收集、存储、加工、传递和不同层次的综合信息与业务报告，为工作决策提供有力的信息支持，使各级 管理人员之间的信息沟通与协调更为简化、及时和迅速。2.1 项目目标本系统主要解决* 公文流转审批、部分业务流程的流转审批、企业综合档案管理以及日 常办公、人事管理、计划管理等工作的信息化建设。2.2 系统功能概述办 办 办 办 办 办 办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办

10、办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办办如上图所示，* 办公自动化管理系统由以上子系统所组成。以下将对各个子系统的功能 范围进行概述。2.2.1 个人办公这个模块是进行日常办公的主要模块。在这里能够起草各项工作，并进行各项待办事宜的处理，还可以进行电子邮件的收发，以及对自己的日常工作进行安排，此外还可以进行个人选项的 各项设置等。2.2.2 公文管理在这里主要对各项需要审批的工作进行管理。如：收、发文，请假、请示等，还以对各项暂存的文件进行继续操作。可以检索各种公文，察看其办理工程。如果有权限的

11、话，还可以对各项 公文进行管理操作。2.2.3 公共信息在这里可以发布一些公告，通知等，对一些可以公开的信息发布的地方，达到信息的共享。 还可以对一些文档进行管理，方便检索、查阅。2.2.4 档案管理对日常办公中形成的各种需归档的文件资料（收文、发文等）按类别进行自动立 卷的组织，立卷分盒，生成卷内目录、案卷目录，主要实现档案的收集、整理、组卷 工作。以及对档案的查询、借阅与统计、销毁与静态信息维护。2.2.5 辅助工具提高一些常用的办公工具，能够对日常办公提供相应的帮助，加快办公效率。2.2.6 系统设置这个模块是系统管理员使用的，进行系统运行环境的相应设置。可以进行用户增加、删除，用户权限

12、的分配，以及系统日志的维护。并能够进行表单的定制、修改，工作流程的调整等。 2.3 系统涉及的组织结构(待明确)2.4. 工作交流方式程序员是计算机专业人员，他们通过开发环境，同系统进行交互。他们负责设计应用程序模 块，根据固定的开发模式来编写应用程序，对开发环境进行操作。系统分析员负责应用系统需求分析和规范说明，和用户及数据库管理员相组合，确定开发环 境的软硬件配置并参与数据库各级模式的概要设计。2.5 主要项目实施人员岗位角色项目经理需求分析员程序员2.6 文件名称需求说明书项目开发计划用户手册2.7 验收标准产品程序需求说明书项目开发计划用户手册2.8 项目完成的最后期限 (待明确)3

13、系统功能描述3.1 系统功能设计原则人员内容要点项目概述，具体需求，项目概述，实施计划用途，运行环境，使用过程标准符合需求设计说明的标准，测试通过 符合用户的具体需求双方确认通过满足用户使用要求ll以减轻常用数据输入、报表编制的工作量为主要目的，数据一次录入，动态追加，尽量减少 数据信息冗余。具有日常工作提醒功能。面向不同程度的使用人员，人机界面友好。通过人机对话框，选择所要完成的工作类型，根lllll据使用人员工作习惯和要求设置屏幕格式。统一的数据信息输入、输出格式。可根据需要构成任何查询条件，实现组合查询和模糊查询。可设置不同权限的口令。软件模块化强，并有较好的通用性和灵活性。可以对每个模

14、块进行独立的编程、调试、修改 和扩充，而不影响整个系统，并可方便地扩充新模块。软件可对准备输入、输出的数据库文件进行检测，自动校验数据格式、平衡关系和关联数据的一致性，保证电子报表和数据库的正确性。对于不正确的数据或编码输入，自动给出提示， 重新输入。3.2 个人办公模块3.2.1 代办事宜这里列出了所有需要办理的工作，例如审核、会签、签发、阅办等。涵盖了系统中的所有流程。 并对不同的任务进行了分类。3.2.2 催办信息如果需要办理的工作还没有办理，发送者可以给办理者发送催办信息，在这里列出的是其他用户 对当前用户的催办信息。3.2.3 工作代理如果用户因某些原因无法通过电脑办理文件，可以通过

15、设置代理，将自己办理文件的权限代理给 同级别的其他用户进行办理。3.2.4 日程安排这里主要是为了对个人的日常活动进行提醒。可以把日常活动记录在这里，方便管理。表单内容：内容名称taskname内容描述计划名称类型varchar长度50要求备注contentfromdatetodatesummarizeremark计划内容起始日期结束日期总结备注shorttextdatetimedatetimeshorttextshorttext25520202552553.2.5 个人邮件电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件系统可以方便地起草、发送邮件、浏览接收到的邮件并归类存档，可以实现各

16、类信息（如信件、文档、报表、多媒体等多种格式文件）在系统中各分支机构、部门及个人之间快速、高效的传递。用户可以很方便的完成电子邮件的接收、发 送、分类、查询与管理。3.3 公文管理模块工作流的定制与应用见附件工作流的创建及应用3.3.1 发文管理1流程开始发文审核拟稿人：发文拟稿审核人：发文审核退回退回送签发签发人：发文签发签发保密员：发文封发送归档打印员：发文归档结束2流程说明编号12345活动名称发文拟稿发文审核发文签发发文封发 打印、归档办理角色所有人员所有人员总经理保密员保密员活动说明起草发文，送审核员审核 审核发文内容备注：1 除收文登录活动外其他活动都要填写处理意见。3流程描述（1）发文拟稿发文拟稿由拟稿人进行文件登录，主要登录来文名称、发文机关、文种、主题词等等。可以加入附件，可以看附件的全文，可以加入发文的正文。起草完后送相关人员进行审核。 （2）发文审核由审核人对发文内容进行审核，并填写审核意见。不同意的送拟稿人进行修改，